La Oficina de Relaciones Internacionales Universidad Miguel Hernández de Elche En búsqueda de una mejora constante de la calidad en su gestión

Transcripción

1 La Oficina de Relaciones Internacionales Universidad Miguel Hernández de Elche En búsqueda de una mejora constante de la calidad en su gestión Prof. D. Justo Medrano Heredia Vicerrector de Relaciones Internacionales

2 Movilidad de Estudiantes / / / / / / / /2006 Curso académico Estudiantes enviados Estudiantes recibidos Nº estudiantes matriculados 05/06: Curso 06/07 en proceso de selección y trámite

3 OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES / UMH I. MARCO FUNCIONAL Y PLANES DE CALIDAD. II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS. III. OBJETIVOS: SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA. V. PROCESOS DE EVALUACIÓN. VI. NUEVO PLAN ESTRATÉGICO CON NUEVO PLAN DE MEJORA.

4 I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

5 MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES 1. Estatutos de la Universidad. 2. Programa del Equipo de Gobierno. 3. Plan estratégico de Calidad. 4. Competencias del Vicerrectorado de RR. II. 5. La ORI y su Carta de Servicios. I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

6 PROGRAMA DEL EQUIPO DE GOBIERNO Llevar a cabo la aplicación del Sistema de Créditos Europeos en todas las Facultades y Escuelas. Fomentar la movilidad de estudiantes, profesores e investigadores. Mantener una política activa de colaboración e intercambio con las mejores universidades. Potenciar la gestión del programa ERASMUS/SÓCRATES. Favorecer la firma de convenios de colaboración para la oferta de Títulos conjuntos. Fomentar la colaboración activa con universidades Iberoamericanas. Estimular el conocimiento de las lenguas de la Unión Europea. I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

7 CAMBIO SOCIAL Nuevas necesidades, nuevas demandas de los estudiantes Más atención a las prestaciones complementarias. Nuevas tecnologías. Creación del Espacio Europeo de Educación Superior. Difusión resultados universidades. Potenciar movilidad estudiantes y profesores CAMBIO ECONÓMICO Disminución de los recursos disponibles. Nuevas fórmulas de financiación. Introducción de competitividad. Financiación ligada a resultados. I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

8 Garantía Calidad Estructura Garantía Calidad Resultado Homologación Acreditación I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

9 I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

10 ESTRATEGIAS Modernización de la gestión administrativa Cartera de Servicios. Identificar Procesos Clave y asignar responsables de procesos. Definir Objetivos y vincular presupuesto a dichos objetivos. Introducir sistemas de incentivos a la Calidad I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

11 PLAN ESTRATEGICO DE CALIDAD UMH Objetivos 1. Intensificar proyectos de colaboración y sinergias con otras universidades nacionales e internacionales. 2. Colaborar en proyectos internacionales de mejora de la gestión universitaria. 3. Lograr la certificación de procesos, servicios y unidades administrativas en los términos previstos por ANECA y otras Agencias o Instituciones. I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

12 PLAN ESTRATEGICO DE CALIDAD UMH Indicadores 1. Incremento de proyectos de colaboración con otras universidades e instituciones. 2. Participación en acciones de benchmarking. 3. Superar los 500 puntos conforme al modelo de Excelencia para la consecución del sello EFQM en la Oficina de Relaciones Internacionales. I. MARCO FUNCIONAL DE LAS RELACIONES INTERNACIONALES

13 II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

14 CARTA DE SERVICIOS DE LA OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES Misión del Servicio Informar a la comunidad universitaria sobre las actividades y ofertas internacionales en las que pueda participar. Canalizar el interés que nuestra universidad suscita en futuros estudiantes, profesores e investigadores. Gestionar los programas, becas y ayudas de movilidad internacional. II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

