Taller Dirección de Proyectos para pymes

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1 Aportando valor a los Directores de Proyectos AD Project Management Taller Dirección de Proyectos para pymes h"p://www.direccionproyectosbeinn.com h"p://www.beinn.es Facebook: somosbeinn

2 De donde parten los proyectos. Beneficios de la Dirección de proyectos en las pymes. Claves para dirigir bien proyectos.

3 Qué es una idea que se está llevando a cabo?

4 Un proyecto Twitter:

5 Un proyecto Es un esfuerzo temporal que tiene un principio y un final y crea un resultado único. Twitter:

6 El propósito de todo proyecto, es hacer posible el desarrollo estructurado, planificado e inteligente de una idea que suponemos tiene potencial y es estratégica en la organización.

7 Un proyecto es un esfuerzo que va a realizar tu negocio, delimitado en el tiempo, es decir, con un inicio y un fin totalmente identificados y que va a producir un resultado único: un nuevo producto, una página web, un plan de marketing, una campaña comercial.

8 Por qué trabajar por proyectos? Trabajamos en organizaciones que giran en torno a la Dirección y Gestión de Proyectos y a las personas que permiten llevarlos a cabo.

9 Empresas que pueden trabajar por proyectos Empresas PrEx - Empresas de consultoría. - Empresas de desarrollo e implantación de software. - Un estudio de arquitectura. - Una empresa organizadora de eventos Empresas PrIn - Peluquerías. - Asesorías. - Restaurantes. - Fábrica que vende sus productos. - Comercio. -...

10 Realidades de nuestro día a día - Los proyectos se entregan tarde. - Los clientes no obtienen lo que quieren o esperan. - Los clientes no están satisfechos con el resultado. - Surgen numerosos conflictos con el equipo. - El cliente no regresa y no será prescriptor de nuestra empresa. - El ambiente de trabajo debido a la presión de las entregas no es el mejor. - El compromiso del equipo disminuye.

11 Dinámica 1: Somos una empresa de desarrollo de web. Nuestro principal cliente son pymes que nos encargan que les desarrollemos su web. Solemos encontrarnos con los siguientes problemas que no sabemos solucionar: 1.- El cliente cambia lo que había pedido inicialmente 2.- Es complicado saber cuánto vamos a tardar en hacer el trabajo. 3.- Nos surgen bastantes imprevistos y solemos ir apagando fuegos. Como se os ocurre solucionar esta situación?

12 Qué beneficios aporta la Dirección de proyectos?

13 Qué beneficios aporta la Dirección de proyectos? - Más eficientes en nuestro trabajo, mejoran las empresas. - Entregas a tiempo. - Mayor satisfacción del cliente. - Equipos más comprometidos. - Minimización de riesgos, nos preparamos ante desastres. - Ahorro de tiempo y dinero. - Se gestionan mejor los conflictos. - Se trabaja mejor. - Se ponen en marcha ideas y se aprovechan nuevas oportunidades.

14 Qué necesitamos para que un proyecto funcione?

15 El Director de Proyectos

16 Donde están los poderes mágicos del director de proyectos Twitter:

17 1.- Solucionan problemas. 2.- Ponen y quitan días al calendario. 3.- Consiguen recursos donde no los hay.

18 4.- Ven el futuro. Saben lo que va a pasar. 5.- Pueden estar en varios sitios a la vez.

19 Objetivos claros Planificación Stakeholders Equipo Control Comunicación

20 Proyectos Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y :enen un final. Trabajo Operativo (Operaciones) Las operaciones son con:nuas y producen servicios, resultados o productos repeffvos. Son con:nuas y sos:enen a la organización a lo largo del :empo.

21 Objetivo del El mayor objetivo es el propósito último del proyecto proyecto Un objetivo SMART es: S Specific CONCRETO M Measurable MEDIBLE A Achievable ALCANZABLE (realista) R Relevant RELEVANTE T Trackable TIEMPO

22 Restricciones del proyecto

23 Procesos de un proyecto Qué hacemos en cada uno de ellos?

24 Ejercicio: Rompecabezas de Procesos

25 Dinámica 2: Organiza una escapada de fin de semana con amigos a una casa rural. Un fin de semana donde no debe faltar el alojamiento, la comida, la bebida... y que asistirán parejas con hijos y sin hijos, niños de diversas edades. Recogida de requisitos y necesidades Gestión de stakeholders Planificación Gestión de proveedores Cierre de presupuesto Gestión del equipo Gestión de riesgos Cierre del proyecto

26 Cuando debe comenzar un proyecto con un cliente?

27 Existen preguntas clave antes de comenzar un proyecto... - Qué espera el cliente con este proyecto? - Por qué se realiza? - Qué requerimientos tengo? - Tengo restricción económica? - Tengo tiempo límite para su realización? - Cuento con los recursos necesarios? - Es viable? - Como garantizamos que se ha finalizado? -...

