EUROPEAID CO-OPERATION OFFICE

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3 EUROPEAID CO-OPERATION OFFICE T E L E M A T I C A Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua Módulo: CONTABILIDAD BÁSICA Primera Edición Diseño e Impresión: Espacio Gráfico Comunicaciones S.A. Calle 3 Carrera 10 Esquina Zona Industrial Villamaría - Caldas - Colombia Tel. (57) (6) / Fax: (57) (6) Las opiniones que esta publicación expresa no reflejan necesariamente las opiniones de la Comisión Europea. 2

4 Colaboradores: Coordinadores Locales del Proyecto Universidad en el Campo Ing. César Andrés Pereira Morales Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua - Managua - Nicaragua Dr. Carlos César Maycotte Morales Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo - México MsC. Beatriz Elena Restrepo Universidad de Caldas - Colombia Dr. Francesco Mauro Universidad Guglielmo Marconi - Italia Dr. Abel Calle Montes Universidad de Valladolid - España Lic. María José Esther Velarde Universidad Mayor San Andrés - Bolivia Coordinador Internacional Proyecto Universidad en el Campo Esp. Guillermo León Marín Serna Universidad de Caldas - Colombia Expertos en Educación, Pedagogía y Curriculum Ms.C. María Luisa Álvarez Mejía Docente Ocasional Universidad de Caldas - Departamento de Estudios Educativos Ph. D. Henry Portela Guarín Profesor Titular Universidad de Caldas - Departamento de Estudios Educativos Evaluación de Módulos bajo el Modelo Pedagógico Escuela Nueva Equipo de Educación Comité Departamental de Cafeteros de Caldas 3

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6 Presentación La Universidad de Caldas, en asocio con la Universidad Mayor de San Andrés (Bolivia), la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (México), la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua (Managua), la Universidad de Valladolid (España) y la Universita degli Studi Guglielmo Marconi (Italia), han convenido desarrollar el proyecto, la Universidad en el Campo UNICA, el cual tiene como objeto estructurar e implementar un programa de educación superior en los niveles técnico, tecnológico y profesional enfocado en el sector agropecuario, en articulación con la educación secundaria, que permita el ingreso a la universidad de jóvenes rurales en los 4 países latinoamericanos. Este proyecto nace desde la propuesta que se viene desarrollando en Colombia desde el año 2008, donde se pretende articular la educación superior con la educación media y más específicamente en el departamento de Caldas, donde gracias a las alianzas realizadas entre el sector público y el sector privado, representados por la Secretaría de Educación del Departamento, el Comité Departamental de Cafeteros de Caldas, la Central Hidroeléctrica de Caldas - Chec y la Universidad de Caldas, se ha podido ofrecer educación a jóvenes rurales, que dadas a sus condiciones socioeconómicas y geográficas, ven limitado su acceso a la educación superior bajo los esquemas en que tradicionalmente han sido ofertados los programas académicos. Ahora bien el proyecto UNICA se hace posible a los aportes económicos realizados por el programa ALFA III, de la oficina de Cooperación de la Comisión Europea, que promueve la cooperación entre instituciones de educación superior de la Unión Europea y América Latina y que gracias a este, cerca de 500 jóvenes de México, Bolivia, Nicaragua y Colombia podrán acceder a estos programas de una manera gratuita y en condiciones de calidad y pertinencia. América Latina es un continente marcado por la ruralidad y al mismo tiempo ha sido una región rezagada en términos educativos y formación del recurso humano. Con este proyecto se pretende entonces formar nuevos profesionales que aporten al desarrollo del sector agropecuario latinoamericano en el marco de la sostenibilidad, buscando que las producciones agropecuarias desarrolladas en las localidades de estos cuatro países sean económicamente viables, ambientalmente sanas y socialmente justas. Esperemos pues que los contenidos presentados en este módulo aporten a la construcción del conocimiento y que favorezcan el desarrollo económico de las poblaciones más vulnerables de América Latina. Es importante aclarar que este material es una primera versión que debe considerarse como material de evaluación y que estará sujeto a las modificaciones que se requieran. 5

7 Igualmente agradecer a los autores de los módulos, a los expertos en pedagogía y currículo a los coordinadores locales y a todas las personas que de una u otra manera han dedicado su tiempo y esfuerzo a que este proyecto sea una realidad. GUILLERMO LEÓN MARÍN SERNA Coordinador Internacional Proyecto UNICA Universidad en el Campo Universidad de Caldas - Unión Europea 6

8 Justificación La contabilidad, se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones comerciales de una empresa o negocio con el objetivo de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes, directores o propietarios de negocios o empresas, pueden tener herramientas guías sobre el curso que deben seguir sus negocios, pues mediante datos contables y estadísticos conocen la solvencia de la compañía, la dinámica de los cobros y pagos que deben ejecutarse, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, como una manera de conocer la capacidad financiera de la empresa. La competitividad a la que se enfrentan las empresas, ha provocado cambios en los estilos de su administración para poder sobrevivir en el largo plazo. La información que proporciona la contabilidad de costos y la contabilidad administrativa, resulta fundamental para la toma de decisiones en estas unidades productivas. En general, la importancia de la contabilidad de una empresa o negocio radica en la información que proporciona a sus propietarios o gerentes, la cual les permite planificar y tomar decisiones oportunas y basadas en la realidad. Los datos que suministra se convierten en indicadores de actuación, que coadyavan a evaluar la trayectoria de la empresa en el tiempo, ya sea diario, semanal, mensual o anual. Objetivo general Brindar herramientas básicas para registrar e interpretar aspectos contables de empresas o actividades económicas productivas de forma continua, ordenada y sistemática, con relación a las metas y objetivos trazados, para una acertada toma de decisiones. Objetivos específicos 1. Aplicar el concepto de contabilidad, sus principios y nociones básicas. 2. Reconocer la importancia y el beneficio de medios técnicos y/o tecnológicos en el manejo contable de la empresa. 3. Interpretar los resultados contables para que apoyen la toma de decisiones gerenciales basadas en información contable real y precisa. 4. Cumplir con la normatividad y exigencias del estado garantizando el normal desenvolvimiento de la empresa familiar o negocio. 7

