REGISTRO DE PROVEEDORES GRUPO TELEFÓNICA EN PERÚ

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1 PÁGINA 1 de 22 REGISTRO DE GRUPO TELEFÓNICA EN PERÚ MANUAL DE INSCRIPCIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE DEL GRUPO TELEFÓNICA EN PERÚ PROCESOS DE COMPRAS

2 PÁGINA 2 de 22 REVISIONES Versión Fecha Modificador Observación /09/13 Walter Meregildo S. Zoila Caldas O /02/14 Walter Meregildo S /09/14 Cecilia Kague /09/ /09/2015 Walter Meregildo S. Cecilia Kague Cecilia Kague Walter Meregildo S /09/2015 Cecilia Kague /11/2015 Cecilia Kague Nueva nomenclatura, formato, presentación, actualización de contactos y reinicio de versión. Actualización de Campos del Anexo 3 Actualización de imágenes Pasos 2, 6 y 7 Modificación del Paso 7, Nota Importante del Anexo 2.1 y preguntas frecuentes. Actualización de horario de atención telefónica a proveedores Actualización de dirección de correo de atención a proveedores Actualización de requisitos para registro Anexo 2 Retiro del documento Vigencia de Poderes como requisito para el registro Anexo 2 Eliminación del Procedimiento de Gestión de Póliza de Responsabilidad Civil - Anexo 2.3 Se incluye Convenio de la Haya (sólo proveedores extranjeros) Anexo 2.3 Se incluye Listado de Navegadores Compatibles Anexo 3.1 Modificación del Anexo 1 Simplificación y reestructuración de todo el documento. Se indica el tiempo mínimo de inicio de actividades requerido para el registro. Información a presentar en la carta de presentación. Se retira el requisito: Aceptación de Condiciones Generales Aprobaciones Versión Fecha Revisado y Aprobado por /09/14 César Tsukazan /09/15 Rafael Cabanillas /09/15 Rafael Cabanillas /09/2015 Rafael Cabanillas /11/2015 Rafael Cabanillas

3 PÁGINA 3 de 22 INDICE REVISIONES... 2 INDICE... 3 PRESENTACIÓN... 4 REGISTRO DE NUEVOS... 5 PRE-INSCRIPCIÓN:... 5 INSCRIPCIÓN / RENOVACIÓN:... 7 Ingreso para Proveedores Nuevos... 7 Ingreso para Proveedores en Renovación... 7 Documentación de Expediente... 8 ANEXOS ANEXO 1 DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA A PRESENTAR PERÚ ANEXO 1.1 Inserción de documentación ANEXO Convenio de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (Convenio de la Haya) ANEXO ANEXO 2.1 Listado de Navegadores Compatibles PREGUNTAS FRECUENTES... 22

4 PÁGINA 4 de 22 PRESENTACIÓN La Unidad de Inscripción de Perú (UIPE) en busca de una mejor orientación al proveedor para el registro y/o actualización de su expediente, ha diseñado el presente manual con el fin de cubrir las particularidades principales del proceso. Es imprescindible que todo proveedor lo haya revisado antes de comunicarse con la UIPE Además, en búsqueda una mayor eficiencia en la atención, orientación y validación de expedientes, la UIPE ha establecido un horario de atención telefónica, el cual se detalla a continuación. Persona de Contacto : Cecilia Kague Nakandakari Correo electrónico Atención Telefónica : cecilia.kague@telefonica.com : Lunes Jueves de 10:00 a 12:30 horas. Viernes de 9:30 a 11:45 am Teléfono : UNIDAD DE INSCRIPCIÓN PERÚ

5 PÁGINA 5 de 22 REGISTRO DE NUEVOS Las empresas que deseen pertenecer al Catálogo de Proveedores del Grupo Telefónica en Perú, deben contar con fecha de inicio de actividades registrada en SUNAT no menor a tres años al momento de la pre-inscripción. Excepcionalmente, se recibirán solicitudes de inscripción de empresas que no cumplan con este período, sólo a solicitud del área de Compras. Pre-inscripción: Ingresar al Portal del Proveedores del Grupo Telefónica en la dirección: Completar todos los campos obligatorios (*) del formulario de pre-inscripción y al finalizar presionar el botón Aceptar. En el Anexo 2 se encuentra la descripción de cada uno estos campos.

