MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO CONTABLES DEL GOBIERNO REGIONAL DE AYSÉN

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO CONTABLES DEL GOBIERNO REGIONAL DE AYSÉN 1

2 Índice 1 Introducción al Manual Control de Cambios Glosario Organización de los Recursos Humanos de la DAF Roles y Funciones en la División de Administración y Finanzas Jefatura de la División de Administración y Finanzas Jefatura del Departamento de Finanzas: Área de Gestión presupuestaria (A1): Unidad de Contabilidad: Área de Cuentas a pagar (B1): Unidad de Tesorería Área de Rendiciones y Archivo (C1) Área de apoyo bancario (C2) Fondos Proceso presupuestario: Requerimientos y compromisos presupuestarios Subproceso de Modificaciones presupuestarias Apertura de Cuentas presupuestarias Solicitud de Caja y Acreditación en Cuenta Devoluciones de fondos (ingresos presupuestarios subtítulo 08) Otros ingresos presupuestarios subtítulo 06, 12 y Registros Contables Cierres mensuales, trimestrales y anuales Informes financieros Tablero de mando

3 6.4 Seguimiento de auditorías Ejecución de Pagos Subproceso de pagos a proveedores por adquisición de bienes y contratación de servicios Subproceso de Pago de remuneraciones de personal de planta y contrata Subproceso de Pago de Honorarios Subproceso de Pago de Dietas de CORE Subproceso de pago de descuentos realizados al personal Subproceso de pagos previsionales Subproceso de pago de Impuestos Pagos del Programa presupuestario 02 Subtítulo 29, 31 y Estados de Pago (EP) de Programa presupuestario 02 Subtítulo Subproceso de devolución de retenciones UT Subproceso de reembolsos Subproceso de Anticipos Subproceso de anticipos a Consejeros Regionales Subproceso de anticipos a funcionarios Subproceso de anticipos de caja chica Subproceso de anticipo de contratistas Subprocesos de pago de servicios operacionales Subproceso de Rendiciones CORE Subproceso de Rendiciones funcionarios Subproceso de Rendiciones de fondo fijo Gestión de boletas de garantía Subproceso de Ingreso a Custodia y seguimiento de Garantías Subproceso de Cobro de Boletas Garantías

4 8.3 Subproceso de Devolución de Boletas Garantías Subproceso de revocación de Garantías Circulación y archivo de la documentación de respaldo: Expediente de Documentación de Cuentas Contenido del expediente: Circulación: Cierre del Expediente Otra documentación: Archivo: Documentación Oficial: Instrumentos y formularios de apoyo de tareas Bibliografía

5 1 Introducción al Manual El objetivo principal del manual es documentar, estandarizar y visibilizar los procesos administrativos y financieros de la División de Administración y Finanzas (DAF) del Gobierno Regional de Aysén. La existencia del presente Manual posibilitará: a) Conocer los roles y funciones de la DAF, la descripción de tareas y a los puestos responsables de su ejecución, en una visión sistémica de la Institución; b) mejorar la gestión financiera de la DAF fortaleciendo la eficiencia, ámbitos de control y el análisis financiero-contable c) reorientar las rutinas de trabajo y evaluar su cumplimiento, ayudando así a la mejor planificación y coordinación de las actividades; d) facilitar la inducción del puesto de trabajo del nuevo personal y mejorar las capacitaciones internas. El manual es el producto de un trabajo de sistematización de información, entrevistas y consultas con el equipo de profesionales de la DAF e incluye los manuales existentes adecuándolos a la propuesta. El diseño adoptado para los procesos financiero-contables, conjuga los recursos humanos existentes con la adecuación e introducción de procedimientos y circulación de la documentación. Contempla además los siguientes ejes vertebradores: Se redistribuyen los recursos humanos existentes en el GORE con funciones vinculadas al proceso financiero contable y se completa una estructura mínima. Fortalece el accionar del Dpto. de Finanzas en los temas financiero-contables diferenciando claramente los aspectos técnicos, operativos y de gestión de las inversiones. Concentra y deslinda las responsabilidades y acciones entre DAF y DACG así como entre las Unidades intervinientes en el proceso financiero contable. Se unifica la gestión financiera de los programas 01 y 02 Restablece procesos de control interno, facilitando así futuras auditorías. 5

6 Las Unidades del Departamento de Finanzas están en cabeza de un jefe de Unidad, de modo que el área incorporada le depende (ver estructura propuesta). Las Unidades del Departamento de Finanzas al tener el mismo nivel jerárquico son controladas por el Dpto. de Finanzas. Se instaura el memo con instrucción para la circulación de la documentación en la DAF. Se incorpora la Orden de pago (OP) para los pagos del FNDR (reemplaza a los EP) Se incluye el Expediente de Documentación de Cuentas para los procesos de licitación y proyectos Se incluye un nuevo dispositivo de circulación y archivo de la documentación hasta se resuelva innovar en un sistema de seguimiento integral entre las áreas intervinientes en los procesos financiero-contables. Se traspasa la gestión de las boletas de garantía a la Unidad de Tesorería. Las rendiciones alcanzadas por la resol 759 del Programa 02 subtítulo 29 serán gestionadas por la DACG y documentadas y archivadas en la DAF. 6

7 2 Control de Cambios ELABORACIÓN Elaboró Fecha Revisó y Autorizó PAC Ltda. Diciembre 2012 Jefe DACG CONTROL DE CAMBIOS Revisión N Fecha Elaboró Cargo 1 Descripción detallada de Cambio/modificación. Revisión N Fecha Elaboró Cargo 2 Descripción detallada de Cambio/modificación. Revisó: Aprobó: 7

8 3 Glosario DAF: División de Administración y Finanzas. DACG: División de Análisis y Control de Gestión. DIPLADE: División de Planificación y Desarrollo regional. DIPRES: Dirección de presupuesto del Ministerio de Hacienda. UT: Unidad Técnica. FNDR: Fondo Nacional de Desarrollo Regional. URS: Unidad Regional SUBDERE. SUBDERE: Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo. CAIG: Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno. OP: Orden de pago. SIGFE: Sistema de Información Financiera del Estado de Chile (plataforma electrónica de las instituciones del gobierno central). IDI: Iniciativa de Inversión. SMC: Sistemas Modulares de Computación, empresa dedicada a dar asistencia y soluciones computacionales a gobiernos locales y regionales. Código BIP: código del Banco Integrado de Proyectos. Número que asigna a una iniciativa de inversión el Banco Integrado de Proyectos, del Ministerio de Desarrollo Social. Devengo: Momento en el que nace la obligación de pago. 8