9 Competencias genéricas * Competencias instrumentales - Habilidades en el uso de las tecnologías de la información y de la comunicación - Capacidad de abstracción, análisis y síntesis - Capacidad para organizar y planificar el tiempo - Capacidad para identificar, plantear y resolver problemas - Capacidad para tomar decisiones Competencias interpersonales - Compromiso ético - Capacidad crítica y autocrítica Competencias sistémicas - Capacidad de aprender y actualizarse permanentemente - Capacidad de motivar y conducir hacia metas comunes - Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica Competencias específicas 1. Registra e interpreta las operaciones de ingresos, egresos y las utilidades o pérdidas obtenidas por la empresa o negocio productivo. 2. Maneja las herramientas informáticas para registrar la contabilidad en una empresa o negocio. 3. Utiliza las técnicas de control contable para proponer alternativas de eficiencia en los procesos productivos. 4. Registra todos los datos la actividad económica de una empresa y/o negocio familiar de acuerdo a la normativa vigente. * Competencias adoptadas del Proyecto Tuning América Latina. 8

10 Contenidos cognoscitivos (resultado del conocer y el saber) Aplica los principios básicos de la contabilidad. Define el concepto y entiende las funciones, sus objetivos y la importancia de la contabilidad en la sociedad. Explica la importancia de las técnicas de la contabilidad y su clasificación. Diferencia la teoría de los signos, teoría de la partida doble, cargo y abono, igualdad numérica, esquemas de mayor (T), movimientos y saldos, cuentas auxiliares. Identifica los medios técnicos como extensión de las capacidades humanas. Integra el Software y hardware disponible con los conocimientos adquiridos. Aplica el concepto de la comunicación sobre la situación contable del proceso productivo o de servicios. Interpreta los Estados de pérdidas y ganancias. Reconoce el marco legal de la contabilidad en las empresas. Comprende la normatividad vigente, los Impuestos y su registro. Define los conceptos de cheque, pagaré, plazo fijo, fondo fijo. Describe los documentos legales para la administración de una empresa. Contenidos procedimentales (procesos, procedimientos, demostraciones y acciones relativas al conocer y al saber aplicado) Relaciona las funciones de la contabilidad y las integra con los conceptos aprendidos. Representa de manera lógica las técnicas de contabilidad. Construye un modelo de interpretación del conocimiento sobre los signos y las partidas dobles. Construye modelos de aprendizaje a través de los medios técnicos disponibles para el desarrollo de la asignatura. Realiza la contabilidad familiar en una hoja de cálculo. Realiza, a partir de un caso de estudio, el balance general y el estado de pérdidas y ganancias de una empresa. Calcula los impuestos de acuerdo a la normatividad vigente. Representa gráficamente la utilización de documentos legales en una empresa. Contenidos actitudinales (acciones frente al proceder, conocer y saber) Conserva una actitud positiva frente al aprendizaje de los conceptos y técnicas contables. Integra estos conocimientos a la realidad familiar y personal. Adopta una posición positiva y de respeto frente al conocimiento adquirido por sus compañeros. Fomenta la participación de los compañeros en las prácticas. Consulta fuentes de información disponibles en internet. Fomenta la participación de los miembros del grupo familiar en la utilización de los principios de control contable. Adopta una posición responsable frente al aprendizaje del marco legal contable. 9

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12 adriana hernández lazcano RESUMEN DE VIDA Licenciada en Contaduría del Centro de Estudios Universitarios Tollancingo de la Secretaría de Educación Pública, con especialización en Impuestos de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y Máster en Gestión y Auditoría Ambiental de la Universidad de León, España, actualmente es Coordinadora del PE de Ingeniería en Agronegocios en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, además ha desempeñado diferentes cargos dentro de la misma, entre ellos docente de Formulación y Evaluación de Proyectos, Contabilidad Administrativa, Matemáticas Financieras y Sistemas de Información Geográfica, ha Participado como asesora y tutora de tesis en varias oportunidades, además en las asignaturas de computación y contabilidad, en el Área Académica de Ciencias Agrícolas, Ingeniería Forestal, Medicina Veterinaria y Zootecnia, en la asignatura de Formulación y Evaluación de Proyectos, e Introducción a los Sistemas de Información Geográfica entre otros, del Instituto de Ciencias Agropecuarias, ha tenido participación en diferentes cursos de capacitación docente, congresos y seminarios, ha sido ponente en 8 ocasiones en conferencias y talleres en temas como: Recursos Forestales, Sistemas de Información Geográfica, Sistemas de Muestreo para el Inventario de Recursos Forestales entre otros, tiene 6 publicaciones en folletos de congresos nacionales e internacionales, ha sido responsable y colaboradora de 8 proyectos como: Diagnóstico de Sanidad Forestal en el Estado de Hidalgo y Evaluación de la Degradación de los Ecosistemas Forestales de las Regiones II y XIII del Estado de Hidalgo y Selección de Especies para su Restauración, ha tenido participación como organizadora en cursos, congresos y talleres en diferentes instituciones a nivel nacional. 11

