Custodia de Documentos Valorados

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1 Custodia de Documentos Valorados En el complejo ambiente en que se desarrollan los procesos de negocio actuales, se hace cada vez más necesario garantizar niveles adecuados de seguridad en la manipulación y procesamiento de la gran variedad de documentos existentes. Esto es especialmente importante si se considera que muchos de estos documentos otorgan derechos sobre valores, representan un valor monetario, o lo poseen en sí mismos, y se encuentran bajo la responsabilidad de la institución que los mantiene en custodia. La experiencia indica que las circunstancias de mayor riesgo para un documento valorado son aquellas en las cuales el documento es manipulado o transportado. Con este elemento en consideración, DocSafe ha sido diseñado para minimizar el contacto de un documento con el ambiente externo, entregando para esto una serie de herramientas que hacen prácticamente innecesaria su extracción de la bóveda. DocSafe permite que para cada documento físico que es ingresado para custodia se almacene un documento electrónico idéntico. Esta copia digital, conserva todos los datos del original, incluyendo su imagen. De esta forma, el documento custodiado real no necesita ser manipulado por las personas que deben trabajar con él, garantizando su absoluta seguridad. DocSafe puede ser integrado con sistemas financieros, contables u operacionales permitiendo así la agilización de las tareas de registro de movimientos, la verificación y la recuperación de datos. DocSafe permite controlar los documentos en custodia almacenados hasta en 5 bóvedas diferentes, proveyendo herramientas para el arqueo de los documentos en éstas y un workflow de control de la extracción para garantizar la seguridad del proceso.

2 Documentos Digitales DocSafe permite guardar una imagen digital de cada documento y valida sus datos contra sistemas operacionales cuando existe disponibilidad de estos. Tipos de Documentos DocSafe puede ser configurado para controlar la custodia de distintos tipos de documentos como por ejemplo: Cantidad de Imágenes DocSafe puede almacenar hasta un máximo de 24 páginas por documento ó 12 hojas anverso y reverso. Bonos de diferentes tipos. Letras Hipotecarias. Mutuos Hipotecarios. Acciones o Certificados. Fondos Mutuos en Moneda Extranjera. Documentos y Contratos de Derivados. Bonos Desmaterializados. Formularios de cheques continuos. Cheques a fecha. Formularios de pagarés. DocSafe permite ingresar los datos de un documento en forma automática o manual., facilitando además la verificación y validación de la información. DocSafe permite corregir en forma manual datos erróneos y rechazar un documento por inconsistencias. Durante la operación de recepción de los documentos para custodia, DocSafe permite capturar en forma automática los datos para todos aquellos documentos que son acompañados de una nómina electrónica (Nómina Depósito Central de Valores). Entre estos datos se podrán encontrar algunos tales como Emisor, Beneficiario, Valor Nominal, Valor Real, Vencimientos, etc. Estos datos luego pueden ser verificados y validados automáticamente por el sistema contra un registro previo, una nómina o directamente mediante un usuario con los privilegios adecuados, pudiéndose entonces corregir información errónea o rechazar aquellos documentos que no puedan ser aceptados en vista de sus deficiencias. De ser requerido y autorizado, el sistema permite a un usuario con los permisos específicos editar y corregir los datos de un documento en particular, utilizando para ello una interfaz especial. Alternativamente, DocSafe provee también las herramientas necesarias para registrar manualmente los documentos ingresados a custodia. Durante el proceso de ingreso a custodia, DocSafe permite también almacenar una imagen digital capturada del documento y guardarla en su base de datos, evitando su manipulación física posterior y conservando de esta forma el más alto nivel de seguridad. Gracias a las características de DocSafe, las unidades que intervienen en el procesamiento de cada documento tienen acceso tanto a los datos del documento como a una imagen del mismo, y podrán posteriormente ejecutar las tareas necesarias trabajando sólo con esa imagen digital o, en caso de ser necesario, usando una copia impresa sin valor real y por lo tanto sin poner en riesgo el documento real. Para facilitar las tareas asociadas a la custodia de los documentos valorados, DocSafe cuenta con un potente buscador que permitirá rápidamente obtener los datos de un documento en particular y su ubicación.