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32 Gestión del Alcance La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Qué trabajo necesitamos realizar para alcanzar el éxito en un proyecto

33 Claves para una definición del alcance - Declaración detallada de lo que se quiere con el proyecto. - Especificación de los entregables y producto final. - Criterios de aceptación. - Exclusiones del proyecto. - Supuestos que se contemplan. - Restricciones asociadas al proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto

34 Ejercicio Cuál de los siguientes ítems llevas a cabo durante la iniciación de un proyecto? Piensa que formas parte de la gerencia de la Empresa. Twitter:

35 Dinámica 3: Somos una empresa de desarrollo de web. Vamos a reunirnos por primera vez con un cliente potencial, que quiere que le implementemos una plataforma web con soporte ecommerce. Define el alcance del proyecto. De qué forma recoges los requerimientos? Qué herramientas utilizas? Qué harías para comenzar el proyecto correctamente?

36 Con una planificación cuidadosa y Detallada, se puede ganar; Con una planificación descuidada y Menos detallada, no se puede ganar; Cuánto más segura será la derrota si no se planifica nada! Por el modo en que se realice la planificación, de antemano podemos predecir la victoria o la derrota. Sun Tzu El Arte de la Guerra (400 años a.d.c. aprox.)

37 Vamos a planificación!

38 Ya tenemos definido el alcance... Qué es lo siguiente que tenemos que hacer?

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40 EDT: Estructura de Desglose de Trabajo Dividir lo que tenemos que hacer en partes más pequeñas para planificarlo y que sea más sencillo de manejar

41 Qué ventajas nos aporta la EDT? - Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda rápidamente su lugar en el proyecto - Servir como base para la es:mación de :empos, costos, personas y riesgos. - Facilitar la comunicación - Facilitar el control integrado de cambios Twitter:

42 Gestión del tiempo en los proyectos

43 Objetivo! Finalizar el proyecto a tiempo - Definir las actividades. - Secuenciar las actividades. - Estimar los recursos de las actividades. - Desarrollar el cronograma. - Controlar el cronograma.

44 Definir las actividades Dividir todavía más lo que hay que hacer.

45 Secuenciar las actividades Establecer las relaciones entre las actividades del proyecto

46 Estimar los recursos de las actividades Con qué personas cuento para el proyecto?

47 Como sabemos cuánto dura una actividad?

48 Técnicas más utilizadas Juicios de expertos Estimación análoga: El uso de duraciones reales de actividades previas similares es la base para la estimación de actividades futuras. Duraciones calculadas cuantitativamente en base a índices de productividad Ej.- meses hombre / tarea

49 Estimación por tres valores La precisión de los es/mados de la duración de la ac/vidad puede mejorarse tomando en consideración el grado de incer/dumbre y de riesgo de la es/mación.

50 Desarrollar el cronograma

51 Desarrollar el cronograma Herramientas Método de la ruta crífca: iden:ficar cuáles son las ac:vidades crí:cas que forman el camino más largo del proyecto.

52 Desarrollar el cronograma Análisis que pasa si : realizar simulaciones de cómo cambiaría el cronograma del proyecto si cambia alguna de las variables que lo afectan. Por ejemplo, la simulación de Monte Carlo. Nivelación de recursos: modificar la programación del proyecto para mejorar la eficiencia en la asignación de recursos.

53 Desarrollar el cronograma Compresión del cronograma: consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar al alcance. o Compresión (Intensificación o Crashing): agregar más recursos al proyecto para acortar la duración. Por lo general, esta técnica implicará mayores costos. La clave aquí será cómo obtener la máxima compresión del cronograma con el mínimo costo posible. o Ejecución rápida (fast- tracking): realizar ac:vidades en paralelo para acelerar el proyecto. Por lo general, esta técnica agrega riesgos al proyecto.

54 Dinámica 4: Haz la EDT (Estructura de desglose se trabajo) de como hacer una tortilla de patatas y planifícala en el tiempo. No poseemos ninguno de los ingredientes necesarios, por lo que tendremos que ir a un supermercado que está a 10 min a comprarlos. Contáis con dos personas para hacer la tortilla. Qué tareas tienes que realizar? Como las has identificado? Cuánto dura cada tarea?

