El estudio administrativo en un plan de negocios, conlleva a la planeación, organización, dirección y control de los recursos físicos y financieros

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1 Sesión 4 Módulo Administrativo Plan de Negocios

2 Módulo Administrativo El estudio administrativo en un plan de negocios, conlleva a la planeación, organización, dirección y control de los recursos físicos y financieros que serán gestionados por el Talento Humano, para alcanzar los objetivos propuestos. En el se define la estructura organizacional, jerárquica, la cantidad de personas que se requerirán y cuales serán sus funciones y responsabilidades. 2

3 Direccionamiento estratégico El direccionamiento estratégico está directamente ligado al componente filosófico, entendiéndose éste como el pensamiento, el objeto, hacia donde está dirigida la empresa. Este concepto diferencia una empresa de otra, es su norte, es su factor diferenciador. Por lo anterior las empresas definen, una misión, visión, valores corporativos, objetivos y la matriz DOFA.

4 MISIÓN Toda organización tiene un propósito definido a cumplir, la Misión que representa la razón de ser de la empresa, la cual debe responder a tres grandes interrogantes: Quiénes son?, Qué hacen? y el Por qué?. Se enuncian inquietudes como: Qué necesidad de la comunidad se suple, que tipo de clientes se atiende, que tipo de productos o servicios se presenta, que interrelación se tiene con el entorno partiendo del bien o servicio a ofrecer; además puede enunciar el proceso innovador y diferenciador de la empresa.

5 VISIÓN La Visión representa la imagen que tiene la empresa de sí misma y como se ve en escenarios futuros, es decir, la empresa se proyecta en el tiempo de acuerdo a los recursos con que cuenta para alcanzar objetivos y metas propuestos. Es visionar lo que Se espera ser, partiendo de lo que realmente es. Para todos los involucrados en construir empresa, resulta necesario identificar el destino al que se pretende llegar, para establecer responsabilidades y compartir los mismos valores, por ello la visión debe ser lo suficientemente clara y objetiva para que haya un trabajo en equipo y que tenga relación directa con lo formulado.

6 VALORES ORGANIZACIONALES Son las normas, criterios, planteamientos, formas de sentir y de pensar que determinan una forma de actuar. Son principios éticos que marcan la calidad y la intencionalidad de una acción. Los valores en la empresa se establecen para las diferentes instancias de la unidad administrativa, una norma sobre la cual se puedan basar las decisiones que han de tomar los órganos directivos.

7 OBJETIVOS EMPRESARIALES Permiten establecer los planes que tiene la empresa, a corto, mediano y largo plazo. Partiendo de la misión y visión se deben estructurar en la empresa un conjunto de objetivos que la oriente (objetivos específicos) los cuales deben estar bien definidos, de lo contrario corre el riesgo de ir a la deriva y serán las condiciones del momento las que determinen qué se debe hacer frente a las contingencias que presenta el mercado en una economía tan cambiante. Los objetivos deben ser medibles, claros, alcanzables y realizables, en el tiempo estipulado.

8 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL 1. EQUIPO DE TRABAJO Cada integrante tiene unas funciones específicas que le permite desempeñar una serie de actividades y atribuciones, para cumplir con su trabajo, ocupando un cargo y una posición incluida en el organigrama ó estructura organizacional. 2. CULTURA ORGANIZACIONAL Es el resultado del modo de vida y desempeño de los trabajadores, teniendo en cuenta sus necesidades, deseos, valores, creencias y ambiciones, muestra el comportamiento acorde con la relación que se genera entre trabajadores de una entidad. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL U ORGANIGRAMA Es la estructura jerárquica y organizacional de la empresa, estableciendo de manera adecuada las líneas de autoridad y responsabilidad de tareas, acompañado de la elaboración del Manual de funciones, de acuerdo a los perfiles.

