Nuestros. Pilar clave del Modelo Operativo de Abastecimiento y protagonistas en la obtención y sostenibilidad de los resultados

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1 Nuestros Pilar clave del Modelo Operativo de Abastecimiento y protagonistas en la obtención y sostenibilidad de los resultados Marzo 13 de 2018 Vicepresidencia de Abastecimiento y Servicios Jaime A. Pineda Gerente ( e )

2 El Modelo Operativo de Abastecimiento se transformó para afrontar los nuevos retos de Ecopetrol un año de implementación y transición. FRAGMENTADO Proceso obsoleto y poco flexible, no ajustado al Mercado y naturaleza jurídica Reinvención Modelo Operativo (transformación) IMPLEMENTADO 2017 Puesta en Marcha y estabilización. Nuevo Modelo: Libro y Manual de Contratación OPTIMIZADO 2018 Foco Logística e Inventarios Optimización Plan de Abastecimiento Integral Ejecución Contractual Rigurosa Eficiencia Proceso apalancada por Transformación Digital ESCALADO 2019 Plan de Abastecimiento Integral consolidado Grupo Empresarial Gobierno Central de la Función Abastecimiento Activos con Socios REFERENTE Generación de Valor $1,6B Acumulado Offshore / YNC Estrategias Abastecimiento para afrontar la declinación de campos

3 Compras y Contratos Gestionados 75% de los compras y contratos gestionados en el 2017 fueron suscritos bajo el nuevo Modelo Operativo. Contratos Suscritos EN Valor Inicial -$9.892mM Servicios: $9.005 (2.987 Contratos) Bienes : $887 (6.134 Compras) Contratos Suscritos ANTES Valor Inicial - $26.222mM EN EJECUCIÓN EN CIERRE CERRADOS Compras y Contratos Compras y Contratos Compras y Contratos Valor Inicial Valor Inicial Valor Inicial $8.973mM $657mM $262mM Valor ejecutado (30%) Valor ejecutado (99%) Valor ejecutado (99%) Compras y Contratos Compras y Contratos Valor Inicial $17.632mM $26.605mM Valor Inicial $6.524mM 834 Compras y Contratos Valor Inicial $2.067mM Valor ejecutado (93%) Valor ejecutado (100,2%) Valor ejecutado (141%) $7.180mM $2.329mM Valor Inicial: Valor Inicial Moneda Local Valor Ejecutado: Valor Neto Moneda Local

4 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0 $0 $0 $0 $0 $0 $- En 2017, Abastecimiento generó valor por $511mM, 76% con impacto presupuestal. El PAI presentó una desviación del 40% vs. valor contratado en 2017 PLAN DE ABASTECIMIENTO INTEGRAL (PAI) $ % Real vs. Plan. $ compras y contratos GENERACION DE VALOR 18% Real Generación Valor Abastecimiento $511mM: Costos Reducidos $389mM y Costos Evitados $122mM. 8% Meta Ahorros $2.894 $957 (Opex) 18% $511 $1.937 (Capex) $2.894 PLAN 2017 Plan Abastecimiento Integral REAL 2017 (Ejecución ) Vr. Ejecutado 2017 (Inicial 2017) Valor Generado 2017 Cifras en Miles de Millones de Pesos

5 El Modelo Operativo de Abastecimiento ha materializado su transformación en valor incremental, menor costo de la función y mejora en las métricas de desempeño de la función -32% Etapa Precontractual Quejas y Reclamos 1545 (2017) vs (2016) Etapa Ejecución y Cierre % 128 Atraso en Pagos % 65-37% 1353 $ 11,1 51 $ 2, Precontractuales Precontractuales No. Contratos Vr Atraso ($mm) Fallidos y Cancelados -70% -37% $268 Contratos Críticos $ 59,0-42% Reclamaciones Radicadas $ $ 37, Fallidos/Cancelados (No.) Vr ($mm) No. Contratos Vr ($mm) Reclamaciones Radicadas No. Contratos

6 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN DE PROVEEDORES APROVISIONAMI ENTO GESTIÓN DE CONTRATOS LOGÍSTICA Y G.INVENTARIOS Nuestros proveedores, pilar clave del modelo y protagonistas en la obtención y sostenibilidad de nuestros resultados Estrategia GESTIÓN DE PROVEEDORES MODELO DE GOBIERNO NORMATIVA CUMPLIMIENTO HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS INDICADORES DE DESEMPEÑO TALENTO HUMANO Iniciativas para Generación de valor compartido I. Gerenciamiento Estratégico de proveedores II. Estrategia Contratación de Bienes y Servicios Locales

7 Captura del valor I Gerenciamiento Estratégico de Proveedores basado en la gestión de desempeño (GdP) = Valor incremental Modelo estratégico: Generar valor incremental mediante la relación con proveedores Valor= Costo Reducido y Evitado Modelo fundacional: Retener beneficios esperados Resultados GdP Gerenciamiento Estratégico de proveedores basado en la Gestión de Desempeño Tiempo Incremento ingresos & Crecimiento Optimización Costos Innovación y Tecnología Gestión Riesgo

