Elaboró: Revisó: Aprobó: Descripción del Cambio No aplica porque esta política es nueva

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1 1. ÍNDICE 1. ÍNDICE 2. AUTORIZACIONES 3. BITÁCORA DE CAMBIOS Y MEJORAS 4. PROPÓSITO 5. ALCANCE 6. RESPONSABLE 7. FRECUENCIA DE REVISIÓN 8. VOCABULARIO 9. ENLACE CON DOCUMENTOS CONTROLADOS 10. POLÍTICA: GENERALES DE VENTA 11. CONTROL DE LOS REGISTROS GENERADOS 12. ANEXOS 2. AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Aprobó: Gerente de Ventas Director General 3. BITÁCORA DE CAMBIOS Y MEJORAS Revisión: Sección Modificada Descripción del Cambio No aplica porque esta política es nueva Fecha de Modificación 4. PROPÓSITO Mostrar las políticas que rigen los principios de venta con los Distribuidores Acreditados de la organización. 5. ALCANCE Esta política es aplicable a todo el personal del área de ventas o al personal que tenga que explicar o ejecutar esta política. 6. RESPONSABLE El responsable de elaborar, difundir, utilizar y mejorar esta política es el Gerente de Ventas de la organización. 7. FRECUENCIA DE REVISIÓN Esta política se revisará cuando menos una vez al año en el mes de diciembre, o antes si hay un cambio o mejora significativa en el proceso. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 1 de 11

2 8. VOCABULARIO 8.1 PRODUCTOS DE LÍNEA. Se refiere a productos que están disponibles para su venta en la oficina central y con los distribuidores autorizados, que no necesiten fabricación especial. 8.2 PRODUCTOS DE LÍNEA. Se refiere a productos que están disponibles para su venta en la oficina central y con los distribuidores autorizados, que no necesiten fabricación especial. 8.3 PRODUCTOS DE IGUALACIÓN. Se refiere a productos de fabricación especial que no se encuentran disponibles para su venta, solo para clientes específicos. 8.4 PIGMENTOS OPACOS. Son concentrados de color que no permiten el paso de luz como las hojas de papel. 8.5 PIGMENTOS CRISTALES. Son concentrados de color que permiten el paso de la luz como el vidrio. 8.6 PAGOS AL CONTADO. Revisar las políticas y procedimientos en el documento AGAMA-VENTAS-DIST-POL PAGOS A CRÉDITO. Revisar las políticas y procedimientos en el documento AGAMA-VENTAS-DIST-POL DOCUMENTO A LIQUIDAR. Se refiere a un documento emitido desde el sistema BM Solutions como factura o ticket de venta. 8.9 PUNTO DE VENTA. Nombre con el que se describe a un Distribuidor Acreditado. 9. ENLACE CON DOCUMENTOS CONTROLADOS Código AGAMA-PLAN-DIST-01 Nombre del Documento Controlado: Plan de Calidad en el Servicio 10. POLÍTICA: GENERALES DE VENTA 1 2 Aplican las siguientes políticas cuando se encuentran operando y administrando un punto de venta. Proporcionan el servicio de venta los días Lunes a Viernes de 8:30 am hasta las 17:30 pm y Sábados de 8:30 am hasta las 17:30 pm en los siguientes puntos de venta: Chalco Cuautitlán Ermita Zaragoza Texcoco Tláhuac Pantitlan Guadalajara AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 2 de 11