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14 Tabla de Contenido UNIDAD 1 Principios Básicos de Contabilidad Definición, funciones, objetivos, su papel en la sociedad Elementos básicos de contabilidad: activo, pasivo y patrimonio, teoría de los signos, teoría de la partida doble, cargo y abono, igualdad numérica, esquemas de mayor (T), movimientos y saldos, cuentas auxiliares...21 UNIDAD 2 Herramientas Informáticas para el Manejo de la Contabilidad (informatización de la contabilidad) Software contable Manejo básico de hojas de cálculo...58 UNIDAD 3 Interpretación de la Información Contable Técnicas de control contable en los procesos productivos: manual de cuentas, plan de cuentas, documentos y libros contables Balance general Estados de pérdidas y ganancias: elaboración e interpretación Flujo de fondos...92 UNIDAD 4 Marco Legal de la Contabilidad en las Empresas Normatividad vigente, impuestos y su registro Concepto de cheque, pagaré, plazo fijo, fondo fijo Documentos legales para la administración de una empresa

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16 UNIDAD 1 PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD OBJETIVO ESPECÍFICO Aplicar el concepto de contabilidad, sus principios y nociones básicas. COMPETENCIA ESPECÍFICA Registra e interpreta las operaciones de ingresos, egresos y las utilidades o pérdidas obtenidas por la empresa o negocio productivo. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad FUENTE: 15

17 El hombre se informa para poder actuar en todos los campos: el social, el político y el económico. Desde niños hemos necesitado conocer de qué fondos disponemos para poder usarlos de manera alternativa, en ir al cine o en comprar cualquier cosa. Un estudiante debe llevar cuenta y razón de su dinero, de las deudas que tiene con sus compañeros o que algún compañero le debe a él, lo que debe en el colegio o lo que aún no ha cobrado de alguna beca. (Valiente, 2006). Aunque de una manera sencilla, el estudiante lleva un registro de los movimientos económicos que realiza en su vida diaria, de igual forma un ama de casa registra sus ingresos y gastos diarios y la mayor parte del tiempo toma decisiones en función de esa información económica. Dentro de la información que se recibe en nuestra vida, una parte tendrá carácter relevante desde el punto de vista económico y otra no. La Contabilidad trata con información que sea relevante desde el punto de vista económico y, cuánto más complejas sean las necesidades, en vista a la toma de decisiones más complejo será el sistema informativo. Las personas que toman decisiones dentro de una empresa necesitan hacer uso del sistema de información contable que permita alcanzar los objetivos planteados. Si estas decisiones son de tipo económico, requerirán de información económica, la cual es suministrada esencialmente por la contabilidad. La Contabilidad es, un proceso que recoge y selecciona información económico-financiera relevante, procesándola de tal manera que ofrezca, como producto final, unos informes que sirvan al usuario de los mismos en la toma de decisiones. Módulo: Contabilidad Básica TRABAJO EN EQUIPO 1. Nos asignamos los roles de administrador del tiempo, relator, ayudante, investigador y utilero. 2. Desarrollamos las siguientes actividades: a) Explicamos la importancia de la información contable para el uso interno de la empresa. b) Explicamos la importancia de la información contable para terceros, como inversionistas y acreedores. c) Mencionamos las ventajas del uso de la información contable. 16

18 EN PLENARIA 3. Socializamos ante el grupo el producto resultante del trabajo en equipo. 4. Identificamos las generalidades y las agrupamos en el siguiente cuadro: CARACTERISTÍCAS Importancia de la información contable para uso interno de la empresa DESCRIPCIÓN Importancia de la información contable para terceros como inversionistas y acreedores Ventajas del uso de la información contable 1. Definición, funciones, objetivos, su papel en la sociedad En cualquier empresa o negocio es necesario que el empresario gestione con eficacia los recursos que obtiene en las diferentes actividades que realiza. Para lograr esto, se requiere de información oportuna proporcionada por un buen sistema de información. (Vértice). La contabilidad es un lenguaje que transmite información económica relevante, para con ella tomar decisiones mediante: a) La selección de información económica-financiera, que es relevante para quien va a tomar decisiones. b) La interpretación de esa información, traduciéndola de manera cuantitativa, en especial en términos monetarios. c) El registro de esa información. d) La comunicación de esa información, y por último. e) La interpretación del producto final de esa comunicación. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad 17