8 El tipo de interacción, monitoreo y desarrollo del portafolio se define de forma distinta para cada grupo de proveedores resultado del modelo de segmentación RIESGO, IMPACTO Pasivamente Gestionados OBJETIVO Relación Mediano Plazo Proveedor Regional Disponer del bien / servicio PALANCA Activamente Gestionados ESTRATÉGICOS OBJETIVO Relaciones Largo Plazo (Alianza) Proveedor Corporativo Compartir beneficios/riesgos OBJETIVO Relación Corto Plazo/Puntual Proveedor Local Reducir Esfuerzo Administrativo 11% Gasto 2272 Proveedores RUTINARIOS 9% Gasto 571 Proveedores SEGMENTACION 68% Gasto 105 Proveedores CORE 12% Gasto 28 Proveedores OBJETIVO Relación Largo Plazo (Control Variables $) Proveedor Corporativo /Regional Optimizar $ y Costo Total (1) Taladros, (2) S.Perforación, (6) Químicos, (7) Tubería (11) Energía, (12) Mantenimiento, (13) Salud (3) Sísmica, (4) Offshore, (5) Compras, (8) Obras, (15) Logística y Transporte (9) Consultorías, (10) Ingeniería, (14) Servicios Administrativos y Generales 80% productos = 20% del valor $ GASTO 20% productos = 80% del valor

9 Cómo operará el Gerenciamiento Estratégico de Proveedores basado en la gestión de desempeño (GdP) ESTRATÉGICOS CORE PALANCA RUTINARIOS Desempeño Eficiencia Operativa, HSE, Aspectos Administrativos y Entorno Revisión Estratégica CEO / VP / Regional Casos de Negocio Creción de Valor Nuevas Oportunidades de Negocio Interlocutor Ecopetrol Sesiones de Revisión Estratégica con el proveedor lideradas por Account Manager o Administrador General + Gestión de Proveedores Cada 6 meses (N.Directivo) Cada 3 meses (N.Operativo) C/ 1 año (Directivo) C/ 3 meses (Operación) C/ 2 meses (Dominios) Account Manager o Administrador General Administrador de Contratos Relacionamiento Canales Cumbre de Proveedores Show Rooms Cumbre de Proveedores Show Rooms Contact Center Cumbre de Proveedores Día de Atención mensual Reuniones Sistemáticas Locales Show Rooms

10 II Estrategia de Contratación de Bienes y Servicios Locales, apalanca la prosperidad compartida y sostenible 1 ROL ABA REGIONALES BYS LOCALES 3 DIAGNOSTICO Y OFERTA LOCAL 5 DESEMPEÑO DE PROVEEDORES 2 NORMATIVA 4 DESARROLLO PROVEEDORES

11 1 ROL ABASTECIMIENTO REGIONAL FRENTE A BIENES Y SERVICIOS LOCALES Construir relaciones de confianza actores de la cadena a Relacionamiento con proveedores de la región e institucionalidad b Identificación y gestión oportuna de alarmas Bienes y Servicios (ByS) 1 ROL ABA REGIONALES BYS LOCALES DIAGNOSTICO Y OFERTA LOCAL c Monitoreo afectación o impactos a la operación por temas ByS d Alineación Vista regional con estrategias Nacionales e Mapeo Proyectos estratégicos para anticipar contratación local y alistamiento proveedores

12 2 NORMATIVA Incorporación de PROMOCIÓN DE LA OFERTA LOCAL desde la PLANEACIÓN ANÁLISIS DE OFERTAS COMERCIALES Gestión de Encadenamientos Actividades de Generación de Valor Estrategias de Entorno ANEXO DE ENTORNO BIENES Y SERVICIOS Contratista = apalancador de prosperidad compartida Oportunidades Cciales/ Actividades Desarrollo Empresarial Autonomía Técnica y Administrativa Oferta Local: libre competencia, pluralidad, idoneidad y transparencia 2 NORMATIVA ACTUALIZACIÓN GUÍA CONTRATACIÓN LOCAL DIAGNOSTICO Y OFERTA LOCAL 1º eslabón: Análisis para estructuración de estrategias 2º eslabón Promoción oferta local en contratistas

13 3 DIAGNÓSTICO Y OFERTA LOCAL Capacidad real de proveedores locales: Insumo en la PLANEACIÓN Capacidad real de proveedores locales Base Inicial Insumo Planeación del Contrato Apoyo en Cámaras de Comercio Cámaras de Comercio y Secretarias Alcaldía 3 Sistema Información Cadena De Abastecimiento DIAGNOSTICO Y OFERTA LOCAL

14 4 DESARROLLO DE PROVEEDORES Vocación del territorio - Fortalecer proveedores de la cadena Centros de Desarrollo Empresarial VOCACION LOCAL Y REGIONAL ABASTECIMIENTO 4 DESARROLLO PROVEEDORES Articulación institucional Fortalecimiento del trabajo en red

15 5 DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Realidad del comportamiento, Mejora Continua y Sinergias con aliados NUEVO PROCEDIMIENTO V.3 Análisis Integral Proveedor Ética y Cumplimiento verifica violaciones Código de Etica Subcriterios acorde necesidades del servicio Ajuste resultados evaluaciones por incumplimientos posteriores Procedimiento no aplica Salud (Adscripción) Alineación política gestión de entorno DIAGNOSTICO Y OFERTA LOCAL 5 5 DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Criterios para evaluar el desempeño de Contratistas de Ecopetrol S.A. EFICIENCIA OPERATIVA CUMPLIMIENTO PLAZOS HSE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ENTORNO

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