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1 CAPITULO IV MODELO DE DATA WAREHOUSE PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES PARA LA TOMA DE DECISIONES DE LOS MANDOS MEDIOS DE LOS LABORATORIOS FARMACÉUTICOS UBICADOS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. A. GENERALIDADES El modelo que se expone esta dirigido a los mandos medios de los Laboratorios Farmacéuticos, ubicados en el Área Metropolitana de San Salvador, los cuales se dedican continuamente a la toma de decisiones oportunas tomando de referencia la información de los reportes e informes que son elaborados. En la actualidad, la tecnología se ha convertido en el pilar de las empresas que desean ser más competitivas, volviéndose más concientes de las necesidades de adquirir herramientas que faciliten los controles, procesos y la toma de decisiones. La presente propuesta, pretende desarrollar un Modelo que permita minimizar el tiempo invertido en la elaboración de informes, de esta forma optimizar la información y mejorar el actual sistema que tienen los Laboratorios Farmacéuticos. El modelo Data Warehouse es una herramienta capaz de almacenar grandes volúmenes de información de bases de datos, que posteriormente los usuarios la requieran para la elaboración de consultas, informes y obtenerla en el momento preciso. Para lograr este objetivo se requiere detectar y analizar los inconvenientes que interfieren y retrasan las operaciones en los Laboratorios Farmacéuticos. Proponer que los usuarios elaboren las consultas y reportes con la información que ellos seleccionen, según las necesidades del momento para la toma de decisiones, proyecciones, presupuestos ó comparaciones, esto daría como resultado la 122

2 satisfacción de necesidades de información y el desenvolvimiento óptimo del recurso humano. Este tipo de arquitectura es aplicable a todo tipo de empresa ó industria que tiene trayectoria y que utiliza sistemas mecanizados para las operaciones y transacciones de negocio, pero se determino orientar el trabajo de graduación a los Laboratorios Farmacéuticos por que al desarrollarse y utilizar esta arquitectura contribuirá a explotar la información que generan los sistemas transaccionales, ya que es una industria que crece y los software informáticos que utilizan son específicos para tal desarrollo, el Data Warehouse los integraría para obtener información de alta gerencia. Esta industria es muy importante para el crecimiento económico salvadoreño, por ello es indispensable que el área informática explote los recursos, y de a conocer nuevas técnicas que les permitan una mejor administración de los recursos de las empresas e incentivar la producción para un mejor crecimiento. B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 1. Objetivo general. Dar a conocer a la industria de Laboratorios Farmacéuticos, un modelo de Data Warehouse, con el propósito de promover el desarrollo y aplicación de nuevas herramientas informáticas que mejore la elaboración de informes a los tomadores de decisiones 2. Objetivos específicos. Promover una herramienta que sirva de apoyo a la toma de decisiones y en las actividades de elaboración de informes. 123

3 Definir los requerimientos informáticos operativos y de desarrollo del modelo de Data Warehouse. Fomentar el desarrollo de nuevas arquitecturas informáticas que contribuyan con los administradores a darle mayor confiabilidad a la información para la toma de decisiones. C. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA. La economía nacional se encuentra influenciada por los desafíos de la globalización y los Tratados de Libre Comercio, lo que hace indispensable que la Industria Química Farmacéutica explore nuevas herramientas entre ellas las informáticas, para que se optimicen la elaboración de informes para la toma de decisiones de los mandos medios de los Laboratorios Farmacéuticos, con el objetivo de lograr mayor confianza y competitividad en el ámbito del comercio globalizado. La investigación de campo permitió determinar que en el sector de la Industria Química Farmacéutica, carecen de un Modelo de Data Warehouse, que les permita integrar la data histórica, presente y externa de los sistemas transaccionales para la elaboración de informes, para la toma de decisiones de los mandos medios. Es obvio que un informe histórico, comparativo u otro que involucre diversos estados en el tiempo, puede ser obtenido empleando diversas formas, esto dependerá de los métodos y las habilidades del individuo, pero si la tecnología informática desarrolla métodos que integren y proporcionen resultados con menor esfuerzo y respaldado con la integridad de la información, es mejor adaptarla a nuestro favor. El 100% de la población encuestada indico que le gustaría contar con el modelo (pregunta No. 20 / oferta), y la industria deja puertas abiertas para prestar la colaboración necesaria para la investigación y aplicación de este modelo que se propone. Esta arquitectura permitirá a las empresas farmacéuticas utilizar la información existente en sus archivos de bases de datos y realizar un análisis objetivo de la operatividad de sus 124

