Elaboración y Control de Documentos

Transcripción

1 Dirección de Incubación de Empresas Campus Monterrey Fecha de revisión XX de MES del 20XX Datos del Documento Tipo de documento: Proceso: Responsable del proceso: Revisado por: Aprobado por: 2-CDE-002 Asesorías Virtuales Berenice Martínez OBJETIVO: Asegurar que el proceso de asesoría virtual se lleve acabo de una forma rápida y precisa solucionando problemas en un período no mayor a cuarenta y ocho (48) horas hábiles a partir del momento en que se recibió la solicitud por parte de alumnos, egresados, empresarios y comunidad emprendedora. ALCANCE: Este procedimiento aplica a las actividades relacionadas con las asesorías virtuales de la Dirección de Incubación Física de Empresas. DEFINICIONES: Asesoría virtual: Servicio de orientación y apoyo a alumnos, egresados, empresarios y comunidad emprendedora que solicitan información de temas relacionados en el área de negocios (emprendedor y comercio exterior) enviando su petición por medio electrónico, en el que tiene un tiempo de respuesta no mayor a 48 horas hábiles. Outlook: Es un programa de administración de correos electrónicos. Bandeja de Entrada: Es la carpeta virtual que contiene los correos recibidos. Solicitud de Asesorías: Es la carpeta virtual que contiene los correos recibidos de dudas o preguntas. Bandeja de enviados: Es la carpeta virtual que contiene solamente los correos enviados recientemente sin clasificar. Borrador: Es la carpeta virtual que se utiliza para guardar los formatos (como correo electrónico) utilizados para el servicio de asesorías de negocios. Título: -Espacio en donde se escribe el título de los correos electrónicos que se envía. Carpeta virtual: Es la carpeta electrónica a la que se le asigna un nombre específico, con el objetivo de documentar los archivos relacionados a la asesorías virtuales en la memoria de la computadora. Bandeja física: Charola donde se encuentran las solicitudes de asesoría virtual en papel. Carpeta física: Carpeta donde se archivan las impresiones de asesorías virtuales realizadas. DESARROLLO: DOCUMENTO CONTROLADO: Página 1 de 8

2 Inicio Revisar la carpeta Bandeja de Entrada Imprimir asesorías recibidas Mover asesorías ya impresas de la Bandeja de Entrada a Solicitud de Asesorías dentro de Outlook Acomodar la solicitud de asesoría impresa en la bandeja física Solicitud de asesorías Tomar una solicitud de asesoría para contestarla Consultar la información disponible en acervo bibliográfico y electrónico Se encontró la información? No Se busca información de organismos públicos o privados para canalización Sí Escribir correo electrónico con la información encontrada A DOCUMENTO CONTROLADO: Página 2 de 8

3 A Enviar información al asesorado Imprimir asesoría virtual realizada Mover la asesoría realizada de Bandeja de Enviados a Asesorías contestadas Archivar la asesoría impresa en la bandeja física de Asesorías contestadas Fin DOCUMENTO CONTROLADO: Página 3 de 8

4 El Asesor básico o el Coordinador del Área de Asesorías de Negocios deberán: 1. Revisar la Carpeta Bandeja de Entrada Deberá revisarse diariamente (días y horas hábiles) la carpeta Bandeja de Entrada del Outlook con el fin de verificar si se han recibido nuevas solicitudes de asesorías. 2. Imprimir asesoría (s) recibidas Cuando se reciben nuevas solicitudes de asesorías virtuales, se imprimen y se acomodan en orden cronológico. 3. Mover la asesoría (s) virtual (es) ya impresa (s) a la carpeta virtual de Solicitud de asesorías Esto se realiza con la finalidad de identificar claramente si las solicitudes de asesorías virtuales recibidas ya fueron impresas y evitar confusión. Una vez impresas las solicitudes de asesorías, el correo se mueven de la Carpeta Bandeja de entrada a la carpeta Solicitud de asesorías, por lo que el Asesor o el Coordinador de Área de Asesorías de Negocios al verificar nuevamente los correos electrónicos, sólo encuentra las solicitudes que aún no han sido impresas. 4. Acomodar solicitud (es) impresa (s) en la bandeja física de Solicitud de asesorías Las solicitudes de asesorías impresas son acomodadas de la siguiente manera; la más recientes se colocan en la parte inferior y las más antiguas se colocan en la parte superior, esto con el fin de darles solución en el orden en que se recibieron. 5. Tomar una solicitud para contestarla Tomar una solicitud de asesoría de la parte superior de la bandeja física de Solicitud de asesorías para contestarla, es decir, se toma la primera que se recibió. El Asesor básico o el Coordinador debe responder la asesoría virtual en un período no mayor de (48) cuarenta y ocho horas hábiles, por tal motivo es importante cuidar que las solicitudes una vez impresas se acomoden conforme se recibieron. Para identificar la información que el asesorado requiere, es necesario leer atentamente la solicitud, si la información que requiere el Asesorado no es clara se le envía un correo electrónico solicitando que especifique más su requerimiento de información. DOCUMENTO CONTROLADO: Página 4 de 8