6 PÁGINA 6 de 22 Confirmar su pre-inscripción a la Unidad de Inscripción de Perú (UIPE), enviando un a cecilia.kague@telefonica.com. En el asunto del mensaje deben indicar el RUC y Razón Social de su empresa y adjuntar su Carta de Presentación con la siguiente información: Fecha de inicio de la empresa y el RUC Principales clientes con los que interactúa En caso de ser representante de alguna marca o proveedor de Telefónica a nivel internacional, adjuntar copia del documento de representación. Descripción de bienes y/o servicios que deseen ofrecer a Telefónica Información adicional que pueda ser relevante para la evaluación (recursos materiales, experiencia en el mercado, capacidades de su recurso humano, etc.) Facturación anual Su pre-inscripción será evaluada por la Unidad de Inscripción y el área de Compras. En caso de ser aprobada recibirá una notificación del sistema, informándole sobre sus datos de acceso (ID del usuario y la contraseña temporal que tendrá que modificar la primera vez que acceda al Portal de Proveedores) así como un correo electrónico de la UIPE, indicando si se requiere documentar su expediente. En caso se rechace su pre-inscripción se le comunicará los motivos de dicha decisión así como las acciones que pueden considerar para una futura postulación.

7 PÁGINA 7 de 22 Inscripción / Renovación: Si se presenta alguna incidencia (bloqueo de contraseña) o error de sistema durante el llenado o grabación, favor reportarlo al Centro de Atención al Usuario (CAU) los teléfonos y/o , o también al cau-tce@telefonica.com. Ingreso para Proveedores Nuevos Ingresar con su usuario y contraseña recibida por correo. La primera vez que ingresen, deberán revisar y aceptar las condiciones de la inscripción marcando: Luego presionar el botón Aceptar Acepto las condiciones de este acuerdo. Ingreso para Proveedores en Renovación Para el ingreso a la actualización del registro, tienen dos opciones: Ingresar por el Portal Adquira y seleccionar la opción Preferencias (esquina superior derecha) o de lo contrario, directamente a través del link que se indica al inicio del presente manual. Les recordamos que cada portal es independiente, por lo que cada una cuenta con su usuario y contraseña.

8 PÁGINA 8 de 22 Documentación de Expediente 1. Ingresar a la opción Preferencias (parte superior derecha) Nota: Cuando el proveedor acceda al expediente para completarlo, el sistema le mostrará una pantalla con el mensaje "No hay artículo" o un listado con los procesos a los que haya sido invitado o gestionado (solo proveedores en renovación). 2. Acceder a la opción Actualizar su perfil. 3. Adjuntar la documentación solicitada (Anexo 1), siguiendo los pasos indicados en el Anexo Para finalizar, dentro de la sección Información sobre su perfil, debe marcar la casilla "Confirme su edición del perfil a la Unidad de Inscripción de Proveedores de Telefónica" y luego Aceptar. IMPORTANTE: Este paso debe ser el último en la edición, puesto que bloqueará su expediente y no podrá realizar cambios adicionales.

9 PÁGINA 9 de Confirmar la carga de documentos enviando un correo a cecilia.kague@telefonica.com indicando en el asunto del mensaje: Razón Social y N de RUC. La UIPE, una vez recibido el correo de confirmación, procederá con la revisión del expediente. En caso no existan observaciones, se pasará el registro al estado VALIDADO. Si el proveedor cuenta con contrato vigente con Adquira, entonces su nuevo estado será ACTIVO. Les informamos que para poder participar en los procesos de compras, el proveedor deberá estar en estado ACTIVO tanto en el Catálogo de Proveedores como en la Plataforma Adquira (plataforma de negociación). Para la gestión de alta en la Plataforma de Comercio Electrónico Adquira, deben comunicarse con Martha Rafael Aliaga (mrafaela@tgestiona.com.pe) y Maria Enciso Medina (mencisom@tgestiona.com.pe) al anexos 5140 y 5186 respectivamente, quienes le orientarán sobre los requisitos que debe presentar allí.