4 procesos actuales en las diferentes áreas de trabajo, dándoles un buen uso a la información histórica, mucha que hasta ahora puede ser que este inactiva, u olvidada en algún dispositivo de almacenamiento. Al emplear una herramienta informática como el Data Warehouse, ayudará en un mediano plazo a procesar, administrar y consultar volúmenes de información, aumentar su eficiencia y competitividad, obteniendo información de forma rápida, clara, oportuna y sin manipulación. Por otra parte, las empresas que actualmente no cuentan con este modelo encontrarán en la herramienta propuesta una oportunidad con visión al futuro y considerarla al momento de adquirir y desarrollar nuevas tecnologías, que les permita una eficiente administración del recurso de la información que generan los sistemas informáticos. Los nuevos retos que actualmente enfrenta el país van en caminados a que las empresas se vuelvan cada vez mas competitivas en el mundo laboral y el modelo Data Warehouse sería una herramienta clave para analizar desde diversas perspectivas la información de las empresas. En el país existen muchas empresas que cuentan con bases de datos, ya que han experimentado uno o mas software para obtener una mejor administración y control de sus activos y del negocio, pero debido a la evolución tecnológica, mucha data se encuentra en algún espacio del disco duro, en cintas u otro medio de almacenamiento, sin ser explotada para análisis de tendencias y evolución que se haya experimentado, la data es activo invaluable y a la vez muy vulnerable, la que debería resguardarse celosamente. D. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA. La información que generan los sistemas transaccionales de los Laboratorios Farmacéuticos es un activo invaluable para los administradores y para la empresa. 125

5 Resguardarla y almacenar solo aquella que es realmente importante de los diferentes departamentos, en una sola base de información y tenerla disponible en futuro para utilizarla, consultarla ó combinarla con otras áreas, para obtener informes históricos, hasta ahora es una tarea que involucra tiempo valioso de los administradores. La propuesta de este tipo de modelo es promover el empleo de herramientas informáticas, conservación y explotación de la información histórica de los sistemas transaccionales, omitir registros innecesarios en las bases de datos y generar aquellos indispensables para la toma de decisiones, ya que la industria farmacéutica, es una fuente de desarrollo y crecimiento para el país y amerita se impulse aun más. Por el tipo de productos que elaboran son de vital importancia para la salud de la población, razón por la que es indispensable fomentar el desarrollo y empleo de herramientas informáticas que les permitan obtener información, para la toma de decisiones, mejorar el servicio al cliente y la expansión a nuevos mercados regionales. Este modelo puede llegar a constituir una herramienta de suma importancia, para los administradores de empresas y afrontar las exigencias competitivas, mejorando la entrega completa de información de los departamentos de forma correcta, consistente, oportuna y accesible, la información que requieren los tomadores de decisión la requieren en tiempo inmediato y en formatos que la necesitan de esta forma adquieren mayor confianza en sus propias decisiones y las del resto de tomadores de decisiones, ya que el desarrollo de esta arquitectura informática esta orientada al almacenamiento de información que puede ser de 5, 10 ó más años de antigüedad, sin el riesgo de que los registros puedan ser alterados, porque será una arquitectura de base datos que aceptara solamente la adición de información, lo que garantizaría la confiabilidad de los registros y estar disponibles en el momento en que sea requerida por el usuario. Por lo tanto, es necesario que la Industria Farmacéutica considere el desarrollo de este tipo de modelo de arquitectura informática, para optimizar el uso de la 126