5 6. Consultar la información disponible en acervo bibliográfico y electrónico El Asesor básico o el Coordinador busca la información requerida por el asesorado utilizando el acervo bibliográfico y electrónico con el que cuenta el área (páginas de Internet, bases de datos, libros didácticos, publicaciones especializadas) Así como también apoyarse de las asesorías contestadas anteriormente, ya que en ocasiones se reciben las mismas preguntas o son muy similares, en este caso se copia, se adecua y se envía la información que ya se había encontrado referente al tema. En caso de no encontrar la información solicitada por el Asesorado, se le orienta o canaliza a algún organismo o institución pública o privada correspondiente de acuerdo con la duda o inquietud para que pueda resolver sus dudas. 7. Utilizar el formato para asesorías virtuales El asesor básico o el Coordinador del Área de Asesoría de Negocios utilizará los formatos disponibles de acuerdo al perfil del asesorado. En inglés: Existe un formato, ver Asesoría en Inglés aplicar cuando la solicitud sea recibida en dicho idioma. En español: Existen un formatos, ver Asesoría en español Para una rápida identificación de las asesorías virtuales en el título de cada asesoría se escribe lo siguiente: Asesoría- (especificando palabra clave de la información solicitada), ejemplo, título: Asesoría de negocios- Aranceles de Naranja a China. Cuando la información solicitada por el Asesorado se encuentra en páginas de Internet es necesario indicarle la dirección electrónica en la que se encuentra y la forma de acceder a dicha información. 8. Enviar información al asesorado Después de verificar que se haya incluido la información encontrada dentro del correo electrónico, así como verificar que la cuenta de correo del asesorado esté escrito correctamente, se realiza la asesoría virtual (es el momento en que el Asesor básico o el Coordinador envían al Asesorado por dicho medio la información solicitada). 9. Imprimir asesoría (s) virtual realizada Una vez enviado el correo electrónico el Asesor básico o el Coordinador deberá imprimir la respuesta en donde deberán de escribir la fecha de envío, duración de asesoría y su nombre en el espacio ya asignado. DOCUMENTO CONTROLADO: Página 5 de 8

6 10. Mover la asesoría realizada a la Carpeta Asesorías Contestadas El Asesor básico o el Coordinador deberán de mover la asesoría virtual realizada de la Carpeta virtual Bandeja de enviados a la Carpeta de Asesorías contestadas, con la finalidad de contar con un respaldo electrónico de los mismas 11. Archivar la asesoría contestada en la carpeta física de asesorías virtuales Para llevar una secuencia y un control de las asesorías virtuales realizadas, es necesario que las hojas previamente impresas de la asesoría virtual realizada se grapen junto con el correo recibido solicitando información del Asesorado. Ambos documentos se archivan en la carpeta física que lleva por nombre asesorías virtuales, esto permite tener una base de datos para cuando algún asesorado requiera de la misma información se le puede proporcionar de forma fácil y rápida. Con dichas impresiones el Coordinador lleva un control donde se realiza el conteo de las asesorías virtuales realizadas. DOCUMENTOS APLICABLES: Código Nombre Asesoría virtual en inglés Asesoría virtual en español HISTORIAL DE CAMBIOS: Versión Fecha Descripción del cambio DOCUMENTO CONTROLADO: Página 6 de 8