PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO AERODAYS 2011

Transcripción

1 PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO AERODAYS OBJETO DE LA CONTRATACIÓN El objeto del presente documento es fijar las condiciones técnicas y económicas para la contratación de una empresa para la organización del evento denominado Aerodays Se prevé que el evento tenga lugar del 30 de marzo al 1 de abril de 2011 en el Palacio Municipal de Congresos de Madrid (Campo de las Naciones). 2. ANTECEDENTES Y ÁMBITO DE ACTUACIÓN DEL CDTI El CDTI es una Entidad Pública Empresarial, dependiente del Ministerio de Ciencia e Innovación, cuyo objetivo es ayudar a las empresas españolas a elevar su nivel tecnológico mediante la financiación de proyectos de I+D empresarial, la gestión y promoción de la participación de entidades españolas en programas internacionales de cooperación tecnológica y el apoyo a la transferencia de tecnología en el ámbito empresarial. En la página web del CDTI ( existe material documental de referencia sobre las actividades y programas del CDTI. 3. DESCRIPCIÓN DEL EVENTO Los Aerodays son unas jornadas técnicas sobre el sector aeronáutico que se celebran cada cuatro años en un país de la Unión Europea. Constituyen uno de los más importantes puntos de encuentro tecnológico de esta área. El evento se desarrollará durante dos días y medio. Su estructura queda recogida en el Anexo II. En paralelo, se celebrará una exposición de stands de patrocinadores y una exposición de posters sobre diferentes proyectos aeronáuticos. Las salas y áreas del Palacio Municipal de Congresos donde se prevé celebrar cada actividad quedan recogidas en el Anexo III. El montaje de todos los elementos necesarios para el desarrollo del evento (cartelería, señalización, audiovisuales, etc.) deberá realizarse a lo largo del día 29 de marzo de 2011, en horario de 8:00 h. a 20:00 h. 1

2 4. REQUERIMIENTOS La empresa ofertante deberá incluir en su oferta los siguientes conceptos: a) Diseño del logotipo e imagen general: deberá presentar el boceto para un logotipo específico del evento, así como un diseño de la imagen general del mismo. La imagen general deberá incluir necesariamente el logotipo específico previamente diseñado, así como los logotipos de organizadores, patrocinadores y colaboradores. Este diseño será utilizado en los elementos publicitarios, papelería, cartelería y escenografía. b) Escenografía: deberá presentar un diseño de la escenografía que propone para los espacios utilizados, según la estructura recogida en el Anexo II y las salas y áreas señaladas en el Anexo III. c) Cartelería: deberá proponer una cartelería que incluya, tanto algún elemento identificativo en la fachada o el exterior del recinto, como los elementos internos de señalética e identificación, siguiendo el diseño presentado para la escenografía general del evento. d) Medios audiovisuales e iluminación: deberá presentar una descripción detallada del equipamiento que considera necesario para el buen desarrollo de las jornadas, teniendo en cuenta que en todas las sesiones se necesitará proyección desde Microsoft PowerPoint o Adobe Acrobat (e incluso puede que desde algún fichero de vídeo) y en todas se necesitará megafonía. Además, en las sesiones plenarias se ofrecerá traducción simultánea español-inglés, inglésespañol. La oferta deberá incluir receptores de traducción simultánea adecuados a las cabinas de que dispone el Palacio de Congresos. e) Equipamiento informático: además del equipamiento informático que la empresa ofertante considere necesario para realizar las labores de secretaría técnica y para la proyección de las presentaciones de los ponentes en cada una de las sesiones, deberá ofertar la instalación de: i. Dos ordenadores (con conexión wifi y Microsoft Office 2007 instalado en ellos en inglés-) y una impresora conectada a ambos en una de las salas de ponentes. ii. Dos ordenadores (con conexión wifi y Microsoft Office 2007 instalado en ellos en castellano-) y una impresora conectada a ambos en la sala de organización. f) Página web: deberá incluir, asimismo, el diseño, creación, alojamiento, mantenimiento y actualización continua de una página web específica del evento, desde dos semanas después de la adjudicación del concurso hasta los seis meses posteriores a la celebración del evento. En la página web se deberán incluir, como mínimo, los siguientes apartados: 2