6 información que generan día a día los sistemas transaccionales actuales y reutilizar aquella que se encuentra en backup, cintas magnéticas o en otro medio de almacenamiento e incluso de fuentes externas, que puedan representar la vida y crecimiento de la empresa, con la finalidad de estar prevenidos para la toma de decisiones importantes. 1. Importancia para el país. Los nuevos retos de la globalización van dirigidos hacia la eficiencia de las empresas y la implementación de este tipo de modelo de Data Warehouse permitirá que las organizaciones, dedicadas a la industria y comercialización de productos farmacéuticos tengan un buen aporte económico y un mayor desarrollo para la economía del país. En la medida en que los Laboratorios Farmacéuticos puedan mantenerse, competir y crecer tanto en el mercado nacional como en el extranjero, a través del uso de nuevas herramientas en los sistemas de información, las expectativas de crecimiento y desarrollo se expanden aún más, ya que los laboratorios serán capaces de ingresar en el mundo competitivo de la globalización, contribuyendo de esta forma al fortalecimiento de la economía del país, produciendo mas y mejores medicamentos, mejores informes y mejor atención al cliente a través de la implementación de nuevas herramientas, generando mayores fuentes de trabajo, gratificantes inversiones y sustanciales ingresos económicos. La adopción de aplicaciones informáticas en las organizaciones, contribuyen grandemente a fortalecerlas y ser competitivas, ya que les permitirá estar a la altura de Laboratorios reconocidos y ganar mercado local como extranjero. La aportación de este modelo en la industria Químico Farmacéutica, permitirá a los administradores mayor seguridad en la toma de decisiones, especialmente cuando se trate de invertir o para la exportación de productos. 127

7 2. Importancia para la empresa. Hoy en día, las empresas que cuentan con sistemas de información mecanizado reconocen que les ha permitido un mejor control y orden de los procesos e información inmediata de forma ágil, confiable y eficiente, considerando la posibilidad de cambiar y superar los retos que presentan la llegada de nuevos competidores internacionales a través de los Tratados de Libre Comercio. Un modelo de Data Warehouse, les permitirá a los Laboratorios Farmacéuticos desarrollarse competitivamente, ya que contaran con una herramienta que les proporcione la información en menor tiempo para el proceso de toma de decisiones a los que ejercen los cargos de mandos medios y de esa manera contribuir competitivamente con otras empresas. Explotar los beneficios de este modelo, será la tarea de la Industria Farmacéutica, ya que los administradores y mandos medios, podrán extraer la información de la forma que ellos la necesiten, puede que sea por área, departamentos, tiempos, agrupaciones o otras, ya que el Data Warehouse vendrá en apoyo a los sistemas transaccionales, los informes pueden estar constituidos por opciones pre definidas (previamente solicitadas por el usuario), el tiempo será relativo, si la información a obtener no es compleja o no involucra parámetros grandes de tiempo, podrán obtenerse en el mismo día, si en cambio este involucrase mayor información y parámetros grandes de tiempo, el procesamiento y obtención de resultado será mayor a un día llegando a demorar incluso hasta una semana, puede sonar insólito este tiempo, pero no se pierda de vista que el Data Warehouse, esta orientado al almacenamiento de grandes volúmenes de información, especialmente histórica. La información almacenada permitirá desarrollar estrategias para una mejor toma de decisiones sean de administración de producción, inventarios de productos, mercadeo y otras áreas. De esta forma también se está beneficiando de forma indirecta a los clientes y a los demandantes de productos, ya que siempre podrán adquirir los productos que demanden. 128

