TUTORIAL PRIMEROS PASOS

Transcripción

1 TUTORIAL PRIMEROS PASOS Versión 12.05

2 1. Conecta con tu programa contable Para que puedas trabajar con tu contabilidad, lo primero que debes hacer es crear una conexión con tu contabilidad. I. Selecciona el conector de tu programa contable Pulsa en Seleccionar conector, busca el conector de tu programa contable y pulsa Conectar. Añade EMPRESA y EJERCICIO En el formulario del conector, añade la EMPRESA titular de la contabilidad (escribe su Nombre y NIF) y luego los EJERCICIOS que desees (escribe el año). I Conecta con los datos contables Sigue las instrucciones del panel de ayuda. Solo conectores con puntuación 15+.

3 2. Crea usuarios y comparte documentos Para que puedas compartir e intercambiar documentos con tus clientes. I. Añade un usuario Para invitar a un nuevo usuario, pulsa en Usuarios y permisos, selecciona Añadir usuario y completa sus datos. Tu invitado recibirá un con su contraseña y las instrucciones para acceder a los documentos. Asígnale permisos Selecciona aquellas EMPRESAS a las que quieras que tenga acceso (se marcarán con fondo azul) y guarda los cambios.

4 3. Añade y prepara documentos I. Añade PDF Pulsa en Añadir documentos y selecciona los PDF que quieres añadir. Cada uno de los PDF crea un documento en Ubyquo en la Bandeja de entrada. Puedes importar PDF o cualquier archivo de imagen JPEG, TIFF, BMP Prepara los documentos Si has importado un PDF que contiene varios documentos (por ejemplo varias facturas), debes separarlos en documentos individuales. Pulsa en Agrupar y luego separa y agrupa las páginas para crear docs individuales.

5 4. Clasifica 1 documento Para cambiar el comentario, tipo de documento y lo organices en su EMPRESA Y EJERCICIO. I. Abre el Clasificador Selecciona el documento y pulsa en Clasificar. Modifica el comentario (opcional) Escribe aclaraciones, o algo que te permita encontrarlo fácilmente. I Asigna tipo de documento Escoge un tipo existente, o crea uno simplemente escribiéndolo. IV. Asigna Empresa y ejercicio Selecciona la Empresa y el Ejercicio a los que corresponde el documento. V. Guarda cambios El documento queda organizado por su Empresa, Ejercicio y Tipo.

6 5. Clasifica varios documentos Para clasificar varios documentos a la vez. I. Abre el Clasificador Selecciona los documentos y pulsa en Clasificar. El clasificador se cargará con todos los candados cerrados. Abre los candados de lo que quieras cambiar Pulsa sobre el candado para abrirlo e introduce el valor que quieras grabar. No se modificarán aquellos campos que tengan los candados cerrados al guardar.

7 6. Contabiliza sin imprimir Para grabar los asientos en el programa contable y conectar asientos y docs. I. Prepara tu programa contable Abre tu programa contable y carga el ejercicio en el que vas a contabilizar. Abre el contabilizador Selecciona el primer doc que quieres contabilizar y pulsa Grabación de datos. Ubyquo se minimiza y aparece el Contabilizador. I Ajusta el contabilizador Ajusta el tamaño del contabilizador para que no te moleste al grabar en tu programa contable. Lo ideal es que utilices un monitor de 19 o 2 monitores. IV. Graba el asiento Graba el asiento en tu programa contable, igual que haces ahora, pero viendo el doc en tu pantalla, en lugar de tenerlo en papel encima de la mesa. V. Enlaza asiento y documento Una vez grabado el asiento, pulsa CTR+MAY+C y aparecerá un formulario donde debes introducir el nº de asiento que acabas de grabar. Cuando lo guardes, se cargará el siguiente doc pendiente de contabilizar. El 1º doc ha quedado Sellado, Enlazado (por el nº de asiento) y Archivado automáticamente.

8 7. Localiza los documentos por Nº Asiento Para encontrar los docs conectados a un asiento usando el Nº de asiento I. Localiza los documentos En Ubyquo, sitúate en el ejercicio adecuado, escribe AS+Nº asiento en el cuadro de búsqueda y pulsa INTRO y los documentos aparecerán al instante. AS71 localizará los documentos enlazados al asiento 71. Manda por , imprime o crea un PDF Selecciona los docs que deseas y escoge la opción de Exportación que necesites.

9 8. Localiza documentos por datos contables Para encontrar los docs conectados a un asiento usando los datos del asiento: cuenta contable, título de la cuenta, importes, fechas Escribe lo que quieres buscar y pulsa INTRO. Puedes buscar por cualquiera de estos campos: - Cuentas contables de los apuntes ( o ) - Títulos de las cuentas contables (Telefónica o Gastos representación ) - Fecha del asiento. - Concepto del asiento. - Importes de los apuntes. IMPORTANTE El conector debe tener una puntuación de 15 o más. Los datos contables se guardan automáticamente en Ubyquo en el momento de contabilizar. No tienes que grabarlos de nuevo.

10 9. Localiza docs desde el programa contable Para ver los docs sin salir del programa contable. Para verlos desde ContaNet 1. Sabes que hay docs en Ubyquo porque aparece un icono. 2. Pulsa con el botón derecho y selecciona Quantyca. 3. La 1º vez, te pide localizar ContabilizadorQDocs.exe, que está en la carpeta de instalación de Ubyquo. Para verlos desde ContaSol 1. Sabes que hay docs en Ubyquo porque tienen Imagen en Ubyquo en la columna Imagen. 2. Pulsa en el botón Imagen. 3. La 1º vez, debes activar el acceso a Navegadoc en ContaSol en Utilidades > Plugins y Activar el acceso. IMPORTANTE El conector debe tener una puntuación de 17 o más.