Sistema de Evaluación de Proveedores

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1 Sistema de Evaluación de Proveedores Grupo de Empresas ENAP Versión Preparado por: Aprobado por: sep-09 Gerencia de Servicios, Departamento de Políticas y Soporte de Aprovisionamiento feb-09 Gerencia de Servicios, Departamento de Políticas y Soporte de Aprovisionamiento Gerente General ENAP Gerente General ENAP Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 1

2 INDICE 1. Objetivo y Alcance Responsabilidades Área de Abastecimiento Administrador de Contratos Área Corporativa de Aprovisionamiento Descripción del Sistema de Evaluación Tipos de evaluación Escala de Calificación Calificación en el Registro de Proveedores Comunicación de la evaluación a los proveedores Evaluación de Proveedores de Bienes Criterios de evaluación y su ponderación Parámetros para obtener la evaluación de cada criterio Evaluación de Proveedores de Servicios Forma de evaluación Criterios de evaluación y ponderación de los criterios y subcriterios Escala de evaluación por subcriterio Operación y gestión a través de Sistema SAP MM Diagrama de Flujo Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 2

3 1. Objetivo y Alcance El Sistema de Evaluación de Proveedores del Grupo de Empresas ENAP (en adelante Sistema de Evaluación ) implementado en el Sistema SAP, es parte integrante de los sistemas de apoyo que forman parte del Registro de Proveedores del Grupo de Empresas ENAP (en adelante Registro de Proveedores ). Los principales objetivos de este sistema son: Retroalimentar al proceso de aprovisionamiento, respecto al desempeño de los proveedores en forma transversal al Grupo de Empresas ENAP. Permitir la identificación de brechas en la gestión de los proveedores y de nuestra gestión respecto del proveedor, impulsando la retroalimentación cruzada para el mejoramiento continuo. Contar con un sistema de evaluación corporativo, estableciendo criterios de desempeño diferenciados para proveedores de bienes y servicios. Permitir la aplicación del Reglamento de Proveedores en las causales de suspensión y eliminación, relacionadas al desempeño del proveedor. Cumplir con las exigencias de la Norma de Gestión de Calidad (ISO) en lo que respecta a la evaluación de proveedores. 2. Responsabilidades Los actores relevantes para el Sistema de Evaluación son las siguientes: 2.1 Área de Abastecimiento Área encargada de la compra y gestión de bienes, la cual será responsable del correcto registro en el Sistema SAP MM, de toda la información necesaria del proceso de compra y gestión de los bienes, que permita realizar una evaluación automática del desempeño de sus proveedores, manteniendo la comunicación y retroalimentación con éstos. 2.2 Administrador de Contratos Representante del Área Usuaria, responsable directo de la operación y administración de un contrato, siendo de su ámbito de acción realizar las evaluaciones parciales y/o finales de desempeño de un proveedor bajo un determinado contrato. Asimismo, deberá ser el medio formal de contacto para la comunicación con el proveedor, debiendo al cierre o liquidación del contrato, entregar la información de las evaluaciones generadas a las Áreas de Contratos respectivas. Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 3

4 2.3 Área Corporativa de Aprovisionamiento Responsable transversal de la administración, mantención, normativas asociadas y mejoramiento continuo del Sistema de Evaluación, en base a las necesidades del negocio. Asimismo, de ejecutar en forma periódica la evaluación general de los proveedores por subespecialidad, manteniendo actualizada las evaluaciones en el Registro de Proveedores. 3. Descripción del Sistema de Evaluación 3.1 Tipos de evaluación El sistema considera criterios de evaluación estándares diferenciados para proveedores de bienes y servicios, de acuerdo a las siguientes agrupaciones: Bienes - Evaluación para compras spot. - Evaluación para compras bajo contrato. Servicios - Servicios: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones del Grupo de Empresas ENAP en forma permanente. - Obras: referido a contratos de construcción - Consultorías y otros servicios: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones, cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, soporte administrativo, asesorías, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones de la empresa. - Consultorías y otros servicios en terreno: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones, cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, asesorías, ingeniería básica, desarrollos y conocimientos, que implican presencia de personal del proveedor en las plantas operativas de la empresa, donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser estrictamente cumplidas por los proveedores. Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 4

