Proyecto de integración, creación de una Oficina de Manejo de Proyectos (PMO) en Intel Costa Rica. Julio César Ríos Narbona, ULACIT 2013

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1 Proyecto de integración, creación de una Oficina de Manejo de Proyectos (PMO) en Intel Costa Rica. Julio César Ríos Narbona, ULACIT 2013 TABLA DE CONTENIDOS Resumen ejecutivo... 3 Introducción... 4 Problemática Oportunidad... 5 Justificación del proyecto... 5 Supuestos del proyecto... 7 Restricciones... 7 Objetivo general... 8 Objetivos específicos... 8 Ciclo de vida del proyecto Gestión de Integración del proyecto Acta de constitución del proyecto Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Gestión del alcance del proyecto Definición del alcance Exclusiones del proyecto Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) Gestión del tiempo del proyecto Definir las actividades Secuenciar las actividades Estimar los recursos de las actividades Estimar la duración de las actividades Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma Gestión de los costos del proyecto Estimar los costos Determinar el presupuesto Controlar los costos Lic. Julio César Ríos Narbona, aspirante al grado académico de Maestría en Gestión de Proyectos.

2 5. Gestión de la calidad del proyecto Planificar la calidad Realizar el aseguramiento de la calidad Realizar el control de calidad Gestión de los recursos humanos del proyecto Desarrollar el plan de recursos humanos Adquirir el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Dirigir el equipo de proyecto Gestión de las comunicaciones del proyecto Identificación de interesados Planificar las comunicaciones Distribuir la información Gestionar las expectativas de los interesados Informar el desempeño Gestión de los riesgos del proyecto Planificar la gestión de riesgos Identificar los riesgos Realizar el análisis cualitativo de riesgos Realizar el análisis cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los riesgos Monitorear y controlar los riesgos Conclusiones y recomendaciones referencias bibliográficas Anexos Anexo 1. Acta de constitución del proyecto Anexo 2. Proyecto de Integración PMO Intel. (Vista MS Project)

3 RESUMEN EJECUTIVO La Responsabilidad Social Empresarial es una de las prioridades de Intel Costa Rica, después de más de 15 años de presencia en el país. Intel se ha caracterizado por ser activista en iniciativas de bien social, se han gestionado gran cantidad de proyectos relacionados con la educación, protección del medio ambiente, apoyo tecnológico al gobierno, promoción de las ciencias entre muchos otros proyectos de impacto social. Hoy en día, no se cuenta con una base de datos que permita conocer los detalles de cómo los proyectos fueron gestionados, no se tiene registro de lecciones aprendidas en los proyectos y se carece de una metodología uniforme que permita gestionar proyectos de forma estándar y con apego profesional. Nace, entonces, la oportunidad de crear una oficina de proyectos que facilite la gestión de los proyectos sociales; por lo tanto el presente trabajo busca maximizar la integración y manejo de proyectos sociales con la implantación de una oficina de proyectos. Se analiza la oportunidad y utilizando la metodología desarrollada por el Project Management Institute se propone un plan maestro integrado por los principales procesos y áreas de conocimiento que permitan la creación del nuevo órgano encargado de brindar las políticas, lineamientos, plantillas y estandarización de la gestión de proyectos. Se inicia con la gestión de integración, donde se plantea el cómo el proyecto será gestionado, se define el alcance e impacto del proyecto, especificando los entregables por alcanzar, seguidamente se realiza un análisis del tiempo y costo necesario para alcanzar los objetivos planteados, así como los modelos de gestión de calidad para asegurar que las 3

