Manual de Contabilidad Presupuestaria

Transcripción

1 Manualde ContabilidadPresupuestaria

2 ContabilidadPresupuestaria Índice 2 Índice PrincipiosdeFuncionamiento...3 GenerarunPresupuesto...3 Manualmente...3 Nuevoporcuentas...4 Nuevodesdeinformes...4 Cuandoutilizarcadaunodelosmodelos...4 Matrizpresupuestariasólodecuentasanalíticas...4 Procedimiento...4 Incrementarlamatrizpresupuestariaconnuevasceldas...5 EdicióndeunPresupuesto...5 Cálculopartidaporpartida...5 Cálculoautomático...6 Reproducircentrosdecoste...6 Generacióndeunarevisión...7 Procedimiento...7 Copiartotalcolumna...7 Distribuirrevisión...7 Copiarcolumna...8 Informes...8 Procedimiento...8 Crearuninforme...9 Generaruninforme...9 Calcularlosinformes...9 Imprimirlosinformes... 10

3 ContabilidadPresupuestaria PrincipiosdeFuncionamiento 3 Principios de Funcionamiento El módulo de Contabilidad presupuestaria del SIT es un completo sistema de generación ilimitada de presupuestos y de informes basados en esos presupuestos, además de en la contabilidad financiera y analítica. Esposiblegenerarpresupuestosbasadosúnicamenteenlacontabilidadfinanciera,obienenlaanalítica obienenambassimultáneamente. Tanto los presupuestos (para sus cálculos automáticos) como los informes son "multiempresa" y "multidiario". Es decir, pueden estar vinculados a diferentes empresas y a distintos diarios de esas empresas. Elpresupuestopuedeser"revisado"hastacuatroveces,respetandoelSITlascantidadespresupuestadas originariamenteylasdecadaunadelasrevisiones.esteprocedimientoderevisiónesimprescindiblesi sedeseaqueelpresupuestocontemplelascorreccionesaplicadasyaceptadasporeldepartamentoque lo controla. Esto quiere decir que si frente a una desviación presupuestaria, la empresa asume dicha desviación, debe reflejarlo en la revisión correspondiente para que los próximos informes dejen de reflejardichadesviación. ConrespectoalosPresupuestos,elprocesoaseguirparaelusodeestemóduloeselsiguiente: Plantearlasnecesidadesdecontrolpresupuestariodelaempresa. Plantearelcalendarioderevisióndelpresupuesto. Generarunpresupuestoconsusimportesglobales. Distribuirmensualmentelosimportes. Revisarelpresupuestoenlosperíodosprevistosreflejandolasvariacionesdelpresupuestosison asumidasporlaempresa. Con respecto a los Informes Presupuestarios, el proceso a seguir para el uso de este módulo es el siguiente: Planificarlaestructura,atresniveles,quetendráelinforme. Crearelinformeydardealtatodaslaspartidasnecesarias. Crear,porelmismométodo,cuantosinformesseannecesarios. Calcularo"Archivar"ycalcularelinformedeseado.Imprimir. Generar un Presupuesto [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:GENERACIÓNDEPRESUPUESTO] Existenvariasopcionesquesedetallanacontinuación: Manualmente AlhacerclicsobreelbotónNUEVO: 1. Apareceunaventanaenlaquesedefineaquéempresavamosavincularlo,dedóndevamosa cogerlosdatosrealesenelcasodequeseactualiceelpresupuestodeacuerdoalosdatosreales. (Recuerdequesepuedeconsolidar). 2. Sedefinenlosparámetrosdelpresupuesto:nombre,,fechasdelpresupuesto,diariosvinculados, títulodecadacolumna(ej:columna0,"presupuesto";columna1,"revisióntrimestre1",etc). 3. Aparece la ventana donde ya se introduce la partida, la fórmula de cuentas financieras de la mismaylacuentaanalíticaanotable.

