Instructivo. VIDEOS EN: INTRODUCCION

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1 TERCEROS

2 Instructivo INTRODUCCION Los terceros son todas aquellas personas ya sean naturales o jurídicas, con las cuales la empresa tiene algún tipo de relación, estas personas son las que definimos como Clientes, Proveedores y/o Acreedores. Es importante que antes de la creación de los terceros se definan los tipos de sociedad, identidades, actividades económicas, zonas, municipio y países. TEMAS: 1. Sociedades 2. Identidades 3. Actividades económicas 4. Zonas 5. Municipios 6. Países VIDEOS EN: 7. Terceros

3 Sección 1 Crear una Sociedad SOCIEDADES Las sociedades definen el tipo de régimen al que pertenece un tercero, sea cliente o proveedor. En esa opción encuentra por defecto los entes existentes en la configuración tributaria: persona natural retenedora, persona jurídica contribuyente, régimen especial, entre otras. Para crear un nuevo tipo de sociedad ingrese por Parámetros / Terceros / Sociedades, oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y se configuran los siguientes campos según la información: - Código: Identifica el tipo de sociedad - Nombre: Describe con exactitud el tipo de régimen. Imagen 1.1 Sociedades 2

4 Sección 2 Crear una Identidad IDENTIDADES Las identidades son códigos estipulados por la DIAN para ser reportados en la Información Exógena o medios magnéticos, para el caso del sector salud existen códigos estipulados para ser reportados en los RIPS, para dicha configuración podemos utilizar el campo código alterno. Para crear una nueva identidad ingrese a Parámetros / Generales / Identidades, oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos según la información: - Código: Identifica el tipo de identidad. - Código Alterno: Identifica el código del documento, útil para el sector salud. - Nombre: Describe el nombre de identidad. Imagen 1.2 Identidades 3

5 Sección 3 Crear una Actividad Económica ACTIVIDADES ECONÓMICAS Las Actividades Económicas son otro tipo de clasificación aplicada a los Terceros, con el fin de identificar la Actividad a la que se dedican, facilitando la gestión comercial. Las actividades económicas pueden ser reemplazadas por otro tipo de agrupación según la necesidad de la empresa. La agrupación de terceros por actividad económica es útil para la consulta de reportes, específicamente los saldos de cartera por cobrar y por pagar. En caso de no requerir estas clasificaciones simplemente se debe crear una actividad por defecto que será ligada a todos los terceros. Imagen 1.3 Actividades Económicas Para crear una nueva actividad económica ingrese por Parámetros / Terceros / Actividades, oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y se configuran los siguientes campos: - Código: Campo único para identificar la actividad económica - Nombre: Descripción detallada de la actividad económica. - Tipo de Retención: En este campo se debe ligar el Tipo de Retención, previamente creado en Esquemas de Retención. Se utiliza para calcular cualquier tipo de retención según la actividad económica que tengan asignados los Terceros y con la respectiva configuración del atributo Validar Actividad que se encuentra en el Tipo de Retención creada. - 4

6 Sección 4 Crear una Zona ZONAS Las Zonas son un tipo de agrupación útil para zonificar los Terceros según las condiciones y requisitos propios de la empresa, para unos casos puede ser la ubicación geográfica (ciudad, país, departamento, barrio, comuna), para otros puede ser el estrato social, o simplemente cualquier otro tipo de clasificación, que posteriormente resulta de gran beneficio para las operaciones diarias de la organización. Imagen 1.4 Zonas Para crear una nueva zona oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos: - Código: Campo único para identificar la zona - Nombre: Descripción clara de la zona. La agrupación de los terceros por zonas es útil para la consulta de reportes, específicamente los saldos de cartera por cobrar y por pagar. En caso de no requerir estas clasificaciones simplemente se debe crear una zona por defecto que será ligada a todos los terceros. Finalmente guarde la zona con la tecla [F3]. 5

7 Sección 5 Crear un Municipio MUNICIPIOS Los Municipios son útiles para asignar una ubicación geográfica a los terceros, el sistema trae por defecto los departamentos y municipios que pueden emplearse en la creación de los terceros. Imagen 1.5 Municipios Para crear un nuevo municipio oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos: - Código: Campo único para identificar el Municipio o Departamento, este código coincide con el asignado por el DANE a cada uno de éstos. - Nombre: Descripción completa del Municipio o Departamento. Finalmente guarde el municipio con la tecla [F3]. 6

8 Sección 6 Crear un País PAÍSES Los Países son útiles para asignar una ubicación geográfica a los terceros, el sistema los trae por defecto creados y pueden configurarse posteriormente en la creación de los terceros. Imagen 1.6 Países Para crear un nuevo país oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos: - Código: Campo único para identificar el país, este código coincide con el asignado por el DANE a cada uno de éstos. - Nombre: Descripción completa del país. Finalmente guarde el país con la tecla [F3]. 7