9 Imputar: Señalar la aplicación o inversión de una cantidad, sea al entregarla, sea al tomar razón de ella en cuenta. Conciliación Bancaria: Es un proceso que permite comparar los valores que la organización tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes. Requerimiento Presupuestario: Distribución de los Ingresos y Gastos Asignados en al Ley de Presupuesto, en función de Proyectos, programas o Servicios necesarios para el cumplimiento de los Objetivos Institucionales. Compromiso: Son potenciales obligaciones a futuro, anteriores al reconocimiento del Hecho Económico que modifica la composición de los recursos y obligaciones, se originan en decisiones de las autoridades administrativas, que pueden afectar las disponibilidades presupuestarias, acuerdos contractuales con contratistas proveedores u ordenes de adquisición puestas en el mercado. Fondos Extrapresupuestarios: Fondos que corresponden a otras fuentes de financiamiento distintas de los ingresos propios y los fiscales. 9

10 4 Organización de los Recursos Humanos de la DAF El manual refleja los procesos financiero-contables del Gobierno Regional de Aysén, con una organización de los recursos humanos y perfiles disponibles, que jerarquiza las responsabilidades del Departamento de Finanzas y las Unidades que le dependen. El Manual establece las responsabilidades en las áreas de administración de fondos y ejecución de pagos del GORE. Establece los controles necesarios a los subprocesos contables y la forma en que circula la documentación. El encargado del Departamento de Finanzas supervisará las actividades de todo Departamento y concentrará las actividades de finanzas y de control de los subprocesos, se incorpora un profesional que realiza la gestión presupuestaria del Programa 02 en la DACG. El encargado de la Unidad de Contabilidad tiene actividades propias del área contable y aquellas que se encuentran actualmente en la jefatura del Departamento vinculadas al control de la documentación de respaldo; y se le agrega un área de Cuentas a Pagar, que concentra el seguimiento de pagos y revisión de documentación. La tesorería tiene dentro de sus funciones integrados los programas 01 y 02. Se agregó un Área de apoyo para Rendiciones, Archivo, atención al público y entrega de cheques; y otro profesional de apoyo, para el manejo de la cuenta específica de uno de los programas. 10

11 Figura N 1 Organización de los Recursos Humanos del Departamento de Finanzas Jefatura División de administración y Finanzas Departamento de Finanzas Área de Gestión presupuestaria (A1) Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería Área de apoyo bancario (C2) Área de Cuentas a pagar (B1) Área de Rendiciones y archivo (C1) 11

12 4.1 Roles y Funciones en la División de Administración y Finanzas Jefatura de la División de Administración y Finanzas Función principal: Responsable de la gestión administrativa y financiera, de la formulación y ejecución del presupuesto y de la provisión de los servicios generales del gobierno regional de Aysén (Art. N 68 de la Ley Orgánica Constitucional sobre Gobierno y Administración Regional). Tareas: Gestiona los recursos físicos y financieros para el adecuado funcionamiento de la institución en un marco de equilibrio presupuestario. Elabora los lineamientos de preparación del Presupuesto plurianual. Supervisa el cumplimiento de los lineamientos del Presupuesto Nacional determinados por la autoridad. Coordina las acciones con Organismos externos: Ministerio de Economía, Contraloría General de la República, SUBDERE, otros. Coordina la formulación, programación y ejecución del Presupuesto del Gobierno Regional. Elabora el anteproyecto de presupuesto. Coordina los Departamentos que están bajo su dependencia. Mantiene permanentemente informado al Intendente en los aspectos de su competencia. Verifica, aprueba y firma los informes y Estados Financieros. Autoriza pagos y transferencias. Interviene y autorizar los procesos administrativos de adquisiciones, contrataciones y convenios de transferencia con otros organismos del Estado. 12

13 4.1.2 Jefatura del Departamento de Finanzas: Función principal: Asistir a la Jefatura de la División en la conducción de la administración contable, financiera y presupuestaria del Gobierno Regional, procurando la oportuna disponibilidad de los recursos para su ejecución. Constituye la primera instancia de revisión contable de pagos y transferencias realizadas, de la digitación del devengo en SIGFE y de los ingresos detectados en la Unidad de Tesorería. Tareas: Coordina las actividades de las Unidades de Contabilidad y Tesorería y respectivas áreas de apoyo. Elabora los cronogramas de trabajo y plan de actividades y tiene a cargo la asignación de tareas específicas para el Departamento. Centraliza y elabora el proyecto de Presupuesto Anual. Formulación y programación de caja anual y mensual de los Programas 01 y 02 Solicita incorporación de saldo inicial de caja. Solicita modificaciones del presupuesto de los Programas 01 y 02 a la DIPRES. Monitorea y controla la ejecución presupuestaria. Supervisa los informes contables mensuales de funcionamiento y de inversión regional. Asegura la provisión de fondos de proyectos, programas y/o gastos de administración de proyectos en los que el Gobierno Regional Supervisa y firma los informes y Estados Financieros. Supervisa y aprueba los pagos y transferencias. Supervisa registro de las imputaciones presupuestarias y contables de los dos programas presupuestarios. 13