4 expectativas de los interesados se logren, posteriormente se brinda una explicación de cómo el recurso humano ejecuta las tareas definidas, y cómo el desempeño es auditado para asegurar que las responsabilidades sean alcanzadas de acuerdo con el plan propuesto; finalmente, se brinda un análisis de la gestión de las comunicaciones y la gestión de los riesgos del proyecto para aumentar las posibilidades de éxito en el logro de los objetivos propuestos. El proyecto reúne una propuesta interesante de planificación, organización, ejecución, control y dirección de proyectos de bien social de Intel Costa Rica, la Oficina de Manejo de Proyectos contribuirá a una forma de gestión que habilitará a la compañía a ser aún más exitosa en su misión de ser una empresa socialmente responsable. INTRODUCCIÓN Intel Costa Rica forma parte de la Corporación Intel, empresa dedicada a la creación de una amplia gama de partes electrónicas, diseña y crea las tecnologías fundamentales que sirven de base para los dispositivos informáticos de todo el mundo. Intel Costa Rica es reconocida por su activa participación en la sociedad, en los últimos 15 años ha demostrado su responsabilidad social por ser protagonista de grandes contribuciones a la educación y bienestar de comunidades, facilitando acceso a nuevas tecnologías y proveyendo equipos y asesoría técnica gratuita a universidades, escuelas y colegios de varios cantones del país. Ser una empresa con una imagen de responsabilidad social, respeto de los derechos humanos y el medio ambiente ha sido el resultado de numerosos proyectos en el ámbito social. 4

5 No hay duda de que Intel continuará contribuyendo por el bien social del país, por lo cual son muchas las oportunidades de nuevos proyectos enfocados a la sociedad. Problemática Oportunidad La realidad indica que son numerosos los proyectos activos que Intel tiene en su portafolio social, estos proyectos son ejecutados de forma independiente, por lo cual se dificulta el control de cada uno de ellos, tanto es así que, actualmente, diferentes organizaciones lanzan proyectos de interés social, donde se duplican esfuerzos y se llevan iniciativas similares de forma desintegrada. Se carece de la necesaria estandarización y centralización de proyectos que ayuden a evitar la duplicidad de esfuerzos, una gestión de priorización de esfuerzos y asignación de recursos. No se cuenta con una base de datos de lecciones aprendidas de los proyectos ejecutados, muchos proyectos fracasan por la falta de una validación técnica e incluso la participación de recursos técnicos que no se disponen en una organización, pero que es muy probable de que sí estén disponibles en otras organizaciones, por lo cual la ausencia de la PMO claramente impacta la sinergia entre las organizaciones. Justificación del proyecto La creación de la PMO obedece a una necesidad de negocio por definir, programar, centralizar y coordinar el portafolio de proyectos a su cargo desde su planificación hasta su 5

6 ejecución y cierre, como una entidad formal que sirva de enlace entre IT (incluyendo a los directores, jefes de proyectos y resto del staff ) y las unidades funcionales de la organización. En la actualidad, Intel Costa Rica genera gran cantidad de iniciativas sociales en beneficio de las comunidades, ha contribuido con grandes logros en el campo educativo por medio de diversos proyectos; sin embargo, no existe una base de datos que permita conocer lo aprendido en cada proyecto, tampoco es claro del logro de los objetivos de acuerdo a los planes iniciales, no existe un estadística que permita conocer la desviaciones en tiempo, costo y alcance de los proyectos alcanzados de los últimos 15 años, tampoco existe registro de los proyectos fallidos y las razones por las cuales fallaron, de aquí nace una oportunidad valiosa que justifica la presente iniciativa de proyecto, al brindar información necesaria que permita aumentar las oportunidades de éxitos de futuros proyectos, así como, mediante una metodología profesional, poder tomar decisiones de cese de proyectos mediante los análisis de monitoreo y control de variaciones y, de esta manera, reducir las pérdidas por proyectos mal gestionados; finalmente se espera que dada la gestión profesional con el apoyo de gerentes de proyecto certificados PMP, se logre un mayor impacto en las comunidades, donde se ejerzan los proyectos. La creación del PMO representará un nuevo órgano del control de los proyectos con apoyo de las gerencias funcionales y la gerencia general, se identificará y desarrollará la metodología adecuada de administración de portafolio, donde se establezca la guía con mejores prácticas, políticas, procesos y procedimientos que faciliten la estructuración del plan, el seguimiento del avance, la documentación formal, y fiel apego a la practicas que el PMBOK sugiere. 6

