RFP para Solución de Gestión

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1 RFP para Solución de Gestión

2 Contenido 1 Introducción Descripción SGPS Requerimientos solución buscada Migración de SGPS Áreas funcionales a cubrir Gestión pacientes Gestión historias clínicas Gestión agendas Portal de cliente (citas online) Acceso en movilidad Facturación Contabilidad y pagos Promociones comerciales Requerimientos generales de interfaz Reporting Marketing Encuestas Otros requerimientos Requerimientos de personalización Arquitectura técnica Arquitectura de sistemas Acceso SQL a Base de Datos Backup Upgrade y actualizaciones API Coste económico Proceso de evaluación y decisión Descripción general del proceso Respuestas a esta RFP

3 Historial versiones Versión Fecha Descripción /02/2012 Versión borrador liberada con fines específicos /02/2012 Versión final a liberar a todos los proveedores. Podría sufrir alguna actualización posterior. 3

4 1 Introducción Pérez y Salcedo es probablemente la Clínica de Fisioterapia líder en La Rioja, tanto en la calidad de los servicios prestados como en la formación de sus fisioterapeutas y en volumen de facturación. Actualmente cuenta con 5 empleados, 4 de ellos fisioterapeutas. Se dispone de más información sobre la clínica en su página web Pérez y Salcedo fue fundada en 2004 y ha apostado siempre por la calidad y la innovación. También ha apostado fuertemente por el uso de las TIC como apoyo al negocio, disponiendo de página web con dominio propio desde el año 2005 (mantenida actualmente con Arsys WebMaker) y apostando desde el principio por el mantenimiento de las historias clínicas y los datos de pacientes en formato electrónico mediante una solución propia basada en Access. Pérez y Salcedo utiliza también herramientas de marketing (GraphicMail) y de encuestas (SurveyMonkey) para acercarse más a sus pacientes y al mercado. También lo hace a través de las redes sociales, estando presente actualmente en Facebook. En sus inicios en 2004 Pérez y Salcedo desarrolló una solución propia basada en una BBDD Access con formularios, personalizando reglas de negocio con código VisualBasic. Esta solución se llama SGPS (Sistema Gestión Pérez y Salcedo). Esta solución ha sido escalable y muy funcional hasta el momento actual, pero el propio desarrollo del negocio hace más recomendable la migración hacia una solución de caja que pueda ofrecer funcionalidades más avanzadas y proporcione a Pérez y Salcedo herramientas de gestión más sofisticadas. Pérez y Esta RFP o Request for Proposal define los requerimientos básicos buscados por Pérez y Salcedo para el proyecto de sustitución de su sistema de gestión actual SGPS por una solución de caja. La solución elegida no tiene por qué cumplir el 100% de los requerimientos, pero sí que serán valorados todos ellos con mayor o menor peso. La gestión TIC de Pérez y Salcedo la lleva Javier Salcedo, hermano de uno de los socios y a quién han de referirse todas las cuestiones sobre el proceso Javier es Director de Producto en Arsys (empresa líder de hosting y cloud computing en España) y tiene conocimientos tecnológicos. Este documento describe en la sección 2 la solución actual de gestión SGPS. Posteriormente en la sección 3 se definen los requerimientos para la solución buscada. En la sección 4 se explica en detalle el proceso que Pérez y Salcedo seguirá para elegir la solución de gestión. Tanto este documento como los documentos referenciados en el mismo están disponibles para su descarga en la página web En esa misma página se publicarán posibles actualizaciones de la misma. 2 Descripción SGPS SGPS se creó sobre una Base de Datos Access (versión 2000) sobre la que se añadieron inicialmente una serie de formularios. Dado que la clínica acababa de ser fundada 3 tablas (pacientes, historias y consultas) eran suficientes, sin una gran lógica de negocio. Según el 4

5 negocio fue creciendo y haciéndose más complejo se fueron creando nuevos campos en la aplicación y añadiéndose algo de inteligencia y reglas de negocio a la misma, con poco esfuerzo. Estas reglas de negocio se realizaron con grabación de macros y edición manual de código VisualBasic en el propio Access. Actualmente la Base de Datos está en una carpeta compartida en un servidor, a la que se accede desde los diferentes terminales de los fisioterapeutas y la secretaria. Todos la ejecutan en local con su propia aplicación Access, cogiendo el archivo de la base de datos de la carpeta de red compartida. El diagrama de los objetos de la Base de Datos es muy simple y es el siguiente: Como se puede ver, existen tres tipos de objetos: Paciente: cada registro corresponde a un paciente/cliente único de la consulta. Para él se guardan datos personales, el fisioterapeuta que tiene por defecto, datos de dirección, mail y teléfono y algunos checkboxes de comprobación de datos (tres últimos campos) que ya no se usan. Una estructura muy simple que tiene las típicas validaciones de datos simples también en algunos campos (texto/numérico, límite dígitos ). Historia: cada paciente puede tener varias historias. Se crea una historia para cada dolencia diferente. Es decir, a la misma persona le puede doler hoy el codo y mañana la pierna. Los campos de la tabla son información relativa a esa historia, a su sintomatología, etc. Probablemente algunos campos como Deportes (practicados), Medicación o similares pudieran estar mejor en el objeto Paciente, pero eso ahora es difícil de cambiar. Pérez y Salcedo debería mantener tanto el contenido como idealmente el nombre de esos campos (al menos en el interfaz). Consultas: para cada historia (dolencia), el paciente acude varias veces a consulta. En esta tabla se dejan registradas las fechas de las mismas con el tratamiento practicado, la evolución y algunos campos más que no se están utilizando actualmente. 5

6 Toda la información sobre los tipos de datos de los objetos, las reglas de negocio y validaciones existentes, el interfaz de la aplicación, etc. se puede consultar en la base de datos de ejemplo que se puede descargar en la siguiente URL: En esa base de datos se han manipulado los campos que son sensibles a nivel de LOPD, pero por lo demás la aplicación es totalmente funcional. 3 Requerimientos solución buscada 3.1 Migración de SGPS Pérez y Salcedo tiene los datos de todos sus pacientes e historias clínicas en SGPS. Es algo que no puede perder y es imprescindible que el proveedor proporcione una migración de dichos datos desde la base de datos Access actual a la nueva Base de Datos. Esta migración puede ser ofertada dentro del proceso de implantación por el ofertante o bien podría ser realizada por Pérez y Salcedo en caso de resultar razonablemente sencilla (por ejemplo si se dispone de acceso a la Base de Datos mediante SQL y el modelo de datos no es complicado). Se gustaría disponer de ambas opciones en caso de ser posible para poder elegir. 3.2 Áreas funcionales a cubrir Gestión pacientes La solución debe posibilitar la gestión de una base de datos de pacientes a la que se le asociarán posteriormente historias clínicas. Todos los campos actuales de la tabla Paciente de SGPS deben estar soportados. Adicionalmente, sería muy valorable disponer de una funcionalidad de gestión de pacientes más potente en cosas como estas: Soportar el formato VCF de contactos para importarlos/exportarlos e incluso sincronizarlos con dispositivos móviles y/o fijos en caso de ser requerido. Soportar varios s y varios teléfonos de contacto. Soportar la posibilidad de introducir nuevos campos a medida (p.ej. marcar si ha aceptado explícitamente la LOPD o no, información importada de una herramienta externa de marketing o encuestas que se quiera mostrar el la solución, etc.). Disponer de una estructura de datos que permita la agrupación de contactos (personas) en organizaciones. Por ejemplo Pérez y Salcedo trabaja con pacientes de clubes deportivos, en los que existiría una entidad Organización (club deportivo) que puede tener varias personas de contacto, una serie de facturas asociadas, etc. Y otra entidad paciente (persona que asiste a la consulta) que es la que recibe el tratamiento Gestión historias clínicas Al igual que en la gestión del paciente, se deben ofrecer los mecanismos para gestionar todo tipo de historias clínicas, soportando todos los campos de la tabla Historias de SGPS. Un 6

7 paciente podrá tener varias historias clínicas diferentes debido a diferentes dolencias (p.ej. una historia para un problema en el codo, y otra para un problema en la muñeca). Asimismo deben poder asociarse consultas clínicas (visita/tratamiento de un paciente) a esas historias con los mismos campos que actualmente existen en SGPS. Se deben poder ver tanto las visitas realizadas como aquellas visitas/consultas reservadas y canceladas a última hora por el cliente. Adicionalmente se debe soportar también la definición de nuevos campos a medida por parte de Pérez y Salcedo y su inclusión en el interfaz Gestión agendas Se debe soportar la gestión de agendas de múltiples fisioterapeutas. Para ello se deben poder definir un calendario laboral o de disponibilidad y asignar las horas en las que el fisioterapeuta está disponible y en base a eso establecer citas de duraciones predeterminadas (normalmente 30 o 45 ). Deben poder solaparse citas en caso de ser necesario. También se debería soportar la creación de citas periódicas. Sería muy recomendable que toda la funcionalidad de gestión de agendas fuera lo más parecida posible a la realizada con Microsoft Outlook, incluso sería valorable que la solución se integrara con Outlook/Exchange o algún sistema similar para la gestión de agendas. Eso facilitaría la gestión de la solución en movilidad que cubriremos más adelante. La información de la agenda debe estar disponible también en el Portal de cliente para que el cliente pueda registrar su propia cita. A tal efecto hay que valorar las opciones de definir slots predeterminados de horas (p.ej. podría permitir citas sólo cada 45 minutos en horas fijas para optimizar la agenda del fisioterapeuta). También debe poder establecerse una política de avisos a los pacientes mediantes SMS/ (valorable Whatsapp). Esta política puede tener avisos automáticos sin intervención manual (p.ej. con recordatorio de cita automático 1 día antes de la misma) o bien envíos manuales (un sms/ enviado a un cliente puntualmente). En el caso del sería valorable la integración con Outlook para el envío de esos s. En el caso de los SMS hay que dar detalles de cómo se realizaría el pago de los mismos. Sería deseable que esos s/sms quedaran registrados en el histórico de acciones realizadas para ese cliente, junto con su historia clínica y el resto de información Portal de cliente (citas online) Sería muy deseable la existencia de un portal de cliente que cumpliera los siguientes requisitos: El usuario de acceso es el del cliente. La contraseña la puede solicitar el cliente la primera vez que accede al portal (se le envía a ese ) o bien la puede enviar Pérez y Salcedo inicialmente comunicando a los clientes la apertura de este nuevo portal. El interfaz tiene que ser personalizable al estilo visual de Pérez y Salcedo en la mayor medida posible (colores corporativos, logos, textos personalizados ). Debe permitir la actualización de los datos del paciente, mostrando avisos de que los datos no están completos bajo políticas definidas por Pérez y Salcedo. 7

8 Se debe permitir la existencia de avisos publicitarios de Pérez y Salcedo que vinculen a otras URLs (normalmente su página web). Valorable la integración de widgets de redes sociales o similares en el portal. Debe permitir la reserva/modificación/cancelación de citas online. Muy valorable disponer de un sistema de pago con tarjeta (notar que el precio podría cambiar en función de reglas de negocio definidas en Acceso en movilidad Toda la solución ha de ser accedida en movilidad desde diversos tipos de dispositivos y ubicaciones. Para ello, sería muy recomendable que todas las funcionalidades de la solución estén disponibles desde un interfaz web. Con eso ya se podría acceder desde cualquier navegador. Sería valorable que el interfaz web se adaptara al dispositivo desde el que se está visualizando (p.ej. es muy diferente verla desde un PC a verla desde un Smartphone) y que se facilitara la usabilidad). Sería también muy interesante la sincronización/integración de los contactos/pacientes/clientes en dispositivos móviles y PDAs, así como la integración de calendarios/citas/agenda, con sistemas estándar tipo Outlook/Exchange o similar. Sería valorable aunque no imprescindible la existencia de aplicaciones específicas para móviles, sobre todo en plataforma ios/android, tanto en Smartphone como en tablet Facturación Pérez y Salcedo realiza actualmente toda su facturación de forma manual fuera de SGPS. Esta labor consume mucho tiempo y a Pérez y Salcedo le gustaría tenerla automatizada e integrada en la solución. Los requisitos serían los estándar de una solución de facturación, entre los que destacarían los siguientes: Template de factura con imagen corporativa personalizable por Pérez y Salcedo. Generación de IDs de facturas automáticos. Asociación de facturas a clientes y si es posible a consultas/citas. Posibilidad de elegir si una factura se crea o no para una cita. P.ej. para asociaciones deportivas no hay que generar una factura individual sino una conjunta a final de mes. Esas consultas tienen pueden tener importes asignados pero no facturas. Repositorio único de facturas. Facturas rectificativas Contabilidad y pagos Actualmente la contabilidad de Pérez y Salcedo es realizada por una asesoría externa. Pérez y Salcedo quiere seguir realizando de momento estas funciones de forma externa pero sí que le gustaría disponer de funciones de contabilidad y pagos en la solución que faciliten el intercambio de información con la asesoría. La información de los ingresos debería estar bien soportada por las facturas y los pagos de las consultas. Para los costes, sí que sería valorable que Pérez y Salcedo pueda introducir manualmente en la herramienta dichos costes y que exista algún tipo de módulo de contabilidad que facilite la extracción posterior de esa información para su envío a la asesoría. 8

9 3.2.8 Promociones comerciales Frecuentemente Pérez y Salcedo realiza promociones comerciales con sus clientes, que deben poder estar soportadas en el sistema de gestión. Las más habituales podrían ser: Precios reducidos bajo ciertas condiciones Promociones tipo 2x1 Bonos regalo (una tarjeta que da derecho a disfrute de una sesión) Promociones exclusivas para ciertas condiciones (p.ej. un colectivo, personas que cumplan unos requisitos, promociones en Facebook o página web, promos exclusivas por sms ). Bonos de sesiones: Pérez y Salcedo utiliza un sistema de bonos en el cual el cliente compra por adelantado un número de sesiones (p.ej.10). Esta promoción es prepago y luego el cliente va consumiendo esas citas. Actualmente Pérez y Salcedo entrega al cliente una tarjeta donde va sellando las 10 sesiones cada vez que el cliente acude a una cita y adicionalmente también mantiene en un Excel un listado de los clientes que han contratado bonos, su fecha de inicio, fecha de fin y las sesiones restantes Requerimientos generales de interfaz Todos los interfaces de la aplicación deberían cumplir una serie de requerimientos comunes: Todas las tablas que aparezcan en el sistema deben poder tener filtros y campos de búsqueda y poder exportarse los resultados a Excel/CSV. Todas las ventanas de la aplicación tienen que poder ser imprimibles y exportables a formato tipo PDF o similar (p.ej. la ficha del paciente, su historia clínica, etc.) Reporting Pérez y Salcedo mantiene un Cuadro de Mando de su negocio con metodologías tipo Balance Scorecard (BsC). Para Pérez y Salcedo es por tanto fundamental la gestión basada en indicadores y los informes de actividad. Pérez y Salcedo necesitaría por tanto extraer mucha información de la solución de gestión elegida de cara a analizar y procesar la información para que sea útil a su negocio y facilite la toma de decisión. En este sentido se pueden distinguir dos necesidades de reporting: Reporting propio en la solución: sería muy valorable que la herramienta incluyera un motor de reporting con informes de toda la información disponible en la solución, posibilidad de personalización de informes, gráficas, etc. Extracción de la Base de Datos: sería también totalmente necesario que Pérez y Salcedo pueda extraer la BBDD en su totalidad por SQL (p.ej. importándola en Excel) para procesar esa información en Excel y obtener indicadores o informes específicos que no serían obtenibles en el reporting propio de la solución Marketing Aunque Pérez y Salcedo ya dispone de una solución de marketing (GraphicMail) y está contento con ella, podría ser un aspecto positivo la disponibilidad de capacidades de marketing en la propia solución de gestión. También sería muy valorable la posible integración 9

10 con GraphicMail para cruzar información entre ambos sistemas (p.ej. cargar la base de datos de GraphicMail con los s de los pacientes, o cargar la base de datos del sistema de gestión con información de los envíos de s realizados a ese cliente, si ha abierto o no el , etc. Si bien Pérez y Salcedo sabe que es difícil tener este tipo de integración directa sí que se valoraría que la solución tuviera capacidades para realizar esta integración de forma semi-automática Encuestas Al igual que en el caso del marketing, Pérez y Salcedo ya dispone de una herramienta de encuestas (SurveyMonkey). Se está muy contento con ella, pero al igual que en el caso del marketing se valoraría positivamente que la solución de gestión tuviera embebidas estas capacidades o bien se integrara con SurveyMonkey o facilitara dicha integración Otros requerimientos Se valorará que la solución ofertada sea específica para la fisioterapia y no para la gestión de consultas médicas en general. Esto es deseable para Pérez y Salcedo dado que la fisioterapia tiene peculiaridades que no son aplicables al resto de consultas médicas. 3.3 Requerimientos de personalización A Pérez y Salcedo le gustaría disponer de capacidades de personalización del producto a sus necesidades de forma sencilla. Los requerimientos principales a este respecto serían: Posibilidad de incluir nuevos campos e incluso objetos en la Base de Datos para reflejar peculiaridades del negocio de Pérez y Salcedo (p.ej. un nuevo campo para los pacientes, información extraída de la herramienta de marketing y añadida a la Base de Datos para mostrarla en el interfaz, etc.). Gestión de reglas de validación para todos los campos de la Base de Datos (p.ej. poder especificar que el campo Sexo solo puede tener 2 valores (Hombre/Mujer), que el campo Procedencia del paciente sólo puede tener 5 valores, que cierta fecha tiene que ser mayor que la fecha actual y menor que otra fecha, que el DNI se escribe sin guión, que el tiene que cumplir ciertas reglas de validación Gestión del interfaz visual, para poder reordenar visualmente los campos y objetos (cambiarlos de sitio, hacerlos más grandes o pequeños ). Definición de reglas de negocio: se denominan reglas de negocio a operaciones automatizadas en la solución que se ejecutan en base a criterios definidos por Pérez y Salcedo y que son propios de su negocio. Las reglas de validación explicadas arriba pueden ser ejemplos de esto, aunque otros podrían ser: o Los campos que no estén rellenos o no cumplan ciertas normas podrían mostrarse en otro color para avisar al usuario de que hay que rellenarlos. o Ciertos campos deben ser obligatorios al crear un nuevo paciente, historia, consulta o Al rellenar ciertos datos, crear nuevos registros o guardar los existentes pueden saltar avisos sobre ciertas condiciones (p.ej. No has rellenado el campo XXXX, seguro que quieres continuar?). 10

11 o o El precio a cobrar se rellena automáticamente y por defecto (aunque luego es modificable) según el tipo de paciente: si es de tipo A 30, si es de tipo B 28, si pertenece a esta asociación 10 ). También se soportan las promociones comerciales definidas en Acciones desencadenadas: p.ej. cada vez que hago algo en el sistema (meter un registro o cambiar un campo), puedo desencadenar una acción (un , un SMS ). Lógica y dependencias entre campos: Algunos campos pueden estar relacionados (p.ej. un campo subtipo que muestra ciertos valores en función de un campo tipo, un checkbox/radiobutton que habilita la edición de otros campos ). 3.4 Arquitectura técnica Arquitectura de sistemas Pérez y Salcedo está firmemente convencido de las ventajas del cloud computing y le encaja a la perfección una solución tipo SaaS en la que Arsys no tenga ningún servidor instalado en sus oficinas sino que acceda a una aplicación web compartida con otros clientes en la nube. Sin embargo Arsys también entiende que puede que las tecnologías disponibles en el mercado SaaS hoy en día no puedan cubrir algunos de los requerimientos indicados en este documento por Pérez y Salcedo, sobre todo en cuanto a integración y personalización de interfaz y base de datos. Por lo tanto no se descarta una solución tipo cliente-servidor en ningún caso. Lo que sí que sería muy deseable y eso ya se ha comentado en el punto es que en cualquiera de los dos casos (SaaS o cliente/servidor) pueda existir un acceso web a la solución que disponga de la funcionalidad completa. Podría ser valorable la existencia de una aplicación cliente que mejorara la experiencia de usuario pero si la aplicación web es suficientemente potente esto podría ser incluso desaconsejable. Pérez y Salcedo desea disminuir sus costes de operación TIC y por tanto si sólo es necesario un navegador web para acceder a la solución los costes de hardware disminuyen de forma importante Acceso SQL a Base de Datos Pérez y Salcedo necesitaría disponer de acceso a la Base de Datos para realizar cargas de datos o modificaciones masivas de los datos. Obviamente no hace falta tener permisos para tocar el esquema de datos (lo que podría causar inconsistencias y graves problemas en la aplicación) pero sí que para manipular los datos. Algunos ejemplos de uso: Pérez y Salcedo quiere cambiar los valores de ciertos campos por otros debido a una reorganización de los mismos. Pérez y Salcedo quiere cargar los datos de 200 pacientes que ha obtenido merced a un nuevo acuerdo con una organización, y quiere cargarlos de forma automática en vez de uno a uno Backup Es absolutamente crítico que se puedan realizar backups de la solución de forma sencilla. Los backups deben ser independientes para los datos (información de pacientes, consultas, etc.) y la configuración (p.ej. configuración de business rules, personalización del interfaz ). El 11

12 backup debe poder ser realizado de forma diaria y automatizada. Su restauración debe ser igualmente lo más sencilla posible (p.ej. copiando unos ficheros) Upgrade y actualizaciones Pérez y Salcedo desea un proceso de upgrade de actualizaciones y parches lo más simplificado posible y sin posibilidad de errores o incompatibilidades entre versiones. En este sentido sería ideal una solución SaaS. En el caso de ser cliente-servidor, sería deseable que se actualizara automáticamente ella misma y que permita volver a una versión anterior en caso de detectarse una incompatibilidad. Adicionalmente, es muy importante para Pérez y Salcedo que se garantice la mantenibilidad de las personalizaciones realizadas en las nuevas versiones. Es decir, que si Pérez y Salcedo ha realizado ciertas personalizaciones en el interfaz, en la Base de Datos, en el Portal de cliente estas personalizaciones tienen que seguir siendo soportadas con las actualizaciones durante un periodo de tiempo muy largo API Sería valorable que la solución dispusiera de acceso programático vía API para todas las funcionalidades proporcionadas vía interfaz. Pérez y Salcedo no utilizaría este API en un primer momento pero sería valorable que la solución lo tuviera para futuras integraciones con otras herramientas software de Pérez y Salcedo. 3.5 Coste económico Pérez y Salcedo es consciente del impulso que puede aportar una solución de gestión muy buena a su negocio. No es por tanto su intención ir a soluciones muy baratas, sino que se valorarán todos los requerimientos especificados en este documento por encima del coste (manteniendo obviamente el coste en parámetros razonables para el negocio de Pérez y Salcedo). Pérez y Salcedo también es consciente de que existe un proceso de implantación, formación y migración que conlleva un coste para el ofertante. Se puede proponer por tanto un coste de alta, o bien (preferible en caso de ser posible) repercutir ese coste de alta en cuotas mensuales con algún tipo de compromiso de permanencia. Pérez y Salcedo desearía contar con una relación de confianza con el proveedor elegido, valorando la externalización total o parcial de sus procesos TIC a dicho proveedor, obviamente con el consiguiente coste. Para el pago de las licencias de uso del software, Pérez y Salcedo preferiría una modalidad de pago por uso mensual aunque no descarta un pago de licencia perpetua con un mantenimiento posterior en caso de que las condiciones económicas sean ventajosas. La apuesta de Pérez y Salcedo por esta solución de gestión es estratégica y a largo plazo por lo que Pérez y Salcedo no tiene problemas en realizar inversiones. En cualquier caso se preferiría un pago tarifa plana no dependiente del número de usuarios. 12