14 Atiende los requerimientos de los Auditores Internos y/o Externos. Establece y actualiza el Cuadro de mando integral. Mantiene informada a la Jefatura DAF sobre los desvíos Da respuesta a los requerimientos de cada una de las Jefaturas de las Divisiones de proyectos o programas en materia financiera. Firma transferencias bancarias en los sistemas disponibles a tal fin (SIGFE y SMC) Área de Gestión presupuestaria (A1): Función principal: Apoyar al Dpto. de Finanzas en la gestión presupuestaria. Realizar los compromisos presupuestarios, da seguimiento y control presupuestario de los programas 01 y 02. Tareas: Confecciona las modificaciones presupuestarias necesarias para la correcta imputación. Registra la ejecución presupuestaria digitando requerimiento y compromiso en Programa 01 y compromiso en el Programa 02 Revisa y controla informes de pagos mensuales. Colabora en la elaboración de la programación financiera. Prepara información consolidada para la Jefatura Confecciona, archiva y custodia la documentación necesaria para la cuenta de inversión. Monitoreo y análisis de desvíos. 14

15 4.1.4 Unidad de Contabilidad: Función principal: Realizar el correcto registro contable de las transacciones del Gobierno Regional y supervisar todo lo relativo a la documentación, asegurando la cancelación en tiempo y forma de los compromisos asumidos por el Gobierno Regional. Tareas: Efectúa el registro contable de ingresos y gastos (devengo SIGFE). Analiza diariamente la relación de las transacciones y su correcta imputación. Supervisa mensualmente las conciliaciones bancarias de Tesorería. Supervisa todos los egresos e ingresos realizados por Tesorería (pagos, depósitos y transferencias bancarias). Supervisa la liquidación de transferencias a Unidades técnicas en el marco de la ejecución de los diferentes proyectos y programa Supervisa documentación de pago a proveedores. Dietas, viáticos, comisiones y sus rendiciones Confecciona los Estados Financieros. Cálculo e instrucción de pago de imposiciones y retenciones impositivas. Formula Informes contables mensuales de los programas 01 y 02 Colabora e informa al jefe del Departamento en materias de su competencia Área de Cuentas a pagar (B1): Función principal: Realizar procesamiento de los pagos de proyectos y adquisición de bienes articulando con las acciones de la Unidad de Tesorería para su seguimiento. Asistir al responsable de la Unidad de Contabilidad. 15

16 Tareas: Procesamiento de órdenes de pago y seguimiento del saldo de las facturas de proveedores. Procesamiento de pagos y seguimiento de saldo de las transferencias según Convenios. Procesamiento de pagos de retenciones y descuento de haberes. Procesamiento de pagos de dietas, viáticos y comisiones. Seguimiento financiero de Contratos, convenios u órdenes de Compra y resoluciones de transferencias. Procesamiento de pago de impuestos. Mantiene informado y asiste a la Unidad de Contabilidad. Prepara reportes para la Unidad de Contabilidad y/o jefatura del Dpto. de Finanzas Unidad de Tesorería Función principal: La Unidad de Tesorería está encargada de centralizar el pago de los compromisos contraídos por la Institución; tiene, además, la responsabilidad de custodiar los valores que recibe el Gobierno Regional y de ingresar los recursos provenientes de saldos no invertidos y cobro de multas entre otros; también le competen la supervisión de todas las rendiciones y la fiscalización de los montos no ocupados. Tareas Gestiona apertura de cuentas bancarias y mantiene actualizado el registro de firmas de las dos cuentas corrientes. Recibe en custodia boletas de garantía de terceros y hace seguimiento. 16

17 Elabora reportes periódicos sobre saldos bancarios y estados de cuentas. Efectúa y revisa las conciliaciones bancarias de los dos programas. Emite cheques y prepara transferencias bancarias. Paga y registra los pagos mensualmente. Mantiene actualizado el libro de cheques emitidos en forma cronológica y correlativa. Tramita resúmenes de transferencias en el Banco y validación. Realiza Informes de Pago y de transferencias mensuales Registra recursos en SIGFE. Realiza seguimiento consolidado de los fondos ingresados para informar al Dpto. de Finanzas. Digita egresos y emite cheques y transferencias bancarias en los sistemas disponibles a tal fin (SIGFE y SMC). Supervisa rendiciones. Brinda apoyo y prepara reportes para la Unidad de Contabilidad y/o jefatura del Dpto. de Finanzas Área de Rendiciones y Archivo (C1) Función principal: Asistir al responsable de la Unidad de Tesorería en las acciones propias de la Unidad y en especial en las acciones de conciliación de rendiciones de cuentas y mantenimiento del archivo de la documentación de respaldo. Tareas: Gestiona las firmas de los documentos de pago y transferencias emitidos. Entrega cheques y documentos de pagos. 17

18 Mantiene en orden cronológico el archivo de pagos y documentación de respaldo. Prepara reportes de pagos y otros de su competencia. Archiva comprobantes de las transferencias bancarias efectuadas y documentación de respaldo. Archiva comprobantes de pago y documentación de respaldo. Gestiona las rendiciones de las transferencias efectuadas y registradas en el SIGFE. Mantiene actualizados los expedientes con la documentación pertinente de las rendiciones Mantiene archivos de rendición de fondos extrapresupuestarios. Controla rendiciones de caja chica. Controla rendiciones del CORE y otras que sean responsabilidad del Departamento. Prepara reportes para la Unidad de Tesorería y/o jefatura del Dpto. de Finanzas Área de apoyo bancario (C2) Función principal: Asistir al responsable de la Unidad de Tesorería en las tareas preparatorias de conciliación bancaria y aquellas de seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias y flujos de caja. Tareas: Tramita extractos y correspondencia bancaria. Tramita resúmenes de transferencias en el Banco y validación. Emite cheques y prepara transferencias bancarias. Prepara conciliaciones bancarias del Programa

19 Registra recursos en SIGFE del Programa 01. Archiva comprobantes de las transferencias bancarias efectuadas y documentación de respaldo del Programa 01. Archiva comprobantes de pago y documentación de respaldo. Mantiene actualizado el libro de cheques emitidos en forma cronológica y correlativa. Tramita extractos y correspondencia bancaria. Prepara reportes a para la Unidad de Tesorería y/o jefatura del Dpto. de Finanzas 5 Fondos 5.1 Proceso presupuestario: El presupuesto es una herramienta que expresa la estrategia de desarrollo del Gobierno Regional de Aysén para el ejercicio anual y plurianual. El plan de inversiones y el plan de adquisiciones y contrataciones son las dos herramientas de programación financiera de la DAF; su gestión es el insumo para la formulación de la programación presupuestaria, atento a que permite efectuar las proyecciones de compromiso, devengado y pagado del Presupuesto y la programación de caja vinculada con el flujo financiero. El proceso presupuestario se inicia con la elaboración, a mediados del año anterior, del anteproyecto de presupuesto, que establece los requerimientos financieros para el funcionamiento del Gobierno Regional, incluyendo el plan Regional de Inversiones (Programas 01 y 02). Dicho anteproyecto, se transforma en el presupuesto del Gobierno Regional de Aysén, una vez que es aprobada y promulgada la Ley de Presupuestos del Sector Público, en diciembre de cada año. 19