5 3.2 Escala de Calificación La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores, siendo independiente del tipo de suministro que éstos realicen. Calificación de Desempeño Descripción > Muy > La evaluación de cada uno de los criterios de desempeño se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100. La calificación se obtendrá a nivel de la subespecialidad establecida en el Sistema de Clasificación por Especialidades y Subespecialidades del Registro de Proveedores, y en la cual el proveedor hubiese participado, ya sea a través de un contrato o una orden de compra. Los proveedores que estén calificados con nota igual o inferior a 60, se les deberá aplicar las causales de suspensión y eliminación establecidas en el Reglamento de Proveedores. 3.3 Calificación en el Registro de Proveedores La calificación de un proveedor será única y de carácter transversal para todo el Grupo de Empresas ENAP, en la subespecialidad evaluada, que refleja el desempeño del proveedor en todas las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado bienes en un período de tiempo, según se indica en el siguiente cuadro: Tipo de Proveedor Servicios Bienes Periodicidad de la Calificación Mensualmente se ejecutará un proceso automático que permitirá obtener la evaluación general del proveedor a nivel de subespecialidad, que considerará todas las evaluaciones realizadas para un proveedor en cada uno de los contratos u órdenes de servicio que estén debidamente aprobadas en forma sistémica por el evaluador. Cuatrimestralmente se ejecutará un proceso automático que permitirá obtener la evaluación general del proveedor a nivel de subespecialidad, que considerará todos los documentos de compra, peticiones de oferta y documentos de recepción registrados durante el período. Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 5

6 El Área Corporativa de Aprovisionamiento será la responsable de realizar la evaluación automática, según lo indicado en forma precedente. 3.4 Comunicación de la evaluación a los proveedores Los proveedores deberán contar con la información de sus evaluaciones de desempeño, las cuales serán informadas por las siguientes áreas internas del Grupo de Empresas ENAP: Proveedores de Servicios: el Administrador de Contratos será el responsable de comunicar al proveedor su evaluación en forma previa a su cierre en el Sistema SAP. El proveedor contará con 5 días hábiles para responder respecto de la evaluación realizada. No obstante lo anterior, el Administrador de Contratos podrá dar curso a su evaluación, posterior a la fecha mencionada, sin contar con el feedback del proveedor. Proveedores de Bienes: el Área Corporativa de Aprovisionamiento será responsable de comunicar periódicamente el resultado de la evaluación a nivel general, la cual estará disponible en el Registro de Proveedores. Adicionalmente, las Áreas de Abastecimiento en el ámbito de su gestión, podrán informar a través de los reportes disponibles en el Sistema, del avance en la calificación de los proveedores en la gestión local, como una forma de ir alineando y retroalimentando a sus proveedores, atendiendo consultas y reclamos respecto de su evaluación, particularmente en lo que dice relación con la información que se registra en SAP MM y que afecta su resultado. Área Corporativa de Aprovisionamiento: será responsable de mantener las calificaciones de los proveedores en el Registro de Proveedores, y de suministrar esta información a los proveedores que lo requieran. Para esto, buscará los mecanismos que le permitan a los proveedores tener acceso a esta información. Además, será la responsable de comunicar las sanciones que se puedan desprender de ésta, y que estarán contenidas en el Reglamento del Registro de Proveedores. 3.5 Evaluación de Proveedores de Bienes La evaluación resulta de la información ingresada por el personal de las Áreas de Abastecimiento en las distintas etapas del proceso en el Sistema SAP. El primer hito que considera esta evaluación es la respuesta a la petición de oferta por parte del proveedor, quien debe cotizar o excusarse de hacerlo; en la recepción del bien se evalúa el cumplimiento de la cantidad, fecha y calidad. Es de gran importancia que la información sea ingresada lo más ajustado posible a tiempo real, por cuanto en cantidad y fecha se evalúa respecto de las fechas comprometidas en las órdenes de compra. Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 6

7 3.5.1 Criterios de evaluación y su ponderación Los criterios para la evaluación consideran la calidad, cumplimiento del plazo de entrega, cumplimiento de las cantidades comprometidas y la respuesta a las peticiones de oferta, cuya ponderación para obtener la calificación final dependerá de si se trata de bienes con o sin contrato, según se detalla a continuación: Criterio Descripción criterio Ponderación de Bienes Sin Contrato Con Contrato a. Calidad Depende de la aceptación o rechazo del bien. 40% 40% b. Cumplimiento de plazo c. Cumplimiento de cantidad Escala de calificación en base al desfase en días de fecha de entrega real vs. la fecha de entrega programada y acordada con el proveedor. Escala de calificación en base a la cantidad real entregada en la fecha solicitada vs. la cantidad solicitada para dicha fecha. 35% 35% 15% 25% d. Respuesta a la petición de oferta Depende del tipo de respuesta a la petición de oferta. 10% Total 100% 100% Parámetros para obtener la evaluación de cada criterio Para realizar la evaluación de cada criterio, se consideran los siguientes parámetros: a. Calidad NOTA Cumple (los bienes son aceptados y recepcionados) 100 No cumple (los bienes son rechazados) 0 Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 7