3 3 Proporcionan el servicio de venta los días Lunes a Sábado de 9:00 am hasta las 18:00 pm y Domingos de 9:00 am hasta las 15:00 pm en el punto de venta: Fray Servando Conocen detalladamente cuales son los días no laborables y días laborables parciales de la organización publicados en la siguiente dirección electrónica: Notifican a los clientes vía telefónica y por medios impresos en su punto de venta sobre los días festivos y días laborables parciales con una semana de anticipación. Contactan inmediatamente vía telefónica a la Gerencia de Ventas cuando un cliente que se encuentre en el punto de venta necesite información adicional sobre los productos y servicios o expresar alguna queja o sugerencia. Realizan actividades de venta sobre las 4 líneas principales de negocio que son: Venta de Pigmentos o Línea o Igualación Venta de Masterbatch o Línea o Igualación Venta de Aditivos Venta de Servicios de Igualación Realizan la venta en pigmentos de línea: En pigmentos de línea opacos: Venta mínima de 100 gramos En pigmentos de línea cristales: Venta mínima de 50 gramos Realizan la venta en masterbatch de línea: En masterbatch de línea: Venta mínima de ½ kilo Realizan la venta en pigmentos de igualación: Pigmentos de igualación: Venta mínima de 1 kilogramo Realizan la venta en masterbatch de igualación: Masterbatch de igualación: Venta mínima de 25 kilogramos AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 3 de 11

4 Realizan la venta en aditivos químicos: En Aditivos Químicos: Venta mínima de 1 kilo, 1 litro o 1 pieza Realizan la venta de servicios de igualación: En Servicios de Igualación: Se realiza el cobro del servicio por cada color a igualar, tomando en cuenta si es masterbatch o pigmento. Conocen el origen y asignación de las claves para pigmentos, masterbatch y aditivos: Para pigmentos de línea opacos: Se asignan las claves BP que significa Bolsas y Plásticos. Para los pigmentos opacos, las claves se encuentran desde BP-022 al BP-792. Para pigmentos de línea translucidos: Se asignan las claves BP que significa Bolsas y Plásticos. Para los pigmentos translucidos, las claves se encuentran desde BP-1000 a la BP Para pigmentos de igualación: Se asignan las claves IP que significa Industrias Plásticas Agama. Para los pigmentos de igualación, las claves se encuentran desde el IP-998 en adelante. Para masterbatch de línea opacos: Se asignan las claves MB que significa Masterbatch. Para masterbatch opacos, las claves se encuentran desde MB-101 a MB-233. Para masterbatch de igualación: Se asignan las claves MB que significa Masterbatch. Para masterbatch de igualación, las claves se encuentran desde MB-330 en adelante. Para aditivos químicos: Se asignan las claves AD que significa Aditivos Químicos. Para aditivos químicos, las claves se encuentran desde AD-301 al AD-320. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 4 de 11

5 Realizan la venta de pigmentos y masterbatch de igualación tomando en cuenta que: A cada desarrollo le corresponde un solo cliente. La venta de productos de igualación se vende únicamente al cliente propietario de la clave. Se podrá vender productos de igualación a otros clientes, bajo el consentimiento por escrito del propietario, autorizando la venta a terceros. Conocen los tiempos de fabricación en pigmentos, masterbatch y aditivos químicos: En pigmentos de línea o de igualación mayores a 25 kilos: 24 horas después de confirmar pago. Masterbatch de Línea o Igualación: 78 horas después de confirmar pago. Aditivos Químicos Línea o Igualación: 24 horas después de confirmar pago. Informan al cliente que los días sábados, domingos, días festivos y días laborables parciales no son considerados como días hábiles para la fabricación de productos de línea o igualación. Informan al cliente que no se contempla el día en el que se recibe el pago del producto de línea o igualación. Realizan el envasado en bolsa de polietileno sin impresión de la marca AGAMA, en todas las ventas realizadas en pigmentos y masterbatch de línea, marcando correctamente la clave y descripción del artículo vendido. Consultan los precios vigentes para realizar las ventas de productos y servicios en las siguientes listas: AGAMA-VENTAS-LIS Masterbatch. AGAMA-VENTAS-LIS Pigmentos Opacos. AGAMA-VENTAS-LIS Aditivos. AGAMA-VENTAS-LIS-005 Clarificados. AGAMA-VENTAS-LIS-005 Cristales. AGAMA-VENTAS-LIS Masterbatch PVC. AGAMA-VENTAS-LIS Servicios. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 5 de 11