7 La PMO facilitará un entrenamiento, asesoría y coaching oportuno a los directores de proyectos en las diferentes fases del ciclo de vida de los proyectos. Supuestos del proyecto Los miembros del equipo de proyecto tienen autorización de sus líderes funcionales para trabajar durante su tiempo laboral en este proyecto. proyecto. Los miembros del equipo de proyectos están comprometidos con los objetivos del Al contar con el apoyo de la gerencia general de Intel Costa Rica, el proyecto está políticamente seguro y se cuenta con los recursos para su ejecución. Los miembros del equipo certificados PMP abordaran las metodologías más eficientes para formar más gerentes de proyecto certificados por el PMI, por lo cual se reduce el riesgo de pérdida de exámenes PMP. En caso de que el proyecto sea exitoso, el proyecto servirá de modelo para ser implementado en las distintas organizaciones de Intel Costa Rica. Restricciones El proyecto pretende la creación de la PMO, por lo cual se está en su proceso de formación, el presupuesto inicial estimado es limitado, lo cual afecta la dedicación de recursos, adicionalmente la cantidad de proyectos activos iniciados de forma desintegrada hacen que el personal disponible de las organizaciones sea restringido para poder participar en este proyecto. 7

8 Cabe mencionar que se cuenta con 15 meses para la ejecución exitosa del proyecto, por lo cual el tiempo es una restricción importante, ya que solo el proceso de certificación PMP es un proceso largo y de mucha preparación, por lo cual la administración del tiempo es crítica. Objetivo general La creación de una Oficina de Proyectos que permitan la gestión de los proyectos sociales de Intel Costa Rica, la cual se encargara de brindar las políticas, metodologías, templates, que proporcione seguimiento y vigilancia que contribuya a una eficiente gestión de proyectos. Objetivos específicos 1. Creación de la Oficina de Proyectos, con el apoyo de Intel Site Steering Comittee (líderes de las principales organización de Intel CR). 2. Crear un MOSS Site donde se unifiquen los recursos didácticos y listados de miembros certificados PMP para la ejecución de proyectos. 3. Crear un plan de certificación PMP para nuevos gerentes de proyecto. 4. Crear una base de datos de lecciones aprendidas donde se lleve registro de los proyectos sociales. 5. Generar un registro de los casos de negocio y el valor agregado a Intel por el logro de proyectos planteados. 6. Interconexión de diferentes proyectos relacionados para el fomento de programas. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO (PMI.PMBOK, 2008) El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el 8

9 proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodología. El ciclo de vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo entre estos variarán ampliamente de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado. Figura 1. Ciclo de vida del proyecto. Fuente: PMBOK, 2008, P. 24 La gobernabilidad del proyecto se base en fases (Iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control, y cierre) de esta manera se proporciona un método integral y coherente de controlar el proyecto y asegurar el éxito. El proyecto se organiza mediante una organización matricial fuerte. 9

10 Figura 2 Representación de modelo organización Intel Costa Rica. Fuente: PMBOK, 2008, p.26 En este modelo, los miembros del equipo reportan a los gerentes funcionales de las distintas organizaciones, sin embargo se crea la figura de gerente de proyecto el cual presta los servicios a diferentes proyectos con alto grado de impacto en el ámbito de responsabilidad empresarial, los cuales son ejecutados por personal de distintas organizaciones. 1. GESTIÓN DE INTEGRACIÓN DEL PROYECTO (PMI.PMBOK, 2008) La gestión de la integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos. Los procesos de integración que se desarrollan son los siguientes: 10