20 Una vez aprobado y conocido el presupuesto anual, se procede a programar los recursos, a partir de las dos herramientas de programación con las que cuenta la DAF: el Plan de Inversiones y el Plan de Adquisiciones y contrataciones. A partir de estos insumos, se efectúan las proyecciones del compromiso devengado y pagado y se realiza la Programación de Caja Requerimientos y compromisos presupuestarios Con relación a los requerimientos y compromisos presupuestarios, es responsabilidad de la DACG imputar en SIGFE los requerimientos presupuestarios del Programa de Inversiones, digitando los correspondientes a los Subtítulos 24, 29, 31 y 33. Los compromisos para los Programas 01 y 02, son imputados y digitados en el Dpto. de Finanzas, conforme a la disponibilidad de crédito del subtítulo correspondiente (Área de Gestión presupuestaria) con la conformidad de la DACG. Para aquellos proyectos en que el GORE Aysén es UT, la DACG envía copia de cada convenio a la DAF para caratular el Expediente de documentación de Cuenta, que está asociado a la vida de cada proyecto en el Área de Cuentas a Pagar. Procedimiento Programa 01: A principio de año, la jefatura del Dpto. de Finanzas instruye digitar en SIGFE la Ley de Presupuesto al Área de gestión de presupuesto. 1. La jefatura del Dpto. analiza el presupuesto y la programación de gastos del ejercicio y eleva propuesta de distribución a la jefatura DAF. 2. La Jefatura DAF aprueba y devuelve al Dpto. de Finanzas las instrucciones y es remitido por éste al Área de Gestión presupuestaria (A1) para digitar la distribución en SIGFE. 20

21 3. Una vez realizado y revisado por la jefatura del Dpto. de Finanzas, se informa a la División de Análisis y Control de Gestión, así como a los Departamentos y Unidades de la DAF, por correo electrónico, que el presupuesto está operativo. 4. Se archiva documentación en el Dpto. de Finanzas. 21

22 Procedimiento Digitación Presupuesto del Programa 01 22

23 Procedimiento Programa 02: A principio de año, la jefatura del Dpto. de Finanzas instruye digitar en SIGFE la Ley de Presupuesto al Área de gestión de presupuesto. 1. El Dpto. De finanzas informa a la DACG mediante correo electrónico. 2. La DACG analiza el presupuesto y en base a la programación de gastos del ejercicio remite la distribución a la Jefatura DAF. 3. Jefatura DAF instruye carga de la distribución del Presupuesto del Programa de inversiones al Dpto. de Finanzas. 4. El Dpto. de Finanzas remite el Presupuesto al área de Gestión de presupuesto (A1) para digitar en SIGFE. 5. Una vez realizado y revisado por la jefatura del Dpto. de Finanzas, se informa a la División de Análisis y Control de Gestión y a los Departamentos y Unidades de la DAF, por correo electrónico, que el presupuesto está operativo. 6. Se archiva documentación en el Dpto. de Finanzas. 23

24 Procedimiento Digitación Presupuesto del Programa 02 24

25 5.1.2 Subproceso de Modificaciones presupuestarias Existen dos tipos de modificaciones presupuestarias, internas y externas. Las internas se realizan entre asignaciones de un mismo subtítulo y no requieren autorización de la DIPRES. Las externas son modificaciones -incrementos y disminuciones del presupuesto- entre subtítulos y requieren autorización de DIPRES Procedimiento de Modificaciones presupuestarias internas Programa El Dpto. de Finanzas analiza y fundamenta la modificación, y confecciona Resolución de Modificación Presupuestaria y solicita aprobación a la Jefatura DAF. 2. Jefatura DAF aprueba, firma e instruye mediante la Resolución al Dpto. de Finanzas. 3. Dpto. de Finanzas envía Resolución al área de gestión presupuestaria para que digite. 4. El área de Gestión presupuestaria (A1) realiza las modificaciones en SIGFE que son revisadas por la jefatura del Dpto. de Finanzas. 5. Una vez realizada la modificación en el SIGFE, el Dpto. de Finanzas envía memo de Modificación visado a la Unidad de Contabilidad, para toma de conocimiento. 6. La Unidad de Contabilidad archiva documentación. 25

26 Modifica Presupuesto Programa Procedimiento Modificaciones Autorizadas SUBDERE Procedimiento Modificaciones presupuestarias internas Programa 02 subtítulo 24: 1. LA DACG tramita resolución interna para reasignación si hay incremento de presupuesto. 2. La DACG prepara resolución solicitando incremento a SUBDERE y remite a la Jefatura DAF. 3. Jefatura DAF tramita firma y envía por Oficio a la URS. 4. La Oficina de Partes recepciona Decreto aprobatorio que es derivado a la Jefatura DAF. 26

27 5. Jefatura DAF deriva e instruye al Dpto. de Finanzas para realizar modificación en SIGFE (A1) y deriva a la Unidad de Contabilidad. 6. La Unidad de Contabilidad toma conocimiento, visa y archiva documentación. Procedimiento Modificaciones Presupuestarias Programa 02 27