3 i. Información sobre el evento ii. Programa iii. Registro on-line (con pago de la cuota de inscripción a través de protocolos seguros) iv. Información práctica v. Documentación y enlaces relacionados vi. Contacto vii. Cualesquiera otros apartados susceptibles de instaurarse previamente, durante o de forma posterior a la celebración de la conferencia: ej Descarga de Presentaciones en formato pdf, Conclusiones, Curriculum vitae de ponentes, etc. g) Personal auxiliar y de apoyo, como azafatas (en un número a proponer por la empresa ofertante), técnicos, mozos e intérpretes para la traducción simultánea español-inglés, inglés-español (sólo en sesiones plenarias). En la oferta se deberá incluir un servicio de azafatas que acompañen en los autocares a los asistentes a la cena. h) Reportaje fotográfico (de todas las sesiones y de la cena oficial). i) Diseño e impresión del programa de las Jornadas (1.200 ejemplares), en tamaño DIN A4, a color, de aproximadamente 8 páginas + cubierta. j) Diseño e impresión de un libro de abstracts (1.000 ejemplares), en tamaño DIN A-4, a color, de aproximadamente 200 páginas + cubierta. k) Material: la empresa adjudicataria deberá incluir en el presupuesto los siguientes elementos: i pen drives de capacidad 1 GB para entregar a los asistentes. La empresa adjudicataria deberá realizar la grabación de la documentación de las Jornadas en dicho soporte. ii carteras congresuales, con la imagen del evento serigrafiada, en las que se habrán de introducir los diferentes documentos y elementos promocionales que se determinen. iii. 50 regalos para los ponentes, que se les entregará en agradecimiento a su participación desinteresada en las Jornadas. 3

4 l) Servicios: deberá detallar los servicios que ofrece para la mejor organización del evento, entre los que deben incluirse, necesariamente, los siguientes: i. Coordinación y gestión de todos los servicios necesarios para la organización y de los distintos proveedores, en especial los que se refieran al recinto del evento, aunque hayan sido contratados directamente por el CDTI. Estos últimos proveedores facturarán directamente al CDTI. La exposición de posters y stands será contratada con un proveedor específico de servicios feriales. Aún está por determinar cómo se hará la coordinación general de esta actividad paralela, aunque se podrá requerir a la empresa adjudicataria su participación en la misma. ii. Registro y cobro de la cuota de asistencia: la inscripción de las personas interesadas en el evento se llevará a cabo tanto a través de la página web específica del evento como de manera presencial durante el transcurso del mismo. Se cobrará una cuota de inscripción a los asistentes, probablemente variable en función de la categoría a la que pertenezcan. La empresa adjudicataria deberá abrir una cuenta bancaria exclusiva para este servicio y gestionar todos los cobros de las cuotas y su seguimiento, tanto las que se realicen on-line como en las propias jornadas, para lo que deberá habilitar un sistema de pago (metálico y con tarjeta de crédito) en el propio Palacio Municipal de Congresos. Asimismo, deberá emitir las facturas correspondientes y entregárselas a los asistentes (tanto en formato digital si la inscripción se realiza online como de forma directa, si tiene lugar el mismo día del evento). iii. Acreditación de asistentes: las empresas ofertantes deberán proponer un sistema de acreditación que permita a los inscritos recibir su credencial de forma previa al evento, con el fin de que puedan acceder directamente al Palacio Municipal de Congresos sin tener que pasar por el mostrador de acreditación. Para que quede registrada su asistencia deberá habilitarse un código de barras en la tarjeta de acreditación y el correspondiente sistema de control mediante su escaneo. Este sistema deberá permitir, asimismo, un control de la recogida de la documentación y de la asistencia a los almuerzos y a la cena oficial. iv. Secretaría técnica: Todas las demás actividades propias de una secretaría técnica, desde la posible atención telefónica o por vía electrónica de cuantas consultas se reciban (para lo que deberá habilitar uno o más números de teléfono y una o más direcciones de correo electrónico) hasta la recepción de asistentes, atención y seguimiento de ponentes, gestión de los posters y stands para la exposición, gestión de documentación, etc. deberán ser llevadas a cabo por la empresa adjudicataria. 4