8 b. Cumplimiento de plazo De (días) A (días) NOTA < > > > > 12-0 Notas Diferencial Días b. Cumplimiento de cantidad De (%) A (%) NOTA > 80 < Nota % 80% 100% Cumplimiento Cantidad (%) Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 8

9 c. Respuesta a la petición de oferta NOTA Cotiza y/o se excusa dentro del plazo 100 No cotiza y no se excusa dentro del plazo Evaluación de Proveedores de Servicios Una vez iniciada la operación del servicio, se podrá proceder a evaluar el desempeño del proveedor. La clave para realizarla en el sistema será el código del contrato y/o el RUT o código SAP del proveedor. Dependiendo de la criticidad del servicio respecto de las personas u operaciones, podrán realizarse evaluaciones parciales que permita evaluar la gestión integral del servicio durante la ejecución del contrato. Lo anterior, resulta plenamente aplicable a contratos de largo plazo Forma de evaluación La evaluación del proveedor considera como unidad básica el contrato u orden de servicio, sobre los cuales se podrán realizar evaluaciones parciales durante su ejecución y finales al cierre de éstos. Evaluación parcial: corresponde a las evaluaciones que se realizan durante la ejecución de la prestación de un servicio, y que permiten una mejora continua del servicio mediante el feedback del desempeño del proveedor. En el caso de contratos con duración mayor a un año, deberá realizarse al menos una evaluación anual. Evaluación final: corresponde a la evaluación que se realiza al cierre de un contrato u orden de servicio, la que tendrá carácter de obligatoria. Los tipos y forma de evaluación aplicables en el marco de un contrato suscrito, deberá estar en conocimiento del proveedor, lo que deberá indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en marcha, lo cuál será responsabilidad del administrador del contrato. La evaluación general del contrato u orden de servicio, se obtendrá del promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el sistema para éstos Criterios de evaluación y ponderación de los criterios y subcriterios Los criterios para la evaluación son el cumplimiento de la calidad del servicio, de los plazos establecidos y de los aspectos administrativos, siendo la calidad el principal criterio del desempeño del proveedor en cada uno de los grupos de proveedores de servicios. Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 9

10 Los criterios y sus subcriterios asociados tendrán asignado un peso relativo para la obtención de la calificación final, dada la agrupación de servicios según se indica a continuación: a. Obras y Servicios Criterios Ponderación Criterio Descripción Ponderación Subcriterio Trabajo o servicio realizado 18 Cumplimiento normas de seguridad y prevención de riesgos 15 Cumplimiento normativa ambiental 10 Cumplimiento Sistema de Aseguramiento de Calidad 6 Calidad del Servicio 65 Administración Sistema de Aseguramiento de Calidad 4 Infraestructura, equipos, herramientas 4 Calidad de materiales y suministros 4 Iniciativa y cooperación 2 Idoneidad del personal clave 2 Plazos 20 Cumplimiento plazos 14 Programación del trabajo 6 Aspectos Cumplimiento laboral y administrativo Administrativos Conducta interna 3 Total b. Consultoría y Otros Servicios Criterios Ponderación Criterio Descripción Ponderación Subcriterio Calidad del Servicio 70 Trabajo o servicio realizado 42 Idoneidad del personal clave 14 Iniciativa y cooperación 14 Plazos 30 Cumplimiento plazos 21 Programación del trabajo 9 Total Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 10