28 Procedimiento Modificaciones presupuestarias internas Programa 02 subtítulos 29 y 33: 1. Con el acuerdo del CORE, la DACG tramita Oficio a SUBDERE solicitando asignación de presupuesto. 2. La Oficina de Partes recepciona el Decreto de la DIPRES o la Resolución de SUBDERE (según corresponda) y deriva a la DACG. 3. La DACG envía por correo electrónico a SUBDERE una solicitud de creación de cuenta contable (según formato) 4. Una vez que la DACG recibe respuesta por correo electrónico, éste es reenviado al Dpto. de Finanzas para ingresar la cuenta en SIGFE y se deriva a la Unidad de Contabilidad. 5. La Unidad de Contabilidad toma conocimiento, visa y archiva documentación. Procedimiento Modificaciones presupuestarias internas Programa 02 subtítulo 31: 1. Con el acuerdo del CORE, la DACG tramita resolución afecta con asignación. 2. La DACG envía a la URS para visación. 3. La DACG remite a la Contraloría Regional para toma de razón. 4. Una vez aprobada la resolución, la DACG remite documentación a la Jefatura DAF, que lo remite con memo de modificación a la jefatura del Dpto. de Finanzas. 5. El área de Gestión de presupuesto carga la modificación en SIGFE e informa la jefatura del Dpto. de Finanzas. 6. La jefatura del Dpto. de Finanzas envía correo electrónico a Jefatura DAF y DACG informando finalización de la carga y remite Orden de Modificación visada a la Unidad de Contabilidad. 7. La Unidad de Contabilidad toma conocimiento y archiva documentación. 28

29 5.1.3 Apertura de Cuentas presupuestarias La apertura de cuentas presupuestarias, es un proceso que quedó radicado en la Subdere, y que se realiza tanto en el Programa 01, y con mayor frecuencia en el programa 02, según se da inicio a nuevos proyectos e iniciativas durante la ejecución presupuestaria. Procedimiento: 1. La Jefatura DACG prepara Oficio de apertura de los nuevos proyectos del FNDR, que es remitido firmado, a la Jefatura DAF. 2. Jefatura DAF aprueba y firma Oficio para enviar a SUBDERE. 3. La DAF recibe la aprobación de Subdere. 4. Con la aprobación de SUBDERE, el Dpto. de Finanzas (A1) realiza apertura en SIGFE. 5. La Jefatura del Dpto. de Finanzas controla, visa y notifica por a DACG y a la Unidad de Contabilidad, adjuntando copia de aprobación o de respuesta. 6. El Dpto. de Finanzas deriva la documentación para archivo a la Unidad de Contabilidad. 7. La Unidad de Contabilidad toma conocimiento, visa y archiva documentación. 29

30 Apertura de Cuentas Presupuestarias Solicitud de Caja y Acreditación en Cuenta Con el objeto de realizar las solicitudes de caja y disponer de los fondos, el Departamento de Finanzas realiza una estimación de necesidades financieras considerando los siguientes elementos: a) La ejecución presupuestaria del Programa 02 y del Programa de Funcionamiento 01, 30

31 b) La programación financiera; c) Otros elementos como: el cronograma de pagos, los compromisos asumidos, d) Los reportes de seguimiento de contratos elaborados por el sector Cuentas a Pagar; y e) El saldo en banco provisto por la Unidad de Tesorería. El Dpto. de Finanzas y la Unidad de Tesorería comparten clave de acceso para revisión de los montos liberados a través de Procedimiento Programa de Funcionamiento: 1. El Dpto. de Finanzas prepara oficio conductor una vez realizada la provisión de fondos. El mismo es enviado a la firma de Jefatura DAF (en formato de programación de caja). 2. Jefatura DAF aprueba y remite a DIPRES. 3. El Oficio generado es remitido a la Unidad de Tesorería para identificación de ingresos y documentación de respaldo. 4. La Unidad de tesorería visa y archiva documentación y revisa periódicamente los reportes de Tesorería General de la República en sitio web. 5. Una vez acreditados los fondos, se informa a la jefatura del Dpto. de Finanzas y el Área de Gestión presupuestaria (A1) digita en SIGFE la distribución. El plazo establecido para su presentación es los días 20 de cada mes. El plazo de imputación es de dos días. 31

32 Solicitud de Caja Programa Procedimiento Programa 02 de Inversiones: 1. La DACG planifica las necesidades financieras del Programa 02 por cada subtítulo y remite solicitud de caja a la Jefatura DAF (en formato de programación de caja). 2. La Jefatura DAF aprueba e instruye la solicitud al Dpto. de Finanzas. 3. El Dpto. de Finanzas controla, realiza Oficio para URS y envía a Jefatura DAF para autorización y firma conjunta con jefatura DACG. 32

33 4. Oficina de Partes da salida al Oficio. 5. La URS remite autorización al GORE a través de la Oficina de Partes. 6. La Oficina de Partes remite original a la DAF y fotocopia a DACG. 7. Una vez que se acreditan los fondos, Tesorería informa al Dpto. de Finanzas, DACG y jefatura DAF, vía mail. 8. El Dpto. de Finanzas (A1) realiza distribución en cuentas SIGFE. 9. La jefatura del Dpto. de Finanzas controla y remite documentación a la Unidad de Contabilidad para asociación de cuentas contables y conocimiento. 10. La Unidad de Contabilidad visa y archiva documentación. 33

34 Solicitud de Caja Programa 02 34

35 El plazo de solicitud establecido es el 8 y el 15 de cada mes, el plazo para su imputación es de dos días Devoluciones de fondos (ingresos presupuestarios subtítulo 08) El subproceso comienza cuando Tesorería, mediante conciliaciones bancarias, toma conocimiento que se han acreditado fondos en la cuenta bancaria. Ante esta situación, procede a analizar las partidas pendientes de identificación con el objeto de determinar su origen, concepto y documentación de respaldo. Los ingresos en la mencionada cuenta son generalmente resultado de las diversas operaciones en los Proyectos de inversión. El devengo de los ingresos en SIGFE será realizado en la Unidad de Tesorería, siendo la excepción a los procedimientos establecidos en este manual. Subproceso de registro e imputación de Ingresos provenientes de proyectos del FNDR Procedimiento: 1. Una vez detectado el ingreso de fondos en la cuenta bancaria (en caso de no contar con Oficio que acompaña copia del depósito), la Unidad de Tesorería registra en el Libro Banco el monto. 2. El área de Rendiciones (C1) identifica el origen en los archivos pendientes de rendición y consulta con otras Divisiones de ser necesario y deriva 3. La Unidad de Tesorería remite la documentación al Área de Cuentas por pagar (B1) para documentar el Expediente del proyecto y copia de la documentación a la DACG en los casos que los fondos provienen de proyectos y programas. 4. Una vez identificado el origen, la Unidad de Contabilidad realiza el registro contable en SIGFE (devengo), controla las rendiciones respectivas y emite comprobante de ingreso firmado y documentación de ingreso en banco que remite a la jefatura del Dpto. de Finanzas. 5. El Dpto. de Finanzas controla imputación, registros, aprueba el ingreso contabilizado firmando el comprobante de ingreso y eleva a jefatura DAF. 35