9 Sección 7 Terceros ADICIONANDO UN TERCERO nombres y apellidos si es persona natural. Adicional a los otros campos que nos identifican el Nombre del Tercero. Para crear un nuevo tercero oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos según la información del tercero: Nombre Código DV Para las personas naturales que no tienen RUT, en el código se coloca la cédula y el campo Dígito de Verificación (DV) va Imagen 1.7 Código y DV, del Tercero en blanco. Luego según en un tercero debemos configurar o la razón social si es persona jurídica o Descripción Es la cédula o el NIT del tercero, no debemos registrarlo ni con puntos, ni caracteres especiales. Es el dígito de verificación del tercero, cuando este lo tiene en su NIT. Nombre Razón Social Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Razón Comercial Nombre Completo Descripción Define el nombre de la empresa, útil para los terceros que son personas jurídicas. Se asigna el primer nombre del tercero, útil para los terceros que son personas naturales. Se asigna el segundo nombre del tercero, útil para los terceros que son personas naturales. Se asigna el primer apellido del tercero, útil para los terceros que son personas naturales. Se asigna el segundo apellido del tercero, útil para los terceros que son personas naturales. Nombre comercial de la empresa, principalmente cuando el tercero que se registra es una persona natural, pero se puede identificar el nombre de un negocio o establecimiento. El sistema arma automáticamente este nombre, tomando la información de razón social o nombres y apellidos asignados anteriormente, según el tipo de sociedad del tercero. 8

10 Imagen 1.8 Razón Social, Nombres e Identificación de los Terceros Luego configure los diversos datos de contacto donde podrá llamar ó enviar correspondencia física y virtual a su cliente. Código Descripción Dirección Dirección de envío Teléfono Móvil Fax Correo Electrónico Sitio Web Gerente Se asigna la dirección del tercero, es recomendable que tenga la nomenclatura definida para medios magnéticos. Se puede definir una dirección adicional para el tercero, ejemplo donde se envíe la correspondencia. Se asigna el teléfono del tercero. Define el número celular del tercero. Define el número del fax del tercero. Define el correo electrónico del tercero. Definir el sitio web de la empresa, en caso de tenerlo. Campo donde se puede especificar el nombre del Gerente de la organización, útil para identificar o dirigir un comunicado o ser impreso en algún formato. 9

11 Adicional a los campos que hemos insertado se debe configurar para los casos que aplique la siguiente información: Código Código Alterno Fecha Nro Empleados E-Commerce Cupo Foráneo Precios Transferencia Prototipo Descripción Útil para tener otro tipo de codificación en el tercero, por ejemplo, código interno que maneje el usuario en la empresa. Útil para definir la fecha de ingreso del tercero. Útil para definir la cantidad de empleados de la empresa o tercero que se esté creando. Se activa este campo para los terceros que accedan al módulo de E-Commerce. Se puede asignar el cupo máximo de crédito que se le otorgue a un tercero, en movimiento el sistema hará la validación del cupo que tenga asignado el tercero. Se activa para los terceros a los cuales se les debe aplicar el cálculo del ReteICA. En este campo se define un valor para los terceros que deben ser reportados en medios magnéticos, terceros que son del extranjero. Estos valores pueden ser: - NO: Cuando no es extranjero. - LOCAL: Cuando en el país de tercero no manejan una codificación tributaria como el RUT, de esta forma el sistema asignará el código y lo incrementará en 1 por cada tercero en medios magnéticos. - EXTRANJERO: (creo que ese es el otro valor), se define para las personas del exterior y en cuyo país se tiene un sistema de codificación tributaria, por ejemplo en Perú es el RUC lo que en Colombia es el RUT Se activa para los terceros que hacen parte de la rutina de prototipos o causaciones automáticas que consiste en generar múltiples documentos de manera automática a los terceros que tengan activado este atributo. Validador El sistema activa automáticamente este campo cuando se validan los terceros para medios magnéticos desde dicha rutina. 10