6 Consideran como ventas a crédito, cuando el cliente: Cuenta con una línea de crédito autorizada por la empresa por alguno de los siguientes lapsos de tiempo: o 30 días o 45 días o 60 días Aplican un incremento en el precio venta, cuando se realiza a crédito, tomando en cuenta los siguientes lapsos de tiempo: 30 días 10% 45 días 15% 60 días 20% El precio que se toma para ventas a crédito es la primera columna izquierda, en todas las listas de precio, sin importar el volumen de compra del cliente. Otorgan al cliente el precio en masterbatch, de acuerdo al volumen de venta con la lista AGAMA- VENTAS-LIS-001: a) Pr. Unidad 1-4 kg: b) Pr. Menudeo 5-24 kg: desde 5 hasta 24 kilos de un mismo color c) Pr. Bulto Cerrado 25 kg: por bulto cerrado de 25 kilos de un mismo color. d) Pr. 500 a 1,000 kg: desde 500 kilogramos y puede combinar los colores, excepto negros, blancos, deslizantes y cargas minerales. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 6 de 11

7 25 Realizan la venta por bulto cerrado de 25 kilogramos en masterbatch en las claves donde no aparece el precio sobre la primera y segunda columna. Otorgan al cliente el precio en pigmentos opacos, de acuerdo al volumen de venta con la lista AGAMA-VENTAS-LIS-002: a) Pr. Unidad 1-4 kg: b) Pr. Mayoreo 5-25 kg: Otorgan al cliente el precio en aditivos químicos, de acuerdo al volumen de venta con la lista AGAMA-VENTAS-LIS-003: a) Pr. Unidad: Precio otorgado cuando el cliente compra desde 1 unidad en aditivos. b) Pr. Menudeo: Precio otorgado cuando el cliente compra en menudeo indicado en la lista. c) Pr. Mayoreo: Precio otorgado cuando el cliente compra en mayoreo indicado en la lista. Realizan la venta de Base Macro Master por bulto cerrado de 25 kilos en menudeo y mayoreo del aditivo AD-304. Realizan la venta de Desmoldante en Polvo por 10 kilos en menudeo y mayoreo del aditivo AD Realizan la venta del Desmoldante con Silicón Jumbo por caja cerrada de 12 piezas en menudeo y mayoreo del aditivo AD-309. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 7 de 11

8 Realizan la venta del Desmoldante con Silicón Demoulage por caja completa de 24 piezas en menudeo y mayoreo del aditivo AD-310. Realizan la venta del Protector de Moldes por caja completa de 24 piezas en menudeo y mayoreo del aditivo AD-312. Realizan la venta del Limpiador de Moldes por caja completa de 24 piezas en menudeo y mayoreo del aditivo AD-311. Realizan la venta de Perla Natural únicamente por kilogramo con clave AD-313. Realizan la venta del Phenil-O fijador temporal por caja de 24 litros en menudeo y mayoreo del aditivo AD-315. Realizan la venta del aditivo AD-317 Estearato de Zinc al mayoreo a partir de 25 kilogramos. Realizan la venta del Desmoldante sin Silicón Demoulage por caja completa de 24 piezas en menudeo y mayoreo del aditivo AD-320. Otorgan al cliente el precio en pigmentos clarificados, de acuerdo al volumen de venta con la lista AGAMA-VENTAS-LIS-004: a) Pr. Unidad 1-4 kg: b) Pr. Mayoreo 5-10 kg: desde 5 hasta 10 kilos de un mismo color. Otorgan al cliente el precio en pigmentos cristales, de acuerdo al volumen de venta con la lista AGAMA-VENTAS-LIS-005: 39 a) Pr. Unidad 1-4 kg: b) Pr. Menudeo 5-10 kg: desde 5 hasta 10 kilos de un mismo color. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 8 de 11

