La cuenta18 Servicio y otros contratados por anticipado en el Nuevo Plan Contable General para Empresas. Aplicación Práctica VI-8.

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1 Aplicación Práctica Aumento Partidas Corrientes Disminució La cuenta18 Servicio y otros contratados por anticipado en el Nuevo Plan Contable General para Empresas Ficha Técnica Autor : C.P.C. Pascual Ayala Zavala Título : La cuenta18 Servicio y otros contratados por anticipado en el Nuevo Plan Contable General para Empresas Fuente : Actualidad Empresarial, Nº Primera Quincena de Diciembre 2008 En este artículo tratamos de la cuenta 18 denominada Servicios y otros contratados por anticipado, que reemplaza a la cuenta 38 Cargas diferidas del Plan Contable General Revisado. En esta cuenta se ha reclasificado casi todas las divisionarias de la cuenta 38 Cargas diferidas del Plan Contable General Revisado, a excepción de los adelantos de remuneraciones y las entregas a rendir cuentas que se han considerado en la cuenta 14 Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas, directores y gerentes. El nuevo plan contable general empresarial también ha considerado la subcuenta 373 Intereses diferidos, en la cuenta 37 Activos Diferidos para registrar los Intereses que se encuentran relacionadas VI-8

2 Área Contabilidad y Costos VI con las cuentas por pagar, los que aún no han devengadas, a diferencia de la divisionaria de la cuenta tratada en este artículo, que representa los intereses descontados por anticipado por los acreedores, en financiamiento recibidos por la empresa. Contenido de la cuenta Agrupa las subcuentas que representan los servicios contratados a recibir en el futuro, o que habiendo sido recibidos, incluyen beneficios que se extienden mas allá de un ejercicio económico, así como las primas pagadas por opciones financieras. NOMENCLATURA DE LAS SUBCUENTAS 184 Primas pagadas por opciones 185 Mantenimiento de activos inmovilizados 189 Otros gastos contratados por anticipado. Incluye los intereses descontados por anticipado por los acreedores, en financiamientos recibidos.. Comprende el monto contratado con las compañías aseguradoras por las primas de seguros, por coberturas a recibir en el futuro.. Comprende el alquiler de bienes muebles e inmuebles, cuya utilización se efectuará en el futuro. 184 Primas pagadas por opciones. Corresponde al pago de primas en opciones de compra o venta futuras. 185 Mantenimiento de activos inmovilizados. Incluye todos los gastos de mantenimiento cuyo beneficio excede un período y que no reúnen las condiciones para ser incorporados en el valor del activo objeto de mantenimiento. 189 Otros gastos contratados por anticipado. Se contabilizará cualquier servicio a ser devengado luego de la fecha de los estados financieros, cuyo registro no corresponde incluirse en las subcuentas anteriores. Reconocimiento y Medición Estas transacciones se registran al valor nominal menos el consumo de los beneficios económicos incorporados, excepto en el caso de las primas pagadas por opciones, que se miden al valor razonable con cambios en los resultados del período. Las cuentas en moneda extranjera a la fecha de los estados financieros se expresarán al tipo de cambio aplicable a las transacciones a dicha fecha. 38 Cargas Diferidas Agrupas las cuentas divisionarias que representan, por un lado, las rentas de capital calculadas o pagadas que se devengarán en fecha posterior al cierre del ejercicio; y, por otro lado, los egresos relacionados con servicios futuros que van a ser absorbidos como gastos en el ejercicio o los ejercicios siguientes. Subcuentas y Divisionarias 171 Préstamos 382 Seguros pagados 383 Alquileres pagados 385 Adelanto de remuneraciones* 384 Entregas a rendir cuenta* 388 Gastos anticipados, a.c.m. 389 Otras cargas diferidas *Consideradas en la cuenta Servicios y otros Contratos por Anticipado Agrupa las subcuentas que representan los servicios contratados a recibir en el futuro, o que habiendo sido recibidos, incluyen beneficios que se extienden mas allá de un ejercicio económico, así como las primas pagadas por opciones financieras. Subcuentas y Divisionarias 184 Primas pagadas por pociones 185 Mantenimiento de activo inmovilizado 189 Otros