3 Sistemas Financieros DocSafe está preparado para soportar la integración customizada con distintos sistemas ya sea mediante objetos COM, utilización de XML o directamente a nivel de bases de datos. La arquitectura en capas de DocSafe le permite en forma simple trabajar eficiente y armónicamente en conjunto con otros sistemas financieros, contables u operacionales. Acceso a la información Las herramientas funcionales con las que cuenta DocSafe permiten realizar búsquedas exactas de documentos, así como extraer nóminas y permitir al usuario editar la información contenida en ellas. Cuentas Contables DocSafe facilita el registro de documentos en Sistemas Financieros mediante la asignación previa de cuentas contables. DocSafe tiene la capacidad de integrarse con sistemas contables mediante API, XML o directamente en base de datos. Alarmas DocSafe tiene la capacidad de alertar a los usuarios correspondientes al detectar eventos específicos customizados previamente. De esta forma es posible obtener alertas tempranas del vencimiento de documentos a plazo o la caducidad de documentos a fecha. Estas alarmas pueden ser enviadas a distintos niveles jerárquicos en la organización mediante correo electrónico. DocSafe está construido utilizando tecnologías web, facilitando el acceso y la operación en forma remota. En aquellos casos en que sea necesario, DocSafe puede ser configurado para utilizar encriptación a nivel de bases de datos y garantizar también la seguridad de la información almacenada. Integración Sistema FIN700 En busca de facilitar las tareas diarias y potenciar el control financiero, el sistema permite realizar en forma simple integraciones con diversos sistemas financieros contables. Gracias a su implementación en capas posibilita realizar conexiones e interfaces con otros sistemas sin mayor complejidad, como por ejemplo Sistemas Contables con los cuales se enlaza a través de funcionalidades como el traspaso y contabilización de documentos en forma total o controladas por el usuario por diversos filtros tales como fecha de ingreso. DocSafe envía mensajes de Alerta, (vía mail y visuales en la interfaz), para informar distintos eventos que van desde el cambio de estado de un documento hasta la detección de una inconsistencia o el aviso del retorno de estos a la bóveda.

4 Control de Bóvedas DocSafe permite el control y seguimiento de múltiples bóvedas (hasta cinco), facilitando el acceso y manipulación de los documentos resguardados al clasificarlos por tipo y luego por parámetros específicos. Cuenta además con poderosos motores de búsqueda y filtros que permiten encontrar rápidamente la información requerida. DocSafe provee herramientas que permiten en cualquier momento realizar arqueos de los documentos recibidos por la institución. Este arqueo facilita la diferenciación entre las distintas bóvedas y estados de extracción de los documentos mediante informes adecuados. En aquellos casos en los que es necesario retirar el documento de la bóveda para su liquidación o procesamiento, DocSafe provee un workflow de control y registro que apoya el flujo de extracción desde la generación de la solicitud hasta que el documento sale del ámbito de responsabilidad de la institución. Multibóveda DocSafe permite registrar la bóveda en que será guardado cada documento. La flexibilidad de DocSafe permite controlar fácilmente más de una bóveda. EJEMPLO DocSafe puede controlar los documentos almacenados en la Bóveda interna de la institución, mientras simultáneamente mantiene el registro de otra serie de documentos en una bóveda externa contratada tal como el DCV u otra entidad autorizada. DocSafe permite obtener reportes impresos de estados de extracción y registros de las bóvedas. DocSafe mantiene un control de usuarios y perfiles (custodia, operador, auditor) con acceso diferenciado a herramientas y funciones. DocSafe provee herramientas para el arqueo de los documentos en las distintas bóvedas. DocSafe apoya y controla el proceso de extracción de documentos mediante un workflow.

5 Workflow La principal fortaleza de DocSafe se basa en el riguroso seguimiento de los movimientos que realiza un documento. Controlando su origen y destino, dentro y fuera de una organización. Workflow de Extracción Paso a paso DocSafe mantiene un permanente control sobre las extracciones de documentos que se realizan día a día, indicando claramente en que fase del proceso se encuentra cada documento.

6 Filtros de Búsqueda DocSafe posee múltiples opciones que facilitan las tareas de los usuarios que interactúan con cientos de documentos en su quehacer diario. Las poderosas herramientas de búsqueda ofrecen una completa gama de filtros para encontrar en el menor tiempo posible la información que se necesita. Las herramientas de búsqueda de DocSafe, son accesibles desde cualquier parte del Sistema. Cualquier usuario puede realizar una consulta, independientemente de en qué pantalla se encuentre DocSafe puede identificar, mediante un registro de acciones, las tareas que realizan los usuarios. Esta herramienta permite auditar en cualquier instancia los eventos efectuados. Requerimientos Técnicos Mínimos Hardware: Procesador P4 1.5 GHz MB RAM - 50 MB Libres en Disco Duro Software: Almacenamiento de Datos: Captura de Imágenes: Windows 2000 / 2003 Server Servidor de Base de Datos Oracle 9i Equipo para digitalización de documentos (scanner) Compensaciones En las próximas versiones DocSafe incluirá herramientas y funcionalidades que le permitirán soportar el mecanismo de compensaciones aplicado a documentos valorados. Resumen DocSafe es un completo sistema diseñado y construido para ayudar a garantizar la seguridad y control de la custodia de documentos valorados. Mediante potentes herramientas de operación permite conservar un adecuado orden y control de distintos tipos de documentos almacenados en diferentes bóvedas, mientras que pone a disposición de los usuarios autorizados todos los datos relevantes de cada documento e imágenes digitales del mismo de manera de hacer innecesaria su manipulación física. Contáctese con nuestros ejecutivos de venta e infórmese de las garantías y beneficios que significa contar con DocSafe.

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