8 Los beneficios serán múltiples al contar con un modelo de Data Warehouse que mejore la elaboración de informes para la toma de decisiones de los mandos medios de los Laboratorios Farmacéuticos, algunos de ellos se enumeran a continuación: a.) La elección de información, parámetros de tiempos y perspectiva que quiera obtenerse será a criterio del usuario de la data. b.) La oportunidad de integración de data de nuevos software transaccionales que se integren a la empresa. c.) La confiabilidad de que los registros ya almacenados no serán manipulados, ni alterados. Obteniendo información confiable para los análisis que se realicen. d.) Contar con un modelo de Data Warehouse e implementarlo, se brindaría información eficiente y oportuna, trasladándose este beneficio al cliente en forma de una mejor atención y servicio. e.) Se mejorará la eficiencia en la administración de tiempos de los mandos medios, ya que el tiempo empleado en buscar y organizar la información para un informe, podrá emplearse en otras actividades. f.) Realizar análisis comparativos mensuales, semestrales, anuales o según sean requeridos, de ventas, costos, compras, etc. g.) La información histórica de los Laboratorios, estará disponible de forma inmediata, excepto el último período, ya que deberá cumplir con la calidad y seguridad de que no se realizaran cambios. h.) La integración de la información en una base de datos, permitirá se realicen combinación de información para análisis de diferentes áreas de negocios. 129

9 3. Importancia para los empleados. Los mandos medios son parte de la fuerza de trabajo de la Industria Farmacéutica, y sobre ellos esta depositada una gran responsabilidad de desarrollo y crecimiento, dotarles de mecanismos y herramientas que optimicen su desempeño, no solo se les beneficia sino también es beneficiada la empresa, si en la actualidad emplean tiempo valioso en la obtención de información y preparación de informe, el Warehouse pretende reducir esta brecha de tiempo y optimizarlo, invirtiéndolo en crear o desarrollar estrategias que mejoren el desempeño de los subalternos. A continuación se enumeran algunos beneficios que obtendrán los mandos medios al implementar un modelo de Data Warehouse para la elaboración de informes para la toma de decisiones: a.) Se optimizaría la cobertura de mercado de productos farmacéuticos, porque se podrán realizar combinaciones de información para conocer la demanda en tiempos, por tipos de clientes y por otras agrupaciones. (dependerá de la estructuración dimencional que se elabore, se describe en etapa II). b.) Con el modelo de Data Warehouse el proceso de elaboración de informes históricos, comparativos y estadísticos será mucho mas rápido para la toma de decisiones. c.) Con un modelo de Data Warehouse los mandos medios tomaran decisiones oportunas, sobre la base de información disponible y de forma comparativa, empleando requerimientos específicos para los informes o consultas. d.) El tiempo que actualmente se invierte en elaborar un informe con registros históricos podrá ser largo, utilizando el Data Warehouse, será relativamente menor y el tiempo restante podrá ser utilizado en realizar otras actividades para la empresa. 130

10 E. VENTAJAS DE LA PROPUESTA. Permitirá obtener la información necesaria de registros históricos y actuales para mejorar la toma de decisiones de los mando medios. Capacidad de adquirir y retener clientes será un elemento muy esencial debido a la rapidez y eficiencia del modelo para los mandos medios. Tener una herramienta de consulta para realizar la elaboración de informes con datos históricos y confiables, sin la incertidumbre que esta pudiere ser manipulada, en esta bases de datos. Mejorar los tiempos de respuesta en cuanto a la presentación de información requerida por los usuarios y proporcionar una herramienta para que los usuarios, a través de consultar dicha información elaboren sus propios informes, auxiliándose de otras herramientas conocidas en el mercado informático salvadoreño como: Microsoft Word, Microsoft Excel, Lotus123 y otros. Tener en línea y disponible la información de las bases de datos de años anteriores, que les permita realizar reportes y consultas comparativas, de un área específica o en combinación según sean los requerimientos de los usuarios de los Laboratorios Farmacéuticos. F. ALCANCES DE LA PROPUESTA a. El modelo Data Warehouse (conceptual) estará orientado a la captación de información histórica para la elaboración de informes, para la toma de decisiones de los mandos medios de los Laboratorios Farmacéuticos del área Metropolitana de San Salvador. 131