11 1.1 Acta de constitución del proyecto Se identifican todos los requisitos necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados, y se documentan en el acta de constitución, ver Anexo 1, Acta de Constitución Creación de PMO Intel Costa Rica. El proyecto se autoriza formalmente con la aprobación del Acta de Constitución, se selecciona y asigna el director de proyecto, se enuncia el trabajo del proyecto (SOW) y mediante el juicio de expertos se plantea la propuesta para aprovechar la oportunidad de la creación de la PMO enfocada en proyectos sociales. 1.2 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Siguiendo la metodología del PMI (Project Management Institute), se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan maestro. Se consideran los procesos de la fase de planeamiento, el acta de constitución así como también factores ambientales propios de la cultura de Intel Costa Rica. El desarrollo de este plan es la finalidad de este documento que integra todos los subplanes que se describen en los puntos posteriores de la presente investigación. 1.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto La dirección del proyecto se fundamenta con monitoreo de los avances de los entregables planteados, tomando las medidas correctivas, preventivas y reparación de defectos que sea necesarios para así asegurar el fiel apego a los planes iniciales de costo, calidad y tiempo acordados, este proceso se desarrolla durante toda la ejecución del proyecto hasta su cierre. 11

12 2. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Se identifica el trabajo requerido para la ejecución del proyecto. 2.1 Definición del alcance El proyecto está dirigido a gestionar de forma profesional los proyectos de bien social de Intel Costa Rica, se toman en cuenta todos los proyectos focalizados en la gestión de responsabilidad empresarial de Intel Costa Rica que se ejecuten a partir del Q3 del 2014, una vez que la PMO este formalmente constituida. 2.2 Exclusiones del proyecto Recopilación de datos de proyectos ya terminados antes de la finalización de la creación de la Oficina de Proyectos. Asesoría y guía a proyectos ya empezados antes de la fecha de inauguración de la oficina de proyectos. Pago de certificación del segundo examen de certificación PMP en caso de que los candidatos fallen en su primer intento, en este caso, será el candidato con recursos propios quien financie el pago del próximo examen. Hosting de proyectos en la plataforma Moss que no estén dirigidos a programas de bien social. (e.g, proyectos de mejora continua de las diferentes organizaciones globales de Intel). Incentivos adicionales a los miembros del equipo de proyecto, por el aporte brindado, se darán reconocimientos a como avance el proyecto no así una remuneración adicional al salario actual que devengue el colaborador con Intel Costa Rica. 12

13 2.3 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) Se detallan los principales entregables del proyecto, con el responsable, duración y costo de cada actividad necesaria para la realización del entregable. Figura 3. Estructura de Desglose de trabajo: Fuente: Creación propia. 3. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO La gestión del tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto al tiempo planeado. Se desarrollan los procesos necesarios para la gestión del tiempo de la siguiente manera. 13

14 3.1 Definir las actividades Se identifican las actividades requeridas para la ejecución de cada entregable definido en la gestión de alcance. Tabla 1. Actividades del proyecto. Responsable Entregable Actividad Duración Costo Álvaro Plan de Identificar a los potenciales candidatos 1d $ - Sandí certificación con PMI para PMP (Project Management Professional Identificar a los potenciales candidatos 1d $ - para CAMP (certified Associate in Project Management) Proveer sesiones de informativas $ 100,00 Obtener autorización de participación 1s $ - en el proyecto Cancelar los honorarios de inscripción 1d $ 1,800,00 como miembro PMI. Realizar proceso en línea para optar por 1s $ - el examen PMP Realizar proceso en línea para optar por 1s $ - el examen CAMP Realizar pago de Exámenes de 1d $ 6,000,00 14

15 certificación Pedido de libros Rita Mulcahy PMP 1d $ 1,350,00 Exam Prep 7th Edición Distribución de libros 2s $ - Sesiones de estudio Bi-semanales (2 10m $ 2,000,00 Armando PMO. Oficina hrs) ** Realización del examen de certificación 1d $ - Solicitar Moss Site 1d $ - Jones Virtual Aprobación de espacio cibernético (20 1s $ GB) 700,00 Aprobación de acceso al Site a todos los 1d $ - interesados Comunicación del URL a los 1d $ - interesados Subir documentos de proyectos 1d $ - (PMBOK) Subir Material para gestión de 1d $ - proyectos *Template de acta de constitución. 1d $ - *Template de plan de proyecto 1d $ - *Template de cálculo de costos base 1d $ - *Template de caso de negocio 1d $ - *Template de PPT para presentación del 1d $ - 15