4 ContabilidadPresupuestaria Matrizpresupuestariasólodecuentasanalíticas 4 Lafórmuladecuentaspuedeseraniveldecuentaanotableoderaíz,esdecir,siescribeundígitoelSIT entenderáquesontodaslascuentasfinancierasquecomiencenporesedígito. Nuevoporcuentas Aparece una ventana en la que se define el nombre del presupuesto, la vigencia y las cuentas tanto financieras como analíticas que van a componer el presupuesto. El SIT está creando la matriz presupuestariaautomáticamente.loharáconlacontabilidadanalíticadelaempresaqueestéseñalada enlaventanaprincipal. La fórmula de que aparece en cada partida presupuestaria es la cuenta financiera a nivel anotable; pudiendomodificarloquedesee. Nuevodesdeinformes Apareceunaventanaconundesplegableparaquedeterminequéinformedebeserlaplantillaparacrear lamatrizpresupuestaria.esdecir,lapartidapresupuestariaserácadaepígrafedelinformecruzadocon cadacuentaanotabledeanalíticayseadoptacomofórmulafinancieradelapartidapresupuestarialadel epígrafedelinforme. Cuandoutilizarcadaunodelosmodelos 1. Totalmente manual: para presupuestos cortos, muy sencillos, en los que no desee asociar contabilidadanalíticaycuyatrascendenciaestéenlasfórmulasdecuentasfinancieras. 2. Nuevoporcuentas:eselautomatismomáximoparalamínimacuadrículapresupuestaria;muy cómodoparaasociarcuentasanotablesfinancierasconanalíticas. 3. Nuevo desde informes: cuando las partidas presupuestarias contengan fórmulas financieras complejas. Unavezgeneradoelpresupuestoporalgunodelossistemasanteriores: 1. Botón: "Vincular empresas"; seleccione la(s) empresa(s) de las que se tengan que recoger los datosreales. 2. Botón: "Modificar parámetros", defina los parámetros que faltan por establecer: los diarios vinculados y los títulos de cada columna (ej: columna 0, "Presupuesto"; columna 1, "Revisión trimestre1",etc).. Matriz presupuestaria sólo de cuentas analíticas Procedimiento [CONTABILIDAD : CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA : GENERACIÓN DE PRESUPUESTO : NUEVOPORCUENTAS] 1. Aparece una ventana para rellenar las características del presupuesto que se está creando. Introduzcaelnombre. 2. Eliminaelintervalodelascuentasfinancieras. 3. Determineelrangodelintervalodelascuentasanalíticas. 4. Completalasfechasdevalidezdelpresupuesto.

5 ContabilidadPresupuestaria Matrizpresupuestariasólodecuentasanalíticas 5 5. Acepte. Incrementarlamatrizpresupuestariaconnuevasceldas [CONTABILIDAD : CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA : GENERACIÓN DE PRESUPUESTO : AÑADIRPARTIDAS] Rellenarelintervalonuevodecuentasfinancierasyanalíticasenlaventanadediálogoqueapareceenel SIT. [CONTABILIDAD : CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA : GENERACIÓN DE PRESUPUESTO : AÑADIRREALES]. Simplementeaceptelasugerenciadelaaplicación. EdicióndeunPresupuesto [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:EDICIÓN]. Acabadeentrarenunaventanaquemuestralarelacióndepartidaspresupuestariasporcentrodecoste. Avanzará por ellos con las flechas de movimiento o desplegando el filtro denominado "Analítica" y seleccionandoelcentrodecostequedesea. Cómointroducirlosdatosenlasdistintaspartidas. Cálculopartidaporpartida [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:EDICIÓN]. Editelapartidaquedeseepresupuestar. Loscamposdelapartida,analíticayfórmulafinancieraloshaestablecidoalcrearelpresupuesto.Asíque noscentraremosenlascolumnas. Cadacolumnatienedosbotones(losveremosalolargodelaexplicaciónproceso),2posibilidadesde fechas(excepto la primera columna), una celda para el importe total y 12 para el reparto mensual de mismo. Laprimeracolumnageneralmenterepresentaelpresupuestobase. Laformamássimpledeactuaresintroducirelpresupuestoanualparaestapartidaycentrodecoste,en lacasilla"importetotal"delaprimeracolumna.cuandoacepte,veráquesedistribuyeequitativamente entretodoslosmeses.si: 1. estáconforme,paselasiguientepartida 2. desea variar el importe de algún mes: modifique el mes manualmente y acepte; verá que se ajustan todos para, respetando los cambios realizados, recalcular el resto de los meses para sumareltotaldelimporteanual. 3. deseaelimportedeestapartidaenfuncióndeloacontecidoelperíodoanterior: a. Marquesobreelbotón"Int.Real". b. Responda"Si"cuandoSITlepreguntasiestáseguro. c. Introduzca el porcentaje de variación que desea aplicar al total del importe del año anterior.

