Introducción a la contabilidad. Alberto Romero Zamora

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1 Introducción a la contabilidad Alberto Romero Zamora

2 1ª edición: mayo 2008 Alberto Romero Zamora Fundación Laboral de la Construcción Tornapunta Ediciones, S.L.U. ESPAÑA Av. Alberto Alcocer, 46 B Pª Madrid Tél.: Fax: ISBN: Depósito Legal: LU

3 Introducción a la contabilidad ÍNDICE Introducción 5 UD1 UD2 UD3 UD4 UD5 UD6 UD7 UD8 Objetivos generales del curso 6 El patrimonio de la empresa 7 Los elementos de la contabilidad 23 Unificación de las prácticas contables 41 El ciclo contable: inicio y desarrollo 59 El ciclo contable: finalización 77 Principios contables y cuadro de cuentas 95 Las Cuentas Anuales 115 Diferencias entre el PGC 147 y el PGC de PYMES Anexo I: Fundación de Sociedades 159 Anexo II: Otras formas de Fundación 175 Bibliografía 183 Índice de figuras 185

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5 Introducción INTRODUCCIÓN En este curso se pretende, como señala su título, introducir al alumno en el mundo de la contabilidad. Para ello se realizará un acercamiento a todos los elementos que inciden en la contabilidad para, acto seguido, familiarizar al alumno con su nomenclatura y efectuar una síntesis de los conceptos básicos de la misma. Sin embargo, estos conceptos serán vistos solamente en sus notas básicas para dar una idea global de las formas y los mecanismos contables con la finalidad de proponer estudios más detallados de contabilidad en cursos más avanzados. 5

6 Introducción a la contabilidad OBJETIVOS GENERALES Al finalizar el curso el alumno será capaz de: Conocer los elementos que constituyen el patrimonio de la empresa (bienes, derechos, obligaciones y deudas), así como las partidas que lo forman (activo, pasivo y neto). Estudiar los elementos que utiliza la contabilidad para registrar las operaciones diarias, así como para reflejar fielmente el patrimonio de la empresa y los objetivos perseguidos por la misma. Asimilar la estructura de los Planes Generales de Contabilidad (PGC) y practicar su utilización. Practicar el manejo de su Plan de Cuentas. Diferenciar las fases del proceso contable a lo largo de un ejercicio económico. Conocer los pasos que hay que seguir para el cierre de la contabilidad. Conocer los modelos de las Cuentas Anuales. Comenzar la elaboración de la contabilidad de una empresa estudiando, mediante supuestos prácticos, los distintos sistemas de fundación de entidades en nuestro país. 6 Conocer las principales diferencias entre el PGC y el PGC de pequeñas y medianas empresas (PYMES).

7 El patrimonio de la empresa UD1 ÍNDICE Objetivos 8 Mapa conceptual Introducción El patrimonio Situaciones patrimoniales 15 Resumen 19 Terminología 21

8 UD1 Introducción a la contabilidad OBJETIVOS Al finalizar esta Unidad Didáctica, el alumno será capaz de: Conocer el origen y la finalidad de la contabilidad. Tomar conciencia de la composición del patrimonio de una empresa. 8

9 El patrimonio de la empresa UD1 MAPA CONCEPTUAL Patrimonio - Estructura económica: activo - Estructura financiera: pasivo - Recursos propios - Recursos ajenos o pasivo exigible - Estabilidad máxima Situaciones patrimoniales - Estable o normal - Inestable - Inestabilidad máxima 9

10 UD1 Introducción a la contabilidad 1.1 INTRODUCCIÓN La contabilidad tiene sus orígenes en las sociedades primitivas, cuando sólo perseguía la anotación de determinadas transacciones (trueques) por la dificultad que suponía memorizarlas cuando sobrepasaban una determinada cantidad, de manera que se hizo necesaria la utilización de signos que reflejaran aquello que se debía y lo que debía recibirse. Con el paso del tiempo y el desarrollo comercial, esas originarias tareas contables han ido adquiriendo mayor complejidad y precisión hasta convertirse en el sistema de contabilidad que hoy día está implantado y que podría definirse como "la técnica que tiene por finalidad reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a través de la anotación de todas las operaciones realizadas en la misma". Esta información contable se refleja en las llamadas "Cuentas Anuales", también denominadas "estados contables" o "estados financieros". Recuerda El fin de la contabilidad es reflejar la imagen fiel del patrimonio a través de las Cuentas Anuales. Las Cuentas Anuales, de las que hablaremos más detenidamente en una Unidad Didáctica posterior, están compuestas por: - El balance: es el documento que representa la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado La cuenta de "pérdidas y ganancias": es el documento que informa de los beneficios o de las pérdidas de la empresa por la diferencia entre los ingresos y los gastos de la misma.

