Historia de Éxito de Cliente de SAP Banca Banco Galicia. Banco Galicia: grandes ahorros con óptima administración del efectivo

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1 Banco Galicia: grandes ahorros con óptima administración del efectivo

2 Banco Galicia Industria Banking Services Productos y Servicios Servicios financieros para individuos y empresas Web Site SAP Solutions currency management and optimization Partner SAP Services Otros Partners de MSP Consulting Con el traslado de fondos como tercer rubro de gastos, Banco Galicia, uno de los más importantes y mejor posicionados de Argentina, buscaba la manera de optimizar su proceso de administración del efectivo. Con la solución currency management and optimization no sólo se redujeron costos drásticamente, sino que el Banco se posicionó mejor en el mercado y frente a sus proveedores y se favoreció con una cultura interna de optimización, planificación y colaboración. 2

3 Un actor principal del mercado bancario argentino Fundado en 1905, Banco Galicia es uno de los principales bancos privados del sistema financiero argentino, líder en la provisión de servicios financieros en todo el país. Como banco universal -y a través de distintas compañías vinculadas y de variados canales de distribución-, ofrece una amplia gama de servicios financieros a más de 7,3 millones de clientes, tanto individuos como empresas. Banco Galicia opera una de las más extensas y diversificadas redes de distribución del sector financiero privado argentino, ofreciendo 412 puntos de contacto con sus clientes por intermedio de sucursales bancarias y centros de banca electrónica, otros 375 correspondientes a las compañías de tarjetas de crédito regionales, y 95 a Financiera Argentina. Los clientes de Banco Galicia también cuentan con acceso a servicios de banca telefónica y a bancogalicia.com y Galicia Móvil, el primer portal financiero de Internet y el primer servicio de pagos mediante teléfono celular, respectivamente, establecidos por un banco en la Argentina. 260 sucursales 22 tesoros regionales y más de 820 ATMs integran el Banco 3

4 Compromiso con el desarrollo Banco Galicia se propone ser el mejor banco privado de la Argentina. Para ello, trabaja en conciliar resultados económicos positivos con la gestión eficiente del impacto social y ambiental que sus operaciones generan. Esto lo logra partiendo del cumplimiento de sus Principios, Visión, Misión y Valores que reflejan la filosofía y cultura del Banco, enfocándose en la planificación estratégica con mirada en el mediano plazo, formándose e incorporando prácticas que le permitan evolucionar, crecer y mejorar. Fundamentalmente su misión es agregar valor a los clientes y accionistas a través de los servicios que presta. El propósito del Banco es ayudar a la gente a crecer en autonomía y solidez profesional mejorando sus niveles de performance, guiados por la supervisión para el logro de los objetivos de negocio y dentro de un marco de reglas de transparencia que exigen madurez, ética y responsabilidad hacia los demás. Sus principios son: práctica y defensa de la honestidad, la ética y el cumplimiento de las normas legales junto con una gestión prudente. 7,3 millones de clientes -individuos y empresastiene el Banco. 4

5 Dificultades de una deficiente administración del efectivo Con 260 sucursales, 22 tesoros regionales y más de 820 ATMs (cajeros automáticos) en toda Argentina, Banco Galicia carecía de un sistema eficiente para el proceso de administración de su efectivo. Antes de la implementación de currency management and optimization, el control del dinero se hacía manualmente con planillas de cálculo y sólo era posible hacerlo 24 ó 48 horas después del movimiento. Tampoco contaban con un software que integrara el área de logística con las sucursales y empresas transportadoras. Esta interacción se limitaba a un sistema de mensajería que era básicamente un workflow de solicitudes, que no permitía administrar la contabilidad o la información ni guardar historias. Sin una solución integrada, las sucursales contabilizaban el efectivo independientemente del manejo de remesas y tomaban decisiones en forma aislada, en desmedro de un modelo colaborativo de trabajo. No había información precisa sobre las necesidades de efectivo de las sucursales ni sobre la cantidad, tipo y localización del efectivo disponible en la red, exponiéndose a traslados innecesarios y multas por incumplimiento de las normativas vigentes. Además, con frecuencia se producían errores en el saldo total de la caja del Banco, obstaculizando las tareas de planificación financiera y obligando a correcciones posteriores que ocupaban a muchos empleados que podrían destinarse a tareas de mayor valor agregado. Al no tener visibilidad completa del recorrido del efectivo, el Banco dependía de la información de las transportadoras, perdiendo así control sobre la facturación y el servicio. Asimismo, era incapaz de realizar un análisis preciso de la rentabilidad de los clientes a los que prestaba servicios de recaudación. 5