5 5. ENTREGA DE MATERIALES La entidad adjudicataria deberá entregar al CDTI, cuando así se los solicite, los ficheros gráficos editables con el logo y/o la imagen del evento, con el fin de que pueda utilizarlos por sí mismo en todos los soportes que considere necesario. Asímismo, deberá entregar al CDTI, cuando así se los solicite y, en cualquier caso, de forma periódica (como mínimo una vez a la semana), el listado de inscritos al evento, indicándose expresamente las actualizaciones pertinentes y los cobros de las cuotas realizados hasta el momento. Del mismo modo, deberá entregar al CDTI, cuando así se los solicite, los informes bancarios con la información sobre los movimientos realizados en la cuenta bancaria donde se efectúen los ingresos de las cuotas de inscripción, así como la relación de facturas emitidas al respecto. 6. PRESUPUESTO MÁXIMO El presupuesto total de esta contratación asciende a un importe máximo de CIENTO OCHENTA MIL EUROS ( ), IVA excluido. 7. CONDICIONANTES LEGALES Se deberán contemplar todos los aspectos legales e implicaciones relacionados con la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos (LOPD), así como con el Reglamento de Desarrollo de dicha Ley, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que puedan afectar a los servicios contratados. 8. REQUISITOS DE LAS ENTIDADES OFERTANTES Las entidades ofertantes deberán reunir los siguientes requisitos: Capacidad, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contratos del Sector Público. Estar al corriente de pago de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social. 5

6 9. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS La presentación de ofertas se realizará mediante sobre sellado, incluyendo original y una copia de toda la documentación preceptiva, en el Registro General del CDTI, en su sede, situada en C/Cid 4; Madrid (a la atención del Departamento de Promoción de la Innovación), antes de las 15:00 h., del 26 de julio de Cuando las proposiciones se envíen por correo administrativo, la entidad deberá justificar la fecha de imposición del envío en las Oficinas de Correos y anunciar al CDTI, en el mismo día, la remisión de su oferta mediante fax remitido al número , a la atención del Departamento de Promoción de la Innovación. Una vez resuelta la adjudicación, las entidades participantes en la presente contratación, a excepción de la seleccionada, dispondrán de un plazo no superior a 15 días desde la comunicación del resultado de dicha contratación, para retirar la documentación aportada en las ofertas, transcurridos los cuales, el CDTI procederá a su archivo o destrucción, no haciéndose responsable de su custodia ni de posibles pérdidas. 10. DOCUMENTACIÓN QUE DEBEN PRESENTAR LAS ENTIDADES OFERTANTES La oferta económica deberá ir firmada por una persona con capacidad legal suficiente de representación, debiendo ajustarse al modelo que se adjunta como Anexo I al presente Pliego. Las entidades ofertantes deberán proporcionar al CDTI cualquier aclaración o información adicional que éste pueda requerirles durante el proceso de selección Documentación general: a) Documento que recoja los datos más significativos de su actividad, tales como nombre de la empresa, capital social, fecha de fundación, equipo directivo, número de empleados, distribución de empleados por departamentos, cifra de facturación de los últimos 3 ejercicios y principales clientes. b) Certificados originales de estar al corriente de pago de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social. c) Fotocopia de la Escritura de Constitución y modificación, en su caso, de la sociedad, así como Escritura de adaptación de Estatutos, en su caso; fotocopia de los poderes del firmante, fotocopia del C.I.F. de la empresa y fotocopia del N.I.F. del firmante. 6

