TransformandotuPMO Tradicionalen unapmo de resultadosde negocios. Víctor Anyosa, PMP, PHD PMB Consulting Group Australia-Canadá-Chile y Perú

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1 TransformandotuPMO Tradicionalen unapmo de resultadosde negocios Víctor Anyosa, PMP, PHD PMB Consulting Group Australia-Canadá-Chile y Perú

2 Acerca del Autor Victor Anyosa, PMP, PHD Global CEO PM&BConsulting Group (Australia, Canadá, Chile y Perú). Global CEO de EPCM Experts, constructora orientada a la minería en Perúy Chile. Presidente del Capítulo PMI Lima, Perú( ). Conferencista internacional en Congresos Globales del PMI en Norteamérica (Atlanta, Denver, Orlando USA), Latinoamérica (Costa Rica, Cancún-México; Sao Paulo-Brasil; Santiago-Chile) y Asia Pacifico (Australia y Singapur). Cuenta con 16 años de experiencia profesional creando cultura de Gestión de proyectos y Gestionando proyectos de gran envergadura bajo los estándares del PMI en los Sectores como Tecnología, Negocios, Construcción, Energía y Minería.

3 Agenda Conceptos de Contexto Problemas actuales en las PMOs. Una PMO Tradicional(funciones, estructura y Gobierno) UnaPMO orientadaa resultadosde negocios(funciones, estructura y gobierno) TransformandounaPMO Tradicionala unapmo orientada a resultados de negocios. Re-vendiendo tu PMO Manteniendo tu PMO orientada a resultados de negocios SPMI Regional Symposium

4 Algunas Estadísticas La relevancia o aun la existencia de una PMO ha sido seriamente cuestionada en los anos recientes? 58% 42% Basado en una encuesta de 502 PMOs Source: The Project Management Office (PMO) A Quest for understanding 2010

5 Algunas Estadísticas Edad de las PMOs basado en una encuesta de 502 PMOs Edad de las PMOs 1 año o menos 20 % 1 a 2 años 33 % 3 a 5 años 31 % mas de 5 años 16 % Source: The Project Management Office (PMO) A Quest for understanding 2010

6 Conceptos de Contexto Que es una PMO Un Project/Program Management Office es una unidad organizacional o entidad con varias responsabilidades asignadas respecto a la centralización y gestión coordinada de aquellos proyectos/programas bajo su dominio. (PMBOK 2008) Una Project/Program Management Office que centraliza la gestión de los programas y proyectos dentro de una organización. SPMI Regional Symposium

7 Conceptos de Contexto Directorio Gerente General Comercial Marketing & Des.Productos Operaciones Finanzas & Administracion Sistemas Ingeniería Project 1 Project 2 Project 3 Project 5 Project 6 Project 7 PMO Project 11 Project 12 Project 4 Project 8 Project 13 Project 9 Project 10

8 Conceptos de Contexto Directorio Gerente General Comercial Marketing & Des.Productos Operaciones Finanzas & Administración Sistemas Ingeniería Project 1 Project 2 Project 5 Project 7 PMO Project 11 Project 3 Project 6 Project 12 Project 4 Project 8 Project 13 Project 9 Project 10

9 Conceptos de Contexto Directorio Gerente General PMO Comercial Marketing & Des.Productos Operaciones Finanzas & Administración Sistemas Ingeniería Project 1 Project 2 Project 5 Project 7 Project 8 Project 11 Project 3 Project 6 Project 9 Project 12 Project 4 Project 10 Project 13

10 Conceptos de Contexto Directorio Competencias Enfoque Básica Táctica Estandard Estratégica Excellence Empresarial Gerente General Autoridad Infraestructura Consultoria Física Centralized Virtual PMO Comercial Marketing & Des.Productos Operaciones Finanzas & Administración Sistemas Ingeniería Project 1 Project 2 Project 5 Project 7 Project 11 PMO Project 3 Project 6 Project 12 Project 4 Project 8 Project 13 Project 9 Project 10

11 Conceptos de Contexto Relación entre el Plan Estratégico y el Portafolio de Proyectos Vision Project1 Program 1 Project 2 Mision Project 3 Objetivos Selección y Priorización Project 4 Project 5 Plan Estratégico Estrategias Portafolio de Proyectos Program n Project n-1 Project n

12 Problemas actuales en el entorno de una PMO Directorio Gerencia General PMO Comercial Marketing & Des.Productos Operaciones Finanzas & Administración Sistemas Ingeniería Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 Project 5 Project 6 Project 7 Project 11 PMO Project 12 Project 8 Project 13 Project 9 Project 10 SPMI Regional Symposium

13 Problemas actuales en el entorno de una PMO Visión Project1 Program 1 Project 2 Mision Project 3 Objetivos Selección y Priorización Project 4 Project 5 Plan Estratégico Estrategias Portafolio de Proyectos Program n Project n-1 Project n SPMI Regional Symposium