6 Minimizar costo financiero y maximizar gestión de efectivo Para Banco Galicia, el objetivo principal era reducir el costo de la logística del transporte, un rubro que actualmente ocupa el tercer lugar en sus erogaciones. Por ello se volvió imperativo encontrar una forma eficiente de transportar el dinero desde el Banco Central de la República Argentina (BCRA) a los tesoros. Ante todo, resultaba fundamental conocer exactamente y en detalle cuál era la situación del efectivo existente en sucursales, tesoros regionales y ATMs. Esto permitía bajar costos tanto fuera optimizando el traslado del dinero como evitando las multas por incumplimiento de las regulaciones del BCRA. Para esta optimización de la logística se requería una única visión centralizada, que permitiera cruzar los datos relativos a disponibilidad y requerimientos de fondos, eliminando envíos innecesarios de camiones. Otro objetivo era lograr autonomía en la gestión de las rutas de transporte, hasta ese momento controlada por las empresas transportadoras de caudales. El banco opera actualmente con tres (Prosegur, Brinks y Maco), que en conjunto poseen 41 plantas integrales en el país. Al conocer con precisión la disponibilidad y las necesidades de efectivo, el Banco tendría la oportunidad de recuperar la toma de decisiones en materia de traslados, alinear el servicio de las transportadoras a sus propios parámetros y lograr transparencia en la facturación. Para el Banco también tenía mucho valor conocer el stock de efectivo discriminado por denominación y calidad de billete en cada lugar. Esto se debe a que los billetes en buen estado y de cierta denominación tienen un precio en cada uno de los lugares de Argentina y, por ende, un costo que puede optimizarse. 6

7 Un nuevo core bancario Con el objetivo de minimizar costos y optimizar su gestión de efectivo, Banco Galicia buscaba una forma eficiente de transportar el dinero entre el Banco Central y sus 22 tesoros regionales, 260 sucursales y más de 820 ATMs. Sin embargo, sus sistemas obsoletos carecían de un aplicativo que les ofreciera la información y herramientas necesarias. Por ello, decidieron buscar una solución que les permitiera obtener esos datos en tiempo real. Los responsables del Banco a cargo del proyecto sabían que SAP, líder en el mercado mundial de soluciones para procesos de negocio, ofrecía una solución de logística de materiales muy sólida, MM (Materials Management) para todas las fases de gestión de materiales de una empresa. Pero además, y fundamentalmente, la decisión de optar por currency management and optimization se enmarca en el proyecto de renovación del core bancario que atraviesa Banco Galicia en este momento. Está implementando SAP Banking Services, la solución de SAP para el sector de banca, que ofrece un completo conjunto de capacidades de Planeación Estratégica, Contabilidad, Costos y Control de la Empresa. Los responsables de Banco Galicia a cargo del proyecto de implementación de currency management and optimization privilegiaron esta solución porque, con sus poderosas herramientas de ejecución, optimización y planificación e integrándose fácilmente al nuevo core bancario, favorece las políticas del Banco, hoy y a futuro. Con el traslado de fondos como tercer rubro de gastos dentro del balance del Banco, buscábamos ante todo minimizar el costo financiero y maximizar la gestión de efectivo. Mónica Patricelli, Gerente de Procesamiento Crediticio y Financiero, Banco Galicia 7

8 Primero, ejecutar. Luego, optimizar y planificar. La solución currency management and optimization se implementó en Banco Galicia en dos etapas. La primera, de ejecución de la logística del efectivo, duró un año y está en productivo desde diciembre de Con ella se logró una vista centralizada que integra información de diferentes áreas del Banco e incluso de las empresas transportadoras, que acceden vía una web simplificada. Esta etapa fue la más importante en cuanto a tecnología y la que menos modificó la cultura interna del Banco ya que se mantenían las tareas habituales, aunque con una herramienta poderosa y más información. Sí se trabajó intensamente con las transportadoras para asegurar la adopción de los nuevos procedimientos instrumentados. En una segunda etapa, y alimentándolo con la información proveniente de la etapa de ejecución, se implementó el módulo de planificación y optimización del efectivo, lo cual duró ocho meses y está en productivo desde julio de Ahora el Banco puede proyectar las necesidades de efectivo a una semana vista. Esto modificó todos los procesos y la cultura interna del área de Logística del Efectivo. Se pasó de un perfil meramente operativo a uno de planificador capacitado, con autonomía, toma de decisiones, un profundo conocimiento de la zona a optimizar y acceso directo a información crítica sobre la mejor forma de dar efectivo y no mantenerlo ocioso. El cambio cultural también fue notable en la red de sucursales, generando confianza para vencer las resistencias a compartir las decisiones internas de los tesoros y alinearlas a los objetivos globales del Banco. La implementación estuvo a cargo del Banco junto a SAP Services; adicionalmente participó MSP Consulting, Partner de SAP especialista en la solución. 8