7 10.2 Documentación técnico-económica: La documentación técnico-económica incluirá, además de lo solicitado en el apartado 4 de este documento, una memoria descriptiva conteniendo: a) Nombre de la entidad ofertante y persona de contacto. b) Áreas de especialización de la entidad, describiendo experiencias previas próximas al objeto del presente trabajo e indicando las referencias más importantes de los últimos años. c) Equipo de trabajo, detallando qué personas participarían (CV, puesto en la empresa). d) Presupuesto detallado de todos los servicios proporcionados por ella, excluyendo aquellos que vayan a ser facturados al CDTI directamente por otros proveedores, entre los que se incluirían, entre otros: salas, restauración, viajes de ponentes, difusión publicitaria, etc. e) En la documentación se reflejará con claridad qué actividades desarrollará la entidad seleccionada con sus propios medios y cuáles serán subcontratadas (si fuera el caso), indicando el nombre de los subcontratistas. El Palacio Municipal de Congresos de Madrid tiene homologadas algunas empresas para la prestación de determinados servicios. Aunque esta homologación no supone un régimen de exclusividad, el Palacio puede cobrar un determinado cánon por la utilización de los servicios de otras empresas. Será responsabilidad de la entidad adjudicataria el pago de cualquier cánon que se derive de las subcontrataciones que realice con empresas no homologadas por el Palacio Municipal de Congresos de Madrid. 11. CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Los criterios que servirán de base para la adjudicación del contrato serán: Creatividad, originalidad y conceptualización simbólica del diseño del logo y de la imagen 20% Antecedentes y Curriculum 20% Valoración técnica y cualitativa del proyecto 40% Oferta económica 20% 7

8 12. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO El CDTI y la entidad adjudicataria firmarán un contrato en el que se plasmarán los derechos y las obligaciones de ambas partes. 13. PROPIEDAD INTELECTUAL Y CONFIDENCIALIDAD Todos los derechos del logo y de la imagen del evento, así como los de los soportes en los que se reproduzcan pertenecerán al CDTI, que podrá utilizarlos libremente y reproducirlos total o parcialmente, distribuirlos o comunicarlos de la forma que estime más conveniente, sin contraprestación económica alguna añadida para la entidad. El adjudicatario se obliga a guardar la más absoluta confidencialidad respecto a terceros de todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso y conocimiento durante la ejecución del presente contrato, en especial de los datos personales de las personas inscritas al evento. 14. DIRECCIÓN DEL TRABAJO Corresponderá al CDTI la dirección de los trabajos, pudiendo hacer las indicaciones oportunas al adjudicatario para el mejor cumplimiento de los objetivos perseguidos. Si se observase algún motivo de disconformidad, el CDTI dará las instrucciones precisas y detalladas al objeto de remediar las faltas o defectos observados, a efecto de que sean subsanados. 15. PAGOS Y COMPENSACIÓN CON INGRESOS Una vez firmado el contrato, el CDTI realizará los siguientes pagos: Un 25% a la firma del contrato. Un 40% el 15 de enero de Un 35% a los 30 días de realizado el evento. Los ingresos por cuotas cobradas a los asistentes (una vez descontado el IVA correspondiente) minorarán la factura final a presentar al CDTI. En caso de que el saldo final sea positivo para el CDTI, la entidad adjudicataria deberá ingresar la cantidad remanente en una cuenta corriente que le indique el CDTI en concepto de Ingresos por cuotas de inscripción Aerodays

9 16. RÉGIMEN JURÍDICO DEL CONTRATO Las cuestiones litigiosas surgidas de la interpretación o cumplimiento del contrato o contratos derivados del presente Documento se regirán por el Derecho Privado. 17. CONTACTO Y COMUNICACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN Para cualquier consulta relativa a este concurso, podrán dirigirse a: CDTI (Departamento de Promoción de la Innovación) C/ Cid, Madrid Persona de contacto: Reyes Aguilar Ramos rar@cdti.es Tel Una vez adjudicada la contratación, el CDTI comunicará a todas las entidades ofertantes la decisión tomada y publicará en su página web el nombre de la entidad seleccionada y el importe de su oferta. Departamento de Promoción de la Innovación Madrid, 25 de junio de

10 ANEXO I PROPOSICIÓN ECONÓMICA D con NIF nº, y domicilio en en plena posesión de su capacidad jurídica y de obrar, en nombre y representación de la empresa.. con C.I.F...., a tenor de la publicación del anuncio por el que se convoca la contratación de servicios para la organización del evento Aerodays 2011, en los términos establecidos en el Pliego de Cláusulas Técnico-Administrativas, se compromete irrevocablemente en nombre de (la empresa) a realizar las tareas y trabajos que se contemplan en el citado Pliego por importe total de. (IVA no incluido). En. a. de.. de Firma y sello de la empresa 10