19 En las fases que hemos descrito antes se pueden establecer dos apartados claramente diferenciados: uno que hace referencia a un proceso lógico, en el que es necesario establecer una serie de criterios, y otro que se reduce a meros aspectos mecánicos. Ambos apartados constituyen el campo de lo que denominamos Contabilidad, pero constituyen diferentes categorías intelectuales.(valiente, 2006) En el siguiente cuadro se muestran las fases antes mencionadas dentro de la contabilidad y la teneduría de libros. Fuente de Elaboración: Propia Módulo: Contabilidad Básica Como se puede ver, la Teneduría de Libros es el conjunto de procedimientos que utiliza la Contabilidad para procesar la información, pero la Contabilidad va más allá, fijando la identificación, traducción y finalidad de la información, interpretando la misma. Revisando la diferencia que existe entre contabilidad y teneduría de libros, podemos revisar las definiciones de contabilidad desde el punto de vista de distintos autores. 1.1 Definición de Contabilidad Es un proceso que recoge y selecciona información económico-financiera relevante, la interpreta, la cuantifica y la registra, mostrando como producto final unos informes que sirven al usuario de los mismos en la toma de decisiones. (Valiente, 2006). 18 Es la disciplina que enseña las normas y procedimientos para analizar, clasificar y registrar las operaciones efectuadas por entidades económicas integradas por un solo individuo, o constituidas bajo la forma de sociedades con actividades comerciales, industriales, bancarias o de carácter cultural, científico, deportivo, religioso, sindical, gubernamental, etc., y que sirven de base para elaborar información financiera que sea de utilidad al usuario general en la toma de decisiones económicas.(lara Flores & Lara Ramírez, 2009).

20 La NIF A-1 define la contabilidad en los siguientes términos: La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afecten económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuralmente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos. Según el libro CONTABILIDAD BÁSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES por Ayaviri García Daniel, describe el concepto de Contabilidad como: La ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad. De igual manera, el mismo autor plantea: La Definición de Contabilidad, como: Ciencia y rama de las matemáticas, que tiene por objeto llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados. Por otro lado según McGraw-Hill en su colección La BIBLIOTECA MCGRAW-HILL DE CONTABILIDAD conceptualiza: La contabilidad como un sistema de información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que preparan la información y los que la utilizan. Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), establecen la definición de Contabilidad, de la siguiente manera: La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de éstos. De estas definiciones se desprenden algunas características en común: - Es un sistema de información económica-financiera. - Clasifica, registra e interpreta la información. - Sirve de base para la toma de decisiones. 1.2 el papel de la contabilidad Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad Las empresas no preparan estados financieros nuevos después de cada transacción sino que acumulan los efectos de las transacciones individuales de negocios en sus registros contables. Luego. A intervalos regulares, la información en estos registros se utiliza para preparar estados financieros, declaraciones del impuesto sobre la renta y otro tipo de informes contables. 19

21 Pero la necesidad de informes contables no es la única razón para que las empresas lleven registros contables. Los gerentes y empleados del negocio utilizan frecuentemente estos registros para fines tales como: 1. Establecer la capacidad de responder por los activos y/o transacciones bajo el control de un individuo. 2. Hacer el seguimiento de las actividades de rutina del negocio, tales como las cantidades de dinero en las cuentas bancarias de la compañía, las cantidades vencidas de clientes a quienes se les ha otorgado crédito, las cantidades debidas a proveedores. 3. Obtener información detallada sobre una transacción en particular. 4. Evaluar la eficiencia y el desempeño de los diversos departamentos dentro de la organización. 5. Mantener evidencia documentaria de las actividades de negocios de la compañía. (F. Meigs, 2000) 1.3 Objetivos de la información contable Según lo expuesto, se espera que la Contabilidad brinde información útil para la toma de decisiones y el control, referida al patrimonio del ente, a su evolución, a los bienes de terceros en poder del ente y a ciertas contingencias. Módulo: Contabilidad Básica Generalmente, la información suministrada a terceros se expresa en términos monetarios mientras que la de uso interno incluye importes y (para algunos elementos) unidades (de bienes vendidos, de existencias, de monedas extranjeras, etc.). La idea de que el objetivo básico de la contabilidad es suministrar información útil para la toma de decisiones cuenta hoy con aceptación generalizada y aparece en numerosos pronunciamientos de organismos profesionales. Atrás ha quedado el concepto de que la única razón para mantener sistemas contables es cumplir con las normas legales que lo exigen. Este es también un objetivo, pero no el principal.(s.l.) 20

22 2. Elementos básicos de contabilidad: activo, pasivo y patrimonio, teoría de los signos, teoría de la partida doble, cargo y abono, igualdad numérica, esquemas de mayor (T), movimientos y saldos, cuentas auxiliares. La Contabilidad es el sistema de información que mide las actividades de las empresas, procesa esa información en estados (informes) y comunica los resultados a los tomadores de decisiones. La contabilidad no equivale a la teneduría de libros, que es un procedimiento contable, de igual modo que la aritmética es un procedimiento matemático. Es frecuente que se llame lenguaje de los negocios a la contabilidad. Cuanto mejor entienda el lenguaje, tanto mejores serán sus decisiones de negocios y a administración de los aspectos financieros de su vida personal. La planeación financiera personal, los gastos educativos, los préstamos, los pagos del automóvil, los impuestos sobre la renta y las inversiones se basan en el sistema de información llamado contabilidad. Un producto clave de un sistema contable es el conjunto de estados financieros mediante los cuales se presenta a una empresa en términos monetarios. Obtiene utilidades la empresa? Debe contratarse personal? Gana dinero suficiente para pagar un arriendo? La respuesta a preguntas como ésas se basa en la información contable.(horngren, 2003). Los tomadores de decisiones necesitan información. Cuanto más importancia tenga la decisión, tanto mayor será esa necesidad. Casi todas las empresas y muchas personas llevan registros contables para facilitar su toma de decisiones. Los estados financieros son la manifestación fundamental de la información financiera; son la representación estructurada de la situación y desarrollo financiero de una entidad a una fecha determinada o por un periodo definido. Los estados financieros también muestran los resultados del manejo de los recursos encomendados a la administración de la entidad, por lo que para satisfacer ese objetivo, deben proveer información sobre la evolución de: a) Los activos, b) Los pasivos, c) El capital contable o patrimonio contable, d) Los ingresos y costos o gastos, e) Los cambios en el capital contable o patrimonio contable, y f) Los flujos de efectivo o, en su caso, los cambios en la situación financiera. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad A continuación, se detalla lo que son los activos y los pasivos, así como su clasificación. 21

