MANUAL DE USUARIO APLICACIÓN SYSACTIVOS

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1 MANUAL DE USUARIO APLICACIÓN SYSACTIVOS Autor Edwar Orlando Amaya Diaz Analista de Desarrollo y Soporte Produce Sistemas y Soluciones Integradas S.A.S Versión 1.0 Fecha de Publicación 19 Diciembre 2014 Girardot

2 2 P á g i n a TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 Propósito... 4 Acceso a la Aplicación... 6 Gestión de Activos Apertura de Auxiliares Parametrización de Auxiliares Apertura de clases Administración de las clases de activos Áreas Administración de áreas del sistema Parametrización de las áreas de activos Dependencias Administración de Dependencias del sistema Parametrización de las dependencias de activos Ubicaciones Administración de Ubicaciones Administración de Ubicaciones Edificios Administración de Edificios del sistema... 18

3 3 P á g i n a INTRODUCCIÓN SySActivos es diseñado para facilitar, agilizar la productividad y eficiencia de los profesionales y usuarios encargados de los procesos de activos. De esta manera las entidades no tendrán que invertir grandes cantidades de tiempo productivo para realizar los diferentes procesos, sino alimentar el sistema con la información necesaria, poder generar los diferentes reportes, informes y para procesar la información. Es por ello que este manual ofrece una guía acerca del manejo y beneficios de los diferentes módulos implementados en SySActivos, el mismo nos guía de forma correcta como debe ser el manejo del Software dando la alternativa inmediata para la solución de dudas e inquietudes de forma ágil y oportuna.

4 4 P á g i n a Propósito Este Manual busca ser una guía para los usuarios que accedan al Sistema de Activos, desde el momento de la instalación del sistema y la configuración de los parámetros (parametrización), Incorpora una explicación de las funciones, tales como, creación de auxiliares, clases, áreas y diferentes procedimientos al momento de realizar un registro de la información necesaria para que el software funciones correctamente. De igual forma nos orienta de manera gráfica e ilustrativa la generación de reportes y movimientos de activos ejecutables en el Software SySActivos, ilustración que nos ayuda a la solución de problemas e inquietudes provocadas a la hora de ejecutar e iniciar a operar el Software de activos.

5 5 P á g i n a Datos básicos Conceptos generales Debe ser especificada toda la terminología necesaria para comprender el contexto de la aplicación. Procesos de entrada y salida Deben ser descritos todos los procesos de entrada y salida que el aplicativo requiere para su buen funcionamiento.

6 6 P á g i n a Acceso a la Aplicación La aplicación SySContaNIIF, es una aplicación web, lo cual le permite a los usuarios utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante un navegador. Las aplicaciones web son populares debido a lo práctico del navegador web como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la facilidad y practicidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a los diferentes usuarios. Paso 1. Abrir navegador de preferencia, recomendables. Ilustración 1. Iconos Navegador

7 7 P á g i n a Paso 2. Ingresar url y/o dominio donde se encuentre alojada la aplicación (local o web) y Enter.. Ej: Paso 3. Portal del Usuario: Ingresar usuario y contraseña. Imagen No. 1 Portal de Usuario Usuario: Nombre que identifique al usuario para acceder a la aplicación Contraseña: Combinación de 6 caracteres, debe ser única para cada usuario. Captcha: Digitar caracteres que se muestra en la parte inferior, con el fin de verificar si el usuario es o no humano

8 8 P á g i n a Paso 4. Elegir modulo de Activos. Gestión de Activos Imagen No 2. Módulos de Activos 1.0 Apertura de Auxiliares Permite crear auxiliares y de tal forma llevar un control al realizar los movimientos. A partir de la versión 1.0, la parametrización de la gestión de activos permite ingresar los datos básicos configurables en la aplicación. Ingresando al módulo de activos datos básicos en el cual se despliega el menú de datos básicos, e iniciar con la creación de las auxiliares y demás parámetros configurables para el buen funcionamiento.

