EJECUCIÓN DE CAJA CHICA

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1 MS.NI.LI MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL PREPARADO POR: VALIDADO POR : EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA MBA JORGE ARAYA LICDA. MIREYS DELGADO MBA MARCO SANDOVAL LIC. DANIEL SERRANO LIC. PEDRO GARCÍA DRA. ELIZABETH GONZÁLEZ LIC. ANA ISABEL FONSECA MBA JORGE ARAYA LICDA. MIREYS DELGADO MBA MARCO SANDOVAL LIC. DANIEL SERRANO LIC. PEDRO GARCÍA DRA. ELIZABETH GONZÁLEZ LIC. ANA ISABEL FONSECA REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: 1.1 FECHA DE EMISIÓN: 15/09/07

2 NIVEL INSTITUCIONAL PÁGINA 1 DE 6 NORMA CERO: CÓMO ELABORAR UN PROCEDIMIENTO? CÓDIGO: NORMA 0

3 PÁGINA 2 DE 6 1. Introducción La ejecución de recursos financieros bajo la modalidad de caja chica con fondos provenientes de CTAMS se realiza cuando el requerimiento de un material sea urgente, indispensable, no se tenga en bodega, no esté incluido en el plan de compras y el costo del mismo no exceda los límites establecidos, de manera que el recurso se obtenga en el menor tiempo posible y no obstaculice la labor eficiente del Ministerio de Salud. Para administrar los recursos financieros de las cajas chicas de CTAMS cada unidad organizativa debe cumplir con una serie de requerimientos establecidos por la legislación nacional y los lineamientos institucionales. 2. Objetivo Adquirir un bien o servicio de calidad, en forma ágil y oportuna, que sea urgente, indispensable y que no exista en bodega, en cumplimiento con los reglamentos nacionales e institucionales establecidos. 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Adelantos Boleta de Vale Caja Chica Fondos de Caja Chica Solicitud de pedido de compra Pedido de Compra Informe de Ejecución Reembolso de Fondo Rotativo Consolidado Arqueo de fondo rotativo Mayor de Apropiaciones 5. Referencias Constitución Política de Costa Rica, Art: 176 y 180, 07 noviembre 1949

4 PÁGINA 3 DE 6 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 de setiembre del 2001, art. 33, 50 y 72 y su Reglamento. Ley General de Control Interno Nº 8292, publicada el 4 de setiembre del 2002 en la Gaceta N 169 Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Ley General de Administración Pública N0.6227, 2 mayo Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, Decreto ejecutivo N H. 10 noviembre, Manual Operativo Desconcentración Presupuestaria Areas Rectoras de Salud, Ministerio de Salud, Enero, 2001 Decreto Ejecutivo N MP, del 24 mayo del 2006 Directrices emitidas por la Contraloría General de la República, Presupuesto Nacional, Tesorería Nacional y Autoridades Superiores del Ministerio de Salud. 6. Responsables Es responsabilidad de cada unidad organizativa que tenga una caja chica, ejecutar y consolidar este procedimiento de manera eficiente y eficaz, para la adquisición de materiales y servicios. 7. Procedimiento 7.1. Atención al Cliente Interno y Externo: Recibir solicitud de pedido de compra El encargado de caja chica recibe la solicitud de pedido de compra y revisa si cumple con: ser un gasto menor, indispensable y urgente; en caso de no cumplir con los criterios anteriores, se informa al solicitante que no cumple para ser una compra de caja chica. Además revisa si el solicitante tiene un vale pendiente de liquidación de caja chica y verifica la existencia en bodega. Si se encuentra en bodega, se solicita al proceso de Gestión de Bienes y Servicios para su obtención; en caso contrario se verifica la existencia de contenido presupuestario para su compra (según la Lista de Reserva con el disponible para cada partida), si no existe contenido presupuestario el responsable gestionará los recursos para la compra, mediante transferencias entre reservas de la misma partida (estas deben ser informadas al nivel superior) o solicitud de incremento de la reserva al nivel superior. Es recomendable hacer la solicitud de incremento de la reserva cuando se haya ejecutado el 75% de los recursos Solicitar dinero para la compra El colaborador que realiza la compra procede a solicitar el dinero al encargado de caja chica, llenando el formulario respectivo y en caso de requerir cotizaciones, se adjuntan al formulario. Se pueden presentar 4 tipos de compras: Hasta un máximo de no requieren factura pro forma. Mayor a y hasta una factura pro forma.