11 b. El Data Warehouse se determino dejarlo a nivel de modelo, ya que con la realización de la investigación, se determino que los Laboratorios Farmacéuticos cuentan con diversidad de bases de datos y con diferentes necesidades de información a satisfacer, la propuesta no puede ser rígido y estándar para todos. c. El modelo propuesto se detallará y documentará en etapas para que los lectores tengan una referencia de los procesos y puedan desarrollar nuevos modelos, según las necesidades de información de las empresas. d. El modelo contará con la información necesaria, que servirá de guía para que el lector identifique los elementos necesarios para su posterior desarrollo y puesta en función, esto será el desarrollo de las etapas que se encontrará mas adelante del presente documento. 132

12 G. DISEÑO DEL MODELO DATA WAREHOUSE 1. Esquema grafico de la propuesta Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos - Generalidades - Descripción de mandos medios Para la toma de decisiones 1. Diagnóstico de los - Procedimientos para la elaboración Laboratorios Farmacéuticos de informes - Distribución de informes - Análisis del FODA de los Laboratorios Farmacéuticos Justificación MODELO DE DATA WAREHOUSE PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES PARA LA TOMA DE DECISIONES DE LOS MANDOS MEDIOS DE LOS LABORATORIOS FARMACÉUTICOS UBICADOS EN EL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. Desarrollo del modelo 2. Determinación del volumen de la información y estudio de factibilidad - Información a utilizar - Determinación de la información de los Laboratorios farmacéuticos. - Estrategias para determinar el volumen de información para el Data Warehouse. - Fuentes de información para el DW. - Modelado de tablas para el DW - Características y atributos a considerar en diseño del Data Warehouse - Estudio de factibilidad. PLAN DE IMPLEMENTACION Objetivos Recursos Presupuesto Actividades a desarrollar Cronograma 3. Modelamiento del Data Warehouse - Equipo de trabajo para la construcción del modelo DW - Planificación y desarrollo del proyecto DW - Medio ambiente del Data Warehouse - Modelamiento conceptual del DW - Control de registros. 4. Control y evaluación del - Planificación de cargas de registros al modelo DW D DW - Seguridad de la información. 5. Conversión y capacitación - Plan de conversión - Plan de capacitación 133

13 2. Especificación del modelo. Etapa I. Diagnóstico de los Laboratorios Farmacéuticos Al iniciar la investigación para el planteamiento del modelo Data Warehouse, será indispensable conocer los antecedentes de la empresa como: distribución de la organización, funciones, actividades que realizan los empleados y particularmente los mandos medios. Para tener acceso a esta información es indispensable solicitar el ingreso a las instalaciones de los Laboratorios Farmacéuticos, contactar y realizar entrevistas a empleados claves y observar los procedimientos de trabajo, solicitar también poder observar formularios, reportes, informes y obtener impresione e inquietudes de las personas involucradas en las diversas áreas de la empresa. De esta manera se podrá formular el estado actual de los Laboratorios Farmacéuticos y determinar las necesidades de información para consultas y reportes de los mandos medios. Recolectada la información se sugiere analizarla empleando la técnica del FODA, esta permitirá medir las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, de Los Laboratorios Farmacéuticos aprovechando los recursos determinados de las fortalezas y buscar contrarrestar las debilidades detectadas. Etapa II. Determinación del Volumen de información En esta etapa se recopilara la información que requieren los mandos medios y cada uno de los grupos de usuarios para la realización de análisis y reportes, determinar las diversas plataformas y compatibilidad entre ellas ya que será de donde se extraerá la data que alimentara al Data Warehouse, el volumen de los datos que se generan de forma cotidiana de los sistemas informáticos operacionales. Preparar para ello cuestionarios y guías de entrevista para una investigación secuencial y sacarle el máximo provecho a las sesiones, permitiendo al investigador un mejor dominio y conducción de esta, obteniéndose de forma secuencial y detallada las actividades desarrolladas por los mandos medios del área y la carga de trabajo que manejan los sistemas. 134

