MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE MANTENIMIENTO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE MANTENIMIENTO UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE SU ELABORACION: CENTRO ESTATAL DE CANCEROLOGIA FECHA DE ACTUALIZACION: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 0

2 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN 2 II. OBJETIVO DEL MANUAL 3 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 4 1. Procedimiento para la programación de actividades de mantenimiento preventivos anual para su validación y autorización 5 a) Objetivo del procedimiento. 6 b) Normas de operación. 6 c) Descripción del procedimiento. 7 d) Diagrama de Flujo Procedimientos para mantenimiento de rutina 9 a) Objetivo del procedimiento. 10 b) Normas de operación. 10 c) Descripción del procedimiento. 11 d) Diagrama de Flujo Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario 15 a) Objetivo del procedimiento. 16 b) Normas de operación. c) Descripción del procedimiento. 17 d) Diagrama de Flujo. 19 IV. ANEXOS V. GLOSARIO DE TERMINOS VI. CRÉDITOS DE APROBADO 22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1

3 I. INTRODUCCIÓN El presente manual proporcionará al personal del Área de Mantenimiento del Centro Estatal de Cancerología, tiene como propósito dar a conocer la estructura, objetivos y funciones del departamento de servicios mantenimiento, como unidad integral a la subdirección administrativa en prestación de servicios de salud a la población abierta y en el cumplimiento de los objetivos señalados por la dirección. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todo lo referente al Departamento de mantenimiento. El manual está dirigido fundamentalmente al personal que labora en el Departamento de mantenimiento. Su consulta permite evitar la duplicidad de funciones: promover la adecuada selección de personal y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus actividades Inicia con Identificación, el Contenido, la introducción, el Objetivo del Manual, Presentación de los procedimientos, Desarrollo de los procedimientos, Nombre y Objetivo del procedimiento, Normas de operación, Descripción del procedimiento, Diagrama de flujo del procedimiento, Formas y guías de llenado, Otros documentos, Glosario de términos y Autorización. En su desarrollo, cada procedimiento, contempla su objetivo específico, las normas de operación, la descripción secuencial de las actividades por cada procedimiento y el diagrama de flujo que muestra la imagen de la ruta a seguir para cada una de las actividades. Por ser un documento de consulta frecuente, el manual deberá permanecer actualizado, lo que hace necesario que cada una de las áreas que integran el Área de mantenimiento, aporten la información necesaria para este propósito, manteniendo actualizados los cambios en los procedimientos que se generen, y las modificaciones que tenga la normatividad aplicable en materia de salud, siendo la Dirección de Planeación el área responsable de llevarla a cabo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2

4 II. OBJETIVO DEL MANUAL Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividades propias de la estructura orgánica del Área de mantenimiento, orientando al persona, sobre la organización y función de cada uno de los niveles jerárquicos que integran el departamento, para facilitando el desarrollo de los procesos y cumplir de la mejor manera con las responsabilidades asignadas al personal, y a su vez optimizar los recursos disponibles. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3

5 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4

6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Procedimiento para la programación de actividades de mantenimiento preventivos anual para su validación y autorización MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5

7 AREA RESPONSABLE: Centro Estatal de Cancerología COORDINACIÓN: Área de Mantenimiento PROCEDIMIENTO: Programación de actividades de mantenimiento preventivos anual para su validación y autorización OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar todas las actividades necesarias programadas para mantener las instalaciones, Bienes Inmuebles, mobiliario y Equipo en condiciones óptimas de operación para garantizar su adecuado funcionamiento y poder brindar un servicio oportuno y confiable. NORMAS DE OPERACIÓN Inicia con la elaboración del Programa Anual de Trabajo del Departamento de Conservación y Mantenimiento Termina con la conformidad o satisfacción del área usuaria. La administración deberá de autorizar y validar las programaciones y sus gastos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

8 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Programación de actividades de mantenimiento preventivos anual para su validación y autorización Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento RESPONSABLE ACT. NUM. Mantenimiento 1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES El encargado de mantenimiento realizara la programación de las actividades de mantenimiento preventivo a la infraestructura, inmueble, mobiliario, equipo médico e industrial. FORMA O DOCUMENTO El encargado de mantenimiento entregara el programa a la administración en copia para su validación y autorización. El encargado de mantenimiento elaborara una hoja de insumos con el material, herramienta, y refacciones para llevar a cabo las tareas programadas en el año. La administración realizara cotización de los materiales de insumos, de los mantenimientos preventivos y correctivos de equipos o mobiliario de mayor delicadeza ya sea médico o de tipo industrial, infraestructura o modificaciones al centro. Contratara a la empresa para dicho servicio. Termina procedimiento. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7