23 2.1 activo El activo se compone de los bienes y derechos que son propiedad de la empresa o entidad. 2.2 pasivo Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. 2.3 capital Contable o Patrimonio Contable El Capital Contable es la diferencia aritmética entre el valor de todos los bienes y derechos de la entidad y el total de sus deudas y obligaciones. (Flores, 2009). El concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y el de patrimonio contable, para las entidades con propósitos no lucrativos. 2.4 clasificación del Activo La clasificación de los elementos que constituyen el activo de la empresa se hace en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad. Se debe entender por grado de disponibilidad a la mayor o menor facilidad que tiene la entidad para convertir o transformar en efectivo el valor de un determinado elemento. En atención a su mayor y menor grado de disponibilidad, los elementos o partidas que constituyen el activo de la entidad se clasifican en tres grupos: Módulo: Contabilidad Básica Activo Circulante Lo integran los elementos o partidas que representan efectivo y los convertibles en efectivo, en un lapso no mayor de un año, o en un ciclo financiero a corto plazo. También se define como partidas en efectivo disponibles y que están en movimiento o rotación constante, que tienen como principal característica la fácil conversión o transformación en flujos de efectivo. El orden es el siguiente: Caja Bancos Inversiones temporales Mercancías, inventarios o almacén 22

24 Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Anticipo a proveedores Activo Fijo Este grupo lo constituyen los recursos propiedad de la empresa, que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con la finalidad de usarlos y no con la intención de venderlos, su principal característica es que permanecen en la entidad durante varios años; naturalmente que cuando se encuentran en malas condiciones o no presten un servicio útil, se pueden vender o reemplazar, incluso darse de baja por obsoletos. Las principales cuentas de este rubro son las siguientes: Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de cómputo electrónico Equipo de entrega o de reparto Depósitos en garantía Inversiones permanentes Activo diferido Lo integran todos los gastos pagados por anticipado por los que la empresa recibe un servicio o beneficio no solo en el año en que se efectúan, sino también en varios años posteriores, a continuación se indican los más comunes: Gastos de investigación y desarrollo Gastos en etapas preoperativas de organización y administración Gastos de mercadotecnia Gastos de organización Gastos de instalación Papelería y útiles Propaganda y publicidad Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad 23

25 2.5 clasificación del Pasivo La clasificación del pasivo de la entidad se debe hacer en atención a su mayor y menor grado de exigibilidad. Se entiende como grado de exigibilidad el menor o mayor plazo de que dispone la entidad para liquidar sus deudas y obligaciones. En atención a lo anteriormente expuesto; el pasivo de la entidad se clasifica en tres grupos: Pasivo circulante Lo constituyen las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un año, o menor al de su ciclo financiero a corto plazo; su principal característica es su mayor grado de exigibilidad. Las principales cuentas que constituyen en pasivo circulante son: Proveedores Documentos por pagar Acreedores Diversos Anticipo de Clientes Gastos pendientes de pago Impuestos pendientes de pago Módulo: Contabilidad Básica Pasivo fijo Este grupo lo constituyen las deudas y obligaciones a cargo de la empresa, cuyo vencimiento sea en un plazo mayor de un año, o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo; su principal característica es su menor grado de exigibilidad. Las principales cuentas de este conjunto son: Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios Documentos por pagar Cuentas por pagar Pasivo diferido Este grupo lo constituyen los cobros anticipados efectuados por la entidad, por los cuales se adquiere la obligación de proporcionar un servicio en un plazo mayor de un año, o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo; su principal característica es que su valor se transforma en utilidad en el momento en que se presta el servicio, o también conforme transcurre el tiempo. Las principales cuentas de este rubro son: 24

26 Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado Para comprender mejor la clasificación del activo y el pasivo, es necesario conocer la terminología contable que se emplea para denominar los conceptos que constituyen los bienes y derechos, así como las deudas y obligaciones de una entidad comercial. A continuación se específica el significado y movimiento de las principales cuentas del activo y pasivo. PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO Cuenta Descripción Aumenta Disminuye CAJA FONDO FIJO DE CAJA CHICA BANCOS INVERSIONES TEMPORALES MERCANCÍAS CLIENTES Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagarés (bouchers) de tarjetas de crédito, giros postales, bancarios y telegráficos recibidos de otras entidades. Representa el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, destinado para liquidar los pagos menores, esta cuenta principia con el fondo promedio estimado de los pagos menores que cubre la empresa durante un periodo determinado, agregando a dicho promedio un pequeño margen. Representa el valor de los depósitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad. Representadas por acciones y otros valores de inmediata realización, que la empresa adquiere en casas de bolsa o en otros organismos del sector financiero, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en plazo corto, y evitar con ello que su efectivo disponible no produzca un beneficio. Son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta. Son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancías a crédito, sin exigirles especial garantía documental. Cuando la empresa recibe dinero en efectivo. Cuando el fondo por no ser suficiente, incremente. Cuando la empresa deposita dinero o valores al cobro. Cuando la entidad adquiera acciones, bonos, obligaciones, cédulas hipotecarias, bonos de prenda, etc. Cuando la empresa compra o le devuelven mercancías. Cada vez que la empresa vende mercancías a crédito. Cuando paga con dinero en efectivo. Cuando el fondo por ser excesivo se reduzca. Cuando expide cheques en contra del banco. Disminuye cuando las vende. Cuando vende o devuelve mercancías. Cuando los clientes pagan total o parcialmente la deuda. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad 25

