Open Apps. Axos Neoscan. Manual de uso. Axos Soluciones C/Cadmio, Arganda del Rey. Madrid. Telf Fax:

Transcripción

1 Open Apps Axos Neoscan Manual de uso Axos Soluciones C/Cadmio, Arganda del Rey. Madrid. Telf Fax:

2 Introducción La Open App Axos Neoscan nos permite digitalizar las facturas de los acreedores y crear una tabla virtual con los datos de las mismas de forma de poder utilizarlos a continuación en otra aplicación. Con la aplicación, podemos generar plantillas de las facturas de nuestros acreedores habituales de forma que al escanearlas y procesarlas a través de la aplicación generemos una tabla virtual con los datos necesarios de la misma, de forma de poder usarlos por ejemplo, para contabilizar las facturas de forma automática en una aplicación ERP. Se requiere la aplicación Neoscan para la digitalización de los documentos. La encontrará para su instalación junto a la descarga de la aplicación en Velneo.es Funcionamiento El primer paso es la instalación de la aplicación Neoscan y la Solución Axos Neoscan. Para la instalación de Neoscan puede seguir las instrucciones del documento Instalación Neoscan que también podrá descargar en la misma zona de descargas. Con ambos programas instalados, el siguiente paso es la configuración de la aplicación Axos Neoscan. Análisis de desarrollo Pag. 2 de 10

3 Para ello, en la opción Configuración debemos indicar la senda o ruta donde tenemos instalada la aplicación Neoscan, además, debemos crear una carpeta llamada INBOX y una carpeta llamada OUTBOX en el ordenador e indicar las rutas de las mismas. A continuación, debemos crear la plantilla de la factura del acreedor. Este es un proceso que solo se hace una vez. A partir de este punto, podremos procesar las facturas de este acreedor luego de escaneadas, siempre y cuando no cambie el formato de la factura. Para crear las plantillas presionamos la opción Plantillas del menú de la izquierda y esperamos a que el programa Neoscan se abra. Análisis de desarrollo Pag. 3 de 10

4 Presionamos el botón Nuevo y a continuación el botón Abrir Imagen para ubicar el documento que previamente hemos escaneado en formato PDF y que debemos tener en la carpeta INBOX que hemos creado anteriormente. Análisis de desarrollo Pag. 4 de 10

5 Cuando la aplicación cargue el fichero escaneado de la carpeta INBOX debemos indicar el nombre (acreedor) y su CIF/NIF. Luego de ello comenzaremos a seleccionar la ubicación en el documento de los campos que necesitamos para nuestra aplicación. Observaremos que en el panel de la izquierda aparece en negrita Número de factura. Con el botón derecho del ratón arrastramos hasta crear una zona que encuadre la ubicación de este valor en el documento escaneado. Es recomendable que le demos suficiente amplitud ya que la ubicación del campo siempre podrá variar algo debido al proceso de escaneo. Luego de creada la zona, presionamos el botón Reconocer y podremos comprobar que la aplicación reconoce el campo N DE FACTURA. Análisis de desarrollo Pag. 5 de 10

6 Repetimos este proceso con todos los campos que nos sean necesarios, y al final, estando posicionados sobre el campo Total Factura del árbol de la izquierda, el botón Siguiente cambiará a Procesar. Presionamos en Procesar y la aplicación nos indicará que procederá a almacenar la entidad. Presionamos el botón Sí y la aplicación comenzará a procesar el documento. Análisis de desarrollo Pag. 6 de 10

7 Al finalizar, podremos ver los resultados en Resultados Reconocimiento. Verificado que ha sido posible reconocer la plantilla, presionamos el botón Guardar y cerramos la aplicación. Análisis de desarrollo Pag. 7 de 10

8 Cuando tengamos las plantillas de los acreedores guardadas podremos digitalizar las facturas de los mismos que coloquemos en la carpeta INBOX. Para ello, en el menú de la izquierda de la aplicación presionamos la opción Dig.Fras.acreedores. La aplicación nos devolverá una rejilla con las facturas que hayan sido digitalizadas. Si hacemos doble clic sobre la línea de la factura se nos abrirá una ventana con los campos que hayan sido leídos de la misma. Análisis de desarrollo Pag. 8 de 10

9 Los campos son modificables así que si nos falta información en alguno de los campos necesarios podremos rellenarlo en este momento. Recordemos que esta información está almacenada en una tabla virtual que será la que podremos utilizar en la aplicación que herede Axos Neoscan. Mientras no cerremos la aplicación podremos introducir nuevos documentos en la carpeta INBOX y digitalizarlos para que sean agregados a la tabla virtual. Si presionamos la opción Fras.de acreedores, se nos abrirá una nueva rejilla con todas las facturas contenidas en la tabla. Configuraciones adicionales Eventualmente, es posible que necesitemos cambiar los porcentajes de IVA o las retenciones. Para ello, teniendo abierto Neoscan presionamos en el icono de la aplicación, vamos a Opciones donde luego podremos ir a Configurar IVA o Configurar Retenciones donde podremos modificar las cantidades y aceptar los cambios. Análisis de desarrollo Pag. 9 de 10

10 En caso de que las facturas de acreedores que vayamos a procesar lleven retención, debemos tener marcado el check Retención indicando el tipo. Si las facturas son multipáginas debemos indicar en cuál de ellas aparecen los totales. Para ello utilizaremos el desplegable Multipágina. Análisis de desarrollo Pag. 10 de 10