14 Problemas actuales en el entorno de una PMO Directorio Gerencia General PMO 95% de Cumplimiento de la metodología de PM Incrementar % Proy. exitosos de 50% a 90%. Reducir 80% de hh de soporte post producción. Mejorar clima laboral de 5/10 a 8/10 Comercial Marketing & Des.Productos Operaciones Finanzas & Administración Sistemas Ingeniería Project 1 Project 2 Project 5 Project 7 Project 8 Project 11 Project 3 Project 6 Project 9 Project 12 Project 4 SPMI Regional Symposium 2010 Project 10 Project 14 13

15 Problemas actuales en el entorno de una PMO Inicio Planifica ción Ejecución Monitoreo & Control Cierre Project Charter Plan de Proyecto Informe de Avance Solicitud de Cambio Informe de Cierre Lecciones Aprendidas Seguimiento Riesgos y Problemas Ejemplo de una Metodología de PM SPMI Regional Symposium

16 Problemas actuales en el entorno de una PMO No Objetivos Objetivos internos Objetivos de Negocios 95% de Cumplimiento de la metodología de PM Incrementar % Proy. exitosos de 50% a 90%. Reducir 80% de hh de soporte post producción Incrementar estabilidad de Planta de 95% a 98% Crecer la capacidad de planta de 200 Mtn to 300Mtn/y. Incrementar participación de mercado de 30 to 50% SPMI Regional Symposium

17 Funciones de una PMO Tradicional PMO Metodología & Soporte Entrenamiento & Mentoria Revisión (QA), Auditoria & Consultoria Gestión del Portafolio & Programas Gestión del Conocimiento PM Recursos Processes - Project Management - Program Management - Portfolio Management PM Tools Templates Standards Competency Plan Review of the Training Plan Compliance of the Training & PM Methodology Mentoring (QA) Internal Auditing Certification Consulting PMP Certification Other PM Certifications Selection & Priorization Portfolio Tracking ( scorecard ) Project Recovery PM Culture Creation Lessons Learned Continuous improvement Information Management - Program Managers - Project Managers - Project Analyst - Project Control staff (Planners & Cost Engineers). - Risk Analyst 95% de Cumplimiento de la metodología de PM Incrementar % Proy. exitosos de 50% a 90%.

18 Funciones de una PMO orientada a Resultados de Negocios PMO Reducir 80% de hh de soporte post producción Incrementar estabilidad de Planta de 95% a 98% Crecer la capacidad de planta de 200 Mtn to 300Mtn/y. Metodología & Soporte Entrenamiento & Mentoria Revisión (QA), Auditoria & Consultoria Gestión del Portafolio & Programas Gestión del Conocimiento PM Recursos Processes - Project Management - Program Management - Portfolio Management PM Tools Templates Standards Competences Training Plan Training & Mentoring Execution Internal Certification PMP Certification Other PM Certifications Review of the Compliance of the PM Methodology (QA) Auditing Consulting Strategic & Financial Plan Selection & Priorization Capacity Analysis Portfolio Tracking ( scorecard ) Benchmarking Tracking benefits (Tracking of planned benefits after project completion) Project Recovery Contract Management PM Culture Creation Lessons Learned Continuous improvement Information Management - Program Managers - Project Managers - Project Analyst - Project Control staff (Planners & Cost Engineers). - Risk Analyst SPMI Regional Symposium

19 Una PMO orientada a Resultados de Negocios Relación entre el Plan Estratégico y el Portafolio de Proyectos Vision Project1 Program 1 Project 2 Mision Project 3 Objetivos Selección y Priorización Project 4 Project 5 Plan Estratégico Estrategias Portafolio de Proyectos Program n Project n-1 Project n

20 Una PMO orientada a Resultados de Negocios Estrategia de Negocios Ejecución del Portafolio 1 Satisfacción del Cliente Program 1 Proj 1 2 Reducción de Costos Satisfacción del Cliente Proj 2 3 Crecimiento de Participación del Mercado Proj 3 Project Business Benefit Current 2010 Q1 Q2 Q3 Q4 Improve quality of products Reduce number of claims (#claims/1000 clients) % Of clients leaving our Customer Loyalty Creation company (quarterly) Redesign apperance of the Improve customer products satisfaction with the design of our products (1-10)

21 Una PMO orientada a Resultados de Negocios Gerente de PMO Reducir 80% de hh de soporte post producción Incrementar estabilidad de Planta de 95% a 98% Crecer la capacidad de planta de 200 Mtn to 300Mtn/y. Metodología & Soporte Entrenamiento & Mentoria Revisión (QA), Auditoria & Consultoria Gestión del Conocimiento Gestión del Portafolio & Programas PM Recursos PMO Analyst Do : - Planeamiento del Proyecto & Control de Cambios - Informe de Avances - Actas de Reunion & seguimiento a las acciones a tomar. - Seguimiento de Riesgos & Problemas - Lecciones Aprendidas - Otros.. Projects Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 Project 5 PMO Resources PM1, PMO Analyst 1 PM2, PMO Analyst 2 PM3 PM4 PgM1 SPMI Regional Symposium