11 ANEXO II ESTRUCTURA DEL EVENTO Día 29 de marzo de 2011: Montaje Día 30 de marzo: 09:00-11:00 Sesión plenaria 11:00-11:30 Coffee break 11:30-13:30 7 sesiones paralelas 13:30-15:00 Almuerzo para todos los asistentes 15:00-16:00 Sesión plenaria 16:00-16:30 Coffee break 16:30-18:00 7 sesiones paralelas 19:00-20:30 Visita turística (aún por determinar) 20:30-23:30 Cena para todos los asistentes (aún por determinar) Día 31 de marzo: 09:00-11:00 Sesión plenaria 11:00-11:30 Coffee break 11:30-13:30 7 sesiones paralelas 13:30-15:00 Almuerzo para todos los asistentes 15:00-16:00 Sesión plenaria 16:00-16:30 Coffee break 16:30-17:30 7 sesiones paralelas 18:00-20:00 Visitas técnicas a empresas españolas del sector Día 1 de abril: 09:00-11:00 Sesión plenaria 11:00-11:30 Coffee break 11:30-13:00 7 sesiones paralelas 13:00-13:30 Sesión plenaria 11

12 ANEXO III SALAS Y ÁREAS DEL PALACIO MUNICIPAL DE CONGRESOS Acreditación de asistentes: Hall A Exposición de stands: Hall izquierdo Exposición de posters: Hall izquierdo Sesiones plenarias: Montaje: en teatro para personas, con mesa presidencial para 5 personas y atril. Localización: Auditorio A Medios técnicos: - Proyección de PowerPoint y de vídeo - CCTV - Iluminación - Megafonía - Traducción simultánea español-inglés; inglés-español Sesiones paralelas: Montaje: en teatro para unas 100 personas en cada sala, con mesa presidencial para 5 personas y atril. Localización: Salas Madrid, París, Berlín, Roma, Londres, Amsterdam y Montevideo-La Paz Medios técnicos: - Proyección de PowerPoint y de vídeo - Megafonía Sala de Secretaría Técnica (para utilización de la empresa adjudicataria): Montaje: varias mesas de trabajo con varias sillas Localización: Sala Luxemburgo Medios técnicos: los que se consideren necesarios Sala de Organización (para utilización del CDTI): Montaje: varias mesas de trabajo con varias sillas Localización: Sala Mónaco Medios técnicos: Dos ordenadores (con conexión wifi y Microsoft Office 2007 instalado en ellos en castellano-) y una impresora conectada a ambos. 12

13 Salas de ponentes: Montaje: silones, sofás, mesas bajas y mesas de trabajo Localización: Salas San José, Santo Domingo y Reijkiavik Medios técnicos: Dos ordenadores (con conexión wifi y Microsoft Office 2007 instalado en ellos en castellano-) y una impresora conectada a ambos. Sala de trabajo: Montaje: varias mesas de trabajo con varias sillas Localización: Sala Dublín Medios técnicos: Cinco ordenadores (con conexión wifi y Microsoft Office 2007 instalado en ellos en inglés-). Sala VIP: Zona VIP Coffee-breaks: Localización: Hall A, Hall izquierdo y Hall Estrasburgo Proveedor: Mónico (catering habitual del Palacio de Congresos) Almuerzos: cóctel-buffet para personas. Se deberá habilitar un sistema de control de accesos. Localización: Sala Polivalente Proveedor: Mónico (catering habitual del Palacio de Congresos) Rueda de prensa: Sala de Prensa (utilizando los medios existentes) NOTA: Cabe la posibilidad de que la tarde del día 29 (entre las 13:00 h. y las 18:00 h.) se celebren dos reuniones preparatorias del evento. En ese caso, deberían montarse el 29 por la mañana y desmontarse (y la Montevideo-La Paz volver a montarse en el formato de teatro para el evento del día siguiente) entre las 18:00 h. y las 24: 00 h. de ese mismo día. Las características de ambas reuniones serían: Salas Montevideo-La Paz: mesa en U para 60 personas, con micrófono fijo cada dos personas y proyección de Power Point Salas Caracas-Bogotá: mesa en U para 30 personas, con micrófono fijo cada dos personas y proyección de Power Point Las ofertas deberán contemplar el coste de esta incidencia de forma separada en el presupuesto. 13