9 9 P á g i n a Imagen No. 3 Apertura de Auxiliares Ruta Apertura de auxiliares: Activos Datos básicos Auxiliares Se deben crear auxiliares, con el fin de paramentrizar los campos necesarios y definir qué deben manejar para las auxiliares para tal fin continuar con el manejo de cada uno de los procesos a realizar. Permite buscar las diferentes auxiliares creadas en la aplicación, con el fin de verificar el estado y poder realizar las modificaciones necesarias. Imagen No 4. Resultado de búsqueda de auxiliares

10 10 P á g i n a Parametrización de Auxiliares Permite digitar los diferentes parámetros, teniendo en cuenta las políticas dadas por la organización, para la creación de nuevas auxiliar, se deben diligenciar todos los campos de no hacerlo no se puede continuar con el proceso de creación del auxiliar en cada campo se especifica que debe ser obligatorio diligenciarlo. Para más información de plan de cuentas. Ruta Apertura de auxiliar: Activos Datos básicos Auxiliares Crear una clasificación de activos. Imagen No.5 Crear auxiliar Código: Es un identificador único de dos dígitos que diferenciara cada auxiliar. Detalle: Aquí registramos el nombre del auxiliar con el cual podemos realizar las búsquedas. Auxiliar: Aux. Dependencia: Aux. Gasto: Aux. Baja: Aux. Cuentas de Orden (Deb.): Aux. Cuenta de Orden (Cre.):

11 11 P á g i n a Centro inicial Centro final: Imagen No. 6 Mensaje de éxito al guardar auxiliar El sistema confirma el éxito de la transacción con un mensaje en donde todo salió como se esperaba y que si se quiere crear un nuevo registro. 1.1 Apertura de clases Para gestionar las clases de activos debemos dirigirnos al módulo de activos que hemos venido trabajando en la Activos Datos Básicos Clases Imagen No.6 Resultado de la búsqueda de las clases de activos Administración de las clases de activos Nos permite crear las diferentes clases de activos, de acuerdo a los lineamientos de la empresa u organización, estos registros son 100% parametrizados por la organización en cualquier momento pueden ser modificados si así es necesario. Ruta de apertura de clases de activos: Activos Datos Básicos Clases Crear una Clase de Activos

12 12 P á g i n a Imagen No.7 Crear auxiliar Este formulario consta de 3 campos para su gestión los cuales solicitan datos básicos para poder guardar dicha clase de activo en la base de datos. Código: Este campo ya trae un dato predefinido que se aumenta automáticamente cada vez que se ingresa un nuevo registro. Clase de Activo: Aquí registramos el nombre con que cual identificamos la nueva clase. Tipo de Activo: Aquí debemos seleccionar un tipo de activo que hemos parametrizados con anterioridad en la sección de Auxiliares de las básicas. Imagen No.8 Mensaje de éxito clase de activos Una vez validada y registrada la información en la base de datos se mostrara un mensaje de tal forma que sepamos que todo salió a la perfección. 1.2 Áreas Para manejar las áreas del módulo de activos debemos dirigirnos a la ruta Activos Datos Básicos Áreas una vez estemos en este lugar podemos realizar todas las transacciones necesarias para que se parametricen las áreas.

13 13 P á g i n a Imagen No.9 Apertura de Áreas Administración de áreas del sistema Una vez ingresamos a la sección de áreas lo primero que encontraremos es una vista en donde podemos realizar búsquedas de acuerdo a lo que necesitemos con filtros en los campos que se parametrizan y podemos tener un manejo de dicha sección. Ruta de apertura de áreas: Activos Datos Básicos Áreas Imagen No.10 Listado de búsqueda de áreas

14 14 P á g i n a Parametrización de las áreas de activos Para el buen funcionamiento se deben paramentrizar todas las áreas esto con el fin de que en el momento en donde se necesite solo sea buscar la información y no tener que crearla cada vez que se requiera es por eso que el aplicativo nos permite crear cuantas áreas sean necesarias. Imagen No.11 Crear Área Esta captura es algo diferente a las anteriores ya que se puede crear varias dependencias que se asignan a cada área y estas dependencias quedaran casadas a cada área y es importante resaltar que se pueden modificar cuando queramos. Código: Este código es traído por el sistema y no se puede editar así que no hay necesidad de modificarlo esto solo nos sirve para identificar cada área. Área: Aquí le asignamos un nombre al área con el fin de asignarle un identificador más fácil de filtrar una vez está creada. Los siguientes registros realizan una equivalencia entre las dependencias del área con respecto a lo que equivalen en el aplicativo y su igualdad en la contabilidad ya que pueden tener códigos diferentes. Num: Es un código único que se le asigna a cada dependencia para diferenciarla del resto que pertenece a esa área. Dependencia: En esta casilla ingresamos el nombre de la dependencia que vamos a registrar. Centro de Costo: Esta casilla es la equivalencia de dicha dependencia en contabilidad y para su buen funcionamiento se debe parametrizar previamente. Imagen No.12 Mensaje de éxito en Áreas Cuando se termine el proceso y no se generó ningún error en la vista o pantalla se mostrara el siguiente mensaje que nos informa que todo fue un éxito y se registró la información satisfactoriamente.