27 DOCUMENTOS POR COBRAR Son los títulos de crédito a favor de la entidad, tales como letras de cambio y pagarés. Cada vez que la entidad recibe letras de cambio y pagarés. Cada vez que la empresa endosa, cobra o cancela uno de estos documentos. Cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su deuda. Por el importe de la amortización o cancelación del anticipo, cuando la entidad liquida el saldo a favor de los proveedores. Cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. DEUDORES DIVERSOS Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta de mercancías. Cada vez que a la empresa le quedan a deber por concepto distinto de mercancías. ANTICIPO A PROVEEDORES Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa entrega a proveedores; su finalidad es asegurar el suministro oportuno de mercancías o servicios que requiere. Cada vez que la empresa efectúe anticipos a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios. TERRENOS Son los predios propiedad de la entidad. Cuando se compran terrenos. EDIFICIOS Son las propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc. Cuando se compran edificios. MOBILIARIO Y EQUIPO Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, vitrinas, básculas, máquinas de oficina, entre otros. Es el conjunto integrado por unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drivers, scanners, plotters, etc. Es el conjunto integrado por vehículos de transporte aéreos, terrestre y marítimos tales como aviones, camiones, camionetas, motocicletas, barcos, entre otros, propiedad de la empresa. Cuando se compra mobiliario y equipo. Cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Módulo: Contabilidad Básica EQUIPO DE CÓMPUTO ELECTRÓNICO EQUIPO DE ENTREGA O DE REPARTO DEPÓSITOS EN GARANTÍA Son los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que la empresa deja en guarda para garantizar valores o servicios que va a disfrutar. Por ejemplo el depósito que se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio. Cuando se compra equipo de cómputo electrónico. Cuando se compra equipo de entrega o de reparto. Cada vez que la empresa deja en guarda dinero o valores. Cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Cuando se venden o se dan de baja por no prestar un servicio efectivo. Conforme le devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el plazo de contrato o por cancelación del mismo. 26

28 INVERSIONES PERMANENTES Son las que están representadas por acciones y otros valores negociables convertibles en efectivo en un plazo mayor de un año, que la empresa adquiere en organismos del sector financiero, con el propósito de obtener un rendimiento o beneficio mayor del que producen las inversiones temporales de inmediata realización. Son los gastos que la empresa efectúa en la creación de nuevos tipos de productos, de procesos de elaboración o de servicios, con la expectativa de lograr comercializarlos, incluyen los que originan la búsqueda y formulación del concepto, el diseño y pruebas del proyecto, proceso o servicio en las etapas experimentales y su producción u operación en una fase de prueba. Son los gastos que hace la empresa durante su etapa preoperatoria, cuyas actividades se encuentran encaminadas a iniciar sus operaciones comerciales o industriales, tales como: adquirir equipos, organizar su administración y su producción, desarrollar los productos o servicios que plantea vender, desarrollar su mercado, contratar y capacitar a su personal, entre otros; también se presentan en empresas ya en operación que adoptan un nuevo giro o un ramo de actividad diferente. Son los gastos que hace la entidad con la finalidad de obtener conocimiento del mercado para un producto o servicio, darlo a conocer, desarrollarlo o mantener la preferencia del consumidor, también incluye los gastos de investigación de mercados, la creación de marcas y nombres comerciales, la publicidad y las promociones de productos. Cuando la empresa adquiere acciones y otros valores negociables de otras entidades. Cuando las vende. GASTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Cuando la empresa efectúa gastos de investigación y desarrollo. Por la aplicación a resultados de operación de los costos y gastos de investigación y desarrollo conforme se incurren. GASTOS EN ETAPAS PREOPERATIVAS DE ORGANI- ZACIÓN Y ADMINISTRA- CIÓN GASTOS DE MERCADO- TECNIA Cuando la entidad efectúa gastos en su etapa preoperatoria. Cuando la empresa efectúa gastos de mercadotecnia. Por el importe de la amortización de los gastos preoperatorios, la cual debe iniciarse inmediatamente después de que la empresa deja la etapa preoperatoria. Por la aplicación a resultados de operación de los gastos de investigación, publicidad o promoción devengados y por la amortización de marcas y nombres comerciales. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad 27