16 proyecto Subir ejecutables de software de 1d $ - proyecto. * WBS Chart Pro exe. 1d $ 300,00 *Pert Chat Expert.exe 1d $ 400,00 *MS Project 2012.exe 1d $ 650,00 Librería de Lecciones Aprendidas para 1d $ - futuros proyectos Eloísa Comunicación Presentar plan de proyecto a los líderes 1d $ - Bustamante del proyecto de principales organizaciones Realizar marketing masivo del URL 1s $ dentro del Intel Costa Rica 400,00 Garantizar acceso al URL con permiso 1d $ - de "leer" a todo Intel Costa Rica Realizar sesión de información del 1m $ 1,500,00 proyecto dirigidas a empleados Inclusión de nuevos proyectos al Moss 1d $ - Site (virtual PMO) Julio Ríos Plan de proyecto Acta de constitución del proyecto 1d $ - Estructura de desglose de trabajo 1d $ - 16

17 Diagrama de actividades 1d $ - Administración del proyecto (MS 1d $ - Project) Programación del horario 1d $ - Planeación del recurso humano asignación de responsabilidades y 1d $ - Presupuestario del costo base del 1d $ - proyecto Manejo de comunicaciones 1d $ - Identificación de riesgos 1d $ - análisis cualitativo 1d $ - análisis cuantitativo 1d $ - Plan de respuesta de riesgos 1d $ - Verificación de entregables realizados 1d $ - Realimentación de Servicios Corporativos 1d $ 200,00 Fuente: Creación propia. Cierre de proyecto 0d $ Secuenciar las actividades saber: Se identifican y documentan las relaciones existentes entre las actividades del proyecto, a 17

18 Figura 3. Diagrama de actividades: Fuente: Creación propia. 3.3 Estimar los recursos de las actividades Mediante el uso de una técnica de estimación ascendente se evaluó cada paquete de trabajo de las actividades, y se estimaron los recursos necesarios para su ejecución. Los estimados de cada paquete de trabajo fueron sumados y se proyecta un presupuesto base de $15,400 dólares para la ejecución del proyecto, con una reserva de contingencia que representa el 25% ($3,850) del presupuesto base. El detalle de los recursos se aprecia en la Tabla 1. Actividades del Proyecto. 18

19 3.4 Estimar la duración de las actividades Se determinan los periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos asignados. El detalle de la duración de cada actividad se aprecia en la Tabla 1. Actividades del Proyecto. La técnica utilizada para estimar el tiempo de cada actividad fue la recomendación del juicio de expertos, liderada por el Sr. Álvaro Sandí PMP certificado y con amplia experiencia en gestión de proyectos. Se espera que el proyecto sea completado en un periodo de 15 meses, iniciado en julio del 2013 y finalizando en agosto, Desarrollar el cronograma Con la información de actividades, sus relaciones lógicas presentadas en la figura 3 de Diagrama de actividades se desarrolló el siguiente cronograma en MS Project. Información Adicional en Anexo 2. Proyecto de Integración PMO. Figura 4. Cronograma Proyecto PMO. 19

20 Fuente: Creación propia. 20

21 3.6 Controlar el cronograma Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma Ya que el proyecto inicial hasta julio, como herramientas de monitoreo se tendrán las reuniones de avance de frecuencia bisemanal, estas reuniones se enfocan en la revisión y verificación del desempeño planeado contra lo ejecutado, determinar las variaciones, identificar los factores que contribuyen a las variaciones e implementar la medidas correctivas y preventivas necesarias. 4. GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO Procede a estimarse, presupuestarse y controlarse los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. 4.1 Estimar los costos Se desarrolla una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades identificadas durante la gestión del tiempo del proyecto. Los costos de las actividades fueron estimados en dólares americanos ($ USD). Dada la fase de iniciación en la que se encuentra el proyecto las estimaciones iniciales podrán variar conforme el proyecto avance en su planificación, según el juicio de expertos (PMP s certificados de ITSO) la estimación podría variar en un + 25% de la línea base. La realización de la estimación fue realizada utilizando la técnica de juico de dos expertos PMP s así como también la técnica ascendente, donde se costeó cada nivel de paquete de trabajo y se sumaron las partes para obtener el presupuesto base inicial. Figura 5. Estimación de costos. 21

