PROGRAMA ESPECÍFICO DOCUMENTOS VITALES

Transcripción

1 PROGRAMA ESPECÍFICO DOCUMENTOS VITALES PROGRAMA ESPECÍFICO DOCUMENTOS VITALES 2017 Dcument que cntiene las directrices para la gestión de ls dcuments vitales, garantizand su integridad, acces y dispnibilidad, durante el cicl de vida de la infrmación

2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES Cntenid 1. PROPÓSITO OBJETIVOS Objetiv General Objetivs Específics JUSTIFICACION ALCANCE BENEFICIOS LINEAMIENTOS a. Marc general b. Marc nrmativ METODOLOGÍA Intervención de dcuments vitales RECURSOS CRONOGRAMA RESPONSABLES ROLES.... 6

3 1. PROPÓSITO. Dtar al Institut de instruments archivístics de referencia, para una adecuada gestión de ls dcuments vitales, garantizand la integridad, seguridad y acces a ls dcuments en desarrll del cicl de vida de la infrmación. 2. OBJETIVOS Objetiv General. Definir las directrices para el tratamient archivístic de ls dcuments vitales del Institut, asciad a ls riesgs reales y ptenciales de la entidad en cas de emergencia Objetivs Específics. Describir el tratamient técnic para ls dcuments n cnvencinales, que frman parte integral de expedientes. Describir las accines encaminadas al almacenamient, cnservación y acces a la infrmación dispnible en sprtes n cnvencinales. 3. JUSTIFICACION. Ls dcuments vitales, sn esenciales para el nrmal funcinamient, y su preservación de es vital imprtancia para que el Institut pueda cntinuar cn sus actividades ctidianas en cas de siniestrs y events adverss; para ell se requieren accines claras de preservación y prtección, evitand grandes pérdidas en tiemp y recurs en cas de n tener la infrmación dispnible para la tma de decisines. La infrmación vital debe ser identificada y tratada técnicamente, siguiend las indicacines del presente prgrama, cn el fin de minimizar ls riesgs que se puedan generar en la identificación, recuperación y acces a dichs dcuments.

4 4. ALCANCE. El prgrama debe ser implementad para ls Archivs de Gestión y Archiv Central del Institut. 5. BENEFICIOS. Cn la implementación del prgrama, el Institut cntará cn dcuments vitales cm riesg mínim de pérdida deterir pr accines físicas bilógicas, tmand cm referente las vulnerabilidades identificadas en el mapa de riesgs institucinal. 6. LINEAMIENTOS. a. Marc general. Ls lineamients del prgrama se enmarcan dentr de la plítica archivística institucinal de la entidad, en cncrdancia cn el Prgrama de Gestión de Dcuments (metas del PGD) y el Plan Institucinal de Archivs PINAR (Pryects archivístics). b. Marc nrmativ. Las actividades descritas en el presente prgrama se enmarcan dentr de las siguientes nrmas: - Ley 594 de 2000:"Pr medi de la cual se dicta la Ley General de Archivs y se dictan tras dispsicines. - Decret 1080 de 2015: Artícul Instruments archivístics para la gestión dcumental.

5 7. METODOLOGÍA 7.1. Intervención de dcuments vitales. a. Características de ls dcuments. Ls dcuments vitales sn aquells que pseen valr crític para la entidad, sn únics e irremplazables, y pr l tant requieren un cuidad especial a la hra de ser cnservads y preservads; pseen un valr intrínsec legal, intelectual ecnómic. 1 Teniend en cuenta que ls dcuments vitales cntienen infrmación de utilidad práctica inmediata, recgen derechs (cnvenis y dcuments de prpiedad), dejan cnstancia de acuerds y reslución de órgans de gbiern), se cnsideran dcuments vitales ls siguientes: Acts administrativs. Cntrats, cnvenis. Prcess judiciales. Listads de persnal en cas de emergencia. Listad de persnal de la entidad. Registr de visitas. Histrias labrales. Estads financiers. Estudis e investigacines. Pólizas de segur. Licencias de aplicacines y sistemas infrmátics. b. Tratamient técnic de ls dcuments. El prgrama de dcuments vitales debe desarrllar las siguientes accines: Elabrar un inventari de dcuments vitales cn las siguiente infrmación: 1 Alvarez Rdriguez, Mariela. Ls dcuments vitales en ls Archivs de Gestión de ls municipis. (En línea)

6 Nmbre y códig de la serie dcumental. Frma física y vlumen. Identificación de ls expedientes, su retención y dispsición final. Ubicación de ls dcuments y la infrmación que cntienen. Existencia de duplicads y/ dispersión. Indicación de la prtección y evaluación de vulnerabilidades. Infrmación dcumentación necesaria para recnstruir y evaluar ls dcuments vitales. Equips y prgramas (y versión) para acceder a dcuments vitales en frmat electrónic. Tip de prtección, niveles de acces y administradr del sistema. Gestión de dcuments vitales. Ls dcuments vitales deben ser tratads cn el cuidad suficiente, desde su creación, us, mantenimient y dispsición final, dand aplicación a l establecid en las tablas de retención dcumental, ls cuadrs de cntrl de acces (nivel de acces públic restringid), el prgrama de reprgrafía (digitalización e impresión de dcuments), y en especial l establecid en el presente prgrama. Atención de emergencia de dcuments vitales. La atención de emergencia y desastres deberá tenerse en cuenta las indicacines establecidas en el dcument denminad Sistema Integrad de Cnservación. 8. RECURSOS. a. Recurs Human. El persnal encargad de administrar ls depósits de archiv.

7 b. Recurss tecnlógics - Equips de cómput, cn prgramas de lectura de ls frmats digitales. - Equips de reprducción de vides en ls frmats descrits. c. Recurss financiers La Subdirección Administrativa y Financiera, suministrará ls recurss que se requieran para la adquisición de ls recurss tecnlógics de lectura, y reprducción de ls sprtes digitales. 9. CRONOGRAMA La Crdinación de Gestión Dcumental debe implementar un crngrama anual que invlucre actividades de almacenamient, reprducción y lectura, así cm limpieza y renvación de materiales de almacenamient, si es el cas. 10. RESPONSABLES. La Subdirección Administrativa y Financiera es la dependencia respnsable del prces de Gestión Dcumental. 11. ROLES. - Prductr de dcuments. Debe indicar al administradr de Archiv de Gestión, la naturaleza del material, para btener dats de descripción. - Administradr de archiv de gestión. Debe dar cumplimient a l establecid en el presente prgrama. - Administradr de Archiv Central. Debe realizar revisines periódicas al estad de ls dcuments vitales y al cumplimient de las dispsicines de este prgrama.