LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC. Revisión: 15 Referencia a la norma ISO 9001:

Transcripción

1 Referencia a la norma ISO 9001: Página 1 de Tabla de Control de Cambios ITLP-CA-RC-014 Electrónico Electrónico Tabla de asignación de códigos para documentos del SGC Tabla de aprobación y autorización de documentos Criterios para calificación de auditores Formato para el Control de Instalación de Documentos Electrónicos Formato del SGC para la Calificación de Auditores ITLP-CA-RC-015 Electrónico Electrónico ITLP-CA-RC-016 Electrónico Electrónico ITLP-CA-RC-017 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión Hasta nueva revisión ITLP-CA-PG Listado ITLP-CA-PG Por auditor Anual Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Histórico Controlador de Documentos Controlador de Documentos Controlador de Documentos Controlador de Documentos 7. Plan de Auditoria ITLP-CA-PG Carpeta y Gaveta 8. Reunión de Apertura ITLP-CA-PG Carpeta y Gaveta 9. Informe de Auditoria ITLP-CA-PG y Carpeta y Gaveta 10. Reunión de Cierre ITLP-CA-PG Carpeta y Gaveta 11. Identificación, Registro y Control de Producto No Conforme ITLP-CA-PG y o Jefe de Área y 12. Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones ITLP-CA-PG Por Folio o Jefe de Área y 13. Requisición de Acciones Preventivas ITLP-CA-PG de llenado o Jefe de Área y 14. Formato para Quejas y/o Sugerencias ITLP-CA-PO Folio muerto

2 Referencia a la norma ISO 9001: Página 2 de Programa Anual deencuestas de Servicio. Encuestas de Auditoria de Servicios. Informe de Resultados de Auditoria de Servicios Formato para la Elaboración del Programa de Trabajo Anual (PTA), para los Institutos Tecnológicos y Centros. Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos o Centros. Formato para el Desglose de metas por procesos clave Formato para el Concentrado por partida presupuestal y proceso estratégico Formato para el desglose del presupuesto de inversión con cargo a ingresos propios Formato para el concentrado por proceso clave y estratégicos Formato para la determinación de la captación de ingresos propios ITLP-CA-PO Por año ITLP-CA-PO ITLP-CA-PO de aplicación y y listado de s 513-PR-18-R01 Por año. 513-PR-18-R PR-14-A PR-14-A PR-14-A PR-14-A PR-14-A05. muerto Histórico Histórico Jefe deldepartamento de Planeación Programación y de Planeación Planeaciòn,Programación y

3 Referencia a la norma ISO 9001: Página 3 de Formato para el desglose de ingresos propios orientados al pago del capítulo 1000 Formato para el desglose de ingresos propios orientados al mantenimiento correctivo y preventivo Formato para el programa de Obra, Documento A Lista de Verificación de Infraestructura y Equipo Solicitud de Mantenimiento Correctivo Programa de Mantenimiento Preventivo Orden de trabajo de mantenimiento 513-PR-14-A PR-14-A07 ITLP-PL-PO ITLP-AD-PO ITLP-AD-PO ITLP-AD-PO ITLP-AD-PO Por listado, y fecha Por folio Por folio muerto muerto muerto muerto Jefe de Depto. de Rec. Materiales y Servs. o Jefe de Centro de Computo Rec. Materiales y Servs.. o Jefe de Centro de Computo Rec. Materiales y Servs.. o Jefe de Centro de Computo Rec. Materiales y Servs.. o Jefe de Centro de Computo 32. Recibo Oficial de cobro Por folio Por folio consecutivo de pasta gruesa y gaveta 10 años muerto Rec. Financ. 33. Póliza de Ingreso Diario Por día Por folio mensual de pasta gruesa y gaveta 10 años muerto Rec. Financ. 34. Formato 13 del SIATEC Electrónico de pasta gruesa y gaveta 10 años muerto Rec. Financ.