9 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Programación de actividades de mantenimiento preventivos anual para su validación y autorización Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento Mantenimiento INICIO El encargado de mantenimiento realizara la programación de las actividades de mantenimiento preventivo a la infraestructura, inmueble, mobiliario, equipo médico e industrial. 1 2 El encargado de mantenimiento entregara el programa a la administración en copia para su validación y autorización. El encargado de mantenimiento elaborara una hoja de insumos con el material, herramienta, y refacciones para llevar a cabo las tareas programadas en el año. 3 La administración realizara cotización de los materiales de insumos, delos mantenimientos preventivos y correctivos de equipos o mobiliario de mayor delicadeza ya sea médico o de tipo industrial, infraestructura o modificaciones al centro. 4 Contratara a la empresa para dicho servicio. 5 TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

10 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Procedimientos para mantenimiento de rutina MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9

11 AREA RESPONSABLE: Centro Estatal de Cancerología COORDINACIÓN: Área de Mantenimiento PROCEDIMIENTO: Procedimientos para mantenimiento de rutina OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Revisar la programación de actividades y realizar los recorridos de supervisión para mantener en buenas condiciones y detectar a tiempo las posibles averías o fallas que se presenten en los recorridos NORMAS DE OPERACIÓN 1. Realizar diariamente recorridos de supervisión al centro estatal de cancerología 2. La bitácora representa la forma de organizar y controlar la información que corresponde a cada uno de los equipos e instalaciones 3. El mantenimiento o reparación del mobiliario, equipos e instalaciones, solo deberá de ser realizado por personal autorizado y capacitado ya sea del Departamento de Mantenimiento o el contratado para realizar dicho Servicio. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10

12 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Procedimientos para mantenimiento de rutina Centro :Estatal de Cancerología RESPONSABLE Encargado Mantenimiento ACT. NUM Área : Mantenimiento DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Encargado de mantenimiento revisara la programación de actividades de mantenimiento diariamente. El encargado de mantto realizara diariamente recorridos de supervisión para verificar el estado físico y de funcionamiento del equipo, mobiliario e instalaciones del centro estatal de cancerología y anotar en bitácora que se requiera. Realizar actividades generales de limpieza y mantto de los mismos que lo requieran en ese momento (cabina de planta de emergencia, gases medicinales, equipos, inyectores de aire, etc ). Revisar equipos, instalaciones, mobiliarios, infraestructura, en caso que requiera efectuar una reparación al mismo, determinar si conviene la reparación. No conviene la reparación en caso de equipos o mobiliario se da de baja informándole a la administración. Si conviene la reparación, determinar si cuenta con garantía, póliza de servicio o con ninguna de las dos anteriores. Cuenta con garantía, presentar póliza de garantía, y llamar al proveedor para hacer efectiva la garantía. No cuenta con garantía e personal de mantenimiento valora si puede hacer la reparación, no puede se habla a una empresa externa informando a la administración, para su cotización y si es conveniente o no. Se le ase una orden de salida con los datos correspondientes al equipo. FORMA O DOCUMENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11

13 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Procedimientos para mantenimiento de rutina Centro :Estatal de Cancerología RESPONSABLE Encargado Mantenimiento ACT. NUM Área : Mantenimiento DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES La empresa ase la reparación del equipo y lo entrega funcionando en conjunto con el encargado de mantto. Y el usuario, se anota en bitácora de equipo y recibe póliza de servicio o garantía. Si realiza la reparación el personal de mantto lo entrega al funcionando al usuario y le firma la orden de servicio interna se anota en bitácora. Si cuenta con póliza de servicio se le habla a la empresa que dio el servicio de mantto preventivo o correctivo para la reclamación. pasa al paso 8. No cuenta con póliza de servicio o se venció pasa al paso 6 Termina procedimiento. FORMA O DOCUMENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12

14 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Procedimientos para mantenimiento de rutina Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento Mantenimiento INICIO Encargado de mantenimiento revisara la programación de actividades de mantenimiento diariamente. 1 El encargado de mantto realizara diariamente recorridos de supervisión para verificar el estado físico y de funcionamiento del equipo, mobiliario e instalaciones del centro estatal de cancerología y anotar en bitácora que se requiera. 2 3 Realizar actividades generales de limpieza y mantto de los mismos que lo requieran en ese momento (cabina de planta de emergencia, gases medicinales, equipos, inyectores de aire, etc ). Revisar equipos, instalaciones, mobiliarios, infraestructura, en caso que requiera efectuar una reparación al mismo, determinar si conviene la reparación. No conviene la reparación en caso de equipos o mobiliario se da de baja informándole a la administración. 4 5 Si conviene la reparación, determinar si cuenta con garantía, póliza de servicio o con ninguna de las dos anteriores. Cuenta con garantía, presentar póliza de garantía, y llamar al proveedor para hacer efectiva la garantía. A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13