22 Como llegar a ser una PMO orientada a resultados de negocios? 1. Creando Perspectiva de Negocios 2. Creando un Portafolio de Proyectos orientado al Negocio 3. Creando Liderazgo 4. Creando cultura por Gestión de Riesgos SPMI Regional Symposium

23 1. Creando Perspectiva de Negocios

24 1. Creando Perspectiva de Negocios Categories of Strategic Objectives Type of Strategic Objectives Examples of Strategic Objectives Weight 1 Operational Eficiency Management Automation Cost Saving Programs Organizational Change Process Improvement (Certifications & Others) Operational Human Resource Development Automatize the Organization Reduce in 20% Operational Expenses Make an Agile Organization Obtain ISO and OSHA Certification 30% Profits & Sales increase 95% completion of personnel competence plan 2 Operational Production & Plant Production 99.8 % Plant Production 15% Stability Plant Maintenance & Improvement 99 % Plant Stability 3 Growth 4 Customer Satisfaction 5 Differentation 6 Law Compliance 7 Sustainable Development Plant Automation & Optimization IT Operation & Technology Advance Business Expansion (National & International) Market Advance Customer Satisfaction Programs Reputation Innovation (Radical Product, Cost & Time Advantage) Product Advantage Regulation Change Safety & Security Community Relationship Environmental Management Plant Automation & Optimization 99.5% IT Stability & Up to date Technology Increase channels 10% National and 20% Internationally 40% Market Share 95% customer satisfaction 95% customer loyalty 30% new products (non traditional) Reduce time to market in 20% 10% Product Improvement 100% Compliance with Rules & Regulations zero security incidents zero social conflicts & 100% Community Acceptance zero environmental impact 15% 10% 15% 10% 15% 20%

25 2. Creando un Portafolio de Proyectos orientado al Negocio Board CEO PMO Commercial Branches Marketing & Product Dev. Operations Finance & Administration Information Technology Engineering Project 1 Project 2 Project 5 Project 7 Project 8 Project 11 Project 3 Project 6 Project 9 Project 12 Project 4 Project 10 Project 13

26 2. Creando un Portafolio de Proyectos orientado al Negocio Board CEO PMO Commercial Branches Marketing & Product Dev. Operations Finance & Administration Information Technology Engineering Project Project 7 Project Project 3 Project 4 Project Project 10 Project 13

27 2. Creando un Portafolio de Proyectos orientado al Negocio Board CEO PMO Commercial Branches Marketing & Product Dev. Operations Finance & Administration Information Technology Engineering Program Project 2 Project 5 Project 7 Project 8 Project 11 Program Project 3 Project 6 Project 9 Project 12 Project 4 Project 10 Project 13

28 3. Creando Liderazgo Atencion a Resultados de Negocios Create Accountability Lograr Compromiso Create un entorno abierto al Conflicto Create Confianza SPMI Regional Symposium

29 4. Creando una cultura de Gestión de Riesgos Debido a que el portafolio estará mas enfocado a resultados de negocios, la complejidad del proyecto incrementara sin embargo con una sólida cultura de gestión de riesgos nosotros podemos reducir esa complejidad. Durante este proceso nosotros estaremos mas expuestos a nuevas áreas de riesgos tales como: Riesgos de Integración del Proyecto Riesgos Operacionales Riesgos de Mercado SPMI Regional Symposium

30 Board CEO PMO Incrementar estabilidad de Planta de 95% a 98% Crecer la capacidad de planta de 200 Mtn to 300Mtn/y. Commercial Branches Marketing & Product Dev. Operations Finance & Administration Information Technology Engineering Program Project Project 7 Project Program Project 3 Project 6 Project 9 Project 12 Project 4 Project 10 Project 13

31 Re-Vendiendo su PMO Cree conciencia de mejora acerca de como estan yendo los proyectos, no busque al culpable Establezca Objetivos de negocios para la performance de su PMO Inicie el proceso de transformar su PMO en una PMO orientada a objetivos de negocios Define un Comité de PMs para involucrar mas PMs en el desafio del crecimiento de cultura de PM. SPMI Regional Symposium

32 Sostenga el crecimiento de su PMO Muestre progresos trimestrales respecto a los objetivos de su PMO. Gestione su PMO como un programa, y cada año focalícese en uno o dos principales objetivos estratégicos. Mejore conjuntamente con su comité de PMs a través de reuniones de por lo menos trimestrales. SPMI Regional Symposium

33

34 Información de contacto Nombre: Víctor Anyosa Soca, PMP, PHD (c) Compañía/Organización: PMB Consulting Group Teléfono: , Sesión: #

35 Preguntas y respuestas

36 TransformandotuPMO Tradicionalen unapmo de resultadosde negocios Víctor Anyosa, PMP, PHD PMB Consulting Group Australia-Canadá-Chile y Perú

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