4 Referencia a la norma ISO 9001: Página 4 de Lista Oficial de Cuotas de Servicios Convocatoria para el reclutamiento, selección y contratación de personal Dictamen de la Comisión Dictaminadora Por Semestre Número de Convocatoria Numero de Oficio 38. Constancia de Nombramiento del Trabajador (semestral) (año) y clasificadas por personal docente y no docente (año) y clasificadas por personal docente y no docente referencia de personal por fecha (año) 39. Relación de gastos efectuados ITLP-AD-PO Por día y gaveta Un semestre muerto En carpeta y En carpeta y En carpeta de personal) y En carpeta y muerto muerto 1 Año N/A Rec. Financ. Rec. Humanos Rec. Humanos Rec. Humanos de Recursos Financieros 40. Constancia de Nombramiento N/A. Por trabajador Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado Analista 41. Relación de Entrega de Constancias de Nombramiento ITLP-AD-PO Listado Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado Analista 42. Reporte de Recepción de Constancias de Nombramiento del Centro de Trabajo ITLP-AD-PO Por trabajador Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado archivo Analista 43. Libro de Control ITLP-AD-PO Por libro Por tomo Oficialía de Partes

5 Referencia a la norma ISO 9001: Página 5 de Solicitud de Movimiento (electrónico) Relación de Constancias de Nombramiento Entregadas al Departamento de Trámite de Incidencias. Registro de Movimiento Aceptado.(electrónico) N/A Electrónico Electrónico Base de datos 711-MP-PO Reporte de Rechazo de DGEST ITLP-AD-PO Reporte de Rechazo de DGP ITLP-AD-PO Oficio de Envío de Constancias Extemporáneas a DGP. Relación de Constancias que se turnan para su captura en SIAPSEP. Por listado Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina N/A Electrónico Electrónico Base de datos ITLP-AD-PO por Tecnológico o Centro por Tecnológico o Centro por Tecnológico o Centro Carpeta y Carpeta y Carpeta y ITLP-AD-PO Por relación Carpeta y Hasta que sea entregado al Instituto Tecnológico o Centro Hasta que sea entregado al Instituto Tecnológico o Centro Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Administrador de la Base de Datos Analista Administrador de la Base de Datos Analista Analista Oficialía de Partes Oficialía de Partes

6 Referencia a la norma ISO 9001: Página 6 de Relación de Constancias de Nombramiento con más de seis meses de retroactividad. Registro de Fecha de Rechazo de DGP (registro electrónico) ITLP-AD-PO Por relación Carpeta y Registro de Fecha de Entrega de Rechazos y Documentación Soporte al Centro de Trabajo(registro electrónico) Registro de Fecha de Envío de la C.N. al Expediente (registro electrónico) Estados Financieros Consolidados Por informe Por informe Formato 13 del SIATEC. Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo Programa Institucional Anual de Capacitación Plan de Formación y Desarrollo de Personal Directivo y Personal de Apoyo a la Educación Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina N/A Electrónico Electrónico Base de datos N/A Electrónico Electrónico Base de datos N/A Electrónico Electrónico Base de datos En carpeta y 10 años NA Electrónico Electrónico 10 años Base de datos ITLP-AD-PO Anual Electrónico ITLP-AD-PO Anual Carpeta y Archivero muerto ITLP-AD-PO Anual Carpeta y muerto 60. Solicitud de Apoyo a Eventos ITLP-AD-PO Anual Carpeta y 61. Oficio/Circular Invitación e Información del Curso ITLP-AD-PO Por numero de oficio Carpeta y muerto 62. Cedula de Inscripción 711-DP-PO Por curso Carpeta y muerto Oficialía de Partes Administrador de la Base de Datos Administrador de la Base de Datos Administrador de la Base de Datos de Recursos Financieros de Recursos Financieros de Recursos Humanos Dirección de Capacitación y Desarrollo

7 Referencia a la norma ISO 9001: Página 7 de Lista de Asistencia 711-DP-PO y programa Carpeta y muerto Encuesta para Participantes Inscritos Constancia de Participación Evaluación del Seguimiento por el Participante Evaluación del Seguimiento por el Jefe Inmediato Criterios para Seleccionar Instructores Internos y Externos Solicitud de registro e incorporación de cursos de capacitación interna no programados por DGEST Formato para el control de procesos externos Formato para Selección de Proveedores 711-DP-PO A2 referencia de personal por fecha (semestre) y folio carpeta y 711-DP-PO Por trabajador Carpeta y permanente ITLP-AD-PO Por curso Carpeta y ITLP-AD-PO Por curso Carpeta y ITLP-AD-PO En base al programa de capacitación del trabajador carpeta y muerto ITLP-AD-PO por solicitud Carpeta y muerto ITLP-CA-FO-01 Por servicio Carpeta y muerto ITLP-AD-FO Evaluación de Proveedores ITLP-AD-FO-02 Listado por orden alfabético Listado por orden alfabético muerto muerto Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Recursos Materiales y Servicios. Recursos Materiales y Servicios.