15 15 P á g i n a 1.3 Dependencias Para el manejo de dependencias del módulo de Activos nos dirigimos a Activos Datos Básicos Dependencias y aquí tendremos acceso a las opciones de esta sección con los cuales podemos parametrizar las dependencias individualmente ya que en la anterior captura vimos que se pueden procesar todas las dependencias asignadas a un área. Imagen No. 13 Apertura de Dependencias Administración de Dependencias del sistema Como hemos visto en anteriores capturas en la primera vista que encontramos una vez ingresamos en la sección de Dependencias encontramos un botón de buscar en donde podemos filtrar los registros que ya se han creado. Ruta de apertura de dependencias: Activos Datos Básicos Dependencias

16 16 P á g i n a Imagen No.14 Listado de búsqueda de Áreas Parametrización de las dependencias de activos Si queremos que todo funciones correctamente de lo más importante es diligenciar información verídica para esto es por esto que explicaremos a continuación como hacerlo. Imagen No.15 Crear Dependencia Aquí podemos crear una dependencia individual, ya vimos en la anterior captura que podíamos a un área asignarla la cantidad de dependencias que deseáramos ahora aquí podemos crear una dependencia para un área específica. Básicamente estaremos duplicando el proceso anterior solo con los mismos campos solo que a cada área se le asignara una sola dependencia así que no duplicaremos la información. Imagen No.16 Mensaje de Éxito

17 17 P á g i n a Si todo salió como se espera el aplicativo nos informara que la transacción fue exitosa y que podemos seguir realizando más registros si así lo deseamos. 1.4 Ubicaciones Esta sección del módulo de activos nos permite administrar las ubicaciones esto se refiere al manejo de las áreas y dependencias que se crean esto se ubica en Activos Datos Básicos Ubicaciones. Imagen No.17 Apertura de Ubicaciones Administración de Ubicaciones En esta sección de aplicativo no tenemos la facultad de crear registros nuevos lo que sí se puede hacer es manejar o modificar los registros que se crearon anteriormente en las dos capturas inmediatamente anteriores. Una vez aquí podemos seleccionar el área y automáticamente se nos filtraran todas las dependencias que están asignadas a dicha área. Ruta de apertura de ubicaciones: Activos Datos Básicos Ubicaciones

18 18 P á g i n a Imagen No.18 Listado de Ubicaciones Administración de Ubicaciones Como en esta sección no se permite crear nuevos registros es solo para manejarlos y de cierta manera trabajarlo de forma que el usuario final tenga diversas opciones para que escoja la que más se ajuste a sus necesidades aquí podemos editar o eliminar los registros según lo que requiera el usuario. 1.5 Edificios Esta sección del módulo de Activos se encuentra en Activos Datos Básicos Edificios y básicamente fue creado para que los usuarios puedan registrar los edificios que tienen dentro del aplicativo y de esta manera virtualizarlos para que se puedan usar en el momento en que sean requeridos. Ruta de edificios: Activos Datos Básicos - Edificios Imagen No. 19 Listado de Edificios registrados Administración de Edificios del sistema Si queremos administrar los edificios lo podemos hacer desde la vista que vemos en la imagen anterior desde los enlaces de editar o eliminar, esto nos permitirá cambiar casi que a nuestro gusto toda la información del aplicativo pero hay que tener cuidado ya que esto puede alterar cualquier proceso que se haya realizado con anterioridad por eso se sugiere que si se van a hacer cambios se lleven a cabo antes de comenzar a utilizar el aplicativo de modo de producción que es cuando se implementa totalmente en la empresa.

19 19 P á g i n a Imagen No. 20 Crear Edificio Cuando queremos ingresar un registro nos dirigiremos a la opción Crear Un Edificio y nos solicita los siguientes campos: Código: Como ya hemos visto en otras capturas el código es un identificador único y este se autocompleta automáticamente con referencia al último registro ingresado en el sistema. Edificio: En esta casilla vamos a darle un identificador al edificio (NOMBRE), esto con el fin de identificar a los muchos edificios que podemos crear. Dirección: Esta casilla no es del todo obligatoria pero se recomienda siempre diligenciar la mayor cantidad de datos esto con la finalidad de que la información tenga una mayor fidelidad a la realidad. Ciudad: En este campo vamos a ingresar alguna de las ciudades que están parametrizadas en el sistema esto con el fin de evitar ambigüedad con la información y evitando la duplicidad de información. Dirección:

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