EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRÁ GESTION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORIA VIGENCIA 2016

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Rodrigo Mora Ortiz
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1 FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 11 Mes: julio Año: 2016 Entidad: Proceso: Gerente: Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá, EAAAZ ESP Todos los procesos Oscar Fernando Castillo Barrantes Objetivo de la Auditoría: 1. Acompañar a la Administración en el cumplimiento de los objetivos desde la correspondiente gestión de riesgos, control y gobierno, según la definición de Auditoría Interna. 2. Apoyar a la administración en el monitoreo de sus procesos, así como en la evaluación de sus controles, contribuyendo a fortalecer su ambiente de Control Interno. 3. Realizar seguimiento por proceso a los indicadores, acciones correctivas, matriz de riesgos y acciones de mejora. 4. Identificar oportunidades de mejora para fortalecer el Sistema de Gestión Integrado. Alcance de la Auditoría: 5. Fortalecer la competencia de los funcionarios, al ejecutar el trabajo de la Función de Auditoría Interna, desde los lineamientos definidos en las Normas Internacionales. La Presente auditoria es integral, tomando aspectos de gestión administrativa Pública y del sistema de gestion de Calidad, cubre todos los procesos identificados en el mapa de procesos vigente, para los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, prestados por la EAAAZ ESP. La auditoría cubrirá la implementación de los procesos en la sede principal de la EAAAZ, en todas sus plantas de tratamiento de agua potable, laboratorio de análisis y calidad de agua, rutas de recolección y aseo, zona de transferencia de residuos sólidos, infraestructura de alcantarillado y plantas de tratamiento de aguas residuales. Criterios de la Auditoría: Se tomara como referente las normas NTCG P1000:2009, ISO 9001:2008, MECI 1000:2014 y requisitos legales aplicables a la EAAAZ, las acciones resultado de las auditorías internas y externas de los años anteriores, documentación del Sistema de Gestión Integrado y demas documentos de gestión. Inicio del Ciclo de Auditoria Ejecución de la Auditoría Fin del Ciclo de Auditoria Día 31 Mes Mayo Año 2016 Desde 31/5/2016 D / M / A Hasta 27/06/2016 D / M / A Día 27 Mes Junio Año

2 Representante Alta Dirección José Luis Nieto Jefe oficina de Control Interno Hector Mauricio Montes Padilla RESUMEN EJECUTIVO Como resultado del presente ciclo de Auditorías Internas se puede observar que el Sistema de Gestión Integrado de la EAAAZ ESP se encuentra en un nivel de conformidad del 79.07% frente al total de preguntas establecidas por el grupo auditor, disminuyendo en un 7.49% frente al año anterior, en cuya ocasión se alcanzó un 86.56%, por lo tanto la Oficina Asesora de Control Interno recomienda fortalecer los Proceso Estratégico de "Comercialización de Servicios", "Servicio al Usuario " y "Facturación, Recaudo y Cartera ", son los procesos más críticos con puntajes de 30%, 47.37% y 54.55%, según el cálculo del Indicador Nivel de Conformidad respectivamente. Los demás resultados por proceso son: No. Proceso Correctivas Mejora Preventivas 1 Planeación y Seguimiento al Desempeño Organizacional 2 Gestión de Proyectos 3 Participación Ciudadana y Comunicación Institucional 4 Producción y Distribución de Agua 5 Análisis y Calidad del Agua 6 Mantenimiento de Infraestructura de Acueducto 7 Mantenimiento y operación de la Infraestructura de Alcantarillado 8 Tratamiento y disposición Final de Agua Residual. 9 Gestión de Residuos Sólidos 10 Servicio al Usuario 11 Comercialización d Servicios 12 Facturación Recaudo y Cartera 13 Administración de Recursos Financieros 14 Gestión Talento Humano 15 Gestión Documental y Archivo 16 Administración de Bienes y Servicios N preguntas Nivel de Conformidad % % % % % % % % % % % % % % % % 2

3 17 Gestión TIC 18 Gestión de Contratación % % 19 Asesoría Jurídica % 20 Administración Sistema de Gestión Integrado 21 Gestión del Sistema de Control Interno % % TOTAL % A nivel de acciones, este ciclo de auditoria determino la posibilidad de adelantar 124 acciones de mejora, 63 acciones preventivas y 90 acciones correctivas. Al comparar la evolución del Sistema de Gestión Integrado en cuanto a su conformidad, el proceso con mayor numero de hallazgos es el de Comercialización de Servicios con 14 hallazgos, los demas resultados se observan a continuación: Proceso Planeación y Seguimiento al Desempeño Organizacional Gestión de Proyectos Participación Ciudadana y Comunicación Institucional Producción y Distribución de Agua Análisis y Calidad del Agua Mantenimiento de Infraestructura de Acueducto Mantenimiento y operación de la Infraestructura de Alcantarillado Tratamiento y disposición Final de Agua Residual Gestión de Residuos Sólidos Servicio al Usuario Comercialización de Servicios