36 6. La jefatura DAF aprueba y firma el comprobante de ingreso y devuelve documentación a la Unidad de Tesorería para su archivo. 7. La DACG analizará si con la devolución ingresada se cierra el proyecto en cuyo caso deberá adjuntar la documentación de la (s) boleta (s) de garantía e informar al área de Cuentas por pagar (B1) para el cierre del Expediente y derivarlo a la Unidad de Tesorería para archivo Otros ingresos presupuestarios subtítulo 06, 12 y 13 Corresponden a los ingresos presupuestarios subtítulo 06 por rentas de la propiedad; subtítulo 12 Recuperación de préstamos donde se registran anticipos y subtítulo 13 Transferencias de gastos de capital donde se registran donaciones. Las partidas más comunes pueden relacionarse con cobro de multas por violencia intrafamiliar, devolución de anticipo de viáticos, licencias médicas entre otros. Al igual que en el apartado anterior, los registros de ingresos en SIGFE del Programa de funcionamiento serán excepcionalmente imputados en la Unidad de Tesorería. 1. La Unidad de Tesorería detecta los Aportes fiscales registra el cobro en cuenta corriente y en el libro banco y devenga en SIGFE. 2. Se remite la documentación a la Unidad de Contabilidad para control de imputación. 3. Con la firma de la Unidad de Contabilidad, la documentación se cursa al Dpto. de Finanzas para segundo control, firma de comprobante de ingreso. 4. El Dpto. de Finanzas eleva comprobante de ingreso y documentación a la firma de la Jefatura DAF. 5. Jefatura DAF aprueba y firma comprobante de ingreso y devuelve a la Unidad de Tesorería para archivo. 36

37 6 Registros Contables 6.1 Cierres mensuales, trimestrales y anuales Destino Informe Periodicidad Responsable SUBDERE Informe del Gasto (tabla Excel) Mensual DIPRES Informe de programación financiera con ajustes para los meses restantes del año explicando desvíos del mes Solicitud de caja Los 20 de cada mes DIPRES Informes con solicitud de caja 02 Provee saldo de Cta. Cte. DAF (Los 8 y 15 de cada mes). Informes trimestrales a la Auditoría CAIG. A demanda Otros informes puntuales Se elabora un informe presupuestario mensual Mensual CORE e Intendenta Informe De gasto con hitos políticos por proyectos para la intendenta y el CORE. Gabinete Informe de hitos comunicacionales Semanal (todos los 37

38 programados semanalmente (todos los viernes) viernes) para el Gabinete. CORE Informe del mes Mensual entre el 8-10 SUBDERE Contraloría y Cierre mensual Mensual, 8 de cada mes Dpto. de Finanzas Secretario Ejecutivo Informe de gastos del CORE Mensual, 8 de cada mes Dpto. de Finanzas sitio oficial web (cumplimiento a la Ley de Informe de gastos Mensual, 8 de cada mes Dpto. de Finanzas transparencia) DAF y DACG Informe quincenal de boletas de garantía. Quincenal Tesorería DAF, DACG y DIPLADE, Comité de Calidad Informe de avance asociados al PMG Mensual semestral y Contabilidad? Estado de pagos y rendiciones del Programa de Apoyo de Gestión Dpto. de Finanzas Subnacional (AGES) Informe pagos de dieta Mensual Informe INE? Balance 38

39 6.2 Informes financieros El objetivo de este apartado es detallar la metodología de cierres contables, que permita mantener los registros en forma adecuada. Implica analizar los registros de la contabilidad con la documentación de respaldo de manera tal que la misma refleje los hechos ocurridos en la realidad. Cabe destacar que este proceso es indispensable para que la información contable sea oportuna y confiable. Mensualmente, se concilia el reporte de ejecución con los registros contables. Este reporte es de especial relevancia, ya que sirve de base para la confección de informes gerenciales relacionados con: categoría de gasto, ítem, subtítulo, ejecución presupuestaria, proveedor, medio de pago, etc. El reporte de ejecución muestra la ejecución del presupuesto en un período determinado. Los datos que surgen del sistema SIGFE son conciliados con los mayores contables. De esta manera se verifica la correspondencia entre la imputación de gestión (presupuestaria) con la imputación contable (Cuenta Contable). Dicho reporte detallará los pagos, con todos sus datos, incluyendo Proveedor, imputación de gestión y contable, fechas, importe y datos bancarios entre otros. La sumatoria de los datos conciliados del reporte representa la ejecución del período requerido. Mensualmente se remitirá el reporte conciliado a la Jefatura DAF, DACG y DIPLADE para que se analice, se verifiquen los gastos efectuados y puedan detectarse diferencias a corregir (imputación, elegibilidad, documentación de respaldo, etc.). Dichas diferencias deben ser informadas a la Unidad de Contabilidad para que se realicen los ajustes correspondientes. Los reportes mensuales se consolidan, de manera que al finalizar el ejercicio se obtenga el reporte de ejecución anual, el cual será la base para el cierre de estados financieros. 39