15 COMPROMISOS DE LA ORI De gestión Tramitar acuerdos interuniversitarios internacionales. Proporcionar preparación lingüística adecuada. Facilitar alojamiento a los estudiantes y profesores extranjeros. De Calidad Celebrar Jornadas informativas en los distintos Campus. Establecer Planes de Mejora, de Formación y de Autoevaluación. Tramitar en plazo el pago de las becas y ayudas a la movilidad internacional. Responder a las consultas vía en un plazo máximo de 72 horas. De accesibilidad Descentralizar la gestión administrativa en cada Campus. Ofertar los servicios vía página web tanto en castellano como en inglés. Editar folletos informativos relativos a las funciones de la ORI. Difundir memorias de actividades y resultados. II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

16 MAPA DE PROCESOS DE LA OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES 1. GESTIÓN ADMTVA. CONVENIOS Y PROG. MOVILIDAD INTERNACIONAL 2. GESTIÓN ECONÓMICA 3. GESTIÓN CALIDAD 4. DIFUSIÓN INTERNACIONAL 5. GESTIÓN INFORMACIÓN / DOCUMENTACIÓN 6. RELACIONES INTERNACIONALES 7. PREPARACIÓN LINGÜÍSTICA 8. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

17 MAPA DE PROCESOS DE LA OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES Procesos estratégicos: proporcionan directrices a todos los demás procesos y son realizados por la dirección o por otras entidades Procesos clave: atañen a diferentes áreas del Servicio y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Procesos de soporte: apoyan a los procesos fundamentales que realiza un Servicio. II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

18 MAPA DE PROCESOS DE LA OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES 1. GESTIÓN ADMTVA. CONVENIOS Y PROG. MOVILIDAD INTERNACIONAL Responsable: A + C 1 + D PROCESO CLAVE 2. GESTIÓN ECONÓMICA Responsable : A + C 1 PROCESO DE SOPORTE 3. GESTIÓN CALIDAD Responsable:. A + C 2 PROCESO DE SOPORTE 4. DIFUSIÓN INTERNACIONAL Responsable: A + C 2 PROCESO CLAVE 5. GESTIÓN INFORMACIÓN / DOCUMENTACIÓN Responsable : A + C 2 + D PROCESO DE SOPORTE 6. RELACIONES INTERNACIONALES Responsable: A + B + D PROCESO CLAVE 7. PREPARACIÓN LINGÜÍSTICA Responsable: A + B + D PROCESO CLAVE 8.PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN Responsable : A + B PROCESO DE SOPORTE II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

19 MAPA DE PROCESOS DE LA OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES 1. GESTIÓN ADMTVA. CONVENIOS Y PROG. MOVILIDAD INTERNACIONAL Responsable: A + C 1 + D PROCESO CLAVE 2. GESTIÓN ECONÓMICA Responsable : A + C 1 PROCESO DE SOPORTE 3. GESTIÓN CALIDAD Responsable:. A + C 2 PROCESO DE SOPORTE 4. DIFUSIÓN INTERNACIONAL Responsable: A + C 2 PROCESO CLAVE 1.1Acuerdos/Convenios 1.2. Convocatorias 1.3. Movilidad 1.3 A. Outgoing 1.3.B. Incoming 1.3.C. Otros Programas 1.4. Informes 5. GESTIÓN INFORMACIÓN / DOCUMENTACIÓN Responsable : A + C 2 + D PROCESO DE SOPORTE 6. RELACIONES INTERNACIONALES Responsable: A + B + D PROCESO CLAVE 7. PREPARACIÓN LINGÜÍSTICA Responsable: A + B + D PROCESO CLAVE 8.PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN Responsable : A + B PROCESO DE SOPORTE II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

20 SUBPROCESO 1.1 Acuerdos / Convenios Objetivo Clientes del proceso Actividades Responsable del proceso Gestión de los acuerdos y convenios de movilidad realizados por el Vicerrectorado de Relaciones Internacionales. Vicerrectorado de Relaciones Internacionales. - Solicitud de acuerdo desde la propia universidad o desde una universidad extranjera - Asignación de un profesor responsable. - Recogida de las firmas necesarias, tanto en la UMH como en la Universidad asociada. - Registro del acuerdo/convenio en la base de datos e incorporación a la oferta anual de plazas de movilidad. A + C 1 + D Medios Indicadores Porcentaje de acuerdos/convenios ya formalizados, incorporados a la base de datos en un plazo inferior a dos días desde su recepción. II. CARTA DE SERVICIOS Y MAPA DE PROCESOS ORI / UMH