8 Referencia a la norma ISO 9001: Página 8 de Requisición de Bienes y Servicios ITLP-AD-FO Catálogo de Proveedores Aprobados Orden de Compra del Bien o Servicio Registro electrónico de la solicitud de ficha para examen de selección ITLP-AD-FO-04 ITLP-AD-FO Lista de Aspirantes Aceptados ITLP-AC-PO Solicitud de Inscripción ITLP-AC-PO Contrato con el Estudiante ITLP-AC-PO Recibo oficial de cobro NA Folio de recibo oficial Por folio y fecha Por numero consecutivo Folio Folio consecutivo y fecha Folio (numero de control) Folio (numero de control) Folio de recibo oficial y s Hasta que se actualice muerto muerto muerto muerto 1 semestre muerto El tiempo que sea alumno de la institución El tiempo que sea alumno de la institución 10 años muerto muerto Jefe de Depto. de Rec. Materiales y Servicios. Y Depto. de Programación Y Presup. Rec. Materiales y Servs. Rec. Materiales y Servs. de Recursos Financieros Libro de registro de números de control Carga Académica (horario emitido por el sistema) Por Número de Tomo Número de control Número de tomo Numero de control 83. Calendario escolar ITLP-AC-PO Copia certificada del Acta de Examen Profesional Número de control Numero de control Libro 1 semestre muerto muerto de

9 Copia certificada de la Constancia de Examen Profesional Lista de Verificación de Expediente de Titulación Planeación del Curso y Avance Programático e Instrumentación Didáctica 88. Acta de Calificaciones Referencia a la norma ISO 9001: Página 9 de 14 Número de control Numero de control ITLP-AC-PO Listado Carpeta y Archivero ITLP-AC-PO Clave de grupo de la materia impartida 89. Reporte Final del Semestre ITLP-AC-PO Reporte de Proyectos Individuales del Docente/Programa de Trabajo Académico en Horas de Apoyo a la Docencia Liberación de Actividades frente a Grupo ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO Horario de Trabajo ITLP-AC-PO Resultados de la Evaluación Docente Formato para la Retroalimentación del Cliente Formato para el Diagnóstico y Concentrado de necesidades de Formación y Actualización Docente y Profesional. Clave del profesor docentes por fecha (semestre) y materias que imparte Folio y ciclo Por docente por semestre Por docente por semestre docentes por fecha (semestre) Fecha (semestre) Por listado,, Y semestre Expediente por docente en carpeta, acomodado en por orden alfabético bajo llave Carpeta y en Carpeta y en Histórico Jefe de Departamento de muerto Jefe del Área Académica muerto Jefe del Área Académica muerto Jefe del Área Académica muerto Jefe del Área Académica 6 meses muerto Jefe del Área Académica Carpeta 2 años muerto Desarrollo Académico ITLP-CA-PO años muerto ITLP-AD-PO Anual muerto Jefe de Desarrollo Académico

10 Formato para Programa Institucional de Formación y Actualización Docente y Profesional. Encuesta de Eficacia de la Capacitación. Solicitud de Residencias Profesionales Oficio de Asignación de Asesor Interno de Residencias Profesionales Carta de Presentación y Agradecimiento de Residencias Profesionales Dictamen de anteproyectos de Residencias Profesionales Seguimiento de Proyecto de Residencias Profesionales Oficio de Asignación de Revisor de Residencias Profesionales Evaluación del Proyecto de Residencias Profesionales Referencia a la norma ISO 9001: Página 10 de 14 ITLP-AD-PO Anual muerto ITLP-AD-PO Anual muerto ITLP-AC-PO Dictamen y no. De control en cada coordinación muerto Jefe de Desarrollo Académico Jefe de Desarrollo Académico Jefe de la División de Estudios Profesionales. ITLP-AC-PO Listado En carpetas muerto Jefe del Área Académica ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO referencia por semestre y Por carrera y periodo referencia (dictamen de anteproyectos) por semestre y folio referencia (dictamen de anteproyectos) por semestre y folio referencia (dictamen de anteproyectos) por semestre y Carpeta muerto en cada coordinación muerto Jefe del Depto. Gestión Tecnológica y Jefe de la División de Estudios. Profesionales 1 semestre muerto Jefe de Área Académica muerto Jefe de Área Académica muerto Jefe de Área Académica