55 Comenzamos a trabajar en el proyecto!

56 Ejercicio En la tabla siguiente, señala qué cosas realizas cuando diriges y gestionas tus proyectos: Twitter:

57 Grupo de procesos de Ejecución Durante el grupo de procesos de ejecución se invierte la mayor parte del presupuesto.

58 El grupo de procesos de ejecución implica la coordinación del personal y los recursos para alcanzar el objetivo del proyecto

59 Claves para que se trabaje bien en equipo 1.- Qué cada persona conozca lo que tiene que hacer, lo que se espera de sus tareas y tenga la información y medios para llevarlo a cabo. 2.- Buena comunicación. 3.- Conocer y asumir roles y responsabilidades dentro del contexto del proyecto. 4.- Gestionar el talento y motivar al equipo.

60 Importante! El seguimiento y control del proyecto

61 Controlar los costes y el tiempo Ges:onar e influir sobre los cambios Seguir periódicamente los avances de costos del proyecto Verificar que los desembolsos no excedan la financiación autorizada Asegurar la u:lización del control integrado de cambios Informar los cambios aprobados a los interesados en :empo y forma

62 Qué hacemos en seguimiento y control? - Finalizamos acfvidades del proyecto. - CuanFficamos los progresos. - Tomamos medidas correctoras.

63 Como cuantificamos el progreso? Como medimos el desempeño? Regla 50/50: la ac:vidad se considera con un 50% de avance si ya comenzó y el otro 50% sólo se asigna si ya finalizó. Regla 20/80: se asigna 20% al comenzar y 80% al finalizar. Regla 0/100: solamente se informa 100% al finalizar, caso contrario la ac:vidad se informa en 0%.

64 Gestión del valor ganado (EMV) Valor planificado (PV: Plan Value) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una ac/vidad o un componente de la estructura de desglose del trabajo Costo real (AC: Actual Cost) Es el costo total en el que se ha incurrido realmente y que se ha registrado durante la ejecución del trabajo realizado para una ac/vidad o componente de la estructura de desglose del trabajo. Valor ganado (EV: Earned Value) o valor del trabajo realizado Es el valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una ac/vidad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeño durante la ejecución del proyecto.

65 Análisis del Cronograma Para evaluar en forma apropiada el cumplimiento del avance en los /empos del proyecto es necesario comparar el EV con el PV. Esta comparación se puede hacer a través de la variación del cronograma (SV: Schedule variance) o con el índice de desempeño del cronograma (SPI; Schedule Performance Index). Variación del cronograma: SV = EV PV Índice de desempeño del cronograma: SPI = EV / PV SV = 0 Cronograma al día SV > 0 El proyecto está adelantado SV < 0 El proyecto va retrasado

66 Indices de desempeño

67 Algo que no cuidamos en los proyectos... los RIESGOS

68 Qué es un riesgo? Podemos decir que el riesgo es algo desconocido que, si se produce, afecta en forma nega/va o posi/va los obje/vos del proyecto. Por lo tanto, un evento incierto puede ser algo bueno o algo malo. El riesgo representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podrían afectar los logros de los objetivos del proyecto.

69 Riesgos comunes en los proyectos Equipo integrado muy tarde Requerimientos diferentes de necesidades reales del usuario Atrasos de cronograma Mayores costos Quiebra un proveedor clave Quiebra nuestro cliente Staff clave no disponible Cambia la tecnología Problemas! Proyecto cancelado! No obtenemos ganancias! Aparecen penalidades! Reputación de la compañía se desvanece! Perdemos el contrato! Nuestro jefe es más grande de lo que parecía! Seguro de desempleo!

70 Como vamos a trabajar los riesgos? 1.- Identificar los riesgos Brainstorming Entrevistas Checklists y Cuestionarios Templates y portafolios de riesgos de proyectos anteriores Diagramas de Ishikawa ( pescado (espina de Análisis FODA Expertos

71 Como vamos a trabajar los riesgos? 2.- Cuantificar los riesgos

72 Como vamos a trabajar los riesgos? 3.- Planificar una respuesta a los riesgos

73 Dinámica 5: Riesgos Identifica los riesgos que se puede encontrar la empresa de desarrollo web en el proyecto que te acaban de contratar y que acciones realizas para minimizarlos.

74 Finalizado el proyecto... vamos a cerrarlo.

75 Cierre del proyecto 1.- Aceptación de entregables. 2.- Firma del cierre del proyecto por todas las partes. 3.- Lecciones aprendidas.

76 Dinámica 6: Reflexión Reflexiona y analiza los problemas que existen en tu organización a la hora de dirigir proyectos. Planificáis bien? Como trabaja el equipo? Se comunica y transfiere la información de forma correcta? Consideramos y tratamos correctamente a los stakeholders?

77 Aprendamos a ver nuevas oportunidades de negocio dirigiendo bien proyectos.

78 Cuando el objetivo te parezca difícil, no cambies de objetivo; busca un nuevo camino para llegar a él. Confucio.

79 Gracias! Facebook: somosbeinn

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