11 c. Consultoría y Otros Servicios en terreno Criterios Ponderación Criterio Descripción Ponderación Subcriterio Calidad del Servicio 70 Trabajo o servicio realizado 36 Idoneidad del personal clave 12 Iniciativa y cooperación 12 Cumplimiento normas de seguridad y prevención de riesgos 10 Plazos 30 Cumplimiento plazos 21 Programación del trabajo 9 Total Escala de evaluación por subcriterio Los subcriterios serán aplicados para las agrupaciones de servicios, dada la siguiente clasificación: Criterio/subcriterio Obras y Servicios Consultorías y otros servicios Consultoría y otros servicios en terreno a. Trabajo o servicio realizado x x x b. Cumplimiento normas de seguridad y prevención de riesgos x x Calidad de Servicio c. Cumplimiento normativa ambiental d. Cumplimiento Sistema de Aseguramiento de Calidad e. Administración Sistema de Aseguramiento de Calidad x x x Plazos Aspectos Administrativos f. Infraestructura, equipos, herramientas x h. Iniciativa y cooperación x x x i. Idoneidad del personal clave x x x a. Cumplimiento de plazos x x x b. Programación del trabajo x x x a. Cumplimiento laboral y administrativo x b. Conducta interna x Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 11

12 Para realizar la evaluación se deberán considerar las escalas de calificación de cada subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla a continuación: Calidad del Servicio a. Trabajo o servicio realizado El trabajo cumple cabalmente con los niveles de calidad solicitados. En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen satisfactoriamente con lo solicitado. En el caso de consultorías, el informe final muestra ampliamente la calidad solicitada. El trabajo cumple razonablemente con los niveles de calidad solicitados. Puede haber falencias menores, de fácil corrección. En el caso de las obras, las terminaciones y acabados cumplen razonablemente los niveles de calidad solicitados. En caso de consultorías, el informe final cumple razonablemente el nivel de calidad solicitado. El trabajo cumple en los niveles mínimos de la calidad solicitada. El trabajo es suficiente. En el caso de las obras, sus terminaciones y acabados con suficientes, aunque se requiere algunas correcciones. En el caso de consultorías, el informe cumple con lo mínimo, pero es susceptible de ser mejorado. La calidad del trabajo es deficiente y no se logra cumplir con el mínimo solicitado. En el caso de obras, sus terminaciones y acabados son deficientes, así como en el caso del informe final de consultorías. Muy Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 12

13 b. Cumplimiento normas de seguridad y prevención de riesgos El proveedor cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como parte de su política interna. Demuestra, además, un constante interés en la capacitación de su personal en tal sentido. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y demostrable. El proveedor cumple con las normas y reglamento internos de seguridad y prevención de riesgos durante la ejecución de los trabajos o servicios prestados. Capacita a su personal, como está estipulado. Cuenta con un programa de prevención de riesgos establecido. El proveedor cumple con las normas y reglamentos de seguridad establecidos durante el desarrollo de su trabajo, como se estipula en el contrato. Capacita a su personal, cumpliendo básicamente con la normativa. Cuenta con un programa básico de prevención. Ocasionalmente se le debe llamar la atención en algún punto, que corrige rápidamente. El proveedor no cumple o cumple en forma irregular con las normas y reglamentos de seguridad y prevención de riesgos, durante el desarrollo de su servicio u obra. No demuestra interés en caapcitar a su personal y no posee programa de prevención de riesgos. Muy c. Cumplimiento normativa ambiental El proveedor cumple con todos los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ENAP y a la legislación vigente, en todas las etapas del trabajo o servicio realizado.. El proveedor cumple regularmente con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ENAP y a la legislación vigente, en todas las etapas del servicio realizado. El proveedor cumple de manera parcial con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ENAP y a la legislación vigente, en todas las etapas del servicio realizado, pero requiere supervisión para ello. Corrige prácticas erróneas, cuando se le indican. El proveedor no cumple o cumple irregularmente con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ENAP y a la legislación vigente, en las distintas etapas del servicio realizado. No logra corregir malas prácticas aunque se le indique. Muy > >70-85 >60 70 Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 13

14 d. Cumplimiento Sistema de Aseguramiento de Calidad El proveedor cumple en forma cabal lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad y en la administración y manejo de no conformidades. El proveedor cumple, en general, lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad. Corrige y soluciona las no conformidades que se le presentan. El proveedor cumple con reparos lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad. Corrige con dificultad las no conformidades que se le presentan. El proveedor no logra cumplir satisfactoriamente lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad y presenta dificultades importantes o no logra dar solución a no conformidades. Muy e. Administración Sistema de Aseguramiento de Calidad El proveedor dispone de personal especializado y dedicado al Sistema de Aseguramiento de Calidad y en la administración y manejo de no conformidades. El proveedor dispone de personal dedicado al Sistema de Aseguramiento de Calidad y en la administración y manejo de no conformidades, aunque puede ser de especialización mediana o no estar disponible en forma permanente. El proveedor dispone de personal dedicado al Sistema de Aseguramiento de Calidad y en la administración y manejo de no conformidades, aunque puede ser de baja especialización. El proveedor no dispone de personal para la administración del Sistema de Aseguramiento de Calidad. Muy Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 14

