ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA SA-SI

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1 1 ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA SA-SI NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que actúa como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, viene adelantando el proceso de modernización de su infraestructura tecnológica, para ello ha adquirido impresoras y fotocopiadoras que requieren el suministro de insumos consumibles, para garantizar el normal desarrollo de las funciones de los seccionales a nivel nacional, en todo lo relacionado con la emisión de documentos impresos. Es deber de la Entidad, contar con los insumos que requiere cada una de las impresoras y fotocopiadoras, con el fin de garantizar el normal desarrollo de las actividades de sus funcionarios, así como el oportuno cumplimiento de la gestión administrativa y de la misión institucional. En concordancia con lo anteriormente expuesto, la Entidad debe mantener en Almacén reserva de insumos consumibles suficiente para satisfacer los requerimientos de los Seccionales, razón por la cual se considera necesario, oportuno y conveniente, adelantar un proceso de selección para la adquisición de los tóner que demanda el COPNIA. Por lo anterior y dada la función que tiene el área de cumplir con el Plan de Contratación de la Entidad, se considera conveniente y por lo tanto oportuno, atender el requerimiento efectuado por el área administrativa y adelantar el proceso de selección correspondiente, para la adquisición de insumos consumibles para impresoras y fotocopiadoras del COPNIA a nivel nacional. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Adquisición de insumos consumibles para impresoras y fotocopiadoras del COPNIA a nivel nacional.

2 2 2.1 CONDICIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO: Para el desarrollo del contrato se requiere un proveedor que suministre los insumos, que se describen a continuación: Ítem Elementos a Suministrar Unidad de Medida Cantidad Black Toner Cartridge - DMO - Sold (006R01160), para fotocopiadora multifuncional ERO WORKCentre Rendimiento páginas. Cartucho de Tambor negro (013R00591), para fotocopiadora ERO WORKCentre Capacidad Paquete de dos (2) cartuchos de tóner negro HP 80 LaserJet (CF280D), para impresora láser monocromatica HP laserjet Pro 400 M401. Rendimiento Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, amarillo (CE412A), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, cian (CE411A), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, magenta (CE413A), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Cartuchos de tóner para impresoras láser en color HP Cartucho de tóner HP 305 LaserJet, negro (CE410), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Unidad 30 Unidad 12 Caja 2 90 Unidad 3 Unidad 3 Unidad 3 Unidad ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR: a) Los insumos suministrados deben ser originales y bajo ninguna circunstancia se recibirán elementos re manufacturados. b) Los bienes a adquirir deben indicar claramente aspectos relacionados con su calidad, entre otros, la marca y la referencia. c) El contratista debe entregar los bienes objeto del contrato, de conformidad con las condiciones técnicas establecidas para cada ítem en el Anexo No.2 Ficha Técnica del Pliego de Condiciones y en el contrato que se suscriba. d) El contratista se compromete a reemplazar en un término no superior a tres (3) días hábiles, los elementos que se encuentren defectuosos o que no se reciban a satisfacción por parte del supervisor del contrato. e) El contratista hará una (1) sola entrega de los elementos objeto del contrato, en la Sede del COPNIA Nacional.

3 f) Los elementos deben entregarse en sus empaques y envolturas originales de fábrica, sellados y garantizando la calidad del producto de acuerdo a la marca, presentación, cantidades y condiciones ofertadas. No se recibirán elementos sueltos, ni re empacados, ni re envasados, ni re manufacturados. g) De los elementos a suministrar, el proponente debe presentar garantía del fabricante por un término no inferior a seis (6) meses CONDICIONES DEL CONTRATO A EJECUTAR: 1. Objeto 2. Plazo de ejecución 3. Vigencia del Contrato 4. Lugar de Ejecución 5. Forma de pago Adquisición de insumos consumibles para impresoras y fotocopiadoras del COPNIA a nivel nacional. Un (1) mes contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento y legalización del contrato. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses más. COPNIA NACIONAL: Calle 78 No.9-57 Piso 13, Edificio Interamericana de Seguros Bogotá. El COPNIA realizará el pago correspondiente al valor de los elementos adquiridos, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la radicación de la factura o cuenta de cobro correspondiente en la sede del COPNIA Nacional, previo diligenciamiento del formato de Control de supervisión y aprobación de pago firmado por el supervisor y la acreditación del pago de aportes parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. 6. Requisitos para el perfeccionamiento y la ejecución del contrato. 7. Interventor y/o Supervisor 8. Obligaciones del Contratista El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de las partes y para su ejecución la expedición del registro presupuestal. Para la ejecución del contrato, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor. a) Ejecutar el contrato con excelente calidad y estricto cumplimiento, acorde con lo establecido en el pliego de condiciones y demás documentos que se generen.