22 Fuente: Creación propia. Se aprecia en la Figura 5, el detalle de cada recurso financiero necesario para la realización de las actividades del proyecto. En resumen las actividades que presentan una necesidad de recursos financieros son: Tabla 2 Costo por actividad. Actividad Costo Proveer sesiones de informativas $ 100,00 Cancelar los honorarios de inscripción como miembro PMI. $ 1,800,00 Realizar pago de exámenes de certificación $ 6,000,00 Pedido de libros Rita Mulcahy PMP Exam Prep 7th Edition $ 1,350,00 Sesiones de estudio Bi-semanales (2 hrs) ** $ 2,000,00 Aprobación de acceso al sitio a todos los interesados $ 700,00 22

23 * WBS ChartPro exe. $ 300,00 *Pert Chat Expert.exe $ 400,00 *MS project 2012.exe $ 650,00 Realizar marketing masivo del URL dentro del Intel Costa Rica $ 400,00 Realizar sesión de información del proyecto dirigidas a empleados $ 1,500,00 Realimentación de Servicios Corporativos $ 200,00 Fuente: Creación propia. 4.2 Determinar el presupuesto Se determina el presupuesto al sumar los costos estimados de las actividades individuales, por lo cual el presupuesto oficial aprobado para el proyecto asciende a $15,400,00. La reserva de contingencia para cambios inesperados del proyecto se estimar en el 25% ($3,850) del presupuesto base. Gráfico 1. Presupuesto base proyecto PMO Intel. $20.000,00 Presupuesto Base. $15.000,00 $10.000,00 $5.000,00 $- Mes 15 Mes 14 Mes 13 Mes 12 Mes 11 Mes 10 Mes 9 Mes 8 Mes 7 Mes 6 Mes 5 Mes 4 Mes 3 Mes 2 Mes 1 Fuente: Creación propia. 23

24 4.3 Controlar los costos Los costos serán monitoreados mediante las reuniones de reporte de desempeño (bisemanales), y tomando como referencia el presupuesto base (Gráfico 1.) se comparan con las líneas de costo real acumulado (suma de los costos reales para cada periodo en el momento de reunión), valor devengado acumulado (% de trabajo terminado multiplicado por el costo total presupuestado), así como también se obtendrá el índice de desempeño del costo (IDC, VDA/CRA) y la variación del costo (VDA-CRA). Mediante este mecanismo de control se pretende tomar las medidas correctivas a tiempo, sentar responsabilidades y manejar las expectativas de los interesados. 5. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO La calidad del proyecto está enfocada en lograr la satisfacción de los interesados, con especial énfasis a la organización de servicios corporativos de Intel Costa Rica, a quienes van dirigidos los entregables del proyecto. 5.1 Planificar la calidad Proceso donde se identifican los requisitos de calidad y se documenta como se demuestra el logro esperado. El proyecto planifica como lograr los principales entregables planteados, a saber: Plan de certificación PMP: Criterio de éxito es la certificación PMP exitosa de cinco nuevos directores de proyecto. PMO Oficina virtual: Se considera exitoso la creación del portal de gestión de proyectos con aprobación de los líderes de la organización de servicios corporativos. 24

25 5.2 Realizar el aseguramiento de la calidad En este proceso el proyecto asegura el apego a los requerimientos de calidad por medio de auditorías de calidad enfocadas en la funcionalidad del portal de la oficina de proyectos, la seguridad y salud ocupacional de los miembros del equipo del proyecto y la realimentación de los entrenados en materia de preparación de la certificación PMP. 5.3 Realizar el control de calidad De acuerdo con la información que se obtiene de las auditorías de calidad se documentan los resultados y se toman las medidas correctivas necesarias para solucionar los posibles incidentes que se encuentren. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO (PMI.PMBOK, 2008) La gestión de recursos humanos del proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto 6.1 Desarrollar el plan de recursos humanos En este proceso se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades y habilidades requeridas. Se utiliza la técnica de diagramas matriciales, para asignar las responsabilidades y relaciones de las gerencias funcionales, los miembros del equipo y el director de proyectos. A continuación se detallan los roles o perfiles detectados para este proyecto: Líder de Proyecto 25