6 ContabilidadPresupuestaria Matrizpresupuestariasólodecuentasanalíticas 6 d. Haga clic sobre el botón "Distribuir" de la primera columna para que reparta los importesalolargodelaño. Las columnas restantes generalmente suelen ser revisiones presupuestaria trimestrales u otras variaciones sobre el presupuesto base. Precisamente, al tomar el presupuesto como base el proceso será: 1. Copiarelimportetotaly/olosimportesmensuales. 2. Ajustarladistribuciónmensualenfuncióndecuestionessubjetivasodelaevolucióncontabledel período. 3. Vamosarealizarenunapartida(másadelanteseexplicarácómosecalculaenbloque,paratodo elpresupuesto). 4. Clicen"Copiar",alineadoenlacolumnasobrelaquequiereincorporarlosdatos. 5. Modifiqueel/losimportesqueconsidereoportuno. 6. Sideseeincorporarlosimportesmensualesquehayencontabilidad,introduzcaunafechaenla celdainterseccióndelafila"fechaderevisión" "Columnaderevisión".Lafechaentenderála incorporacióndelacontabilidadhastaelúltimodíadelmesanterioralescritoendichafecha. 7. Clicen"Distibuir"alineadoenesacolumna. Cálculoautomático [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:EDICIÓN:ACTUALIZAR]. Posibilidadesqueseofrece(seexplicanenelmismoordenqueaparecen): 1. Calcularelpresupuestoconloejecutadoanteriormente Determinar el importe total de cada partida según el resultado de la misma del ejercicio anterior. Apareceunaventanaqueinvitaaintroducirunporcentaje.Lafinalidadesvariarelimporte total del año anterior, para cada partida, según el coeficiente escrito; si el coeficiente de variaciónes0,lacifracoincidiráconloejecutadoenelejercicioanterior. 2. Limpiarpresupuesto. 3. Eliminardelpresupuestolaspartidassinimporte. Esmuycómodoparadisminuirlacantidadderegistrosyganarencomodidaddemanejode lainformaciónperocuidado,sisevanarealizarrevisionesporquesehaneliminadodela matrizpresupuestariayhabráqueactualizarlacomopasoprevioalarevisión. 4. Distribuirpresupuesto. 5. Repartirmensualmenteelimportetotaldelaprimeracolumna.. 6. Ponera"cero". Eliminarlosimportesdetodaslaspartidaspresupuestarias. Reproducircentrosdecoste [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:EDICIÓNDEPRESUPUESTO].