29 GASTOS DE ORGANIZACIÓN Son los gastos que la entidad paga a profesionales especializados en la organización de negocios o en la reorganización de empresas. Cuando la empresa paga servicios por la organización o reorganización de la empresa. Por la aplicación a resultados de operación de los gastos de organización o reorganización conforme se incurren. Por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo. GASTOS DE INSTALACIÓN Son todos los gastos que efectúa la empresa para acondicionar el local de su negocios, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación. Por cada uno de los gastos que haga la empresa para acondicionar el local. PAPELERÍA Y ÚTILES Es el conjunto de material de papelería y objetos de escritorio que se emplean en las labores de la empresa, lo constituyen el papel en blanco o membreteado, sobres, formatos impresos como remisiones, facturas, recibos, libros, registros, tarjetas, así como los lápices, bolígrafos, tintas, correctores, etc. Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que la empresa proporciona produce o vende, los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, revistas, estaciones radiodifusoras y otros vehículos de divulgación. Son los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocios contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al edificio que ocupa la empresa, que aún no estando vencidas se pagaron anticipadamente; estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o porque así le conviene a los intereses de la entidad. Cada vez que se compra papelería y útiles de escritorio. Por el valor de los materiales y útiles que se vayan utilizando. Módulo: Contabilidad Básica PROPAGANDA Y PUBLICIDAD PRIMAS DE SEGUROS RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO Cada vez que se pague por impresión o contratación de propaganda y publicidad. Cada vez que se pague a las compañías aseguradoras primas sobre contratos de seguro. Cada vez que la entidad paga por anticipado el importe de varias rentas. Por la parte de publicidad y propaganda que se distribuya o publique. Por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio. Por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado en el transcurso del tiempo. 28

30 INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO Son los intereses que la empresa paga antes del vencimiento de un crédito. Este caso se presenta en aquellos préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad originalmente solicitada. Cada vez que la empresa pague intereses por anticipado. Por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto por el transcurso del tiempo. PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO Cuenta Descripción Aumenta Disminuye PROVEEDORES Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental. Cada vez que la entidad compra mercancías a crédito. Cuando pague total o parcialmente la cuenta, devuelvan mercancías al proveedor o éste conceda algún descuento o rebaja. DOCUMENTOS POR PAGAR Son los títulos de crédito a cargo de la empresa, tales como letras de cambio y pagarés. Cuando la empresa expida letras de cambio o pagarés a su cargo. Cada vez que pague o cancele uno de estos documentos. ACREEDORES DIVERSOS ANTICIPO DE CLIENTES GASTOS PENDIENTES DE PAGO, GASTOS POR PAGAR O GASTOS ACUMULADOS Son las entidades a quienes la empresa les debe por concepto distinto de la compra de mercancías. Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías; su finalidad es contar con recursos para producir los artículos solicitados y, a la vez tener mayor seguridad de la venta de su producción. Son los gastos por servicios o beneficios devengados, que estén pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellos se pueden citar los sueldos y salarios de empleados, las comisiones de agentes y dependientes, el servicio de llamadas telefónicas, el suministro de energía eléctrica y agua, el arrendamiento, etc. Cada vez que la empresa quede a deber por un concepto distinto de la compra de mercancías. Cada vez que la entidad recibe anticipos de clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías o de servicios. Cuando no se pague algún servicio o beneficio devengado por la empresa. Cuando la entidad paga total o parcialmente la cuenta. Por el importe de la amortización o cancelación del anticipo cuando la empresa cobra el saldo a cargo de los clientes y entrega facturado el pedido. Cuando la entidad pague total o parcialmente el adeudo correspondiente. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad 29

31 IMPUESTOS PENDIENTES DE PAGO, IMPUESTOS POR PAGAR O IMPUESTOS ACUMULADOS Son los impuestos generados o causados devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellos se pueden citar la cuota patronal del seguro social, la cuota del seguro para el retiro (SAR), la cuota del fondo nacional de vivienda (INFONAVIT), el impuesto sobre nóminas, el impuesto predial, etc. Son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles, se entiende por bienes inmuebles los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente. Cuando se conoce la obligación adquirida de pagar algún impuesto o cuota. Cuando la empresa paga total o parcialmente el adeudo correspondiente. ACREEDORES HIPOTECARIOS O HIPOTECAS POR PAGAR Cada vez que la empresa recibe préstamos cuya garantía esté constituida por la escritura de algún bien inmueble. Por los pagos que la empresa haga a cuenta o liquidación de dichos préstamos hipotecarios. RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que aún no estando vencidas la empresa haya cobrado anticipadamente. Cada vez que la empresa cobra rentas por anticipado. Por la parte proporcional que de dichas rentas se hayan devengado conforme al paso del tiempo. Por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en ingreso. INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO Son el importe de los intereses que aún no estando vencidos la empresa ha cobrado anticipadamente. Cada vez que la empresa cobre intereses por anticipado. La clasificación del activo y del pasivo expuesta es conocida con el nombre de tradicional, la cual se presenta de forma esquemática a continuación: Módulo: Contabilidad Básica 30

32 2.6 la Ecuación Contable La Ecuación contable muestra las relaciones entre el activo, pasivo y el capital contable. El activo aparece en el lado izquierdo de la ecuación; y los derechos legales y económicos contra el activo, el pasivo y el capital contable, en el lado derecho. Debe haber igualdad entre los datos. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad Los Estados Financieros indican cómo marcha una empresa y cuál es su situación actual. Son el producto final del proceso contable. Sin embargo, Cómo se generan los estados 31