9 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL 4. CONTRATACIÓN DE PERSONAL Para un adecuado proceso de contratación de los trabajadores que laborarán en una empresa, es necesario cumplir con los siguientes pasos: A. Reclutamiento Es la búsqueda de candidatos en el mercado laboral. Se puede clasificar en: Externos: cuando pertenecen a otras empresas, agencias de empleos ó personas que actualmente se encuentran sin empleo. Internos: son aquellos que pertenecen a la misma empresa. B. Selección de personal La empresa clasifica, elige y opta por el candidato que tenga el perfil adecuado y reúne los requisitos para el cargo asignado.

10 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL C. Contratación Un contrato de trabajo es la forma de vinculación laboral, se da cuando el empleado realiza una actividad, en un horario o tiempo establecido y recibe una remuneración por la labor. Según la duración puede ser: A término fijo, Por labor contratada, A término indefinido, Por prácticas empresariales (aprendices). Según el tipo puede ser: Verbal, Por escrito

11 PLAN DE NEGOCIO CIUDAD E V. MODULO ADMINISTRATIVO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (Organigrama; equipo directivo; líneas de autoridad; nivel de participación en la Junta Directiva; mecanismos de participación y control). 11

12 Elementos de la Estructura Autoridad Especialización Departamentalización Cadena de Mando Tramo de Control Centralización / Descentralización Formalización

13 Autoridad Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que sean obedecidas. Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados

14 Cuatro Piedras Angulares para Organizar División del Trabajo Departamentalización Jerarquía Coordinación

15 Departamentalización

16 Departamentalización Identificación y clasificación de las actividades. Agrupación de dichas actividades para cumplir los objetivos de la org. Asignación de las actividades a administradores con autoridad para supervisarla. Establecimiento de la coordinación horizontal y vertical.

17 Departamentalización Departamentalización y sus patrones más usados Entender la Departamentalización moderna Entender que no hay un esquema Universal

18 Por Función Empresarial ( Organización Funcional) Empresa SAA Gerencia General Producción Ventas Finanzas

19 Geográfica Empresas de Gran Envergadura Geográficamente dispersas Se aplica, generalmente a las funciones de Producción y Ventas mas no así a Finanzas

20 Por Tipo de Clientes Ej: Los Bancos Bancasa Gerencia General Banca PYME Banca Personal Banca Corporativa Banca Agrícola

21 Procesos Santa Leche Gerencia General Comercialización Producción Finanzas RRHH Líquidos Polvo Planta de Hojalatería Leche Evaporada Leche Condensada Café Instantáneo Leche En Polvo

22 Por Productos ProducLever SAA Gerencia General Escriba aquí el cargo Limpieza Escriba aquí el cargo Belleza Escriba aquí el cargo Ayudin Esponja Verde Humectantes Maquillaje

23 Matricial Chart Title Gerencia General Type title here Función A Función B Función C Función Z Proyecto A Pry B Pry C etc.

24 Matricial La estructura matricial crea líneas dobles de autoridad; generalmente combina departamentalización funcional con la de producto. Cadena de Mando Línea de toma de disiciones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.

25 Tramo de Control o Administrativo Es la respuesta a: Cuántos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.

26 Tramo de Control Cadena de Mando

27 Centralización y Descentralización Hablamos de Centralización o Descentralización cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte.

28 Estructuración de un Puesto Un puesto esta altamente estructurado cuando podemos describir un conjunto finito y claro de actividades rutinarias. Ejemplo: Un trabajador en línea de ensamblaje. Un puesto con tendencia a la inestructuración es aquel que es diverso y que no puede ser descrito en terminos de rutinas claramente definidas. Ejemplo: un investigador.

29 Diseños Organizacionales más comunes Simple Bajo grado de departamentalización, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca formalizació. Burocracia Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especialización, muy formalizada, tareas por departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de control y cadena de mando para la toma de decisiones. Matricial Crea líneas dobles de autoridad, combina la departamentalización funcional con la de producto.