11 El patrimonio de la empresa UD1 - El estado de cambios en el patrimonio neto: básicamente puede definirse como el documento que recoge los cambios habidos en las aportaciones de empresarios y socios (capital) y en los beneficios generados por la empresa y que no han sido retirados por los propietarios (reservas). - El estado de flujos de efectivo: si bien no es obligatorio para todas las empresas, básicamente puede definirse como el documento que informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes (es decir, el dinero depositado en la caja de la empresa o en el banco, etc.) e indica su variación en el ejercicio. - La memoria: es el documento que aporta aclaraciones y datos complementarios sobre la información contenida en los otros documentos que integran las Cuentas Anuales. La denominación de "Cuentas Anuales" se debe a que se formulan una vez al año, al terminar el ejercicio económico, el cual tiene una duración de 12 meses consecutivos, que pueden coincidir o no con el año natural. Pues bien: una vez entendido que las Cuentas Anuales deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, hay que intentar comprender el significado de esta última expresión. Por "imagen fiel del patrimonio" se entiende que las Cuentas Anuales deben estar formuladas de manera imparcial y objetiva y sobre la base de cifras exactas cuando ello sea posible, de modo que el mensaje contenido en las mismas sea fiable tanto para la empresa como para los terceros relacionados con la misma. Las Cuentas Anuales están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Recuerda 11

12 UD1 Introducción a la contabilidad 1.2 EL PATRIMONIO La relevancia del concepto de "patrimonio" parte, precisamente, del hecho de que uno de los objetivos fundamentales que persigue la contabilidad es el estudio del patrimonio y su posterior análisis. Se entiende por patrimonio el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales la empresa puede cumplir sus fines. El conjunto de bienes y derechos que pertenecen a la empresa se denomina "estructura económica" y el conjunto de obligaciones a las que tiene que hacer frente es la "estructura financiera". Ahora vamos a definir qué se entiende por bienes, derechos y obligaciones, que son lo que comúnmente denominaremos "elementos patrimoniales". Los bienes son los elementos físicos propiedad de la empresa, como mobiliario, ordenadores, etc., conocidos como "inmovilizado". Los derechos básicamente suponen un compromiso de terceros frente a la empresa; es un claro ejemplo el de los clientes que adeudan cantidades a la empresa por ventas aún no cobradas. Así pues, la contabilidad distingue en el patrimonio dos partes bien diferenciadas: La estructura económica o activo Está constituida por los bienes y derechos que son propiedad de la empresa y que constituyen sus medios de actuación La estructura financiera o pasivo Está constituida por las fuentes de financiación o deudas contraídas por la empresa que han posibilitado esas inversiones. En este sentido, podemos concluir que el patrimonio está constituido por bienes, derechos y deudas. Como ejemplos de bienes podemos citar los edificios, los vehículos, el mobiliario y los géneros o mercancías que están en el almacén. 12 Por su parte, ejemplos de derechos son el dinero que nos deben los clientes y las facturas pendientes de cobrar, mientras que ejemplos de deudas son los préstamos bancarios o el dinero que se debe a la Seguridad Social.

13 El patrimonio de la empresa UD1 Estos elementos que componen el patrimonio deben estar coordinados adecuadamente para el logro de los fines de la empresa y valorados en la misma unidad monetaria como característica de homogeneidad. Llegados a este punto, hemos de hacer una división en la estructura financiera (pasivo) de la empresa basándonos en el origen de la financiación distinguiendo dos partes: recursos propios y recursos ajenos. a. Recursos propios Son las aportaciones de empresarios y socios (capital) y los beneficios generados por la empresa que no han sido retirados por los propietarios y que quedan recogidos en la partida de reservas. A todo esto se le conoce como "neto patrimonial" o "pasivo no exigible". b. Recursos ajenos o pasivo exigible Los recursos ajenos se componen de recursos financieros obtenidos por la empresa de fuentes ajenas a la misma, como las entidades bancarias. ACTIVO NETO PATRIMONIAL PASIVO EXIGIBLE Figura 1. Representación gráfica del patrimonio de una empresa La base del sistema contable parte del hecho de que el total de bienes de una empresa es igual a las deudas o los recursos obtenidos, por lo que se acepta la ecuación: ACTIVO = PASIVO + NETO 13

14 UD1 Introducción a la contabilidad Ejemplo Supongamos que constituimos una empresa aportando inicialmente de nuestro bolsillo euros. Con este dinero compramos una máquina valorada en euros, muebles para la oficina por valor de euros y tres ordenadores que nos han costado euros y guardamos el dinero que nos ha sobrado en el banco. También compramos un vehículo, valorado en euros, para lo cual hemos solicitado al banco un préstamo por el mismo importe. Así pues, el patrimonio de la empresa estará constituido por los siguientes elementos: - Aportación inicial Máquina Muebles Ordenadores Dinero en el banco Préstamo del banco Vehículo Agrupando estos elementos según su naturaleza, sabremos de cuáles está compuesta cada masa patrimonial: - ACTIVO: bienes y derechos propiedad de la empresa: - Máquina Muebles Ordenadores Dinero en el banco Vehículo PASIVO: deudas u obligaciones pendientes de pago que proceden de financiación ajena a la empresa: Préstamo del banco NETO: recursos financieros aportados por los socios de la empresa: 14 Aportación inicial

