Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos

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1 Dcument SOX-BC-CO-NA Prcedimient Recncimient de Ingress Diferids Versión 03 Prcedimient Recncimient de Ingress Diferids EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/ POR PERSONAS NO AUTORIZADAS.

2 Dcument SOX-BC-CO-NA Prcedimient Recncimient de Ingress Diferids Versión 03 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCESO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Diagrama de Prcess Recncimient de Ingress Diferids Tabla Resumen Actividades Prces Recncimient de Ingress Diferids Descripción Actividades Prces Recncimient de Ingress Diferids Preparación de Archivs de Inputs Generación Base de Ingress del Mes Cnslidación de Ingress Preparación Bases para Cálcul Deveng Cálcul de Deveng Ingress Diferids Revisar y ajustar Salds Negativs, cndnacines, facturas, etc Revisión de Resultads Prces de Cálcul Aprbación Prces de Deveng REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN... 11

3 1. INTRODUCCION Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids El presente prcedimient describe las actividades a desarrllar para realizar el prces de deveng y recncimient mensual de ingress en UNAB. 2. OBJETIVO DEL PROCESO Frmalizar las accines, fuentes de infrmación y prtunidad para cumplir cn el recncimient del ingres diferid mensual en UNAB. 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este prces se realiza íntegramente en la Unidad de Cntrl de Gestión de la Dirección General de Cntabilidad y, ls resultads que se btiene sn revisads pr el Directr General de Cntabilidad, y enviads a Servicis Andins (Cntabilidad) para efects de realizar la imputación cntable del recncimient de ingress. Frman parte del prces de cálcul de deveng de ingress diferids, las actividades de Mantención de Bases Históricas, Generación de Archivs GURFEED de Banner y Carga de Bases en aplicación SQL. 4. GLOSARIO SQL Términ Deveng Lineal Deveng Cash Base Histórica Base Frzads Base Códids Clasificación de Detalle Archivs GURFEED Cicl Alumns Advance Actividad Definición Lenguaje de cnsulta estructurad (SQL pr sus siglas en inglés structured query language) declarativ de acces a bases de dats relacinales que permite especificar diverss tips de peracines en éstas. Deveng btenid mediante la aplicación del mdel SQL para Alumns Activs. Deveng btenid mediante la aplicación del mdel SQL para Alumns Inactivs, per que presentan pags y/ abns de su bligación durante el mes. Base SQL cn dats de ingress diferids acumulads en frma histórica. Existen ds bases de éste tip: Pregrad y Pstgrad. Planilla excel cn dats de Alumns matriculads cn beca Vcación de Maestr y eventualmente trs cm Cajas de Cmpensación. Planilla excel cn detalle de códigs de detalle, cuentas cntables y trs parámetrs utilizads en el prces de deveng. Archiv generad en Sistema Banner que cntiene la infrmación de detalle de las transaccines del mes que serán cargadas en Sistema PSFT Base Banner que cntiene ls cicls pr Alumns y su períd de matrícula. Planilla excel cn algritm que permite clasificar la actividad de un Alumn, se denminan: Activs, Inactivs, Graduad Activ, Graduad

4 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids Inactiv. Fac tres de Devengamient TYBCO Infrmación sbre duración de pstgrads necesaria para prces de cálcul de deveng. Tabla Banner cn infrmación de Centr de Cst, Disciplina Académica, Degree (Nivel) necesarias para cnfeccinar el archiv de imputacines cntables. 5. ROLES / RESPONSABLES Analista de Cntabilidad Mantener Bases Históricas de Deveng. Generar, Validar y Cuadrar infrmación de ingress extraídas desde archivs GURFEED de Banner. Generar emisión de Libr Mayr de la cuenta de ingress diferids en sistema PSFT. Efectuar y validar cuadratura de salds de transaccines GURFEED versus Libr Mayr. Preparar y subir archivs Gurfeed al mdel SQL. Cargar y actualizar tablas de inputs en mdel SQL (Actividad, Cicls). Actualizar tablas mantenedras en mdel SQL (Semanas Deveng Pregrad, Advance, y Factres Pstgrads). Efectuar cnslidación de tablas Histórica y GURFEED en herramienta SQL. Ejecutar script SQL para cálcul de Deveng Mensual. Revisar, validar y cmprbar cálcul de Deveng Mensual. Revisar y ajustar salds Cntables negativs a nivel de Rut/Nivel. Revisar y ajustar deveng de facturas. Revisar y ajustar Códig de Cndnacines. Generar Base Final de Ingress Diferids. Emitir reprte de Deveng Mensual y slicitar V B a Directr General de Cntabilidad. Enviar a Servicis Andins, a través de carpeta cmpartida, archiv de deveng final, una vez btenid el V B del Directr General de Cntabilidad. Directr General de Cntabilidad UNAB Recibir reprte y archiv de cálcul de Deveng Mensual. Revisar y aprbar cálcul de Deveng Mensual. Ntificar mediante slicitud de ticket de servici a la Mesa de Servicis de SSC, la cntabilización del deveng mensual. Cntabilidad SSC Recibir ntificación de ticket para registr de Ingress Diferids desde Mesa de Servicis de SSC. Efectuar imputación en sistema cntable vía ingres manual de transacción. Ntificar y enviar vucher de registr a Dirección de Cntabilidad de UNAB. Realizar cierre de ticket de servici.