21 III. OBJETIVOS: SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO III. OBJETIVOS: SEGUINIENTO DEL CUMPLIMIENTO

22 GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD III. OBJETIVOS: SEGUINIENTO DEL CUMPLIMIENTO

23 IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

24 MEJORA CONTINUADA Metodología imprescindible para la adecuación a las demandas y necesidades de la sociedad. Elemento clave del Sistema de Calidad. Metodología común en la docencia, la investigación y la gestión. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

25 MEJORA CONTINUADA: Detección de áreas de mejora Áreas de mejora: Diagnóstico de la situación actual, determinando, además de los puntos fuertes, las áreas de mejora. Causas y efectos: Análisis de cada Área de mejora para determinar tanto sus causas como los efectos. Objetivos de mejora: Hasta dónde se debe mejorar el resultado. Objetivos medibles para comprobar la eficacia en las acciones en la última fase. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

26 MEJORA CONTINUADA: Fase 1. Detección de áreas de mejora SERVICIO/UNIDAD: OFICINA DE RELACIONES NTERNACIONALES Encuesta de opinión para estudiantes incoming- Conoce los servicios que ofrece esta Unidad de la UMH Ha visto (conoce) su Carta de Servicio? Su página web tiene información fiable que realmente ayuda Conoce cómo hacer las gestiones por Internet, por correo o por teléfono Cree que cuentan con los medios y recursos suficientes para hacer su trabajo de forma adecuada El personal es amable El personal procura ayudarle Considera que hay que esperar mucho para ser atendido Si ha tenido algún problema o queja le han atendido cortésmente Considera que saben hacer bien su trabajo Piensa que la calidad del servicio que ofrecen es buena Ofrecen un servicio mejor al que ofertan otros En general, se siente satisfecho/a con el servicio Por favor, escriba aquí sus sugerencias o comentarios IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

27 MEJORA CONTINUADA: Seguimiento y evaluación del Plan de Mejora Seguimiento: Cumplimiento del calendario. Implantación: Porcentaje de implantación de las acciones de mejora. Eficacia: Porcentaje de cumplimiento de los objetivos de mejora. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

28 PLANES DE MEJORA ANUALES: Plan de Mejora Desarrollar Acuerdos de Movilidad internacional de estudiantes con universidades de América del Norte y América Latina. 2. Renovar los Acuerdos Bilaterales existentes, incrementando las plazas ofertadas. 3. Elaboración de reglamentos y normativas de desarrollo. 4. Elaboración de bases de datos actualizadas de profesores responsables de Acuerdos Bilaterales. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

29 PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UN EQUIPO DE MEJORA Oficina de Relaciones Internacionales Precedentes: Necesidad de poseer un nivel adecuado de conocimiento de la lengua inglesa... Objetivo del Equipo de Mejora: Mejora del nivel de conocimiento de inglés entre los miembros de la comunidad universitaria ( estudiantes, PAS y PDI). Beneficios Participantes: Servicio de Control y Gestión de la Calidad. Servicio de Alumnado. Centro de Formación y Postgrado. Estudiantes, PAS y PDI. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

30 PLAN DE MEJORA: Oficina de Relaciones Internacionales Área de mejora 1: Metodología y contenidos de los cursos de idiomas que organiza la ORI Objetivo Recursos Prioridad Establecer objetivos de aprendizaje genéricos y específicos, con contenidos adecuados y establecer un standard al que deba adecuarse el plan de estudios. Plan metodológico, pedagógico y criterios de evaluación. Muy alta Calendario Septiembre 2005 Área de mejora 2: Efectividad de los cursos de idiomas para estudiantes y profesores organizados por la ORI. Objetivo Recursos Prioridad Realizar un examen previo al inicio del curso, un seguimiento del aprendizaje y un examen posterior para evaluar las capacidades adquiridas. Test de valoración de capacitación lingüística. Muy alta Calendario Octubre 2005 IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

