1. Objetivo. 2. Alcance

Transcripción

1 208/03/3 DR-DG-8 de 5 S.E.V Ltda. se encuentra bajo la regulación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada y de acuerdo a la circular externa No 008 del 0 de marzo de 20 y sus complementarias, diseñó e implementó un Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) que permite cumplir con la normatividad y proporcionar a la administración un modus operandi para actuar en caso de presentarse algún suceso relacionado con los temas afines al lavado de activos y la financiación del terrorismo.. Objetivo Establecer los lineamientos en materia de gestión para el control y prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) y que por este medio la empresa sea un actor participe en reducir la posibilidad de introducir recursos provenientes del LA/FT, a través del aprovechamiento de la actividad económica, que afecten de manera directa y/o indirecta al mercado en el que se desempeña la labor empresarial y/o a la sociedad en general. 2. Alcance Esta política es aplicable a todas las actividades vinculadas a la compañía directa o indirectamente: servicios, empleados, socios, directivos, clientes, proveedores y en general a cualquier tercero que haga labor con/para la empresa, a quienes se pondrá en conocimiento sobre los temas aquí expuestos. 3. Ámbito de aplicación Esta Política es aplicable a todos los procesos en los que se presenten factores de riesgo de LA/FT.

2 208/03/3 DR-DG-8 2 de 5 4. Condiciones generales S.E.V Ltda., está comprometida con la lucha contra el lavado de activos y financiación del terrorismo, por lo cual dará estricto cumplimiento a la normatividad establecida y tendrá capacidad de adaptación ante todas las leyes complementarias afines que surjan con el paso del tiempo. S.E.V Ltda., promoverá entre sus colaboradores el estricto rechazo hacia toda actividad que pueda ser vinculada con el desarrollo del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) y ajustará sus métodos comerciales para que estén acordes y supeditados a prevención y control de LA/FT. Cualquier contrato o vínculo de operaciones de negocios con clientes y/o proveedores deberá ajustarse para dar estricto cumplimiento a las políticas planteadas en este documento y/o documentos complementarios al SIPLAFT. Si durante el proceso de verificación de clientes/proveedores antiguos o durante un nuevo proceso contractual se encuentra que hay o hubo vínculos relacionados con el LA/FT, el funcionario responsable del cumplimiento del SIPLAFT deberá evaluar la situación en comité y avisar inmediatamente a las autoridades competentes. Siendo esta una política emitida directamente desde la junta directiva, es responsabilidad y obligación de todos los empleados, socios y accionistas que se apropien de ella y sean actores activos de verificación de su cumplimiento. Este documento de interés general y de obligatorio cumplimiento, por lo tanto hará parte de todos los contratos de prestación de servicios así como de las propuestas que se realicen a nuevos clientes/proveedores. El código de ética hace parte integral de esta política. 5. Riesgos asociados Esta política y en general todos los componentes del SIPLAFT se construyen con el fin de evitar que la empresa incurra en alguno de los siguientes riesgos: Legal El riesgo legal en el que se incurre sería de recibir las sanciones, multas y acciones que indica la ley por incumplir la ordenanza de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y por ser partícipes directos o indirectos de procesos ilícitos que

3 208/03/3 DR-DG-8 3 de 5 van en contra de las normas penales, civiles o fines con LA/FT. En este orden de ideas, todo el capital humano debe conocer a fondo las normas y regulaciones que la compañía ha impuesto en materia de prevención y control de LA/FT y en sus labores deben cumplir las normas que dicta la ley. Reputacional Al incumplir con la normatividad se corre el riesgo de crear mala reputación ante los clientes presentes y futuros, ante el mercado y, en general, ante la sociedad económica que vería a S.E.V Ltda. como una empresa que incumple la ley y que es permeable con acciones incorrectas. Por lo anterior, la empresa podría reducir sus ingresos al perder clientes, perdería la buena trayectoria ante las entidades bancarias por entrar en procesos jurídicos y además podría ser acreedora de sanciones por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. De contagio Este riesgo refleja la posibilidad de pérdida que tiene la empresa por una acción o experiencia ilegal de un tercero que es cliente/proveedor y que se aprovecha de la actividad económica de la empresa para delinquir. Para evitar esto, es completamente necesario que los colaboradores hagan estudios previos de todas las personas naturales y/o jurídicas que tienen relación directa o indirecta con la empresa y, en caso de encontrar actividades sospechosas, avisar inmediatamente a las autoridades. Residual El riesgo residual se refiere a aquel que aún persiste después de haber implementado acciones porque un riesgo nunca puede erradicarse en su totalidad. El riesgo residual que tiene S.E.V Ltda. es de someterse a sanciones penales, civiles y de control que puedan afectar el sano funcionamiento de la empresa y por esto sufrir discriminación empresarial y/o social. 6. Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) Los procedimientos, mecanismos, prácticas y herramientas destinados para prevenir y controlar el LA/FT, así como los actos a seguir en caso de presentarse una operación inusual o sospechosa y la estructura del sistema están descritos en el Manual de Prevención.

4 208/03/3 DR-DG-8 4 de 5 7. Responsable de cumplimiento En S.E.V Ltda. el responsable de cumplimiento de esta política y del manual de prevención será el/la Jefe de Operaciones de Seguridad y su suplente será el/la Asistente comercial a quienes se les dará un entrenamiento y están en la obligación de mantenerse al tanto de los cambios y actualizaciones de las normas relacionadas con LA/FT. 8. Versión y actualización: En orden de realizar estricto cumplimiento a las pautas aquí descritas, una vez aprobada esta política por la gerencia se publicará en la página web y se divulgará entre las personas pertinentes. Cada vez que surja una modificación, se creara una nueva versión y se divulgara del mismo modo. 9. Revisiones y aprobaciones: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Asesor 208/03/3 Gerente General 208/03/3 Gerente General 208/03/3

5 208/03/3 DR-DG-8 5 de 5 0. Glosario Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado. Actividad Económica: Referente al código CIIU 800 Actividades de seguridad privada: Esta clase comprende la prestación de servicios de vigilancia y patrullaje de calles, guardianes en edificios, locales, centros comerciales y otros, prestados por particulares, seguridad relacionada con el transporte público, servicios de recogida y entrega de dinero, facturas u otros artículos de valor con personal y equipo adecuados para protegerlos durante el trayecto. 2 Lavado de activos (LA): Todas las acciones para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito. En la mayoría de los países del mundo ésta conducta es considerada delito y también se conoce como lavado de dinero, blanqueo de capitales, legitimación de capitales, entre otros. 3 Financiación del terrorismo: Apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquéllos que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo. No obstante, es más complicado definir al terrorismo en sí mismo, porque el término puede tener connotaciones políticas, religiosas y nacionales, dependiendo de cada país. 4 Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada: Organismo del orden nacional, de carácter técnico, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional, con autonomía administrativa y financiera. Le corresponde ejercer el control, inspección y vigilancia sobre la industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada. 5 Modus operandi: Expresión latina que significa modo de obrar y se usa para referirse a la manera especial de actuar o trabajar para alcanzar el fin propuesto. 6 RAE 2 Servicios en línea Cámara de Comercio de Bogotá 3 Negocios Responsables y Seguros 4 Unidad de Información y Análisis Financiero 5 Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada 6 RAE