gastos contratados por anticipado Comentario En la comparación de los planes contables, se puede observar que uno de los cambios mas significativos en el nuevo plan contable es la eliminación de la cuenta 38 Cargas Diferidas, cuyas subcuentas han sido consideradas en la cuenta nueva 18 Servicios y Otras Contratados por Anticipado y en la cuenta 14 Cuentas por cobrar al personal a los accionistas, directores y gerentes. Precisamente las subcuentas remuneraciones adelantadas y los pagos a rendir cuenta se han reclasificado en la cuenta 14 del nuevo Plan Cuentas. Asientos comparativos 38 CARGAS DIDFERIDAS 1, CTAS. POR PAGAR DIV. 1, Otras ctas. por pagar Por los gastos por intereses que no comprenden aplicar como carga del ejercicio. CONTRAT. POR ANTIC. 1, CTAS. POR PAGAR DIV. 1, Otras ctas. por pagar Por los gastos por intereses que no comprenden aplicar como carga del ejercicio. 67 CARGAS FINANCIERAS 2, Intereses y gastos de documentos descontados 38 CARGAS DIFERIDAS 2,540 Por la aplicación de los intereses devengados. 101 Cajas DIVERSAS 3, Intereses por cobrar Por la cobranza de Intereses a la empresa matriz. 38 CARGAS DIFERIDAS 2, Seguros pagados 42 PROVEEDORES 2, Facturas por pagar Por los seguros pagados por adelantado que se devengarán en el ejercicio o ejercicios económicos 65 CARGAS DIFERIDAS DE GESTIÓN 1, Seguros 38 CARGAS DIFERIDAS 1, Seguros pagados Por la aplicación de los seguros devengados en el período. 67 GASTOS FINANCIEROS 2, Intereses por préstamos y otras obligaciones 6734 Documentos vendidos o descontados ANTICIPADO 2,540 Por la aplicaron de los intereses devengados. 101 Cajas 17 CUENTAS POR COBRAR DIV. - RELACIONADAS 3, Intereses, regalías y dividendos 1721 Intereses Matriz Por la cobranza de reclamaciones a la empresa matriz. ANTICIPADO 2, CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS 2, Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar 4212 Emitidas Por los seguros pagados por adelantado que se devengarán en el ejercicio o ejercicios económicos 65 CARGAS DIFERIDAS DE GESTIÓN 1, Seguros ANTICIPADO 1,750 Por la aplicación de los seguros devengados en el período. Actualidad Empresarial VI-9

3 Aplicación Práctica 38 CARGAS DIFERIDAS 2, Alquileres pagados 10 CAJA Y BANCOS 2, Cuentas corrientes Por el pago adelantado de alquileres que se devengarán en el ejercicio a los próximos ejercicios económicos. 63 SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 6, CARGAS DIFERIDAS 6, Alquileres pagados Por los alquileres devengados en el ejercicio. ANTICIPADO 2, CAJA Y BANCOS 2, Cuentas corrientes instituciones financieras 1041 Cuentas corrientes operativas Por el pago adelantado de alquileres que se devengarán en el ejercicio o a los próximos ejercicios económicos. 63 SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 6,580 ANTICIPADO 6,580 Por los alquileres devengados en el ejercicio. Divisionarias Reclasificadas a otras Cuentas Las siguientes divisionarias de la cuenta 38 Cargas Diferidas del plan contable general revisado han sido reclasificadas a la cuenta 14 Cuentas por cobrar al personal a los accionistas, directores y gerentes del plan contable general para empresas, de acuerdo al siguiente cuadro: 38 CARGAS DIFERIDAS 385 Adelanto de remuneraciones 384 Entregas a rendir cuenta Es Debitado por - Los intereses descontados por anticipado en operación de financiamiento recibido. - Los montos por servicios contratados a beneficios económicos - Incremento en la medición a valor razonable de las primas pagadas 14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS, DIRECTORES Y GERENTES 141 Personal 1412 Adelanto de remuneraciones 1413 Entregas a rendir cuenta Al igual que todas las demás cuentas en el nuevo plan contable general empresarial se ha eliminado la divisionaria que registraba el ajuste a los estados financieros que en el Plan Contable General revisado era la siguiente: 38 Cargas Diferidas 388 Cargas Diferidas, Ajuste por corrección monetaria. Dinámica de la Cuenta 18 Es Debitado por - Devengamiento de intereses. - Consumo de los servicios contratados. - Liquidación de las opciones contratadas o disminución por medición al valor razonable. Comentarios Las primas pagadas por opciones reconocidas en la subcuenta 