11 Acta de Calificaciones de Residencias Profesionales Solicitud de Acto de Recepción Profesional Constancia de no inconveniencia para Acto de Recepción Profesional Oficio de Aviso de Realización del Acto de Recepción Profesional Libro de actas de Examen profesional Libro de constancia de exención de Examen Profesional Referencia a la norma ISO 9001: Página 11 de 14 N/A ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO ITLP-AC-PO Número de acta Folio de constancia Folio y ciclo Nombre y No. de control y Nombre y No. De control y Nombre y No. De control y Nombre y No. De control y Nombre y No. De control y 111. Solicitud de Visitas a Empresas ITLP-VI-PO Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas Programa de Visitas Aceptadas a Empresas Carta de Presentación y Agradecimiento de Visitas a Empresas Reporte de Resultados de Incidentes en Visita Formato para la lista autorizada de visitas Programa Semestral de Servicio Social Institucional ITLP-VI-PO ITLP-VI-PO ITLP-VI-PO bajo llave N/A Carpeta 1 semestre Deshecho Carpeta 1 semestre Deshecho Carpeta y Archivero 1 semestre Deshecho Carpeta y Archivero Carpeta y Archivero Carpeta de argollas y medio electrónico Carpeta de argollas y medio electrónico Carpeta de argollas y medio electrónico Carpeta de argollas y medio electrónico ITLP-VI-PO Carpeta de argollas ITLP-VI-PO Carpeta de argollas NA Carpeta de argollas Histórico Histórico Jefe de la División de Estudios Profesionales Jefe de la División de Estudios Profesionales Jefe de la División de Estudios Profesionales de de

12 Referencia a la norma ISO 9001: Página 12 de Lista de Asistencia al curso de inducción Solicitud de Préstamos de Servicio Social Plan de trabajo del prestador de Servicio Social. NA Carpeta de argollas NA Carpeta de argollas NA 121. Solicitud de Servicio Social ITLP-VI-PO Carta de Asignación de Servicio Social. Carta Compromiso del Servicio Social Carta de Presentación del Servicio Social Reporte Bimestral del Servicio Social NA ITLP-VI-PO ITLP-VI-PO ITLP-VI-PO referencia de alumnos por semestre Listado Listado 126. Reporte Final de Servicio Social. NA Listado 1 semestre 1 semestre 1 semestre 1 semestre 1 semestre

13 Constancia de Terminación del Servicio Social Tarjeta de Control de Servicio Social. Formatos de Resultados de Servicio Social Formato para el registro de participantes de actividades culturales y/o deportivas Informe de actividades cultural y/o deportiva Formato electrónico para revisión de indicadores del Plan Rector Formato electrónico para Resultados de la Revisión Dirección Formato electrónico para Acciones Preventivas y Correctivas Formato electrónico para informe de auditorías de servicio Formato electrónico para Auditoria de calidad Formato electrónico para el Control de Producto No Conforme Referencia a la norma ISO 9001: Página 13 de 14 ITLP-VI-PO ITLP-VI-PO NA referencia de alumnos por año calendario y carrera Por estudiante ITLP-VI-PO ITLP-VI-PO ITLP-CA-FE-01 ITLP-CA-FE-02 ITLP-CA-FE-03 ITLP-CA-FE-04 ITLP-CA-FE-05 ITLP-CA-FE-06 N/A 3 años N/A Depto. De Servicios Escolares Depto. de Activ. Extraescolares Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos

14 Referencia a la norma ISO 9001: Página 14 de Formato para Quejas y Sugerencias Formato electrónico para la retroalimentación del cliente Formato electrónico para mejora de proyectos ITLP-CA-FE-07 ITLP-CA-FE-08 ITLP-CA-FE-09 Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos