Cloud Hosting. Cloud Hosting. Manual Instructivo. Primeros pasos con SmartMail versión 2

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1 Cloud Hosting Manual Instructivo Primeros pasos con SmartMail versión 2

2 SmartMail es una poderosa herramienta de Marketing vía que le permite crear, administrar y analizar sus envíos de la manera mas fácil, sencilla y clara. El uso de esta herramienta es muy sencillo y este documento le indicará en breves pasos como realizar lo siguiente: 1. Crear su primera lista de miembros (suscriptores). 2. Agregar miembros a sus listas. 3. Crear una campaña y el de dicha campaña. 4. Cómo re-enviar una nueva campaña. 5. Cómo crear listas desde archivos CVS 6. Cómo realizar envios desde un Template Diseñado por Allytech. 7. Cómo modificar Links en un Template Diseñado por Allytech 8. Cómo modificar imagenes en un Template Diseñado por Allytech.

3 Cómo crear una Lista de Miembros Para crear una nueva Lista de correo debe hacer clic en el botón "CREAR NUEVA LISTA" ubicado en el Acceso Rápido. También podrá acceder al mismo botón "CREAR NUEVA LISTA" ingresando a "Listas" en menú superior: Luego oprimir el botón CREAR NUEVA LISTA En el siguiente formulario, complete con los datos solicitados: Nombre que desea asignar a la lista. Tipo de suscripción: Seleccione "No se requiere confirmación" para que los miembros ya estén dados de alta sin necesidad de confirmación. Tilde la opción "Ocultar esta lista en el área de miembros" para que los suscriptores no vean información de su lista. Oprima "CREAR UNA LISTA" para que se guarden los cambios.

4 Cómo agregar miembros a una Lista Haga clic en la solapa LISTAS ubicado en el menú superior, luego clic sobre el nombre de la lista en la que desea trabajar y en "Acciones De Miembros" - "Agregar Miembros" Seleccione el método que desea utilizar para importar los datos de entre los siguientes: 1) Manual - Copiar y Pegar 2) Carga de archivos 1) Manual - Copiar y Pegar Es el método mas sencillo, simplemente copie y pegue las todas las direcciones de (una por linea) en el campo habilitado. El formato mas sencillo seria el siguiente: Deje las opciones de campos seleccionadas por defecto y oprima "SIGUIENTE"

5 Aparecerá una de las direcciones de ejemplo y deberá asignarle la opción "Dirección de " El SmartMail interpretara entonces que los datos que se ingresaron corresponden a direcciones de . Deje seleccionadas las opciones por defecto y oprima "SIGUIENTE" Los miembros han sido importados correctamente. 2) Carga de archivos Esta opción es mas indicada cuando desea importar direcciones de con otros datos asociados ( como Nombre o empresa) es recomendable que, quienes utilicen esta opción, posean conocimientos básicos de manejo de base de datos en csv o Excel. Para mayor información acerca del formato csv puede acceder a Seleccione su archivo csv haciendo clic en "CHOOSE FILE" Seleccione el caracter que se utiliza en su archivo para separar los campos ( por defecto es, "coma"), Seleccione el caracter que se utiliza en su archivo para delimitar cada campo (opcional) por defecto es ninguno, Oprima el botón SIGUIENTE. Aparecerá una de las direcciones de ejemplo y deberá asignarle la opción "Dirección de " El smartmail interpretara entonces que los datos que se ingresaron corresponden a direcciones de . Realice la selección correspondiente con los otros tipos de datos ( si los hubiera) Deje seleccionadas las opciones por defecto y oprima "SIGUIENTE" Los miembros han sido importados correctamente.

6 Crear una Nueva Campaña Para poder crear una campaña debemos ingresar en la solapa CAMPAÑAS y luego hacer clic en el botón de CREAR NUEVA CAMPAÑA. datos: Nombre Campaña: aquí deberemos ingresar el nombre que deseemos para esta campaña Destinatarios: aquí pondremos las listas que hayamos creado anteriormente para hacer el envío de la campaña 1- Aplicar las pruebas A/B split determina la mejor.

7 2- Publicar esta campaña en RSS Cuando se marca esta casilla, los miembros podrán ver esta campaña en su lista de RSS feed (no disponible en esta versión)

8 Cómo crear un de campaña Para poder crear una campaña debemos ingresar en la solapa Campañas y luego hacer clic en el botón de CREAR NUEVA CAMPAÑA. Elegiremos un nombre para nuestra campaña y luego de eso deberíamos hacer clic en la opción CREAR UNA CAMPAÑA Y EDITAR DE CAMPAÑA En el siguiente paso tendremos 4 opciones: Desde Cero: Esta opción nos permite poder crear nuestra campaña desde el principio Galería de plantillas: Esta opción nos permite elegir cualquiera de las plantillas que vienen por defecto en el sistema. Campaña anterior: Esta opción nos da la posibilidad de poder copiar una campaña anterior para poder hacer el envío conservando la misma configuración. Enlazar URL: En esta opción podemos tomar el contenido de alguna URL de nuestro servidor, dándonos así la posibilidad de poder tomar imágenes y contenidos del mismo. Ejemplo Desde cero: Pasaremos al siguiente paso:

9 En el paso 2 podremos completar el contenido del mensaje, donde podemos elegir 3 opciones, en Solo HTML, Solo Texto sin formato y Tanto HTML y texto plano. Recuerden siempre completar el enlace de desuscripción. Nota: En el texto sin formato, la opción la tenemos haciendo clic en el campo, y en el menú desplegable se encuentra para poder link de desuscripción: Luego terminado el paso 2, pasaremos al 3 donde podremos enviarnos una vista previa por mail del mensaje o bien verlo a través de un navegador para poder revisar que todo se encuentre en condiciones. Por ultimo en el siguiente paso podemos elegir en que momento enviar la campaña

10 Cómo re-enviar una campaña El re-envío de campañas de Smartmail no se basa en la versión anterior donde se podía reenviar la campaña haciendo clic en el checkbox y presionando ENVIAR. Para poder reenviarla se deben seguir los siguientes pasos: Se debe ingresar en la solapa CAMPAÑAS -> CREAR NUEVA CAMPAÑA Se escribe el titulo de la campaña a enviar seleccionando también la lista de destinatarios, luego clic en CREAR UNA CAMPAÑA Y EDITAR S DE CAMPAÑA Clic en "Campaña anterior"

11 Seleccionamos la campaña cual queremos reenviar En este paso ya deben de aparecer tanto el nombre como la dirección de de la campaña anterior, estos valores se pueden modificar.

12 Prueba de SPAM utiliza el SpamAssassin para tratar de determinar si su podría ser marcado como SPAM y por ende no llegar a la bandeja de entrada de sus destinatarios. Si este número es mayor a 5 le recomendamos hacer clic en el botón de CONTENIDO y optimizar los contenidos de la campaña, caso contrario, Clic en SIGUIENTE En Agenda colocamos enviar AHORA si se desea que la campaña se envíe inmediatamente, caso contrario si lo dejamos en NUNCA, la campaña quedará en la bandeja de BORRADOR. Muestra una vista general de la campaña creada con éxito. Clic en GUARDAR y con esto la campaña se reenviara.

13 Prueba de SPAM utiliza el SpamAssassin para tratar de determinar si su podría ser marcado como SPAM y por ende no llegar a la bandeja de entrada de sus destinatarios. Si este número es mayor a 5 le recomendamos hacer clic en el botón de CONTENIDO y optimizar los contenidos de la campaña, caso contrario, Clic en SIGUIENTE En Agenda colocamos enviar AHORA si se desea que la campaña se envíe inmediatamente, caso contrario si lo dejamos en NUNCA, la campaña quedará en la bandeja de BORRADOR. Muestra una vista general de la campaña creada con éxito. Clic en GUARDAR y con esto la campaña se reenviara.

14 Crear formularo de desuscripción personalizado 1. Ir a Listas 2. Seleccionamos la lista y vamos a configuracion 3. Tildamos la opcion "Mostrar mi propia pagina de confirmacion de desuscripcion"

15 Crear formularo de desuscripción personalizado 4. Luego en la parte superior de la misma pantalla Click en "Crear Formulario de (Des)Suscripcion" 5. En la solapa "Formulario de desuscripcion" Nos genera codigo HTML en el cual podemos usar para crear el formulario personalizado en nuestra web.

16 Web Hosting Cómo crear una campaña desde un template Para poder crear una campaña debemos ingresar en la solapa Campañas y luego hacer clic en el botón de CREAR NUEVA CAMPAÑA. Elegiremos un nombre para nuestra campaña y luego de eso deberíamos hacer clic en la opción CREAR UNA CAMPAÑA Y EDITAR DE CAMPAÑA En el siguiente paso tendremos 4 opciones: Desde Cero: Esta opción nos permite poder crear nuestra campaña desde el principio Galería de plantillas: Esta opción nos permite elegir cualquiera de las plantillas que vienen por defecto en el sistema. Campaña anterior: Esta opción nos da la posibilidad de poder copiar una campaña anterior para Enlazar URL: En esta opción podemos tomar el contenido de alguna URL de nuestro servidor, dándonos así la posibilidad de poder tomar imágenes y contenidos del mismo. Ejemplo Desde Galeria de Plantillas Pasaremos al siguiente paso:

17 Web Hosting Para seleccionar el template simplemente hacemos click sobre la imagen que corresponde al template deseado y luego hacemos click en siguiente: En esta pantalla podemos elegir el subject que va a llevar el mail, si deseamos podemos agregar archivos adjuntos, y haciendo click sobre ABRIR CONSTRUCTOR DE CONTENIDO DE , accederemos al panel de edición del contenido del html., Importante: Chequear siempre que este tildada la opción Insertar imágenes de contenido del

18 Web Hosting Una vez dentro del editor el último paso que debemos realizar es hacer click sobre Ahi nos dara acceso a un cuadro de texto donde podremos incluir el contenido de cada artículo. En esta pantalla podemos elegir el subject que va a llevar el mail, si deseamos podemos agregar archivos adjuntos, y haciendo click sobre ABRIR CONSTRUCTOR DE CONTENIDO DE , accederemos al panel de edición del contenido del html., del borde superior derecho GUARDAR. Regresaremos a la pantalla anterior y simplemente debemos clickear siguiente. Al llegar al ultimo paso Revisión podemos enviarnos una vistra previa de la campaña para poder visualizar de que forma podran ver los clientes el newsletter en su correo

19 Carga de Links Ingresamos a la Solapa Configuración: Al ingresar a la plantilla correspondiente veremos la siguiente pantalla: NOTA IMPORTANTE: Es necesario acceder a la solapa Contenidos de para poder realizar

20 Carga de Links Lo que debemos hacer aquí es navegar por el Contenido HTML hasta los bloques de Codigo de los botones de Ver más como se detalla en la imagen y cambiar el link para cada botón. En este caso deberiamos cambiar el texto LINK PARA EL BOTON y nos quedaria como resultado: <a href= class= > intuitivo y sensillo para el cliente. Se debe recordar que hay 4 botones, uno para la nota principal y otro para los 3 articulos pequeños. una nueva campaña con la plantilla de nuestro newsletters con los links correspondientes.

21 Carga de Imágenes Una vez logueados, nos dirigimos a CREAR CAMPAÑA y seguimos los pasos correspondientes, o bien podemos continuar con una campaña previamente creada. Cuando llegamos al PASO 3 / Contenido, nos dirigimos a Abrir constructor de contenido de , que es el constructor que Una vez abierto el constructor, veremos el template como lo vemos cada vez que ingresamos

22 Carga de Imágenes Ahora podremos hacer click sobre la imagen y luego click en editar. Una vez que hicimos click en Editar, nos abrera el panel de edición igual al panel de texto pero podremos ver que en el editor de texto aparece nuestra imagen.

23 Carga de Imágenes Debemos hacer click sobre la imágen que aparece en el cuadro de edición de texto para seleccionarla y veremos un icono de imágen (icono con un arbolito) que se marca con un recuadro. Debemos hacer click sobre este icono para que nos permita modificar la imágen del newsletter. Una vez que clickeamos sobre el icono de imágen se nos abrirá la siguiente ventana: Ahora esta ventana nos dara 2 opciones posibles de subida de imágenes. 1- Podemos especificar el link donde se encuentra la imágen y modificarlo y se cambiará automáticamente (se puede subir la imágen a algun servidor u obtener un link de la web) 2- Subiremos la imágen deseada desde nuestra PC. Este paso se explicará a continuación.

24 Carga de Imágenes Debemos hacer click en el recuadro que aparece al lado del Link de la imagen (Recuadro de Examinar) Una vez que clickeamos sobre el icono de examinar se nos abrirá la siguiente ventana, aquí podremos ver las imágenes que tenemos disponibles para elegir o en caso de que no hubiese ninguna hacemos click en SUBIR para usar la imagen que tenemos en nuestra PC.

25 Carga de Imágenes Una vez que hicimos click en subir veremos la siguiente pantalla: Hacemos click en Seleccionar Archivo y elegimos la imágen deseada. NOTA IMPORTANTE: El tamaño de la imagen se podrá modificar en caso de que esta sea demasiado grande. Una vez que elegimos la imágen y hacemos click en subir, volveremos a la pantalla anterior y veremos las imágenes que tenemos disponibles para utilizar en nuestro newsletter. Hacemos click en la imagen deseada y se seleccionará automáticamente.

26 Carga de Imágenes Finalmente si queremos modificar el tamaño de la imagen debemos dirigirnos a la pestaña APPEARANCE En Dimensions establecemos el tamaño que debe tener la imagen, siempre tratando de mantener las proporciones correctas, si la imagen es cuadrada o rectangular, modificar proporcionalmente los valores. Tambien aquí podemos establecer el borde que recuadra la imagen, siempre usar 3px para que sea un grosor adecuado, y el color lo podemos modificar en la siguiente línea: Modificando RED por el color DESEADO.

27 Crear Listas desde Archivo CVS Creando la base de datos en Excel Para poder importar una base de datos desde la Herramienta SmartMail, lo mas importante es la forma en la que ingresamos los datos. Lo mas recomendable es que nuestro archivo de base de datos, este separado por los campos correspondientes como se muestra en la imagen siguiente: Una vez que tenemos nuestra lista de usuarios de esta forma lo que debemos hacer es, dirigirnos a EXPORTAR o GUARDAR COMO, elegir la opción de CVS (delimitado por comas) (*.csv) NOTA IMPORTANTE: La base debe ser guardada de esta forma para que la herramienta pueda tomar de modo correcto todos los datos ingresados y relacionarlos con los campos que se crearan en las listas de miembros. Importando el archivo CVS al Smart Mail Ingresamos a nuestra cuenta de Smartmail con los datos de usuario y contraseña. A continuación nos dirigimos a la solapa LISTAS

28 Importando el archivo CVS al Smart Mail Una vez que ya estamos dentro de la solapa LISTAS, hacemos click en el Boton CREAR NUEVA LISTA para poder comenzar La herramienta nos solicita que escribamos el nombre que va a tener nuestra lista, para luego poder seleccionarla al enviar una campaña. NOTA IMPORTANTE: Se debe seleccionar en TIPO DE: utilizar las plantillas con total normalidad. para poder Luego de hacer click en Crear una Lista volvemos a la pantalla inicial de LISTAS. A continuación debemos hacer click sobre el nombre de la lista que creamos para poder editarla e importar nuestra base. Luego nos dirigimos a la solapa campos personalizados para poder agregar las categorías que concuerdan con los campos importantes dentro de nuestra base de datos (ej: Nombre, Apellido)

29 Importando el archivo CVS al Smart Mail Luego de hacer click en CREAR NUEVO CAMPO PERSONALIZADO podremos completar los datos del primer campo que deseamos agregar. Hacemos click en Crear Campo personalizado y repetimos esta acción cuantas veces sea necesario según la cantidad de campos que tengamos en nuestra base de datos de miembros. NOTA IMPORTANTE: Seguramente en nuestra base habrá un campo que se llame o correo electronico, que responda al correo de cada miembro, NO ES NECESARIO crear un campo personalizado para el ya que la herramienta lo tiene predeterminado. Ahora si podemos dirigirnos a Acciones de Miembros, Agregar Miembros para poder comenzar con la importación de nuestra base CVS.

30 Importando el archivo CVS al Smart Mail Cuando hagamos click en Agregar Miembros, nos vamos a encontrar con las siguientes opciones: Nosotros debemos elegir: CARGA DE ARCHIVOS (subir un archivo en formato CVS) Ahora todo lo que debemos hacer es seguir los pasos: 1- Hacemos click en examinar y elegimos el archivo de nuestra base de datos CVS NOTA IMPORTANTE: Campos terminados con: * el valor por defecto de COMA por el de PUNTO Y COMA (;) ya que esta es la forma en la que los campos seran tomados de la forma correcta.

31 Importando el archivo CVS al Smart Mail Una vez cargado nuestro archivo cvs pasremos a la siguiente pantalla: En este paso lo que debemos hacer es relacionar los campos que nosotros creamos con anterioridad, con los campos que se reconocen de la base de datos, luego hacer click en Siguiente. NOTA IMPORTANTE: Si nos aparece un miembro fallido y al revisar vemos que es el campo mail, no debemos preocuparnos ya que lo sucedido es que no creamos un campo personalizado y el sistema cree haber dejado un campo afuera, pero nosotros sabemos que ya esta relacionado con Dirección de Mail que es un campo predeterminado del SmartMail

32 Visualización de los Miembros de la Lista Una vez que ya tenemos cargado nuestro archivo de base de datos, podemos visualizar los meimbros que fueron agregados a la lista. Debemos hacer click en la solapa LISTAS y luego en Accion de Miembros, Examinar los miembros. En esta pantalla veremos entonces el listado de todos los miembros que se importaron de nuestra base de datos. Al comienzo solo se mostrara el mail de cada miembro pero podemos mostrar el resto de la información haciendo click en CAMPOS y tildando cada uno de los campos que queremos que se visualicen de nuestra lista de miembros. Ya tenemos entonces creada nuestra lista a partir de una base de datos cvs. Ahora solo debemos crear una campaña nueva y seleccionar al momento del envio la lista que hemos creado.

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