184, corresponden a los derechos pagados comprometidos, al contratar una opción ce compra o venta de esos instrumentos financieros derivados. Las variaciones en el valor razonable del bien objeto de la opción se reconocen en las cuentas 166 y 464, según las variaciones representen resultados favorables o desfavorables, respectivamente. La subcuenta 185 Mantenimiento de activos inmovilizados revierte incrementando la subcuenta 634 Mantenimiento y reparaciones, cuando se devenga. NIF e Interpretaciones referidas - Marco Conceptual de las NIIF (en los concerniente a concepto de beneficio económico futuro esperado y al postulado de Devengado) - NIC 16 Inmuebles, maquinaria y equipo - NIC 21 Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de monedas extranjeras - NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación - NIC 38 Activos intangibles - NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición - NIC 40 Inversiones inmobiliarias - NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar Caso Práctico 1 1. La empresa MORALES S.A. ha pagado alquileres por un local que tiene en la Av. Salaverry por S/. 10,000 correspondientes a los meses de noviembre y diciembre del presente año y de enero a agosto del próximo año, a razón de S/. 1,000 mensuales, y ha entregado un deposito en garantía por S/ 1,200. Se distribuye el gasto en 50 % para administración y 50 % para ventas. 2. En el año 2 se han devengado los alquileres de enero a mayo por S/ 5,000. administración y 50 % para ventas. 3. La empresa MORALES S.A. ha desistido continuar con el contrato de alquiler y deja el local a fines del mes de Mayo, solicitando al propietario la devolución de los alquileres adelantado no devengados por S/. 3, El arrendador en base al contrato firmado ha hecho efectiva la garantía, por haber disuelto el contrato unilateralmente, distribuyéndose los gastos en 50 % para administración y 50 % para ventas. DEBE HABER 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 2,000 CONTRAT. POR ANTICIPADO 8,000 DIVERSAS. - TERCEROS 1, Depósitos entregados en garantía 10 CAJA Y BANCOS 1 1, Por el giro de cheque para el pago de alquileres del presente año y del próximo año. 94 GASTOS ADMINISTRATIVOS 1, GASTOS DE VENTAS 1,000 CUENTA DE COSTOS Y GASTOS 2,000 de alquileres del ejercicio. VI-10

4 Área Contabilidad y Costos VI DEBE HABER 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 5,000 CONTRATADOS POR ANTICIPADO 5,000 Por los devengados de los alquileres pagados el año anterior. 94 GASTOS ADMINISTRATIVOS 2, GASTOS DE VENTAS 2,500 CUENTA DE COSTOS Y GASTOS 5,000 de alquileres del ejercicio. CONTRATADOS POR ANTICIPADO 3,000 Por las cobranzas de los alquileres adelantados no devengados. 65 OTROS GASTOS DE GESTION 1, Otros gastos de gestión DIVERSAS. - TERCEROS 1, Depósitos entregados en garantía Por el gasto de la garantía perdida por haberse disuelto el contrato. 94 GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE VENTAS 600 CUENTA DE COSTOS Y GASTOS 1,200 de la garantía perdida. Caso Práctico 2 1. Se ha recibido un préstamo bancario por S/. 20,000 con un interés del 10 % que se descuenta al momento de conceder el préstamo. 2. Se devenga intereses por S/. 1,000 pagando la primera armada del préstamo por S/. 10, Se devenga intereses por S/. 1,000 pagando la segunda armada del préstamo por S/ 10,000 DEBE HABER CONTRAT. POR ANTICIPADO 2, CAJA Y BANCOS 18, OBLIGACIONES FINANCIERAS 20, Préstamos de instituciones financieras y otras entidades 4511 Instituciones financieras Por los préstamos recibidos más los intereses descontados por anticipado. 67 GASTOS FINANCIEROS 1, Gastos en operaciones de Endeudamiento y otros CONTRAT. POR ANTICIPADO 1,000 Por el devengado de los intereses del préstamo recibido del primer período. 97 GASTOS FINANCIEROS 1,000 CUENTA DE COSTOS Y GASTOS 1,000 Por el asiento de destino de los intereses devengados. 45 OBLIGACIONES FINANC. 10, Prestamos de instituc. financ. y otras entidades 4511 Instituciones financ. 10 CAJA Y BANCOS 10,000 Por la cancelación de la primera armada del préstamo recibido. 67 GASTOS FINANCIEROS 1, Gastos en operaciones de endeudamiento y otros CONTRAT. POR ANTICIPADO 1,000 Por el devengado de los intereses del préstamo recibido de la segundo período. 