5 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Dcument Manual de Prcedimients Prces de Devengamient de Ingress Descripción describe las principales etapas e inputs cnsiderads en el prces de cálcul del deveng mensual de ingress percibids pr la Universidad

6 DIRECTOR DE CONTABILIDAD ANALISTA DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA Unidad Dcument SOX-BC-CO-NA Prcedimient Recncimient de Ingress Diferids Versión DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 Diagrama de Prcess Recncimient de Ingress Diferids PROCESO RECONOCIMIENTO DE INGRESOS DIFERIDOS Fase BASE HISTÓRICA BASE FORZADOS BANNER Archiv Final Deveng mes anterir Preparar de Bases CLASIFICACIÓN DETALLE Actualizar Bases + Identificar Generar Archiv transaccines del GURFEED mes Generar Libr Mayr Cuenta Ing. Diferids + Cuadrar Salds REPROCESAR NO Salds cuadrads? SI Crregir descuadratura NO Revisar y crregir prces Prces crrect? PEOPLE SOFT SI Generar Archiv Final Cnslidación de Bases Cálcul Deveng Emitir Reprte Resumen SI + SQL + TYBCO BASE HISTÓRICA CÓDIGOS DE DETALLE FACTORES DE DEVENGO BENNER INGRESOS DIFERIDOS DEL MES BASE FORZADOS CICLOS ADVANCE Generar Reprte Final Revisar Reprte Resumen Reprte Aprbad? Revisar Archiv CONTABILIDAD SSC NO Archiv crrect? SI Slicitar Cntabilización a Servicis Andins Rescatar Archiv e Imputar Transaccines Cntables Revisar ingress y crdinar crrecines NO PEOPLE SOFT

7 Dcument SOX-BC-CO-NA Prcedimient Recncimient de Ingress Diferids Versión Tabla Resumen Actividades Prces Recncimient de Ingress Diferids N Actividad Respnsable Peridicidad 1 Preparación de Archivs de Input Analista de Cntabilidad Mensual 2 Generación Base de Ingress del Mes Analista de Cntabilidad Mensual 3 Cnslidación de Ingress Analista de Cntabilidad Mensual 4 Preparación Bases Cálcul Deveng Analista de Cntabilidad Mensual 5 Cálcul Deveng Ingress Diferids Analista de Cntabilidad Mensual 6 Revisar y ajustar Salds Negativs, cndnacines, facturas, etc. Analista de Cntabilidad Mensual 7 Revisión Resultads Prces de Cálcul Analista de Cntabilidad Mensual 8 Aprbación Prces de Deveng Directr General de Cntabilidad UNAB Mensual 9 Cntabilización Deveng Cntabilidad SSC Mensual 7.3 Descripción Actividades Prces Recncimient de Ingress Diferids Preparación de Archivs de Inputs Para iniciar el prces de cálcul y recncimient de ingress diferids del mes, Analista de Cntabilidad debe realizar la preparación de las bases que serán utilizadas en la ejecución del mdel en SQL. Tds ls cálculs y cnslidación de dats que se realizan durante el prces, están referids a nivel individual, vale decir, calculads y agrupads para cada un de ls RUT de las distintas bases a utilizar. Para el prces de preparación de bases, Analista de Cntabilidad debe realizar las siguientes actividades: Actualización de Bases Históricas Pregrad Pstgrad Advance Actualización Base Excepción Alumns Becads Vcación de Maestr, y eventualmente trs alumns excepcinads. Actualización Base Clasificación Códigs de detalle. Para actualizar planilla de Clasificación de Detalle, Analista de Cntabilidad debe realizar las siguientes actividades: Abrir Planilla Clasificación Detalle Excel Abrir Archiv GURFEED del mes Excel Cmparar códigs de detalle de ambas planillas Identificar nuevs códigs Existen en GURFEED y n en Clasificación Detalle. Incrpra nuevs códigs en planilla Códigs Clasificación de Detalle:

8 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids Detail Cde Glsa Tip Cuenta Resultad Cuenta A Activ / Pasiv Cuenta B Activ / Pasiv Una vez realizadas las actualizacines en la base Códigs Clasificación de detalle, esta se sube al servidr SQL Generación Base de Ingress del Mes Para cnfeccinar la base de ingress del mes, Analista de Cntabilidad debe realizar las siguientes actividades: Generar archivs en Banner denminads GURFEED Este archiv cntiene tdas las transaccines de ingres diferids de ls Alumns para un día determinad. Debe generar un archiv pr cada día del mes. Cnslidar GURFEED cargar a base SQL, el detalle de transaccines de tds ls archivs GURFEED generads. Generar Mayr de la cuenta de ingress diferids desde PSFT. Verificar sald final de transaccines cnslidadas, pr día, en planilla excel cn sald cuenta de PSFT. Identificar diferencias y realizar prces de crrección, ya sea en planilla, en prces GURFEED cn prblemas (Si es GURFEED, se debe realizar a través de Cntabilidad). Una vez terminada la cuadratura de salds de la planilla de ingress del mes, Analista de Cntabilidad debe incrprar ls dats de las siguientes bases: Códigs de Actividad Se btiene desde Servidr Qlikview (Generada pr un mdel QV). Activ Inactiv Nmbre del Alumn Códig de Carrera del Alumn Nmbre de Carrera Sede Nivel Para determinar la cndición de Activ Inactiv, se cnsideran ls siguientes elements: Últim estad académic del Alumn. Última fecha de matrícula del Alumn. Última fecha de tma de rams del Alumn. Tabla Banner (Base TIBCO) Se btiene desde Mantenedr Base TIBCO. Centr de Cst Disciplina Académica (Chartfield) Nivel (Degree)

9 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids Finalmente, graba archiv y se deja dispnible en Servidr Finanzas, mdel Sql Cnslidación de Ingress Analista de Cntabilidad, a través de una aplicación de SQL, prcede a efectuar el prces de cnslidación de ingress en las bases históricas. Dich prces cnsiste en adicinar a la base histórica, ls salds prvenientes de la base cnslidada de ls archivs GURFEED. Para ls cual, realiza las siguientes actividades: Ingresa a base SQL y extrae de la carpeta cmpartida las siguientes bases: Base Histórica Pregrad y Pstgrad Cnslidación de Archivs GURFEED del mes. Ejecuta Script SQL que permite realizar la cnslidación de dats de las bases históricas y planilla de ingress del mes identificand el rigen de la transacción: Nivel Pregrad, Advance, Pstgrad A1 Anulación de ingress A2 Anulación de descuents I Ingress D Descuents Finalmente, las transaccines del archiv cnslidad cntendrá tda la infrmación de las transaccines de ingress pr Alumn hasta la fecha de prces Preparación Bases para Cálcul Deveng Para efectuar la preparación de ls dats que serán utilizads en el prces de cálcul de deveng de ingress diferids, el Analista de Cntabilidad debe realizar las siguientes actividades: Obtener desde Mesa de servicis (diariamente), la base denminada Cicls Advance. Obtener desde Mdel Qlikview, la actualización de tds ls alumns de la Universidad, cnstruyend la base de Actividad del mes. Mantener base denminada Excepción Alumns Vcación de Maestr, de acuerd a la infrmación enviada pr Iván Carcam. Mantener base denminada Códigs Clasificación de Detalle. Mantener base denminada Factres Deveng Pstgrad, de acuerd a la infrmación enviada pr el dept. de Pstgrads, dnde envían las fechas de inici y términ de cada Rut-Prgrama. Una vez btenida y actualizada tda la infrmación (bases) necesarias para el prces de cálcul de deveng, se está en cndicines de prceder a la ejecución del Script de Cálcul.

10 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids Cálcul de Deveng Ingress Diferids Teniend presente que tdas las bases y tablas necesarias para la realización del prces de cálcul de deveng se encuentran cuadradas y actualizadas, Analista de Cntabilidad, prcede a la ejecución del Script SQL. Criteris para cálcul de deveng de ingress diferids: Ls principales criteris para realizar el cálcul de deveng de ingress diferids, están determinads pr ls siguientes cncepts: a. Criteri de Cálcul (Ingres Inicial Anulacines / Ttal de semanas anual) * Semanas del mes. b. Actividad Indicadr de actividad académica de ls Alumns (Activ, Inactiv), en dnde: Alumn Activ Es aquel que cumple cn ls requisits de pseer ls siguientes atributs: Últim estad académic activ (Códig Banner = AS) Última fecha de matrícula dentr del rang establecid (últims ds añs cuatr semestres). Fecha última tma de rams dentr del rang establecid. c. Cicls es estudi Ls cicls de estudi estarán determinad según el tip de estudi del Alumn: Pregrad Pstgrad Advance Tips de deveng a aplicar: Deveng lineal Aplica para ls Alumns Activs y se calcula según el criteri de cálcul establecid en el punt a) anterir. Deveng Cash Aplica para Alumns Inactivs per que han presentad pags y/ abns a su bligación durante el mes. Este algritm está determinad de la siguiente manera: Dnde: Max{0; Min(Sc St; Sc Dd)} Sc Sald Cntable Mnt de ingres que queda pr devengar St Sald Teóric Mnt de ingres que debiera quedar Dd Deuda del Alumn Deveng Teóric Algritm que permite nrmalizar ls devengs de ingress de Alumns Inactivs y está determinad de la siguiente frma: (Sald Inicial / Ttal Semanas Anual) * Cantidad de semanas a fecha de crte prces.

11 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids Revisar y ajustar Salds Negativs, cndnacines, facturas, etc. Una vez terminad el prces del cálcul de deveng mensual, se prcede a revisar tds ls salds negativs a nivel de Rut-Nivel, y en ls cass que crrespnde se prcede a ajustar la transacción que prvca el sald negativ. En cuand a las Facturas, cuand crrespnde de acuerd al feedback que se tiene cn Servicis Andins, se prcede a recncer siempre y cuand la factura se encuentre cancelada. En l que cncierne a las cndnacines, estas se encuentran parametrizadas pr el mdel para que sean recncidas en el mes que ingresan, pr l cual una frma de cmprbar es revisar que tdas las transaccines de cndnacines queden saldadas en el respectiv mes. Además cm una frma de cntención, cualquier ajuste que curra que sea slicitad pr la gerencia, se debe realizar en esta sección Revisión de Resultads Prces de Cálcul Una vez terminada la ejecución del prces de cálcul de deveng del mes y realizads ls ajustes manuales, el Analista de Cntabilidad prcede a la revisión de ls resultads. Para ell, se cnsideran elements, tales cm: Mnt calculad mes actual, versus, mnt calculad mes anterir. Seleccinará una muestra equivalente al 5 % de la base de alumns y prcederá a efectuar un recálcul manual para dicha muestra. Finalmente, envía crre al Directr General de Cntabilidad de UNAB, el infrme resumen del prces de cálcul del deveng y la ntificación que el archiv de transaccines se encuentra dispnible en la carpeta cmpartida Aprbación Prces de Deveng El Directr General de Cntabilidad recibe infrme resumen del prces de cálcul del deveng del mes y verifica cnsistencia de ls mnts. El Directr General de Cntabilidad revisa el archiv de Ingres Diferid y, de encntrar incnsistencias, slicita al Analista de Cntabilidad su re-ejecución, en cas cntrari, envía crre al Analista de Cntabilidad en señal de aprbación del prces realizad, y prcede a ntificar mediante ingres de ticket de servici en la Mesa de Servicis de SSC, que archiv de Ingres Diferid se encuentra dispnible para registr cntable en PSFT. Recibida la aprbación del Directr General de Cntabilidad de UNAB al prces de deveng ejecutad, Analista de Cntabilidad prcede a la generación del archiv de transaccines pr Alumn, el cual, será depsitad en la carpeta cmpartida a bjet de que sea utilizad pr Servicis Andins - Cntabilidad en su prces de imputación cntable del deveng de ingress diferids del mes.

12 Dcument SOX-BC-CO-NA Prces Recncimient de Ingress Diferids Una vez realizad el ingres del cmprbante cntable manual slicitad pr UNAB, Servicis Andins - Cntabilidad realizará el cierre del ticket de servici, cn l cual, se generará una ntificación vía mail del ingres exits al Directr General de Cntabilidad de UNAB. 8. REGISTROS Dcument / Registr Bases Utilizadas Bases SQL Infrme Resumen Deveng Slicitud de Ingres (Ticket) Archiv / Vucher Descripción Tdas las bases utilizadas y descritas en el Glsari de este dcument, deben quedar resguardada en las carpetas cmpartidas utilizadas durante el prces. Tdas las bases utilizadas y descritas en el Glsari de este dcument, deben quedar resguardada en las carpetas cmpartidas utilizadas durante el prces. Infrme resumen del prces de cálcul debidamente aprbad pr Directr de Cntabilidad. Frmulari cn detalles de una transacción cnfeccinad pr Usuari Emisr para slicitar su ingres manual al módul de GL de PSFT. Cpia del archiv y/ vucher generad pr Unidad Slicitante. 9. PROTOCOLIZACIÓN