5 PÁGINA 4 DE 6 Mayor de y hasta dos facturas pro forma. Mayor a tres facturas pro forma En los dos últimos casos se selecciona la pro forma de más bajo costo y que cumpla con las especificaciones de calidad requeridas Revisar y aprobar el formulario Pedido de compra por Caja Chica El responsable de la unidad organizativa, revisa que el formulario esté completo y que estén adjuntas las cotizaciones, de ser el caso. En caso de que no cumpla con lo especificado, se devuelve el formulario al interesado para que lo complete o corrija Entregar dinero contra la solicitud de compra caja chica Si todo está correcto, el encargado de caja chica entrega el dinero al colaborador que lo solicita de acuerdo con la pro forma seleccionada contra la Solicitud de Compra- Caja Chica, la cual debe ser firmada por éste y por el colaborador que realizará la compra. La solicitud queda en custodia del responsable de la caja chica. El plazo de ejecución de la compra debe ser en un máximo de dos días hábiles y los proveedores deben estar inscritos en el SIGAF. En caso de proveedores ocasionales no es necesario que estén inscritos en este sistema Gestionar la compra El colaborador efectúa la compra del material utilizando el formulario de Pedido de Compra por Caja Chica previamente autorizado, el cual contempla la exoneración de impuestos Presentar factura y el producto al responsable de caja chica para verificar las características de los mismos El colaborador que realiza la compra, presenta la factura al encargado de caja chica, quien verifica que la misma esté debidamente confeccionada y cumpla con los siguientes requisitos: sello de cancelado, monto en colones y en letras, autorizado por la Administración Tributaria, a nombre del organismo presupuestario correspondiente, sin tachones ni alteraciones, con tinta del mismo color, nombre y número de cédula del vendedor, descripción del bien o servicio adquirido, fecha de adquisición, consecutivo de factura y nombre del proveedor (Resolución N de la Dirección General de Tributación Directa publicado en la Gaceta N 171 del viernes 5 de setiembre 1997). Además entrega el formulario de pedido de compra y el encargado de caja chica le devuelve la Solicitud de Compra-Caja Chica ( vale ). Además revisa que el producto esté en buenas condiciones y que la factura venga con el nombre, fecha, firma y número de cédula al dorso de quien recibió la compra, si no cumple los requisitos, se devuelve a la actividad 7.5 para los cambios que correspondan Elaborar y enviar informe de reembolso El encargado de caja chica confecciona el informe de reembolso de fondo rotativo para solicitar el reintegro de dinero, indicando los gastos efectuados por reserva presupuestaria. Este se envía al nivel central, para que se gire el reintegro en un plazo de cinco días. Es recomendable que el monto mínimo que deba mantener el fondo de caja chica ante una solicitud de reembolso sea de un 30% del fondo.

6 PÁGINA 5 DE 6 Se registra la compra en el Mayor de Apropiaciones, con el propósito de llevar el control de lo disponible de cada reserva Revisar informe El encargado de revisión del informe de reembolso del fondo rotativo, verifica que cumpla con todos los requisitos; de lo contrario será devuelto mediante oficio al encargado de caja chica para su respectiva corrección Reintegrar caja chica Si todo está correcto, el encargado de la unidad financiera del nivel correspondiente, efectúa el reintegro de caja chica. En caso contrario se devuelve a la actividad 7.7.

7 PÁGINA 6 DE 6 8. Indicadores de desempeño Porcentaje de necesidades satisfechas (necesidades satisfechas/ necesidades identificadas)*100 Porcentaje de compras ejecutadas en el tiempo establecido (compras ejecutadas en el tiempo establecido/compras solicitadas)*100 Porcentaje de facturas aprobadas (facturas aprobadas/ facturas confeccionadas)*100 Porcentaje de reintegros efectuados (reintegros efectuados/ reintegros solicitados) *100

8 PÁGINA 7 DE 6 9. Diagrama Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 1: Ejecución de Caja Chica Código: MS.NI.LI Unidad organizativa: Toda unidad organizativa que cuente con caja chica Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 1 de 2 Código Actividades Descripción Responsable de caja chica Unidad Organizativa Responsable de la compra Unidad Financiera (Nivel Central) Flujo Información Detalle Flujo de Información INICIO Plan de Presupuesto Aprobado y normativas de caja chica. Solicitudes de pedidos de compra. 7.1 Atención al cliente interno y externo: Recibir solicitud de pedido de compra Es un gasto menor, indispensable y urgente? No Si Informar al solicitante el incumplimiento para la compra 1 Se tiene existencias en bodega? No Si Obtener el bien a traves del proceso de Gestión de Bienes y Servicios 7.2 Solicitar dinero para la compra Revisar y aprobar el formulario Pedido de compra por Caja Chica Entregar el dinero contra solicitud de compra de caja chica 7.5 Gestionar la compra 7.6 Presentar factura y el producto al responsable de caja chica para verificar las características de los mismos. Se cumple con los requisitos? No Si 2

9 PÁGINA 8 DE 6 Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 1: Ejecución de Caja Chica Código: MS.NI.LI Unidad organizativa: Toda unidad organizativa que cuente con caja chica Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 2 de 2 Código Actividades Descripción Responsable de caja chica Unidad Organizativa Responsable de la compra Unidad Financiera (Nivel Central) Flujo Información Detalle Flujo de Información Elaborar y enviar informe de reembolso 7.8 Revisar informe Cumple con todos los requisitos? No Si 7.9 Reintegrar caja chica 1 FIN Informe de reembolso. Reintegro de la caja chica.