15 El patrimonio de la empresa UD1 ACTIVO PASIVO Ejemplo Máquina Muebles Ordenadores Dinero en el banco Vehículo Aportación del empresario Deudas con el banco Figura 2. Representación del patrimonio de la empresa a través del balance Se cumple así la ecuación ACTIVO = PASIVO + NETO ( = ) El patrimonio está compuesto por los bienes y derechos (activo), por un lado, y por las deudas u obligaciones de pago (pasivo y neto), por otro. Recuerda 1.3 SITUACIONES PATRIMONIALES El equilibrio patrimonial de una empresa viene determinado por la posición que adoptan los elementos que constituyen el patrimonio y, como sabemos, el balance ha de estar siempre equilibrado. Sin embargo, existen diversas situaciones patrimoniales que no coinciden con el esquema que acabamos de estudiar; vamos a realizar un análisis de las mismas Situación de estabilidad máxima ACTIVO NETO Figura 3. Situación de estabilidad máxima Es aquella situación en la que el activo está financiado íntegramente con fondos propios, es decir, no existen deudas con terceros ajenos a la empresa. Esta situación se produce normalmente cuando se constituye la empresa. 15

16 UD1 Introducción a la contabilidad Ejemplo ACTIVO NETO PATRIMONIAL Vehículo Muebles de oficina Dinero en el banco TOTAL ACTIVO Aportación socios TOTAL PASIVO Figura 4. Ejemplo activo/neto patrimonial Situación estable o normal ACTIVO NETO PASIVO EXIGIBLE Figura 5. Situación estable o normal En este caso la entidad está siendo financiada por los recursos propios que posee y por recursos ajenos y el valor del activo es superior a las deudas con terceros. Ejemplo ACTIVO Terrenos Maquinaria Géneros en el almacén TOTAL ACTIVO PASIVO Aportación de los socios Préstamo de otra empresa TOTAL PASIVO Figura 6. Activo/pasivo de una situación estable Situación inestable ACTIVO PASIVO EXIGIBLE Figura 7. Situación inestable 16

17 El patrimonio de la empresa UD1 Se produce cuando no existen recursos propios suficientes y todo el activo está financiado con recursos ajenos, por lo que puede haber problemas de liquidez para hacer frente a las deudas de la empresa. ACTIVO Vehículos Géneros en el almacén Edificio TOTAL ACTIVO PASIVO Préstamos del banco Préstamos de otra empresa TOTAL PASIVO Ejemplo Figura 8. Activo/pasivo de una situación inestable Situación de inestabilidad máxima ACTIVO Activo ficticio NETO PASIVO Figura 9. Situación de inestabilidad máxima Se produce cuando una parte del activo carece de valor (activo ficticio), de manera que el total de bienes y derechos de la empresa tiene un valor inferior al de las deudas de la misma con terceros. El activo ficticio está formado por aquellas partidas que figuran en el activo del balance pero con las cuales la empresa no puede hacer frente a las posibles deudas, ya que no tienen ningún valor, puesto que no son bienes o derechos propiedad de la misma. ACTIVO Terrenos Géneros en el almacén Activo ficticio TOTAL ACTIVO PASIVO Aportación de los socios Préstamo del banco Préstamo de otra empresa TOTAL PASIVO Ejemplo Figura 10. Activo/pasivo de una situación de inestabilidad máxima Así, el activo ( ) es menor que las deudas con terceros ( ). 17

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19 El patrimonio de la empresa UD1 RESUMEN El fin de la contabilidad es reflejar la imagen fiel del patrimonio a través de las Cuentas Anuales. Las Cuentas Anuales están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. El patrimonio está compuesto por los bienes y derechos (activo), por un lado, y por las deudas u obligaciones de pago (pasivo y neto), por otro. 19

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21 El patrimonio de la empresa UD1 TERMINOLOGÍA Activo: Conjunto de bienes y derechos propiedad de una empresa. Activo del Balance: Parte de un documento contable, que recoge los bienes y derechos de cobro propiedad de la empresa. Activo Ficticio: Bienes y derechos de cobro propiedad de la empresa, pero que carecen de valor. Contabilidad: Técnica que tiene por finalidad reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a través de la anotación de todas las operaciones realizadas en la misma. Cuenta: Instrumento contable utilizado para medir y represetar los elementos del patrimonio de una empresa. Cuentas Anuales: Documentos contables que se elaboran una vez al año. Estructura económica: Bienes y derechos que son propiedad de la empresa. 21

22 UD1 Introducción a la contabilidad Estructura financiera: Fuentes de financiación de la empresa, como los préstamos bancarios. Inmovilizado: Bienes y derechos que se encuentran en la empresa con ánimo de permanencia. Neto patrimonial o pasivo no exigible: Aportaciones de empresarios y socios (capital) y beneficios generados por la empresa que no han sido retirados por los propietarios. Pasivo: Conjunto de deudas y obligaciones de pago de una empresa. Patrimonio: Conjunto de bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a una unidad económica. Resultados: Estado y consecuencia de un hecho, operación o deliberación. Situación financiera: Estado de la financiación de la empresa, como pueden ser los préstamos bancarios. Trueque: Intercambio de una mercancía por otra. 22

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