15 f. Infraestructura, equipos, herramientas La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es óptima. La mantención de éstas es óptima, presentando y ejecutando programas de mantención establecidos y demostrables. La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es buena. Puede haber equipos con fallas menores, que son reparadas oprotunamente. La mantención de éstas es adecuada, presentando y ejecutando programas de mantención establecidos. La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es suficiente. La mantención de éstas es regular, presentando y ejecutando programas de mantención, aunque no siempre oportunos. Ocasionalmente pueden presentarse fallas de mediana importancia que son corregidas por evento, si riesgos para las personas o la operación. La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es deficiente. La mantención de éstas no es adecuada, pudiendo carecer el proveedor de programa de mantención establecidos y demostrables. Puede presentarse fallas importantes afectando la operación. Muy g. Calidad de materiales y suministros La calidad de los materiales y suministros aportados es óptima. Además, en el caso de las Obras, existe control total sobre la calidad de los bienes y su adquisición. La calidad de los materiales y suministros aportados es buena. Además, en el caso de las Obras, existe control parcial sobre la calidad de los bienes y su adquisición, lo que permite corregir fallas adicionales. La calidad de los materiales y suministros aportados es suficiente. Ademas, en el caso de las Obras, existe un control rudimentario sobre la calidad de los bienes y su adquisición, lo que usualmente permite corregir fallas. La calidad de los materiales y suministros aportados es mala. Es absolutamente necesario mejorar la calidad de todos los elementos. Muy Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 15

16 h. Iniciativa y cooperación El personal demuestra, sistemática y evidentemente, iniciativa y cooperación, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. El personal demuestra, usualmente, iniciativa y cooperación, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. El personal demuestra poca o regular iniciativa, aunque suficiente cooperación, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. El personal demuestra poca o ninguna iniciativa y poca cooperación, incluso cuando se le solicita, lo que desmejora la calidad del trabajo o el servicio. Muy i. Idoneidad del personal clave El proveedor cuenta con personal altamente calificado, con experiencia e instrucción, tanto para las tareas que debe desarrollar como para constribuir de manera eficiente a la gestión técnico-administrativa del trabajo o servicio prestado El proveedor cuenta con personal calificado, con experiencia e instrucción para las tareas que debe desarrollar, que contribuye a la gestión técnico-administrativa del trabajo o servicio prestado. El proveedor cuenta con personal calificado, con experiencia e instrucción básico, aunque suficiente y que no contribuye significativamente a la gestión técnicoadministrativa del trabajo o servicio prestado. El proveedor no cuenta con personal con la debida calificación para realizar las tareas necesarias tendientes a entregar un trabajo o servicio según los estándares requeridos. Muy Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 16

17 Plazos a. Cumplimiento plazos El proveeedor cumple permanentemente con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Además, en todos los servicios que corresponde, el proveedor cumple siempre con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal. El proveeedor cumple usualmente con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Además, en todos los servicios que corresponde, el proveedor cumple usualmente con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal. Si hay retrasos, son menores y corrige espontáneamente. El proveeedor cumple con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio, aunque puede presentar ocasionalmente retrasos que logra compensar. Además, en todos los servicios que corresponde, aunque el proveedor cumple en general con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal, puede presentar retrasos que debe compensar. Se requiere control permanente y las mejoras son evidentemente posibles. El proveeedor no cumple con los plazos o cumple en forma irregular en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Además, en todos los servicios que corresponde, el proveedor no cumple oportunamente con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal,. Se requiere control intenso y permanente por parte del administrador del contrato. Muy Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 17