33 financieros? La herramienta básica de la contabilidad es la ecuación contable, con la que se resumen los recursos de una empresa y los derechos contra esos recursos. Las variaciones, o sea los aumentos y disminuciones que sufren los valores del activo, del pasivo y del capital, por las operaciones efectuadas por la entidad, se deben registrar en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos. Cualquiera que sea la operación que la entidad haya efectuado, siempre habrá una causa y un efecto que, por la misma cantidad hará variar los valores de los estados financieros. Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de saber qué cargos y qué abonos van a significar los aumentos y disminuciones en las diferentes cuentas del activo, del pasivo y del capital. La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento del patrimonio o de los resultados, que capta la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo. Así, cada cuenta ofrece una visión del elemento que representa, con independencia de los demás elementos que componen el patrimonio o el resultado empresarial. La cuenta, gráficamente representada, es un libro abierto y esquemáticamente se representa por una T (t mayúscula), una de las partes se destina a recoger los aumentos de valor y la otra las disminuciones. En el centro de la parte superior se escribe el nombre del elemento al que se refiere. Arriba, también, en la parte izquierda se pone DEBE (D) y en la parte derecha HABER (H). Debe Cargos Caja Haber Abonos Módulo: Contabilidad Básica Para resolver el problema debe saber qué cargos y qué abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas, se toma como base la fórmula del balance que dice: 32

34 Para explicar porqué la fórmula del balance se toma como base, se va a colocar en el siguiente esquema de cuenta: Como se puede apreciar en el esquema anterior, el activo aparece cargado, mientras que el pasivo y el capital aparecen abonados. Si se asigna una cuenta para cada uno de los tres elementos del balance, de acuerdo con la misma fórmula, quedan así: (Lara Flores & Lara Ramírez, 2009). Por lo que, si a cada uno de los valores que forman el activo, el pasivo y el capital, se le asigna una cuenta, según la misma fórmula, quedan así: Con base en lo anterior, se instituyeron las siguientes reglas: 1. Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe. 2. Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotación en el haber. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad 3. La cuenta de capital debe empezar con un abono, o sea, con una anotación en el haber. Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se deben cargar. Ejemplo: 33

35 En cambio para disminuir su saldo se deben abonar, ejemplo: Principios que deben observarse: a) Los aumentos del activo se cargan b) Las disminuciones del activo se abonan. (Lara Flores & Lara Ramírez, 2009) De aquí derivan los siguientes tecnicismos contables: Se llama ABRIR una cuenta al registrarla por primera vez en un espacio de tiempo. Se llama CARGAR, DEBITAR o DEUDAR una cuenta, al registrar una anotación en el Debe de la misma. Por el contrario se llama ABONAR, DATAR, ACREDITAR, o DESCARGAR una cuenta, al registrar una anotación en el Haber de ésta. Módulo: Contabilidad Básica Como consecuencia de lo anterior, se denomina SUMAS DEUDORAS el resultado de la adición de todas las partidas anotadas en el Debe y SUMAS ACREEDORAS el resultado de la adición de todas las partidas consignadas en el Haber. Se llama SALDO de una cuenta a la diferencia entre las sumas deudoras y las sumas acreedoras. Si las sumas deudoras son superiores a las acreedoras, diremos que el saldo es DEUDOR ; si es al contrario, diremos que el saldo es ACREEDOR. En el caso en que las sumas deudoras importan lo mismo que las acreedoras, diremos que el saldo es NULO. Se denomina LIQUIDAR una cuenta a realizar las operaciones encaminadas a determinar o calcular su saldo. Por su parte, SALDAR una cuenta es anotar su saldo en el lado cuya suma haya sido superior, con objeto de que ambas sumas sean coincidentes. (Valiente, 2006). El tratado para el registro contable es el siguiente: 34

36 Tipo de cuenta Aumento Disminución Naturaleza del saldo Activo Cargo Abono Deudor Pasivo Abono Cargo Acreedor Capital Abono Cargo Acreedor Ingreso Abono Cargo Acreedor Gasto Cargo Abono Deudor La contabilidad se puede llevar de forma manual o mecanizada. Cuando los contribuyentes adopten el sistema manual o mecánico, deberán llevar cuando menos el libro diario y el mayor; si adoptan el sistema de registro electrónico llevarán como mínimo el libro mayor. En el libro diario, el contribuyente deberá anotar en forma descriptiva todas sus operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que estos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o crédito que a cada una corresponda. (Lara Flores & Lara Ramírez, 2009). En el libro mayor deberán anotarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. La anotación antes indicada se deberá hacer por lo menos una vez al mes. (Lara Flores & Lara Ramírez, 2009). Libro diario El libro diario, conocido también con el nombre de libro de primera anotación, es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones detalladamente, indicando no sólo el nombre de las cuentas de cargo y abono, sino, además, una serie de datos de carácter informativo, como son: 1. Fecha de operación 2. Número de orden de la operación 3. Nombre de las personas que intervienen en la operación 4. Nombre y número de los documentos que amparan la operación; por ejemplo: facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagarés, etc. Todos estos datos, y algunos más que requiera la naturaleza misma de las operaciones, se deben mencionar al registrar las operaciones en el libro diario. Para que en el libro diario se pudieran registrar, tanto las cuentas de cargo y abono como los datos informativos anteriores, se le dio a dicho libro el siguiente rayado. Unidad 1 Principios Básicos de Contabilidad Número del Asiento Folio del mayor Descripción Parcial Cargos Abonos 35