14 Etapa III. Modelamiento del Data Warehouse Etapa en la que se plasmara en forma conceptual las necesidades comprendidas de los usuarios y la forma de cómo se le dará solución, el medio ambiente en el que se desarrollara, los proceso de extracción, transformación de la data y la definición de bases de datos, tablas, dimensiones, atributos, campos y la elección del modelo dimensional a utilizar según la complejidad de los datos a almacenar. Etapa IV. Control y evaluación del modelo Data Warehouse. Para el desarrollo del modelo Data Warehouse es indispensable, establecer medidas y controles que garanticen el éxito y seguridad de los procesos e información, para ello se formulara una serie de controles a tomar en cuenta, antes, durante y posteriormente al desarrollo del modelo de Data Warehouse, así mismo será indispensable la evaluación y mejoras de los mismos durante el desarrollo del modelo, la participación de los usuarios será indispensable para determinar si se esta cubriendo las necesidades expuestas en la etapa I y II. Etapa V. Capacitación y Conversión. La conversión consistirá en planificar la forma como se pretende investigar, desarrollar y documentar el proyecto en el área de información elegida, así como tener presente los recursos humanos y tecnológicos con los que se cuentan o requerirá obtenerse. El plan de capacitación Consiste en preparar planes de capacitación para los usuarios del Data Warehouse, para el uso apropiado de la data y poder explotarla al máximo, estas se prepararan según el grupo de usuarios y del área, también se deben considerar planes de contingencia, para suplir cualquier eventualidad que se presente durante, cualquiera de las etapas. 135

15 ETAPA I: Diagnóstico de Los Laboratorios Farmacéuticos. Objetivo: Conocer la situación actual de los Laboratorios Farmacéuticos, antecedentes, perspectivas y regulaciones. 1. Generalidades. El Data Warehouse es una base de datos con visión al almacenamiento histórico de información y tenerla disponible en línea, para la mayor cantidad de usuarios tomadores de decisiones de los Laboratorios Farmacéuticos. Es una arquitectura aplicable en diversas áreas o departamentos de las empresas, pero para obtener resultados satisfactorios, es necesario examinar los requerimientos indispensables para desarrollar su construcción. La etapa de diagnóstico consiste en la investigación y recolección de información sobre la empresa, indagar sobre la metodología de trabajo, documentación que se maneja, personal involucrado y sus funciones para luego realizar el diagnóstico de la problemática y el planteamiento de la posible solución. 2. Descripción de mandos medios para la toma de decisiones. La imagen de mandos medios en los Laboratorios Farmacéuticos pueden ubicarse (organigrama) en puestos administrativos de: gerentes financieros, gerente administrativos, gerentes de venta y gerentes de producción, ya que ellos son para la empresa los motores del cambio, tienen la capacidad de persuadir al equipo de trabajo al logro de objetivos que la alta gerencia desea realizar. a. Responsabilidades de los mandos medios. Entre las responsabilidades que deben cumplir los mandos medios se pueden mencionar: 136

16 1) Intelectuales: Visión estratégica. Análisis y evaluación Planificación y organización. 2) Interpersonales. Dirigir a los colaboradores Persuasión Espíritu de decisión Sensibilidad interpersonal Comunicación oral. 3) Adaptabilidad. Flexibilidad y adaptabilidad. 4) Orientación hacia los resultados. Energía e iniciativa Deseo de triunfar Sentido hacía los negocios. b. Características que deben poseer los mandos medios. 1.) Características Personales. Aproximación a los problemas: capacidad de analizar y sintetizar problemas complejos. Capacidad de acción: capacidad de decidir dotándole de medios adaptados a los objetivos y a la dimensión de los problemas. Dominio de sí mismo: Estabilidad emocional y confianza en sí mismo. Resistencia nerviosa y capacidad de aprovechar las experiencias. 137