40 La conciliación bancaria es una herramienta de control interno que permite confrontar y conciliar los valores que el GORE tiene registrados en la cuenta bancaria, con los valores que la Entidad Bancaria suministra por medio del extracto bancario. Esta información es utilizada en las solicitudes de caja a DIPRES. Se coteja el la información contable de bancos, en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en la cuenta única, con el extracto enviado mensualmente por la Entidad Bancaria. De esta manera se verifica y confronta cada uno de los movimientos registrados en ambos reportes para determinar si existiera diferencia alguna. Las partidas conciliatorias deben analizarse y regularizarse a la mayor brevedad posible. El análisis de cuentas de inversión permitirá verificar la correspondencia entre la imputación de gestión (presupuestaria) y la imputación contable. Periódicamente se deben analizar las cuentas de inversiones de los mayores contables y del Balance de Sumas y Saldos o de comprobación. Este proceso configura un punto crucial para actualizar el estado de inversiones del FNDR. Los asientos manuales se utilizan para ocasiones excepcionales a efectos de registrar aquellas operaciones que no pueden ser registradas en SIGFE. 6.3 Tablero de mando Es un conjunto de informes e indicadores cuyo seguimiento periódico permite contar con información de consulta para la toma de decisiones por parte de las autoridades. Se incluye la siguiente información: Presupuesto: Crédito Vigente (Información sobre el Crédito Presupuestario aprobado, Compromiso y Devengado por Programa), Ejecución Presupuestaria (Detalle de la Ejecución Presupuestaria Devengado) y Evolución de Partida Presupuestarias. Estado de Inversiones por subtítulo: Detalle de inversiones del período y las acumuladas desde el inicio del año Programación Financiera: Detalle de necesidades de fondos y programación de caja 40

41 Seguimiento de transferencias a Proyectos: Información sobre anticipos financieros, rendiciones de gastos aprobadas y saldos pendientes de rendición. Seguimiento de inversión: Información sobre pagos a proyectos por subtítulo y saldos a invertir. Seguimiento de adquisiciones: Información por ítem presupuestario sobre las órdenes de compra cumplidas y saldos pendientes de pago. Informe de pagos mensual y trimestral: Detalle de pagos realizados en el mes y acumulados en el trimestre. Informe mensual de ingresos: Detalle de ingresos recibidos por origen Informe quincenal de vencimiento de boletas de garantía Seguimiento de presentación de informes: Detalle de cumplimiento de presentación de informes financieros (fecha, destinatario, responsable, etc.). 6.4 Seguimiento de auditorías La gestión de los Gobiernos Regionales se encuentra sujeta a la revisión de auditorías. La Contraloría General de la República es el organismo que emite dictamen acerca del cumplimiento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y la probidad administrativa. En particular sobre el cumplimiento de las disposiciones de la Administración Financiera del Estado, la ejecución presupuestaria de los recursos públicos, las operaciones efectuadas y la exactitud estados financieros; la veracidad de la documentación de respaldo y normas estatutarias. El Oficio de presentación y solicitud de documentación es ingresado la Oficina de Partes del GORE. Luego es recepcionado por la Jefatura DAF que, según la materia, asigna un responsable para ser contraparte de la auditoría. Se solicita la documentación de respaldo al área que interviene y si corresponde, se pone a disposición la documentación del Dpto. de Finanzas. Una vez recibido el informe de los auditores, se elabora Oficio de respuesta con descargo y medidas a tomar que deberá estar firmado por la Intendenta. 41

42 Por otro lado, la Auditoría interna se realiza siguiendo el plan de trabajo semestral, en base a la matriz de riesgo, en todas las áreas del GORE, reportando directamente al Ministerio del Interior y CAIG. 7 Ejecución de Pagos El procedimiento de pagos tiene por finalidad la cancelación de las obligaciones contraídas por el Gobierno Regional de Aysén. Para una mejor comprensión de los mismos, y teniendo en cuenta sus particularidades, los subprocesos se han clasificado de la siguiente manera: Pagos a proveedores, Sueldos, Honorarios y Dietas de Consejeros; Pasajes, viáticos y cometidos, Estados de Pago (EP) de proyectos de Inversión de los subtítulo 24,29, 31, 33; Pago de impuestos; Anticipos de caja chica y proyectos; Devolución de retenciones. Por último, se incluyen los subprocesos de rendiciones y de boletas de garantía cuya gestión se ubica en las funciones de Tesorería. La Unidad de Abastecimiento es la responsable de llevar cabo todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios del GORE Aysén, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley Para una gestión eficiente, la Unidad de Abastecimiento articula con todas las Divisiones en el levantamiento de los requerimientos, el establecimiento de un plan de adquisiciones y, en especial, en aquellos originados en proyectos del FNDR, para luego informar su ejecución periódicamente al Departamento de Finanzas y DACG. 42

43 Se introduce el Expediente de Documentación de Cuentas que es confeccionado a su ingreso a la DAF. La Secretaría de la DAF tiene a su cargo la caratulación e identificación de la documentación original. Figura N Subproceso de pagos a proveedores por adquisición de bienes y contratación de servicios En este punto se incluyen todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley

44 Los procedimientos del proceso de licitación se encuentran comprendidos en el Manual de Procedimientos de Adquisiciones del Servicio Administrativo del Gobierno Regional de Aysén Resolución N 443 de En esta propuesta se incluye una variante -que se estima hará costo-efectiva a la Unidad de Abastecimiento- traspasando a su ámbito de intervención los procesos de Adquisición de Activos No Financieros del subtítulo 29 que actualmente son gestionados en la DACG; para lo cual la DACG deberá remitir las especificaciones técnicas aprobadas por MIDEPLAN (proyecto con RS). Para este subproceso se utilizará el Expediente de Documentación de Cuentas que se abrirá con la copia de la resolución aprobatoria de la licitación y original de la Orden de compra (ver capítulo 8). Procedimiento: 1. Durante el proceso de licitación y al momento de la adjudicación, la Unidad de Abastecimiento solicita al Dpto. de Finanzas completar la certificación de disponibilidad de fondos. Dicho certificado deberá consignar monto y partida presupuestaria para imputar el gasto. 2. La Unidad de Abastecimiento envía copia de la resolución aprobatoria del acto de adjudicación y/o Orden de compra a secretaría DAF para armar el Expediente de Documentación de Cuentas. 3. El Expediente es remitido al Dpto. de Finanzas (A1) para digitar el compromiso de N ID de SIGFE. 4. La jefatura del Dpto. de Finanzas controla imputación presupuestaria y remite el Expediente a la Unidad de Contabilidad (B1), que llevará el archivo y seguimiento de los compromisos contraídos y procesará Orden de pago. 5. Las facturas se reciben en la Oficina de Partes, donde se registra su ingreso (original y dos copias) 44