9 Currency management and optimization: una nueva administración del efectivo del Galicia Para resolver sus dificultades en el proceso de la administración de efectivo, Banco Galicia implementó la solución currency management and optimization, integrada mediante interfaces a los sistemas preexistentes del Banco. Se incluyeron los módulos MM para logística de materiales, SD para la definición de los documentos de transporte y entregas, SNP (Supply Network Planning), DP (Demand Planning) y PP (Production Planning). Currency management and optimization es una herramienta robusta diseñada para ayudar a los bancos a mejorar los servicios al cliente y reducir los costos de operación en el proceso de administración del efectivo. Las capacidades de planificación de demanda de currency management and optimization permiten pronosticar correctamente la demanda y el suministro de efectivo y alinearlos a las políticas del Banco. Este pronóstico se basa en los movimientos históricos, y en el caso de Banco Galicia aplica un complejo sistema de combinación de criterios. Con sus capacidades de optimización de rutas, la solución también permite maximizar el control y la transparencia en el traslado de efectivo, lo cual fue vital para Banco Galicia ya que ahora las empresas transportadoras comparten la información pertinente y trabajan en colaboración con él. Además, como el valor de los billetes varía según su calidad, currency management and optimization ayuda a optimizar este costo, ya que permite determinar con exactitud cuántos billetes de buena calidad se necesitan y cómo distribuirlos de la forma más rentable. La primera etapa de implementación fue relativa a la ejecución del proceso y duró un año. La segunda etapa, orientada a las capacidades de optimización y planificación, fue de 8 meses. Néstor Vergano, Líder de Proyecto currency management and optimization, Banco Galicia. 9

10 rápidos y directos La implementación de la solución currency management and optimization en Banco Galicia es un caso de éxito ejemplar en cuanto a la rapidez con que sumó valor agregado a sus procesos de negocio. El objetivo primordial de reducir costos de traslado de fondos se logró optimizando rutas, controlando la facturación y el servicio de las transportadoras y garantizando desde entonces la provisión de efectivo incluso en fechas especiales, evitando emergencias y multas del BCRA. Con una vista centralizada del movimiento histórico, fue posible pronosticar y organizar la logística en función de las necesidades de todo el Banco. El reemplazo de las planillas de cálculo y otros sistemas obsoletos por una solución integral eliminó el error humano y favoreció la productividad y colaboración. Áreas como Logística del Efectivo y Gerencia Financiera ahora saben con qué recursos cuentan para planificar y optimizar su gestión. Asimismo, durante la etapa de análisis y diseño, Banco Galicia fue detectando otros beneficios posibles. Uno fue disponer de dinero de buena calidad, lo cual redujo notablemente los gastos por cajeros trabados. 36,4% crecieron los ingresos operativos netos del Banco en 2012 También se pudo conocer y planificar la rentabilidad real de los clientes del servicio de recaudación del Banco y, viendo que no siempre es bueno una mayor cantidad de dinero sino aquel que se puede optimizar y gestionar, ajustar las comisiones. Otro beneficio fue la optimización del efectivo, que en épocas de crisis le permitió ofrecer billetes de buena calidad incluso a otros bancos. 10

11 Banco Galicia Una gestión a largo plazo Banco Galicia continúa trabajando en la mejora permanente de su proceso de administración del efectivo gracias a las poderosas funcionalidades que obtiene con currency management and optimization. Además, el Banco se encuentra en proceso de renovación de su core bancario a través de la implementación de la solución para banca SAP Banking Services, que ofrece capacidades de Planeación Estratégica, Contabilidad, Costos y Control de la Empresa. Combinándolas con componentes específicos de la industria como Administración de la Rentabilidad, Riesgo o Relacionamiento con los clientes, y un sistema totalmente integrado para el Manejo de Cuentas de Clientes, habilita a los Bancos a mantener una única visión de sus clientes. 11

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