30 PLAN DE NEGOCIO CIUDAD E V. MODULO ADMINISTRATIVO PERFILES DE CARGOS (Para cada cargo definido en el organigrama es necesario determinar las características requeridas en términos de edad, sexo, estudios, experiencias y competencias. Ocasionalmente se definen las funciones del cargo. Todo con el fin de presupuestar el salario a asignar de acuerdo al perfil). NOMBRE DEL CARGO PERFIL (Personal) PERFIL (Profesional) COMPETENCIAS DEL CARGO FUNCIONES DEL CARGO SALARIO 30

31 PLAN DE NEGOCIO CIUDAD E V. MODULO ADMINISTRATIVO MANEJO ADMINISTRATIVO (En este punto se especifica en detalle quienes van a asumir los cargos definidos, sobre todo el rol que desempeñará cada socio en el proyecto y determinar que cargos serán llenados por contratación una vez se tome la decisión de montar el negocio). NOMBRE DEL CARGO CONTRATA CION DE UN SOCIO CONTRATACION DE UN EMPLEADO NOMBRE 31

32 V. MODULO ADMINISTRATIVO PLAN DE NEGOCIO CIUDAD E / Sesión 8 de 10 ENTIDADES DE APOYO (Entidades tanto privadas como oficiales que podrían apoyar el proceso. Evidencie este apoyo diferenciando entidades financieras, estatales y gremiales. Descripción del apoyo para la fase de implementación del negocio y para la etapa de operación del negocio). ENTIDADES LOCALES NACIONALES INTER NACIONALES ENTIDADES ESTATALES ENTIDADES PRIVADAS ESTATALES GREMIALES FINANCIERAS EDUCATIVAS 32

33 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL D. Aplicación Diseño de cargos, elaboración de perfiles, orientación del cargo. E. Compensación Remuneración, beneficios, prestaciones sociales del empleado, beneficios extralegales, etc. F. Desarrollo Entrenamiento, comunicación, capacitación permanente. G. Mantenimiento Crear espacios de higiene, seguridad para garantizar la calidad de vida, disciplina, normas de convivencia, reglamentos internos. H. Evaluación Revisión de tareas para acompañar y revisar las actividades, verificando resultados.

34 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL 5. DESCRIPCIÓN DE CARGOS Se debe describir su contenido, especificando tareas o funciones (qué hace), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). MANUAL DE FUNCIONES Expresa todas las actividades que debe desarrollar un trabajador en determinado cargo, debe contemplar las responsabilidades que están relacionadas con el cargo y su nivel de interacción con otros cargos. ANÁLISIS DEL CARGO En este análisis se involucran las capacidades psicológicas, físicas y sus aptitudes para desempeñar una tarea o actividad en un determinado cargo.

35 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL Análisis del cargo: Conocimientos y experiencia: Educación: primaria, bachillerato, técnico, universitario, especialización, maestría, doctorado, postdoctorado. Experiencia laboral: en qué otras empresas a laborado o en la misma empresa. Requisitos psicológicos: capacidad para trabajar en grupo, grado de socialización, persona equilibrada, entre otros. Requisitos físicos: capacidad para desarrollar determinadas actividades que requieren destreza, concentración, resistencia, reacción, entre otras. Responsabilidad: en lo laboral: cuidado de los activos de la organización, en lo personal: cumplimiento de las tareas asignadas. Condiciones de trabajo: lugar de trabajo donde se realiza la labor. Seguridad: Elementos de protección para realizar las labores asignadas, también se involucran los aspectos ergonómicos.

36 ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Adecuación del individuo al cargo. Capacitación. Promociones. Incentivo salarial por buen desempeño. Mejoramiento de las relaciones humanas. Estímulos. Transferencias. Licencias. Cada empresa puede diseñar su propio modelo de evaluación de desempeño, ya que es diferente para una empresa que comercializa productos, para otra que presta servicios ó para otra que produce bienes.

37 AHORA A COSTEAR PERSONAL DEL PROYECTO En el desarrollo del modulo organizacional, se identifico la necesidad de un personal en todas las áreas para las cuales se encuentra contemplado la ubicación en los cargos, cantidad de personal, dedicación y salario, contemplados. Se tendrán en cuenta aspectos como: Salarios Prestaciones sociales Capacitaciones Inducciones Dotaciones

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