Vicerrectoría Económica Dirección General de Contabilidad

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1 Manual de Provisiones Contables Procure to Pay EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS 1

2 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION Determinación de Provisiones de Gastos... 3 Provisiones de Gastos de Directores Administrativos... 3 Provisiones de gastos ORD... 4 Provisiones de gastos Voucher Ingresados Posterior... 5 Provisiones de gastos Órdenes de Compra con recepción (PO)... 7 Provisiones Extras (propuestas por contabilidad) Revisión de las provisiones solicitadas y consolidación de la provisión final PROTOCOLIZACIÓN INTRODUCCION El proceso consiste en dejar provisionado en el balance y reconocido en el estado de resultados aquellos gastos que están en proceso de transición para su contabilización, y que no alcanzan a ser procesados a la fecha de cierre contable de cada mes, o los bienes que han sido prestados o servicios recibidos para los cuáles no se ha recibido todavía la factura o boleta de honorarios. Todas estas provisiones son realizadas con reverso automático al mes siguiente. Este manual detalla metodologías utilizadas para realizar los siguientes tipos de provisiones: Provisiones de gastos de Directores Administrativos Provisiones de gastos ORD Provisiones de gasto voucher ingresados posterior Provisiones de Órdenes de Compra con Recepción (PO) Provisiones Extras (propuestas por contabilidad) 2

3 2. Determinación de Provisiones de Gastos Provisiones de Gastos de Directores Administrativos Corresponde a la propuesta de todos los documentos que, al término de la fecha indicada en el calendario de cierre, se encuentren en poder de los Directores Administrativos, y que no hayan sido enviados a la ORD. El proceso se inicia con el envío del calendario de cierre del mes por el Director General a cada Director Administrativo a partir del cual cada uno de ellos informa los gastos a provisionar por su Unidad. Director Administrativo deberá enviar esta información a Jefe (con copia al Director General ) en fecha que se indica en el calendario de cierre. El Jefe consolida toda la información recibida vía correo electrónico en una planilla Excel ( año-mes-provisión de gasto.xls, hoja DA, ver imagen) y verifica que todos los Directores Administrativos hayan realizado el envío de sus provisiones. 3

4 En su revisión realiza los siguientes ajustes a la planilla de cálculo: Agrega columna De (emisor), donde se indica el nombre del Director Administrativo. Agrega columna Largo, donde verifica que el largo de los RUT es igual a 10. Si se detecta que algún RUT no cumple esta regla (menor a ) se completa con ceros a la izquierda. Agrega una columna CP$ Propuesta donde verifica que todas las cuentas con número mayor a correspondan a cuentas de resultado. Agrega una columna CP$ Provisión donde repite el valor de la columna CP$ Propuesta. Agrega una columna Usa AC donde verifica a través de fórmula el uso del Activity Code. Agrega una columna AC donde busca en otra hoja el número del Activity Code. En la siguiente imagen se aprecian todas las columnas de trabajo: Si detecta una posible ausencia de envío de información, enviará un correo electrónico informando que no se ha recibido información e indica plazo último para recepción de solicitud de provisión. Los montos propuestos para provisión serán validados según el punto 7. Provisiones de gastos ORD Esta provisión corresponde a todos los documentos que se encuentran en poder de la ORD que tienen fecha anterior o igual al último día del mes que se está cerrando y, que al día de corte establecido en el calendario de cierre, no han sido enviados a Servicios Andinos para su registro. El proceso se inicia con el envío de un correo electrónico adjuntando plantilla tipo (ver imagen) enviado por el Director General al Jefe de ORD, solicitando informar los documentos enviados a Servicios Andinos vía sistema On Base con fecha posterior a la fecha de corte (On Base) cuya fecha de emisión corresponda a períodos anteriores. El jefe de la ORD envía la información solicitada al Jefe (con copia al Director General de Contabilidad) en la fecha que se indica en el detalle del mensaje. El Jefe copia la información recibida vía correo electrónico en una planilla Excel ( año-mesprovisión de gasto.xls, hoja ORD, ver imagen). Los campos considerados para seleccionar la información que será utilizada para la propuesta de provisión son los siguientes: RUT, Nombre Proveedor, Número de Documento, Monto, Moneda y Fecha de Documento. 4