18 b. Programación del trabajo El proveeedor hace una programación formal de los trabajos o servicios realizados, siendo demostrable y logrando un uso eficiente y eficaz de los recursos, permitiendo una respuesta, a los clientes internos, dentro de los plazos establecidos. El proveeedor hace una programación formal de los trabajos o servicios realizados, lo que permite un uso adecuado de los recursos, que, sin ser óptimo, entrega una respuesta dentro de los plazos establecidos. El proveeedor hace una programación informal de los trabajos o servicios realizados, que no perjudica de manera importante la entrega del servicio, pero en la que son evidentes las posibilidades de mejora. Esta programación precaria, de todas maneras, permite una entrega dentro de plazos aceptables, aunque no siempre dentro de lo programado. No existe programación de los trabajos o servicios realizados, o éstos se ejecutan sin utilizar programación, de manera improvisada, lo que no permite satisfacer los requerimientos internos. La falta de programación causa demoras que afectan la operación o la calidad del servicio. Muy Aspectos Administrativos a. Cumplimiento laboral y administrativo El proveeedor cumple en forma estricta y oportuna con el orden administrativo, es riguroso en el cumplimiento de plazos y en la calidad en la presentación de la documentación. El proveeedor cumple razonablemente con el orden administrativo, es preciso en el cumplimiento de plazos y calidad en la presentación de la documentación. Ocasionalmente puede haber fallas o atrasos menores que son corregidos espontáneamente. El proveeedor cumple suficientemente con el orden administrativo, el cumplimiento de plazos y la calidad en la presentación de la documentación. Puede haber fallas o atrasos que son corregidos cuando se le indican. El proveeedor no cumple con el orden administrativo, cumplimiento de plazos y calidad en la presentación de la documentación o cumple en forma irregular. Muy Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 18

19 b. Conducta interna El proveeedor muestra una conducta intachable, tanto en aspectos personales como laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP El proveeedor muestra una conducta adecuada, en aspectos personales y laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP. Ocasionalmente puede cometer faltas menores, que no afectan la seguridad ni el desarrollo de los servicios y que corrige rápidamente. El proveeedor muestra una conducta usualmente correcta, aunque algo irregular, en aspectos personales y laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP. Ocasionalmente se le ha debido indicar faltas menores, que no han afectado en forma importante la seguridad ni el desarrollo de los servicios y que logra corregir. El proveeedor no muestra una conducta satisfactoria en aspectos personales y/o laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP o bien, su conducta es tan irregular que no permite confiar en su actuar. Muy 4 Operación y gestión a través de Sistema SAP MM Para realizar la evaluación se contará con la transacción ZMM_EVAL_PROVEEDOR, que permitirá llevar a cabo la evaluación, seguimiento y control. Para tal efecto, el sistema despliega distintos tipos de evaluación, lo que estará delimitado por perfiles de usuario. Asimismo, cuenta con perfiles para el acceso a los informes de gestión, y uno específico para el administrador del sistema, según se muestra a continuación: Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 19

20 La ruta de acceso a este sistema es la siguiente: Logística > Gestión de Materiales > Compras > Datos Maestros > Proveedor > Visualización Lista > ZMM_EVAL_PROVEEDOR Para efectos de visualizar la calificación general del proveedor en el Registro de Proveedores, se podrá usar las siguientes transacciones SAP: ZMM_CLAS_PROVEEDORES. La ruta de acceso a esta transacción es la siguiente: Logística > Gestión de Materiales > Compras > Datos Maestros > Proveedor > Eval. Proveedores > ZMM_CLAS_PROVEEDORES MK03 La ruta de acceso a esta transacción es la siguiente: Logística > Gestión de Materiales > Compras > MK03 - Visual.(actual) Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 20

21 5 Diagrama de Flujo BIENES SERVICIOS ETAPAS PROCESO AREA USUARIA AREA DE ABASTECIMIENTO ÁREA DE CONTRATOS ÁREA USUARIA (ADM. CONTRATOS) REQUERIMIENTO Solicitud Compra de Bienes Solicitud Contratación de Servicios PROCESO COMPRA DE BIENES / CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Proceso de Cotización Recepción de Ofertas Adjudicación a Proveedor - Cotiza / Se excusa - No cotiza Proceso de Contratación de Servicios Recepción de Ofertas Adjudicación a Proveedor ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS / INVENTARIOS Recepción Bien (Bodega) Evaluación Cierre Proveedor Comunicación al Proveedor - Cumpl. plazos - Cumpl. Cantidad - Calidad Ejecución del Servicio Crítico; > 1 año? Si Evaluación Parcial Proveedor Evaluación Cierre Proveedor Comunicación al Proveedor No FIN FIN Subgerencia de Aprovisionamiento, Gerencia de Servicios 21

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