UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NAYARIT PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS

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1 PÁGINA: 1/6 RESPONSABLE DEL PROCESO AUTORIZÓ RESPONSABLE DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CONTROL PATRIMONIAL REPRESENTANTE DE RECTORIA

2 PÁGINA: 2/6 1-OBJETIVO Efectuar las compras sin licitación y atender las solicitudes de servicios de las áreas de la UT de Nayarit, con la finalidad de que las áreas cuenten con materiales de trabajo en tiempo y forma. 2-ALCANCE Inicia con las solicitudes de compra por parte de las áreas y termina con la entrega de materiales y/o servicios solicitados por dichas áreas. 3-POLÍTICAS DE APLICACIÓN El área de Adquisiciones y Control patrimonial, a través del área de Compras, debe mantener la lista de proveedores actualizada. Los días de recepción de las requisiciones son los lunes de la primera y tercera semana de cada mes, en caso de ser día inhábil, este se recorre al día hábil siguiente; la requisición de compra debe entregarse en original y dos copias. Las áreas solicitantes deben llenar correctamente una requisición por concepto de papelería, material y servicios. Sólo en casos justificados, se reciben requisiciones de compra después del período de recepción señalado anteriormente. En caso de solicitarse una compra de un mueble, material y/o equipo especializado o de primera adquisición, en el formato de requisiciones se deben describir las características y alcances de la compra y anexar una cotización base. A partir de que la DAF autoriza las requisiciones de compra, se cuenta con un plazo de 21 días para entregar el material y/o servicio solicitado por el área. Todos los proveedores deben incorporarse a un padrón de proveedores y contar en su expediente con la cédula de identificación fiscal actualizada. Se evalúa a los proveedores semestralmente, dicha evaluación se aplica solo a los proveedores que se les haya hecho por lo menos una compra en el periodo a evaluar R01POCA-01. La adquisición de los documentos oficiales (acta de examen profesional, certificados y títulos profesionales) lo realiza la Subdirección de Servicios Escolares en coordinación con el Abogado General a través del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial. El área de Adquisiciones y Control Patrimonial debe enviar al área de Contabilidad las facturas y requisiciones firmadas de recibido por cada área solicitante, para efectuar los pagos a los proveedores de las compras generadas. Los servicios de mantenimiento de equipo informático, están a cargo del área correspondiente, y en caso de requerir algún servicio de mantenimiento de equipo distinto y/o externo se deberá solicitar a través de la requisición de compra y seguir el procedimiento normal. El área de Compras llevará a cabo las evaluaciones de satisfacción del cliente ó área solicitante cada cuatrimestre, R03POCA-01.

3 PÁGINA: 3/6 4-INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS Todos los procesos y procedimientos del SGC. 5-TÉRMINOS Y DEFINICIONES Se deben tomar en cuenta todos los establecidos en la norma ISO DAF-Dirección de Administración y Finanzas. UT de Nayarit-Universidad Tecnológica de Nayarit. SGC-Sistema de Gestión de Calidad. 6-INSUMOS Lista de Proveedores. Requisiciones de compras de las áreas.

4 PÁGINA: 4/6 7-DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABLE DE COMPRAS AREA SOLICITANTE CONTABILIDAD Y CONTROL DAF PRESUPUESTAL INICIO Solicita al área de Compras el material y/o servicio a través del formato de requisición de la compra. 1 Recibe requisiciones por parte del área solicitante, sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el formato de seguimiento de requisiciones. Concentra las requisiciones recibidas, se cuantifican con precios reales, en caso necesario se cotizan, se firman en el apartado de REVISIÓN y se turnan a la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal para su verificación. 6 Concentra las requisiciones recibidas de DAF, registra en el formato de seguimiento de requisiciones en el apartado correspondiente Recibe requisiciones, revisa la suficiencia presupuestal de acuerdo al programa anual de trabajo del área solicitante a fin de asignar recurso y firma en el apartado de Verificación. NO Se autoriza recurso? 4 SI 5 Autoriza requisiciones de acuerdo al presupuesto autorizado para cada rubro y regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días hábiles para suministrar materiales y/o servicio requerido. 7 Registra en el seguimiento de requisiciones, especifica cuáles no fueron autorizadas y el motivo e informa al área correspondiente. 1 Para las autorizadas, adquiere el producto y/o contrata el servicio con ayuda de las áreas cuando ésta se requiera. 8 Entrega materiales solicitados por área Recibe y firma de recibido, en el formato original de requisición, y en el caso de que se trate de equipo o mobiliario el resguardo correspondiente. FIN

5 PÁGINA: 5/6 ACT_No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y AUTORIDAD FORMA O DOCUMENTO 1 Área Solicitante 2 Área de Compras 3 Área de Compras 4 5 Sub dirección de contabilidad y control presupuestal Director de Administración y Finanzas 6 Área de Compras INICIO. Solicita al área de Compras el material y/o servicio a través del formato de requisición de la compra. Recibe requisiciones por parte del área solicitante, sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el formato de seguimiento de requisiciones. Concentra las requisiciones recibidas, se cuantifican con precios reales, en caso necesario se cotizan, se firman en el apartado de REVISIÓN y se turnan a la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal para su verificación. Recibe requisiciones, revisa la suficiencia presupuestal de acuerdo al programa anual de trabajo del área solicitante a fin de asignar recurso y firma en el apartado de Verificación. SE AUTORIZA EL RECURSO? SIPASA A LA ACTIVIDAD 5 NOPASA A LA ACYIVIDAD 7 Autoriza requisiciones de acuerdo al presupuesto autorizado para cada rubro y regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días hábiles para suministrar materiales y/o servicio requerido. Concentra las requisiciones recibidas de DAF, registra en el formato de seguimiento de requisiciones en el apartado correspondiente. A02POCA-01 A04POCA-01 A02POCA-01 A04POCA-01 7 Área de Compras Registra en el seguimiento de requisiciones, especifica cuáles no fueron autorizadas y el motivo e informa al área correspondiente. A04POCA-01 8 Área de Compras Para las autorizadas, adquiere el producto y/o contrata el servicio con ayuda de las áreas cuando ésta se requiera. R02POCA-01 9 Área de Compras Entrega materiales solicitados por área. 10 Área Solicitante Recibe y firma de recibido, en el formato original de requisición, y en el caso de que se trate de equipo o mobiliario el resguardo correspondiente. FIN.

6 PÁGINA: 6/6 8-RESULTADOS Suministro de material y servicios a las áreas solicitantes. 9-SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Este procediendo se medirá analizando la eficiencia en el suministro de insumos a las áreas solicitadas. Requisiciones Atendidas/Requisiciones Recibidas; y mediante la satisfacción del cliente. 10-FORMATOS UTILIZADOS Evaluación a Proveedor, R01POCA-01 Requisición de Compras, A02POCA-01. SE MODIFICA Seguimiento de requisiciones, A04POCA-01. SE MODIFICA Orden de compra, R02POCA-01. Encuesta de Satisfacción del cliente, R03POCA INDICADORES % de usuarios satisfechos = No. de usuarios Muy Satisfechos y Satisfechos Total de usuarios encuestados X 100 Compras = Total de Requisiciones Atendidas Total de Requisiciones Recibidas X 100