4 b) El contratista debe garantizar durante la ejecución del contrato, la existencia suficiente de todos los elementos en las marcas, unidades, cantidades y presentaciones ofertadas, de conformidad con lo exigido por la Entidad. c) Cumplir con el plazo establecido para la entrega de los insumos contratados. d) Proveer a su costo, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las condiciones del contrato. e) Acreditar el pago de aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional del Aprendizaje. f) En general, la obligación de cumplir cabalmente con las condiciones previstas para la ejecución del contrato, para ello, el contratista debe actuar razonablemente en el marco de sus obligaciones contractuales FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a bienes que poseen las mismas especificaciones técnicas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y que el presupuesto considerado para esta adquisición supera la mínima cuantía considerada para el COPNIA en la vigencia de 2013, la modalidad a emplear en el presente proceso es Contratación por Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica, según lo dispuesto en el inciso 2 del literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en el Decreto 734 de 2012, artículo numeral 1 y los artículos y ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO Para realizar el análisis técnico del proceso se solicitó cotización técnica y económica a las siguientes empresas: LA CASA DEL TONER, INK COLOR SUMINISTROS LTDA, MA TONNER Y TINTAS DE COLOMBIA, ECOLASER Y TINTAS, OFIMEDIOS, COMPUTINTAS y SUBLIMARK. Presentaron cotización las empresas INK COLOR SUMINISTROS LTDA, MA TONNER Y TINTAS DE COLOMBIA Y SUBLIMARK, de acuerdo con las cotizaciones recibidas, se realizó el siguiente análisis económico para determinar el presupuesto oficial del proceso:

5 5 4.1 Precios de Mercado: N DESCRIPCION UNID DE MED CANT MA TONNER Y TINTAS DE COLOMBIA VALOR VALOR TOTAL INK COLOR SUMINISTROS LTDA VALOR VALOR TOTAL VALOR SUBLIMARK VALOR TOTAL 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 Black Toner Cartridge - DMO - Sold (006R01160), para fotocopiadora multifuncional ERO WORKCentre Rendimiento páginas. Cartucho de Tambor negro (013R00591), para fotocopiadora ERO WORKCentre Capacidad Paquete de dos cartuchos de tóner negro HP 80 LaserJet (CF280D), para impresora láser monocromática HP laserjet Pro 400 M401. Rendimiento Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, amarillo (CE412A), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, cian (CE411A), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, magenta (CE413A), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Cartuchos de tóner para impresoras láser en color HP Cartucho de tóner HP 305 LaserJet, negro (CE410), para impresora multifuncional láser color HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento páginas. Unidad 30 $ $ $ $ $ $ Unidad 12 $ $ $ $ $ $ Caja 2 90 $ $ $ $ $ $ Unidad 3 $ $ $ $ $ $ Unidad 3 $ $ $ $ $ $ Unidad 3 $ $ $ $ $ $ Unidad 3 $ $ $ $ $ $ SUBTOTAL $ $ $ IVA $ $ $ TOTAL $ $ $ Presupuesto del Proceso de Selección: Acorde con lo anterior, se establece como presupuesto oficial para el presente proceso de contratación la suma de OCHENTA Y DOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ,oo) INCLUIDO IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 615 de 21 de agosto de 2013.

6 El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado, so pena de rechazo de la misma. En el numeral 2 de este estudio, se establece en forma detallada las características y especificaciones técnicas de los elementos a suministrar JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya oferta se estime más favorable a sus intereses, que cumpla con los factores técnicos, jurídicos, financieros y de experiencia, establecidos en el Pliego de Condiciones y ofrezca el precio más bajo en desarrollo de la Subasta Inversa Electrónica que se realice, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2, artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo del Decreto 734 de El COPNIA realizará el proceso de selección en dos (2) Fases: Primera fase: Verificación del Cumplimiento de Requisitos Habilitantes: Los siguientes factores serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje alguno a los proponentes: Capacidad Jurídica, Capacidad Financiera y Experiencia del Oferente. La verificación de tales factores será de CUMPLE o NO CUMPLE y habilitarán o no a los proponentes para participar en el proceso de subasta inversa electrónica. Verificación de las Características Técnicas Mínimas: El informe técnico no tiene ponderación alguna, se trata de un estudio que debe realizar la Entidad para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos técnicos mínimos establecidos por el COPNIA en el Anexo No.2 Ficha Técnica del Pliego de Condiciones y ofertados por el proponente. Allí se determinará SI CUMPLE o NO CUMPLE las características mínimas exigidas, HABILITANDO o RECHAZANDO la oferta. El proponente que suprima, adicione u omita el diligenciamiento de alguno de los ítems de la ficha técnica, incurrirá en causal de rechazo de la oferta. Los proponentes que no cumplan con alguna de las características técnicas mínimas, serán rechazados.

7 Las características técnicas mínimas deben ser cumplidas por el adjudicatario, durante la ejecución del contrato. La calidad de los bienes será determinada por el COPNIA. Segunda Fase Corresponde al desarrollo de la Subasta Inversa Electrónica con aquellos oferentes HABILITADOS de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones del Proceso de Selección SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS. ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES RIESGO ENTIDAD CONTRATISTA Variación en la cantidad de elementos inicialmente considerados. Variación de precios generados por los cambios en el mercado. Variación en los requerimientos técnicos aprobados. Deficiente calidad, daños o defectos en los elementos suministrados. Incumplimiento en el plazo de entrega pactado. Entrega incompleta de los bienes objeto del contrato. 7. ANÁLISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR. Garantía: El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia que cubra todos los riesgos en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación: RIESGO % SOBRE EL VALOR Calidad de los elementos 20 Del Contrato Cumplimiento del contrato 20 Del Contrato VIGENCIA La del contrato y seis (6) meses más. La del contrato y cuatro (4) meses más.

8 Corresponde al contratista el pago de las primas, relativo al otorgamiento de las garantías exigidas para el respectivo contrato y a sus prórrogas. El Contratista debe mantener vigentes las garantías y debe ajustarlas siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato. 8 NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación Vo. Bo. LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Vo. Bo. DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Profesional de Gestión Administrativa Rodríguez

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