26 Especialista en Base de Datos Programador Entrenador A continuación se describen las responsabilidades y habilidades necesarias que requiere cada rol del equipo del proyecto: Tabla 3. Roles y responsabilidades. Rol (Líder de Proyecto) Responsabilidades Habilidades necesarias Proponer y consensuar los lineamientos, estándares y metodologías del proyecto. Definir los participantes del equipo que lo acompañarán en el proyecto alineando capacidades y funciones de cada colaborador. Crear el plan maestro de proyecto. Amplia experiencia en armado y coordinación de equipos de trabajo. Experiencia de al menos tres años liderando proyectos. Experiencia en manejo de personal. Facilidad numérica. Competencias: Planificación y control Liderazgo. 26

27 Orientación a resultados. Rol (Especialista en base de datos) Responsabilidades Habilidades necesarias Crear la base de datos para registro de proyectos Documentar relaciones de las bases de datos Asegurar los respaldos de la información Asegurar los reportes de sistema. Manejo de SQL. Manejo de Hyperion reporting. Manejo de Infomart Competencias: Orientación a resultados. Capacidad de trabajar bajo presión. Rol (Programador) Responsabilidades Habilidades necesarias Crear portal web de la PMO Crear Sharepoint HTLM, C++, Sql, Programador avanzado (más de 4 años de experiencia) Competencias: Orientación a resultados. 27

28 Capacidad de trabajar bajo presión. Rol (Entrenador de proyectos) Responsabilidades Habilidades necesarias Garantizar la formación de directores de proyectos certificados PMP. PMP certificado. Amplia experiencia en entrenamiento y gestión de proyectos. Fuente: creación propia 6.2 Adquirir el equipo de proyecto Se adquiere el equipo de proyecto utilizando como principal herramienta la negociación con las jefaturas de IT, Servicios Corporativos y Comunicaciones. Se identifican los siguientes miembros: Tabla 4. Miembros del equipo de proyecto. Nombre Organización Role Julio César Ríos Narbona Intel IT Gerente de Proyecto Álvaro Sandí (PMP) Intel IT Miembro Equipo de proyecto Álex Abarca Gamboa (PMP) Intel Servicios Corporativos Miembro Equipo de proyecto Armando Jones (Ing. Informático) Intel IT. Miembro Equipo de proyecto 28

29 Eloísa Bustamante (Publicista) Comunicaciones Intel Miembro Equipo de proyecto Karla Blanco Pérez Gerente de Servicios Corporativos. Patrocinadora. Fuente: Creación propia. Se brindan los recursos sin restricción de tiempo para que puedan enfocarse 100% de ser necesario al proyecto presentado. 6.3 Desarrollar el equipo de proyecto El trabajo en equipo y sinergia entre los miembros se desarrolla mediante la creación de confianza, la comunicación frecuente en equipo y sesión de reuniones, uno a uno, que permitan al director del proyecto habilitar a los miembros a brindar su mejor esfuerzo, permitan reconocer el trabajo, remover posibles obstáculos y crear una ambiente agradable de trabajo. 6.4 Dirigir el equipo de proyecto Se brinda un seguimiento del desempeño de cada uno de los miembros del equipo, de acuerdo con los planeamientos acordados, los entregables y responsabilidades asignadas, este desempeño tiene un impacto directo en la evaluación anual del rendimiento de los miembros, por lo cual corresponde a una referencia importante en los procesos que definen los aumentos salariales para el Se brinda realimentación del desempeño de forma regular y de acuerdo a las reuniones de control y seguimiento del proyecto. 29

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