15 DIAGRAMA DE FLUJO SSN FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Procedimientos para mantenimiento de rutina Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento Mantenimiento A No cuenta con garantía e personal de mantenimiento valora si puede hacer la reparación, no puede se habla a una empresa externa informando a la administración, para su cotización y si es conveniente o no. Se le ase una orden de salida con los datos correspondientes al equipo. 6 La empresa ase la reparación del equipo y lo entrega funcionando en conjunto con el encargado de mantto. Y el usuario, se anota en bitácora de equipo y recibe póliza de servicio o garantía. Si realiza la reparación el personal de mantto lo entrega al funcionando al usuario y le firma la orden de servicio interna se anota en bitácora Si cuenta con póliza de servicio se le habla a la empresa que dio el servicio de mantto preventivo o correctivo para la reclamación. pasa al paso No cuenta con póliza de servicio o se venció pasa al paso 6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14 TERMINA

16 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Procedimientos para el mantenimiento correctivo a equipos infraestructura y mobiliario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15

17 AREA RESPONSABLE: Centro Estatal de Cancerología COORDINACIÓN: Área de Mantenimiento PROCEDIMIENTO: Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar el mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos de este centro estatal de cancerología mediante una orden de servicio. Garantizar el funcionamiento óptimo y de esta manera prolongar su vida útil de la infraestructura tales como equipos, mobiliarios, e instalaciones del este centro. NORMAS DE OPERACIÓN 1. solicitar el servicio mediante una orden de servicio para realizar el mantenimiento correctivo o preventivo 2. valorar si se realizará el mantenimiento por el personal propio 3. informar a la administración de las magnitudes de la reparación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16

18 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento RESPONSABLE Encargado Mantenimiento ACT. NUM. 1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibir de forma escrita, verbal o telefónica solicitud de mantto. Para equipos, mobiliario e instalaciones del centro estatal cancerológico. FORMA O DOCUMENTO Registrar los datos del servicio solicitados en la solicitud de servicio (equipo, mobiliario e instalación) Inspeccionar y revisar estado, magnitud del trabajo solicitado. Determinar que el servicio o solicitud se atenderá vía externa o interna, dando indicaciones para que acudan por el equipo, mobiliario o instalación Asignar y girar instrucciones al servidor público externo que cubrirá el servicio o al personal que lo ara internamente. Recibir indicaciones y acudir al área solicitante para atender solicitud y resolver el problema. Verificar el problema y determinar los materiales accesorios o refacciones que requieran para la reparación o corrección Si cuenta con material realizar la operación o corrección No cuenta con material, realizar la gestión para la compra de los materiales o refacciones a la administración. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17

19 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento RESPONSABLE Encargado Mantenimiento ACT. NUM. 10 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Realizar pruebas de funcionamiento con el usuario y cerciórese de la calidad del trabajo FORMA O DOCUMENTO Concluye el trabajo resolviendo el problema y solicitar al usuario firma de conformidad. Recibir formato debidamente firmado por el usuario e informe al titular del departamento de mantenimiento. Archivar la solicitud en el expediente de solicitud de mantto. Termina procedimiento. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

20 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento Mantenimiento INICIO Recibir de forma escrita, verbal o telefónica solicitud de mantto. Para equipos, mobiliario e instalaciones del centro estatal cancerológico. 1 Registrar los datos del servicio solicitados en la solicitud de servicio (equipo, mobiliario e instalación) 2 3 Inspeccionar y revisar estado, magnitud del trabajo solicitado. Determinar que el servicio o solicitud se atenderá vía externa o interna, dando indicaciones para que acudan por el equipo, mobiliario o instalación 4 5 Asignar y girar instrucciones al servidor público externo que cubrirá el servicio o al personal que lo ara internamente. A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 19

21 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento Mantenimiento A Recibir indicaciones y acudir al área solicitante para atender solicitud y resolver el problema. Verificar el problema y determinar los materiales accesorios o refacciones que requieran para la reparación o corrección 6 7 Si cuenta con material realizar la operación o corrección 8 No cuenta con material, realizar la gestión para la compra de los materiales o refacciones a la administración Realizar pruebas de funcionamiento con el usuario y cerciórese de la calidad del trabajo 11 Concluye el trabajo resolviendo el problema y solicitar al usuario firma de conformidad. A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20

22 DIAGRAMA DE FLUJO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE PROCEDIMIENTO: Procedimiento para el mantenimiento correctivo y preventivo a equipos infraestructura y mobiliario Centro :Estatal de Cancerología Área : Mantenimiento Mantenimiento A 12 Recibir formato debidamente firmado por el usuario e informe al titular del departamento de mantenimiento. 13 Archivar la solicitud en el expediente de solicitud de mantto. TERMINA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21

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