9 Conocen la estructura de precios para la venta de pigmentos cristales AGAMA-VENTAS-LIS-005: a) Pr. Unidad 1-4 kg: b) Pr. Menudeo 5-10 kg: desde 5 hasta 10 kilos de un mismo color. Conocen la estructura de precios para la venta de masterbatch para PVC AGAMA-VENTAS-LIS-006: a) Pr. Unidad 25 kg: por bulto cerrado de 25 kilos de un mismo color. b) Pr. Menudeo 50 kg: 50 kilos por bulto cerrado de 25 kilos cada uno de un mismo color. Conocen la estructura de precios para la venta de servicios AGAMA-VENTAS-LIS-007: a) Pr. de Servicios: Lista de precios vigentes de los servicios. Contactan al Gerente de Ventas cuando requieran información o cotización adicional sobre los productos y servicios mostrados en las listas de precio. Únicamente realizan la venta, reciben el pago y entregan la mercancía al cliente en el punto de venta que operan y administran. Brindan al cliente los datos del cuentahabiente cuando requiera hacer un pago por compra con Depósito Bancario y/o Transferencia Electrónica. Consultar el Anexo No.1 o la página web en la sección de distribuidores. AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 9 de 11

10 Reciben del cliente únicamente pagos completos, no aceptan parcialidades o abonos, y en una sola forma de pago. Explican al cliente la información clara y oportuna sobre los métodos de pago autorizados utilizando material impreso y digital Realizan el cobro por venta de producto de igualación, acuerdo a la política AGAMA-VENTAS- DIST-POL-010. Amparan cada venta realizada por un ticket o factura desde el sistema BM Solutions, de acuerdo al procedimiento AGAMA-VENTAS-DIST-PRO Emiten el ticket y factura el día de la venta, no pueden realizarlas en días o meses posteriores. No realizan cambios de mercancía, facturas o devoluciones de dinero el último día del mes en curso, por elaboración de inventarios. Comentan y otorgan al cliente una garantía de 7 días hábiles en productos de línea e igualación contra errores en la fabricación, a partir de la fecha del ticket o factura de acuerdo a la política AGAMA-VENTAS-POL-DIST-004. Excluyen de las entregas a domicilio al punto de venta ubicado en la ciudad de Guadalajara, Jalisco. Proporcionan de manera clara y concisa, información al cliente que requiera una entrega a domicilio, recordando que: Ningún distribuidor puede realizar entregas a domicilio. Las entregas las realiza únicamente las realiza únicamente el Departamento de Logística. Verifican con el Departamento de Logística las zonas de cobertura. En productos de línea se programa la entrega para el siguiente día hábil sin contar sábados, domingos, días festivos y días laborables parciales. En productos de igualación se programa la entrega para el siguiente día hábil sin contar sábados, domingos, días festivos y días laborables parciales. Únicamente se programan para entrega a domicilio: pigmentos, masterbatch y aditivos. Excluyen masterbatch negro, blancos y deslizante cuando las cantidades no superen los 300 kilogramos. Contactan al Gerente de Ventas vía telefónica en caso de existir alguna duda con respecto a las entregas a domicilio AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 10 de 11

11 CONTROL DE LOS REGISTROS GENERADOS Surten primero los productos que solicita el cliente en mostrador, después capturan la venta en el sistema BM Solutions. Muestran al cliente los productos que compra, para que verifique que es el material correcto y que se encuentra en buen estado. Preguntan al cliente si requiere ticket o factura, antes de comenzar la captura en sistema. Realizan la captura de las claves y cantidades con cuidado, para evitar molestias al cliente y errores en el manejo de valores e inventarios. Preguntan al cliente antes de cerrar el documento de venta, si requiere algún producto adicional. Repiten al cliente antes de cerrar el documento de venta la cantidad y clave de los productos adquiridos para verificar que son correctos. Realizan el cobro con atención y cuidado, para evitar molestias al cliente y errores en el manejo de valores. Solicitan al cliente que conserve su ticket de compra para realizar cambios o devoluciones. Código del registro controlado AGAMA-VENTAS- DIST-DOC-001 AGAMA-VENTAS- DIST-DOC-002 Nombre del registro controlado Ticket de Venta Factura de Venta Responsable de la retención y archivo del registro controlado Distribuidora Distribuidora Tiempo de retención del registro 15 días o hasta próximo corte de caja 15 días o hasta próximo corte de caja 12. ANEXOS No. Nombre del Anexo: Anexo No.1 Formas Autorizadas de Pago AGAMA-VENTAS-DIST-POL-002 FEBRERO Página 11 de 11