31 PLAN DE MEJORA: Oficina de Relaciones Internacionales Área de mejora 3: Adecuación de los centros que imparten los cursos de idiomas Objetivo Tender a contratar únicamente a los centros acreditados. Recursos Test para la valoración de los centros colaboradores. Prioridad Muy alta Calendario Octubre 2005 Áreas de Mejora 2 y 3 Proyecto Plan de Mejora Área de Mejora 1 Implementación Plan de Mejora IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

32 PLAN DE FORMACIÓN CONTINUADA DEL PAS Objetivos: Inculcar el interés por una formación continuada. Aumentar la motivación del PAS asignado a la ORI. Incrementar la calidad del servicio. Distribuir eficazmente los recursos humanos. Atención a la diversidad de público. Gestión del plan: Consejo de dirección del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales Definir y aprobar los contenidos y el calendario. Realizar un seguimiento del plan. Valorar la participación. IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

33 V. PROCESOS DE EVALUACION

34 EVALUACIÓN: ACCIONES CONCRETAS Misión y objetivos de la Institución Actividades y procesos del Servicio Autoevaluación del Servicio Auditoría interna Planes de Mejora Evaluación externa por tercera parte V. PROCESOS DE EVALUACIÓN

35 Auditoría piloto de Certificación de la Oficina de Relaciones Internacionales. Universidad Miguel Hernández. Elche, 29 de septiembre de 2005 Orientado al cliente Se describe el organigrama de la Unidad... Gestión por procesos La Unidad cuenta con un mapa de procesos básicos... Liderazgo La Unidad cuenta con un plan de trabajo... Participación del personal Las personas que componen la Unidad conocen su trabajo... Mejora continua La Unidad cuenta con una metodología de mejora continua... Basado en hechos para la toma de decisiones La Unidad basa su estrategia en datos objetivos... Responsabilidad social La Unidad cuenta con un sistema de seguimiento del gasto... Grado Tiempo Resultado Observ IV. MEJORA CONTINUADA Y PLANES DE MEJORA

36 VI. NUEVO PLAN ESTRATEGICO CON NUEVO PLAN DE MEJORA

37 PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN DE LA UMH Objetivos Generales. Impulsar las dobles titulaciones y la movilidad internacional de profesores y alumnos. Introducir contenidos internacionales y de dimensión europea en el proceso de enseñanzaaprendizaje, potenciando los valores de ciudadano europeo y universal. Facilitar el dominio de idiomas extranjeros, en especial del inglés o de una segunda lengua europea. Aumentar la competitividad investigadora internacional, incrementando la participación y presencia en proyectos europeos. Contribuir al desarrollo de países terceros Establecer un sistema de confianza mutua basado en la calidad de la docencia, I+D y gestión universitaria que potencie actuaciones conjuntas con universidades de otros países, en especial de la Unión Europea. VI. NUEVO PLAN ESTRATEGICO CON NUEVO PLAN DE MEJORA

38 PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN DE LA UMH Áreas de actuación Pre-acceso a la UMH. Primero y segundo ciclo. Formación postgraduada. Personal Docente e Investigador. Investigación y Desarrollo. Personal de Administración y Servicios. Cooperación internacional y desarrollo. Relaciones exteriores. VI. NUEVO PLAN ESTRATEGICO CON NUEVO PLAN DE MEJORA

39 PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN DE LA UMH Tabla resumen Áreas de actuación Objetivos Acciones Indicadores Unidad Responsable Financiación Calendario Pre-Acceso Promoción 1.1. Promoción en centros extranjeros estratégicos Promoción en centros educativos. Incremento matriculación alumnos extranjeros VI. NUEVO PLAN ESTRATEGICO CON NUEVO PLAN DE MEJORA