5 Se debe agregar las siguientes columnas: Agrega columna Largo, donde verifica que el largo de los RUT es igual a 10. Si se detecta que algún RUT no cumple esta regla (menor a ) se completa con ceros a la izquierda. Agrega columna aaaa-mm, donde concatena el año y mes a partir de Fecha Documento Agrega columna CLP$, donde respecto a Moneda convierte el valor de Monto a pesos chilenos. En la siguiente imagen se aprecian todas las columnas de trabajo: Los montos propuestos para provisión serán validados según el punto 7. Provisiones de gastos Voucher Ingresados Posterior Esta provisión corresponde a todos los documentos ingresados en AP en el mes contable siguiente, que tienen fecha de emisión del mes que se está cerrando o anteriores. El proceso consiste en la generación de información por parte del Jefe en la fecha de cálculo de provisión. La base de esta provisión es generada desde el Sistema Contable PSOFT mediante una Query según la siguiente ruta: Debe seleccionar la Query CHL_AP_APY1010_VOUCHER_REGISTR. Considérese como referencia la siguiente imagen de pantalla: Una vez ejecutada la Query se trabaja sobre el archivo Excel generado debiendo tener especial cuidado en verificar que la información resultante sea legible y que no exista información desfasada de columnas o cualquier otra inconsistencia. En caso de detectarse alguno de estos problemas deberá normalizar aplicando las funciones propias de Excel. 5

6 Se debe agregar las siguientes columnas: Agrega columna $Bruto, donde a partir del tipo de documento, se determina el valor bruto de la partida. Agrega columna Año-Mes (Fact), donde se concatena a partir de fecha el año y mes del documento. Agrega columna Tipo Cuenta, donde se verifica que todas las cuentas con número mayor a sean correspondientes a resultado. En la siguiente imagen se aprecian todas las columnas de trabajo: Normalizado el archivo, el Jefe para poder generar la provisión, deberá filtrar aquellos campos que cumplan en forma simultánea las siguientes condiciones: Estado sea Contabilizado. Fecha de contabilizado posterior a la Fecha de cierre. Por ejemplo: Si nos encontramos en fecha de cierre = Diciembre, corresponde a fecha de contabilizado = Enero. Año-mes de la fecha de emisión del documento <= Mes año correspondiente al cierre. Por ejemplo: Si nos encontramos en fecha de cierre = Diciembre, sólo filtrará los documentos con fecha de emisión Diciembre y anteriores. La información resultante de la ejecución de este filtro se envía al Director General vía correo electrónico para su revisión y validación. Si el archivo recibido y revisado por el Director General es validado, entonces envía correo electrónico a la mesa de servicio de Servicios Andinos solicitando su contabilización. La provisión solicitada será agregada al archivo consolidado de provisiones según se indica en el punto 7 y servirá de antecedente para las provisiones a realizar. 6

7 Provisiones de gastos Órdenes de Compra con recepción (PO) Esta provisión corresponde a todas las Órdenes de Compra que se encuentran con los bienes o servicios recepcionados en PSOFT, pero que no se ha recibido todavía la factura o boleta respectiva. El proceso consiste en la generación de información para la provisión de Órdenes de compra con recepción por parte del Jefe y se inicia verificando que Servicios Andinos haya corrido el proceso de órdenes de compra (OC). En caso de que no haya ocurrido se deberá coordinar con Servicios Andinos que este proceso sea ejecutado. Una vez ya corrido el proceso de OC por parte de Servicios Andinos, procede a generar reportes a partir de las siguientes Querys ejecutadas desde el sistema PeopleSoft según la siguiente ruta: Query para Órdenes de Compra con Voucher: CHL_PO_RECEP_NO_PROVISIONADAS Query para Órdenes de Compra sin Voucher: CHL_PO_DETALLE_PROVISION Una vez extraídos los reportes en Excel a partir de las Querys mencionadas, se ejecutan Tablas Dinámicas para filtrar la información que corresponda a las cuentas contables de resultado, según se indica a continuación: Query Órdenes de Compra sin voucher, filtrar por: Fecha contable = último día calendario del mes Cuenta contable = Cuentas de resultado perdida 7