7 ContabilidadPresupuestaria Generacióndeunarevisión 7 Copialaspartidas(elcódigo,elnombreylafórmuladecuentas)delcentrodecosteseleccionadoenla pantallaylocruzaconlascuentasanalíticasquesedeterminenenelcuadrodediálogodelsit.enmuy útilcuandohayqueincorporarcentrosdecostesnuevosalpresupuesto. IMPORTANTE:siha"limpiado"elpresupuesto,puedesucederquenotenganingúncentrodecostecon lalistacompletadelaspartidaspresupuestarias. Pasosaseguir: 1. Asegúresedequeestáenelcentrodecosteadecuado. 2. Hagaclicenelbotón"ReproducirC.Coste". Apareceunaventanadondesedeterminaelintervalodecuentassobreelquesevaaactuar.Rellenelo queprecisayacepte. Generación de una revisión Procedimiento Se abre una serie de opciones para automatizar el tratamiento numérico en bloque de las columnas denominadas"revisión". Existen4posiblesaccionestodasellasprecedidasdeuncírculo(dondemarcarlaopcióndeseada).Estas son: 1. Copiartotalcolumnadesdecolumna. 2. Distribuirrevisión. 3. Ponera"0". 4. Copiarcolumna. Justodebajoseintroducenlaposicióndelacolumnasobrelaquesevaaintroducirlosdatosnuevosy quécolumnasetomacomoorigendedatos.hayquetenerencuentaquelacolumna0eslaprimerade datos y responde al nombre de "presupuesto", la columna 1 es la segunda columna de datos denominadagenéricamente"revisión1",yasísucesivamente. Copiartotalcolumna Copiasóloelimportetotaldelacolumnaquedetermineenlacasilla"Basándoseencolumnanúmero"y lo pega en la celda del importe total correspondiente a la columna que se señale como destino en la casilla"columnanº". Recuerde que este proceso se ejecuta para todas las partidas de todas los centros de coste del presupuestodondeesté. Distribuirrevisión Reparteelimportetotaltrasincorporarlaevoluciónreal(datosdecontabilidad),decadapartidaenlos mesesanterioresalafechaderevisión. Cómocalcula: 1. Incorporaelimportemensualrealdelosmesesanterioresaldelafechaderevisión. 2. Sumaeltotaldelosimportesreales.

8 ContabilidadPresupuestaria Informes 8 3. Restadelimportetotallasumaanterior. 4. Reparte el remanente del punto anterior entre los meses restantes, respetando los importes manualesquehubiere. Pasosaseguir: 1. Marquelaopción"Distribuirrevisión". 2. El cursor se posiciona sobre la celda en la que hay que introducir la fecha de revisión. Introdúzcala. 3. Elcursorseposicionasobrelaceldaenlaquehayqueintroducirlafechadeproyección;noestá obligadoaescribirnadasinoutilizalaproyecciónfinanciera. 4. Anoteelnúmerodelacolumnaobjetodedistribuciónenlaceldatitulada"Columnanº".Para seguir,acepte. 5. Silafechadelaproyecciónestáenblanco,SITlepreguntarásidesea"continuar"o"revisarla". Continúe. Laaplicaciónleinformarácuandohayaconcluidolaacción. Informes Copiarcolumna Copiaelimportetotalyladistribucióndelacolumnaquedetermineenlacasilla"Basándoseencolumna número"ylopegaencadaceldadelacolumnaqueseseñalecomodestinoenlacasilla"columnanº". Recuerde que este proceso se ejecuta para todas las partidas de todas los centros de coste del presupuestodondeesté. Unavezgeneradalarevisiónmedianteelprocedimientoautomáticocorrespondiente,puede: 1. Modificarmanualmenteeltotaldelpresupuestoparaesarevisión.Elnuevoimporteprovocará unnuevorepartoentodoslosimportesmensualesautomáticos. 2. Distribuir el importe total (en el botón DISTRIBUIR). Con este proceso, SIT asignará los valores reales (contables) a los meses correspondientes hasta la fecha de la revisión y distribuirá el restodelimportetotalentrelosimportesautomáticos.esteprocesotambiénsepuedegenerar para todas las partidas a la vez desde la ventana del presupuesto, haciendo clic en el botón ACTUALIZARymarcandolaopciónMANIPULARREVISIÓN. 3. Modificarmanualmenteunimportemensual.Estoprovocaráelrecálculodeltotaldelarevisión. 4. Poner en automático un importe manual. Haciendo clic en el botón AUTOMÁTICO cuando el cursor se encuentra en un campo de importe manual, el SIT pone de nuevo ese campo en automáticoyredistribuyedenuevotodoslosimportesmensualesautomáticos. Procedimiento Paraemitirinformeslospasossonlossiguientes: 1. Crearuninforme. 2. Generarunlosinformes(cruzarlaplantillacreadaconlaanalíticaquequeremos) 3. Calcularlosinformes 4. Imprimirlosinformescalculados