17 2.) Características en las relaciones con los demás. Receptividad: disponibilidad, apertura a las ideas de los demás flexibilidad de espíritu. Animador, sentido de equipo: saber hacerse comprender y saber asociar al equipo las decisiones. Sentido moral: respeto y lealtad para con los demás. 3.) Comportamiento dentro de la empresa: Inserción integración: respeto de la empresa, inserción fácil en las redes de competencia adhesión a las normas y a los valores de la empresa. Fuerza de proposición: competencias reconocidas por sus iguales y por la jerarquía, protagonista consistente de su papel y responsable ante su empresa. Capacidad de representar a la empresa en el exterior. Los mandos medios de los Laboratorios Farmacéuticos deben tomar acciones precisas que los oriente a ser competitivos en su entorno empresarial. Fijar y seguir objetivos. Fijar políticas o hacer cumplir. Planificar. Organizar. Analizar y organizar el tiempo. Coordinar. Informar de acuerdo a lo requerido. Tener un sistema de comunicación. Controlar y verificar el trabajo. Conducir el equipo humano. Gestionar y administrar procesos, recursos y la calidad. 3. Procedimientos para la elaboración de informes. Los procedimientos que se emplean en la actualidad para la emisión de los informes son elaborados, de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la gerencia y de 138

18 los usuarios de Los Laboratorios Farmacéuticos. Unos de estos informes son proporcionados por los sistemas en función, demandando un mínimo de tiempo para su preparación si la información solicitada pertenece al ejercicio de operaciones que se encuentra activo, otros por su complejidad demandan un mayor tiempo y dependerá del acceso a la información (mecanizada o documentada físicamente). Por su frecuencia y preparación se pueden dividir en dos tipos: los rutinarios y los gerenciales. Los informes rutinarios, son los elaborados diariamente por el encargado del departamento (producto terminado u otro) de los Laboratorios Farmacéuticos, estos son para corroborar existencias, salidas, ingresos, despachos y otros de su interés. Entre las opciones de reportes que proveen los Sistemas de Inventarios actuales de Los Laboratorios Farmacéuticos, se pueden enumerar los siguientes: Reportes de muestras(anexo A) Reportes de inventarios(anexo B) Reporte de Kardex (Anexo C) Reporte de Despachos(Anexo D) Reporte de Código ó muestreo Reporte de Exportación Reporte de Movimiento de Entradas y Salidas Los Informes Gerenciales, son preparados con una frecuencia mínima de 30 días, otros de los informes son preparados de uno a dos veces al año, estos reflejan información estadísticas, comparativas de las tendencias y comportamientos de los productos en el área local y en el exterior, que puede ser el producto con mayor rotación y demanda en el mercado, cartera de clientes, costos de inversión, producción de la planta entre muchos otros informes, estos demandan mayor tiempo, debido al tipo de información que reflejan y son utilizados por la alta gerencia para la toma de decisiones y proyecciones a futuro. 139

19 De la información empleada en la preparación de los informes el 74.63% se localiza en algún tipo de sistema informático empleado dentro de los laboratorios (sistema de inventarios, ventas, compras, contabilidad, sistema de averías u otro), y el 25.37%, son obtenidos de los controles que son llevados de forma manual y luego retroalimentados en hojas de cálculo (Excel, Lotus1.2.3 u otro), si el sistema fue desarrollado y mantiene un plan de soporte, los reportes han sido adaptados, pero mantienen la limitante de la información a un cierto número de meses establecidos por el programador. 4. Distribución de informes. Los informes son preparados y entregados a la persona ó departamento que los ha solicitado, previa solicitud oral ó escrita. Si son de fácil preparación son entregados de forma inmediata (informes rutinarios), si son complejos requieren como mínimo 24 horas hábiles ó mas para su preparación y entrega. Los informes gerenciales requeridos por los diferentes departamentos son elaborados y entregados a la secretaria de gerencia. La secretaria de la gerencia se encarga de reproducirlos y prepararlos para las reuniones de la alta gerencia ó junta directiva. Otro grupo de informes son preparados y entregados al departamento de contabilidad, generalmente para confrontación de cierres de ejercicios contables en lo que se refiere a valuaciones de inventario activo fijo y realizable para la venta, las pérdidas, las averías, las donaciones y regalías o para auditorias de Los Laboratorios Farmacéuticos. 5. Análisis del FODA de Los Laboratorios Farmacéuticos. La técnica FODA es valida para iniciar la planificación estratégica y consiste en identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que están presentes en un determinado momento al interior de la organización, y en el entorno de la misma. Esto significa que la identificación se hace a través de un análisis 140

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