45 6. La Oficina de Partes remite la documentación presentada por el proveedor a la Unidad de Abastecimiento. 7. La Unidad de Abastecimiento revisará la factura, el cumplimiento de la Orden de compra y de las especificaciones técnicas. 8. La recepción conforme del bien y/o servicio debe contar con la firma de la Jefatura del área que requiere y de la Unidad de Abastecimiento en la factura original. 9. Una vez recepcionado el bien o servicio, la factura con conformidad se incluye en el Expediente al ingreso a la DAF. 10. La Jefatura DAF emite memo con instrucción de pago al Dpto. de Finanzas. 11. El Dpto. de Finanzas controla la factura y documentación de respaldo, agrega copia del compromiso en SIGFE visado y remite a la Unidad de Contabilidad para su devengo y registro contable. 12. Una vez devengado el pago, la Unidad de Contabilidad visa y remite el expediente a la Unidad de Tesorería. 13. La Unidad de Tesorería emite cheque y Comprobante de egreso de SIGFE y tramita primera firma del Dpto. de Finanzas. 14. El Dpto. de Finanzas controla y aprueba imputación contable, medio de pago y firma Comprobante de egreso y cheque y envía a la Jefatura DAF. 15. Jefatura DAF aprueba el gasto, firma Comprobante de egreso y cheque y devuelve a la Unidad de Tesorería el Expediente de Documentación de Cuentas. 16. La Unidad de Tesorería hace entrega del cheque o prepara boleta de depósito bancario y da aviso al proveedor. 17. Si se trata de un único pago, la Unidad de Tesorería archiva el Expediente de Documentación de Cuentas agregando el comprobante de cheque de Tesorería firmado y fechado por el receptor o cupón de la boleta de depósito bancario. 45

46 18. Si se trata de un pago parcial, el expediente es mantenido en el Área de Cuentas a pagar, si no, la Unidad de Tesorería dispone su archivo. 19. El procedimiento es igual para adquisiciones financiadas por el Programa 02, incluyendo un paso adicional que es remitir la documentación a la DACG cuando se encuentra finalizado y acreditado el pago. 20. La DACG es responsable de elaborar convenio de transferencia de bienes. 21. La DACG analiza si con el pago se cierra el proyecto, en cuyo caso informa al área de Cuentas por pagar para el cierre del Expediente y su derivación a la Unidad de Tesorería para archivo. 46

47 Adquisición de Bienes y Servicios 47

48 Documentación requerida: Se arma expediente con resolución aprobatoria y Orden de compra conformada por la Unidad de Abastecimiento, se adjunta remito de entrega, recepción conforme del área requirente y factura; Se adjunta comprobante de egreso firmado y fechado por el titular o representante y respectivo poder simple. Para el cierre del Expediente y en caso de adquisición de bienes inventariables, se agrega resolución. En las adquisiciones financiadas por el Programa 02, se deberá incluir copia del convenio de transferencia y de la resolución. 7.2 Subproceso de Pago de remuneraciones de personal de planta y contrata El cálculo de la liquidación de sueldos y honorarios así como todos los conceptos que lo integran y respectivos descuentos es responsabilidad del Dpto. Administrativo y Personal. Se entiende por remuneración "cualquier contraprestación en dinero que el funcionario tenga derecho a percibir en razón de su empleo o función, como, por ejemplo, sueldo, asignación de zona, asignación profesional y otras", (Art. 3, letra e) de la Ley N , sobre Estatuto Administrativo). Corresponderá también al Dpto. de Administrativo y Personal consignar los Pagos de Asignación de Bienios, Decreto Ley N 3.501, Leyes N , y ; Asignación de: Zona, Ley N y Este subproceso de pago tiene dos particularidades que lo distingue del resto: los cálculos son realizados en un programa informático SMC contratado por el GORE Aysén y que no se encuentra conectado al SIGFE y la modalidad de pago online -opción del personal de adscribirse a convenio con el Banco del Estado para transferencia-. 48

49 Procedimiento: 1. Tres (3) días antes de la fecha de pago (establecida en Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal correspondiente), el Departamento de Administrativo y Personal envía resumen de las liquidaciones realizado en el sistema SMC al Dpto. de Finanzas. 2. Dicha liquidación es enviada por memo a Jefatura DAF firmada por la jefatura del Dpto. Administrativo y personal solicitando su pago. 3. Jefatura DAF aprueba pago e instruye al Dpto. de Finanzas (A1) que revisa la disponibilidad presupuestaria y de producirse una insuficiencia del crédito, realiza la modificación presupuestaria interna (Ver subproceso específico). 4. El Dpto. de Finanzas controla imputación presupuestaria, visa la liquidación e instruye a la Unidad de Contabilidad (Cuentas a pagar B2) para revisión y control de los cálculos de sueldos y respectivos descuentos legales y voluntarios COPEUCH, Caja de compensación, Bienestar, seguros varios, asociación de funcionarios, ahorros voluntarios, horas extras autorizadas, inasistencias, atrasos de los funcionarios así como consumos de celulares. 5. La Unidad de Contabilidad extrae datos y separa la nómina para los pagos en convenio con el banco del resto de los sueldos que se pagan con cheque en la Unidad de Tesorería. Realiza el devengo y asocia cuentas contables en SIGFE. 6. El archivo de transferencia de remuneraciones de SMC ya revisado, es cargado en el Banco del Estado por la Unidad de Tesorería. 7. La Unidad de Tesorería realiza el egreso en SIGFE. Carga la nómina de transferencia y emite Comprobante de egreso (quedando registrado como pago por otro medio). 8. El Dpto. de Finanzas, con 48 horas hábiles de anticipación a la fecha de pago; con la documentación del devengo realizado y Comprobante de egreso firmado por la Unidad de Tesorería, controla imputación, registros contables e inicia el pago electrónico (primera clave) en el sitio web del Banco: 49