9 ContabilidadPresupuestaria Informes 9 Crearuninforme [CONTABILIDAD : CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA : GENERACIÓN DE INFORMES : BOTÓNCREAR]. 1. Apareceunaventanaenlaquesedefineaquéempresavamosavincularlo,dedóndevamosa cogerlosdatosreales(recuerdequesepuedeconsolidar). 2. Sedefinenlosparámetrosdelinforme:nombre,aquépresupuestoqueremosvincularlo,fechas delejercicioydeanálisis,divisa,quésecalculaencadacolumna,diariosvinculados,etc. 3. Aparecelaventanadondeyaseintroducenlaspartidasylafórmuladecuentasfinancierasode partidaspresupuestariasquecompongancadalíneadelinforme. Cuandohayacompletadotodaslaspartidasyatienescreadoelinforme. Recuerdelarelaciónentreeldiseñodelaspartidasdelpresupuestoylaslíneasdelinforme. Generaruninforme [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:GENERACIÓNDEINFORMES]. 1. Botón "modificar parámetros" para comprobar que, efectivamente, todo es correcto o que deseamoscambiarlasfechasdeanálisis. 2. Botón"procesos". 3. Marcarlaopción:"Generarseriedeinformes". 4. Determinarlosnivelesdeanalítica.Eslacombinacióndelos2elementossiguientes: 5. Aceptar. a. Selección de centros de costes: cada casilla corresponde a un nivel de costes. Sólo se rellenasideseamosquefiltreporuncriteriodeterminado.ejemplo: i. "Sóloloscentrosdecostequeempiecenpor...". ii. "Los centro de coste que contengan...", independientemente de por qué empiecenoacaben. b. Nivelanalíticodecálculo:aquénivelquieresquesecalculecadainforme.Si: i. Nivel analítico está vacío: el informe acumulará todas las analíticas (es un informefinanciero). ii. Nivelanalítico=0:hará1informeporcadacentrodecoste. iii. Nivelanalítico<>0:elinformeacumularáalnivelestablecido. Calcularlosinformes [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:ARCHIVO:PROCESO]. 1. La primera comprobación es que en el desplegable inferior izquierdo tiene que haber tantos informesnuevoscomonivelestengasegúnelpunto4.2delapartado"generaruninforme". 2. Botóndeprocesos:ponga"desde"quénúmerodeinforme"hasta"quénúmerodeinformehay quecalcular. 3. Marcalaopción"Recalcular".Acepte.

10 ContabilidadPresupuestaria Informes 10 Apareceunaventanaparaintroducirlahoraalaquevaacomenzarelproceso.Paraintroducirlahora actual,hayquehacerclicsobre"horaparaelcálculo".aceptar. Imprimirlosinformes [CONTABILIDAD:CONTABILIDADPRESUPUESTARIA:ARCHIVO:PROCESO]. 1. Determine"desde"quénúmerodeinforme"hasta"quénúmerodeinformedeseaimprimir. 2. Marca la opción "Imprimir" si desea que los informes salgan en papel, o "Exportar" si desea generarunfichero. 3. Paraquetodoslosinformesseimprimanseguidosenelsoporte,sinsaltosdepáginaenfunción delinformesinodeloquecabeenlamisma,marqueelcuadro"generarunsolodocumento". 4. Acepte.