8 A modo de referencia, ver la siguiente imagen donde se visualiza los campos utilizados para trabajar la tabla dinámica: Query Órdenes de Compra con voucher, filtrar por: Cuenta contable = Cuentas de resultado perdida A modo de referencia, ver la siguiente imagen donde se visualiza los campos utilizados para trabajar la tabla dinámica: Para poder determinar la provisión sin voucher se aplica una fórmula de búsqueda utilizando como criterio el número de recepción, luego la sumatoria de los valores obtenidos a partir de esta fórmula constituye la provisión. El Jefe de contabilidad envía el reporte generado (provisión Órdenes de Compra con Recepción) al Director General. El Director General revisa y valida la información enviada. Si tiene observaciones, el Jefe de Contabilidad repetirá la operación y enviará nuevamente a revisión y validación la información corregida. Una vez validado, el Director General enviará un a la mesa de servicio de Servicios 8

9 Andinos solicitando realizar la provisión indicada en registro (que se envía adjunto) por concepto de provisión de PO con recepción. La provisión solicitada será agregada al archivo consolidado de provisiones según se indica en el punto 7 y servirá para de antecedente para las provisiones a realizar. Provisiones Extras (propuestas por contabilidad) El proceso consiste en la generación de información para la provisión de gastos extras por parte del Jefe de Contabilidad y se inicia una vez que las provisiones de gastos indicadas en los puntos anteriores ya han sido ingresadas a la planilla de cálculo año-mes-provisión de gasto.xls, en sus respectivas hojas: DA, ORD y PO. El Jefe actualiza en la hoja Resumen la información contabilizada en los períodos anteriores para cada proveedor. A continuación, compara las provisiones solicitadas en DA, ORD, PO con la información histórica de cada proveedor y analiza caso a caso si se requiere provisionar extra por concepto de alguna posible omisión en las solicitudes de provisión anteriormente analizadas. En la imagen siguiente se aprecia un caso real de este tipo de provisión: En el punto 7 se detallará la construcción de la hoja Resumen de provisión de gasto. 3. Revisión de las provisiones solicitadas y consolidación de la provisión final El proceso consiste en la revisión de información recibida para la provisión de gastos por parte del Jefe de Contabilidad y se inicia con la construcción de la hoja Resumen en la planilla de cálculo año-mesprovisión de gasto.xls la cual se almacena en disco compartido en la siguiente ruta lógica: Contabilidad ( ) > año mes > año-mes-provisión de gasto.xls En dicho archivo electrónico se pueden apreciar las fórmulas utilizadas para el cálculo, las cuales pueden variar en la medida que la experiencia del usuario lo permita. 9

10 La hoja Resumen se construye a partir de las solicitudes de provisión DA y ORD, además de la provisión PO y Voucher Posteriores (que se obtienen por sistema) totalizadas por proveedor. Ver imagen: En el caso de las provisiones propuestas por Directores Administrativos y ORD, el Jefe podrá considerar o no los mismos valores propuestos o realizar ajustes al momento de generar la provisión de gasto final. Como resultado de esta revisión el Jefe informa una provisión al Director General de Contabilidad para su revisión y aprobación. El Director General revisa, valida y envía a Contabilidad Servicios Andinos solicitud de contabilización. 4. PROTOCOLIZACIÓN 10

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