Facturación Recaudo y Cartera 5 7 4 4 10 Administración de Recursos Financieros 2 1 1 0 6 Gestión Talento Humano 2 2 4 2 1 Gestión Documental y Archivo 3 2 4 3 3 Administración de Bienes y Servicios

4 Facturación Recaudo y Cartera Administración de Recursos Financieros Gestión Talento Humano Gestión Documental y Archivo Administración de Bienes y Servicios Gestión TIC Gestión de Contratación Asesoría Jurídica Administración Sistema de Gestión Integrado Gestión del Sistema de Control Interno TOTAL Con relación a las normas técnicas de calidad se observa que el mayor número de no conformidades fue hacia el numeral Control de la Producción y de la Prestación del Servicio resaltado 14 veces como causa de no conformidades en los procesos de: Gestión de Proyectos, Producción y Distribución de Agua, Gestión de Residuos Sólidos, Servicio al Usuario, Comercialización de Servicios, Facturación Recaudo y Cartera, Administración de Recursos Financieros y Administración de Bienes y Servicios, los cuales son de gran importancia para la empresa. 4

5 De igual manera los numeral Control de los Registros, Control de Documentos y Comunicación con el cliente, detectados 9, 8 y 8 veces respectivamente, numerales para los cual se recomienda fortalecer en el marco del Sistema de Gestión Integrado a puertas de la auditoria de recertificación con el ICONTEC; reiterado por parte de esta Oficina de Control Interno la importancia de revisar y actualizar los documentos de cada proceso, asegurando su control en los diferentes puntos de consulta, físicos o virtuales, garantizando el uso correcto de los mismos; y por otro lado mejorar la comunicación con los usuarios en los procesos tan esenciales como son Servicio al Usuario y Comercialización de Servicios. Los demás Hallazgos por numeral se presentan en el siguiente cuadro: Numerales de la norma Vs. N de Incumplimientos Los auditores internos realizaron la entrega de los informes directamente al Dueño del proceso, en los cuales se presentan las no conformidades, los aspectos favorables, los riesgos y oportunidades de mejora, como resultado de cada auditoria. Adicionalmente para la auditoria del Proceso de Gestión de la Contratación, se estableció una muestra de la contratación, la cual fue solicitada y revisada con ayuda de unas las listas de chequeo estructuradas especialmente para cada contrato, actividad adelantada directamente en la Oficina Asesora Jurídica. 5

6 Conclusiones EL Sistema de Gestión Integrado, (Calidad y MECI) de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá, es conforme en un 79.07% con los requisitos y lo establecido por la Empresa; ha sido conveniente, adecuado, eficaz, eficiente y efectivo, ya que se observa que la imagen de la EAAAZ ESP ante los usuarios y la comunidad Zipaquireña ha mejorado, lo cual nos indica que se esta cumpliendo con los requisitos y necesidades de nuestros usuarios y demás partes interesadas, siendo modelo a seguir a nivel Municipal y posicionada en la Región como una de las mejores empresas prestadora de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Desde la Gerencia se lideran algunos ajustes a los procesos a fin de observar su conveniencia o posibles modificaciones, al mes de Junio del presente año se ha cumplido con un 76.37% en la ejecución del Presupuesto de Gastos de Inversión con ingresos Propios. Recomendaciones Debido a que en este año la empresa presentó cambios en el personal Directivo que ha ocasionado un fuerte impacto en el SGI, debido a la falta de continuidad lo cual representa un esfuerzo adicional, a fin de que se asimile positivamente el cambio generado conciencia, cultura y comportamiento de los nuevos funcionarios, elemento fundamental en el desarrollo de la Empresa, para lo cual se recomienda: Fortalecer el proceso de inducción del nuevo personal, no solo con lo relacionados a las funciones pertinentes de cada cargo sino a lo referente al Sistema de Gestión de Integrado, a cargo de la Subgerencia Administrativa y Financiera, como responsable del proceso de Gestión de Talento Humano a fin de minimizar los impactos negativos. Fortalecer y mantener los canales de comunicación Interna. Estar atento a los cambios en la normatividad y su impacto en la empresa Fortalecer el trabajo en equipo. Mantener y fortalecer las herramientas establecidas para la consulta y el uso de documentos. Para constancia se firma a los 11 días del mes de julio del año Atentamente, HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO 6

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