97 GASTOS FINANCIEROS 1,000 CTA. DE COSTOS Y GASTOS 1,000 Por el asiento de destino de los intereses devengados. DEBE HABER 45 OBLIGACIONES FINANC. 10, Prestamos de instituc. financ. y otras entidades 4511 Instituciones financ. 10 CAJA Y BANCOS 10, Cta. Ctes. en Inst. Financieras. Por la cancelación de la segunda armada del préstamo recibido. Caso Práctico 3 1. La empresa PANAMÁ S.A. ha realizado un contrato de mantenimiento de activos inmovilizados por un año con la empresa COMPUTRAS S.A., que consiste en que la empresa COM- PUTRAS S.A. brindará el servicio de mantenimiento de todas sus computadoras de la empresa PANAMA S.A. periódicamente. Sin embargo. los cambios de repuestos serán a cuenta de PANAMA S.A, al momento de la firma de contrato se hace entrega de un cheque por S/. 8,000 que es el monto pactado en el contrato. 2. La empresa COMPUTRAS S.A. nos ha envidado una factura por el cambio de repuestos que ha efectuado valorizado en S/. 1,200 mas IGV, administración y 50 % para ventas. 3. Al 30 de junio elaboramos un balance general, debiendo contabilizar los servicios de mantenimiento devengados a la fecha por S/. 4,000, administración y 50% para ventas. DEBE HABER CONTRAT. POR ANTICIPADO 8, Mantenimiento de activos inmovilizados 10 CAJA Y BANCOS 8, Cta. Ctes. en Inst. financieras. Por el pago anticipado de los servicios de mantenimiento de acuerdo a contrato. 60 COMPRAS 1, Materiales auxiliares, Suministros y repuestos...van Actualidad Empresarial VI-11

5 Preguntas y Respuestas...viene DEBE HABER 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SIST. DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR Gobierno Central 4011 Impuesto General a las Ventas 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS 1, Facturas, boletas y otros Comprobantes por pagar Por el gasto de los repuestos utilizados en el mantenimiento de los equipos de cómputo. 94 GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE VENTAS 600 CUENTA DE COSTOS Y GASTOS 1,200 por repuestos consumidos. 63 GASTOS DE SERVICIOS PREST. POR TERCEROS 4, Mantenimiento y reparac. CONTRAT. POR ANTICIPADO 4, Mantenimiento de activos Inmovilizados Por los servicios de mantenimiento de activos Inmovilizados devengados en el período. 94 GASTOS ADMINISTRATIVOS 2, GASTOS DE VENTAS 2,000 CUENTA DE COSTOS Y GASTOS 4,000 de mantenimiento devengados en el período. Comentarios sobre Doctrina relacionado con los Pagos de Servicios Pagados por anticipado Los pagos anticipados diferidos aparecen en el balance general como activo y se elimina a lo largo de un período contra pérdida y ganancias o contra utilidades no distribuidas. Estas partidas no son recurrentes y no surgen de las operaciones normales; probablemente representan erogaciones que serán cargables a futuros ingresos. Los gastos pagados y los cargos diferidos se muestran a veces en balances publicados en una sola suma bajo un encabezado común como gastos diferidos, activo diferido, cargos diferidos, gastos pagados, gastos pagados y gastos diferidos, o cargos diferidos a operaciones futuras. Esta no es la mejor práctica, puesto que se incluyen diferentes tipos de activos. El problema de la valuación y de la determinación de la utilidad respecto a los cargos diferidos es determinar cuanto de las cantidades respectivas debe incluirse en el balance general y cuanto en el estado de pérdidas y ganancias. Un saldo no amortizado de descuento o prima sobre bonos deberá: 1) cancelarse totalmente en el momento en que los bonos sea reembolsados o retirados antes de su vencimiento, 2) amortizarse en periodos futuros de acuerdo con el plan original de amortización, o 3) amortizarse a lo largo de la vida de la nueva emisión. La asociación Americana de Contabilidad sobre Conceptos y estándares como fundamento de los estados financieros de las sociedades anónimas recomienda el procedimiento numero uno y desaprueba los otros dos. De acuerdo con el Accounting Research Bulleting Nº 43, páginas , del Instituto de Contadores Públicos Titulados, el último método no es una buena práctica. Para fines analíticos, los cargos diferidos (con exclusión de las partidas de gastos) generalmente se descuentan de modo global, puesto que su valor es dudoso. VI-12