12 Los Datos que siempre deben ir diligenciados son los que se crearon en los secciones anteriores; es decir, aquellos que se conocen como datos de Integridad; porque se encuentran configurados en otra parte de la aplicación. Para asociar estos datos se coloca el código de cada uno; en caso de no recordarlo puede hacer uso de la búsqueda digitando parte del nombre o la tecla porcentaje [%] para traer todos los datos configurados. La información que se debe seleccionar es la siguiente: Imagen 1.9 Datos de Integridad Código Sociedad Identidad Municipio Actividad Zona Lista de precio Ejecutivo Cuenta País Descripción Define el tipo de sociedad del tercero, ej. persona natural, persona jurídica. De su correcta asignación funcionarán la configuración tributaria para el cálculo de impuestos y retenciones automáticas. Define si la identificación del tercero corresponde a una cédula, NIT, etc. Podemos definir el municipio al cual corresponde el tercero que estemos creando. Define la actividad económica principal a la cual se dedica la empresa, está definida en el RUT de cada tercero. Se puede asignar la agrupación que se haya definido para los terceros ya sea por su ubicación geográfica u otro tipo de clasificación. Se puede ligar al tercero la lista de precios con la cual se desean efectuar las transacciones al tercero. Se puede ligar al tercero un vendedor por defecto para que al momento de realizar las transacciones el sistema asigne el ejecutivo de cuenta configurado al tercero. Define el país al cual pertenece el tercero. Para finalizar, mediante un proceso se activan únicamente para el Tercero que es la empresa los siguientes datos: - Datos Empresa: Solo se activa para el tercero de la empresa. - Redondeo: Sólo se activa para el tercero de la empresa, útil para que las transacciones queden redondeadas, es decir, sin decimales. - Retención Simple: Solo se activa para el tercero de la empresa, se activa cuando se desea asignar manualmente el tipo de retención que desea efectuarse en las transacciones. 11

13 CONFIGURANDO LOS VALORES POR DEFECTO DE UN TERCERO Con el fin de agilizar la creación de los terceros o ser creados al vuelo desde la digitación, se debe configurar los valores por defecto, en la ventana de Imagen 1.10 Contra Clic terceros. Para activar los valores por defecto use el contra click o las teclas [Control] + [2] para que ingrese a la ventana de los valores por defecto, en esta se debe configurar la siguiente información: - Zona: Se puede asignar una zona por defecto más común al crear terceros, si no hay zonas o clasificaciones definidas igual se debe asignar una por defecto. - Lista de precio: Se liga la lista de precios más usada al tercero con la cual se desean efectuar las transacciones al tercero, si no hay listas de precios definidas igual se debe asignar una por defecto. - Ejecutivo Cuenta: Se puede ligar a los terceros un vendedor por defecto para que al momento de realizar las transacciones el sistema asigne el ejecutivo de cuenta configurado al tercero, si no hay ejecutivos de cuentas o vendedores definidos igual se debe asignar uno por defecto. Imagen 1.11 Valores por Defecto - País: Defina el país por defecto que se le pueda ligar a un tercero al momento de crearlo. - Municipio: Defina el municipio al cual corresponde la mayoría de terceros que estemos creando. - Tipo de Sociedad: Defina el tipo de sociedad más común para los terceros. - Identidad: Defina la identificación más común del tercero. - Actividad Económica: Seleccione la actividad económica más común de los clientes. Una vez configurado los valores por defecto le da clic en guardar cambios y para volver a la pestaña principal con contra clic o las teclas [Control]+[1] 12

14 Imagen 1.12 Campos Terceros MOLDEANDO LA VENTANA DE TERCEROS Cuando se ingresa a la opción de Terceros donde solo se requiere ver cierto tipo de información, el sistema le brinda la posibilidad que tenga en pantalla únicamente la información que requiere. conserve en el tamaño seleccionado. Una vez seleccionado los campos, moldee la presentación de la ventana con contra clic moldear o haciendo uso de las teclas de función [Ctrl]+[M], para que en un próximo ingreso le guarde esta presentación. Imagen 1.14 Contra Clic Lo primero que se debe realizar para moldear la información es identificar cuales campos requiere visualizar en la pantalla haciendo uso del [*] asterisco que se encuentra antes del campo código activo o inactivo los campos que deseo visualizar. Con la ayuda del Mouse también puede ajustar el tamaño de las columnas para que la presentación de los datos se Imagen 1.13 Ventana Terceros Moldeados 13

15 BUSCANDO UN TERCERO Para buscar un tercero se puede realizar de dos maneras: Desde la banda filtro digite mínimo 5 caracteres bien sea el código o el nombre del tercero ó use la búsqueda incremental ubicado en el campo código o nombre y digite el mismo, hasta que encuentre la coincidencia completa. Imagen 1.15 Filtro de Búsqueda con el mouse o la barra espaciadora para marcar y desmarcar. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. ELIMINANDO UN TERCERO Para eliminar un tercero se puede utilizar la tecla [Suprimir] o el botón (-). Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellos terceros que NO tienen movimiento. Imagen 1.16 Resultados de la Búsqueda EDITANDO UN TERCERO Para editar un tercero utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar, efectúe el cambio correspondiente, bien sea 14

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