13 4 Proceso de evaluación y decisión 4.1 Descripción general del proceso El proceso de evaluación y decisión constará de las siguientes fases: 1. Evaluación inicial de proveedores. Pérez y Salcedo realizará una evaluación inicial de proveedores en base a la documentación de su página web, demos, reuniones, respuestas a esta RFP, etc. De esta evaluación inicial saldrán elegidas 2-3 soluciones finalistas que pasarán a la siguiente fase. 2. Evaluación exhaustiva de finalistas: para las 2-3 soluciones elegidas se realizará una evaluación exhaustiva basada en pruebas de concepto de la solución, trabajando sobre ella y personalizándola para Pérez y Salcedo. Se intentará evaluar de forma profunda todos los requerimientos mencionados en este documento. Y si es posible también la migración, aunque sea de forma parcial, para poder validar su viabilidad. Será necesario soporte y ayuda de los 2-3 proveedores finalistas en esta fase. 3. Elección de la solución: Pérez y Salcedo realizará la elección de la solución en base a los factores indicados en este documento. 4. Implantación: una vez elegido el proveedor, se realizará la implantación de la solución que incluirá las actividades de migración y opcionalmente formación. Las fechas previstas para este proceso son las mostradas en el siguiente diagrama. Se intentarán respetar aunque están sujetas a cambio: Como se puede ver, habrá un parón durante los meses de abril y mayo debido a motivos personales. Pero antes de ese parón Pérez y Salcedo tendría que dejar ya elegida la solución. Es decir, se dispone de dos meses (febrero y marzo) para el proceso de elección. Posteriormente la implantación se realizaría durante el verano que es un periodo valle para el negocio de Pérez y Salcedo. Se dispone en principio de tres mese (junio, julio y agosto) para realizar esa implantación, aunque obviamente no se utilizarán los 3 meses. Pérez y Salcedo probablemente optará por un despliegue gradual durante el verano. Por ejemplo primero se migrarían los datos de SGPS y se empezaría a utilizar la nueva solución sin mucha personalización. Posteriormente y durante el verano se podrían ir usando más funcionalidades (movilidad, portal de clientes, etc.), personalizando la solución, etc. Este calendario se acordará de mutuo acuerdo con el proveedor elegido. 13

14 4.2 Respuestas a esta RFP Los proveedores interesados en responder esta RFP deben hacerlo remitiendo la siguiente documentación a Pérez y Salcedo antes del 22 de febrero. Plantilla de hoja Excel (obligatoria): solicita algunos datos básicos del proveedor y de su cumplimiento de los requisitos. Se puede descargar de la siguiente URL: 1.0.xlsx?cdp=a Detalle de requerimientos (opcional): aunque no es obligatoria, se recomienda a los proveedores remitir sus comentarios detallados sobre la cobertura de requerimientos. Para ello, se recomienda coger esta RFP tal cual e ir añadiendo comentarios en Word. Posteriormente Pérez y Salcedo puede añadir más comentarios o dudas y este documento se quedaría como base de trabajo que reflejara lo hablado entre ambas partes. Oferta (opcional): el proveedor podrá proporcionar un documento de oferta formal con la información que considere (datos de empresa, beneficios de su solución y características competitivas, presupuesto de la solución, etc.). Si es posible sí que se recomendaría al proveedor el envío de este documento de oferta (en formato libre), aunque sea sólo conteniendo la oferta económica en 1 página para que esta quede por escrito. La documentación debe ser enviada por a (Javier Salcedo). El teléfono de contacto de Javier se podrá proporcionar tras ese inicial. 14

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