10 PÁGINA 10 de 22 ANEXOS

11 PÁGINA 11 de 22 ANEXO 1 DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA A PRESENTAR PERÚ Todos los documentos a presentar deberán de ser cargados en la sección Información sobre su perfil (ver Anexo 1.1). Para la carga en la página Web, se deberá respetar estrictamente el nombre del archivo que se indica para cada documento solicitado. Todos los documentos deberán de ser escaneados en formato PDF. Se recomienda una resolución mínima de 150 dpi o ppp para que sea legible (para -consolidar los archivos/hojas.pdf se recomienda usar el programa PDFsam - software libre) El expediente se considerará completo, solo si se adjuntan la totalidad de los archivos correspondientes según clasificación (Sociedades en general, personas naturales, empresas extranjeras). EMPRESAS NACIONALES 1. Sociedades en General 1.1. Constancia de Presentación y Pago de la Declaración Jurada del Impuesto a la Renta Anual de los dos últimos años, presentado a SUNAT. Los proveedores que se encuentren bajo el Régimen Especial deben presentar las últimas tres constancias mensuales. Nombre del Archivo : 01_IR_DJ-Pago.pdf 1.2. Declaración y Constancia de Pago de las tres últimas cuotas del Seguro Social (ESSALUD). Nombre del Archivo : 02_ESSALUD.pdf 1.3. Ficha RUC (Registro Único del Contribuyente). Nombre del Archivo : 03_RUC.pdf 1.4. Licencia de Funcionamiento. Nombre del Archivo : 04_Licencia.pdf 2. Personas Naturales 2.1. Ficha RUC (Registro Único del Contribuyente). Nombre del Archivo : N1_RUC.pdf 2.2. Constancia de Presentación y Pago de la Declaración Jurada del Impuesto a la Renta Anual de los dos últimos años, presentado a SUNAT. Los proveedores que se encuentren bajo el Régimen Especial deben presentar las últimas tres constancias mensuales. Nombre del Archivo : N2_ IR_DJ-Pago.pdf 2.3. Licencia de Funcionamiento. Nombre del Archivo : N3_ Licencia.pdf

12 PÁGINA 12 de 22 EMPRESAS EXTRANJERAS Aquellas empresas de origen extranjero que gestionen su inscripción en el ámbito de Perú, deberán presentar la siguiente documentación: 1.1. Copia autenticada de la Escritura de Constitución, la misma que deberá estar traducida al castellano y certificada por el Consulado. En caso de países miembros del Convenio de la Haya, será suficiente el sello de Apostilla de la Haya. Ver anexo 2.2 Nombre del Archivo : E1_Escritura.pdf 1.2. Código de Identificación Fiscal en su país de origen. Nombre del Archivo : E2_NIF.pdf

13 PÁGINA 13 de 22 ANEXO 1.1 Inserción de documentación Pasos para adjuntar los archivos de su documentación: 1. Ubicar el campo Attach a file, este se encuentra al final del bloque Información sobre su perfil

14 PÁGINA 14 de Hacer click sobre el enlace Attach a file, se mostrará la siguiente ventana 3. Presionar el botón Examinar : se abrirá la siguiente ventana en la cual debe seleccionar el archivo a adjuntar.

15 PÁGINA 15 de Seleccionar el archivo a adjuntar y presionar Abrir, se cargará la ruta del archivo en la ventana Agregar Adjunto 5. Presionar el botón Aceptar, con esto el sistema cargará el archivo. Para continuar con los archivos restantes volver a repetir el proceso. 6. Al finalizar la carga de archivos se debe tener la lista de archivos cargados, como sigue.

16 PÁGINA 16 de 22 NOTA IMPORTANTE: Ud. podrá cargar los documentos parcialmente mientras no confirme la edición de su perfil. Para esto podrá presionar el botón Guardar Datos y Salir que se encuentra en la izquierda superior. Una vez realizada la carga total de los documentos, debe confirmar la Edición de su perfil seleccionando la casilla Confirme su edición del perfil a la Unidad de Inscripción de Proveedores de Telefónica" y el botón Aceptar que se encuentra en la parte derecha, superior e inferior.

17 PÁGINA 17 de 22 ANEXO Convenio de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (Convenio de la Haya) Documento completo: Países miembros: 1 Albania 36 Estonia 71 Noruega 2 Alemania 37 Fiji 72 Nueva Zelandia 3 Andorra 38 Finlandia 73 Omán 4 Antigua y Barbuda 39 Francia 74 Países Bajos 5 Argentina 40 Georgia 75 Panamá 6 Armenia 41 Granada 76 Paraguay 7 Australia 42 Honduras 77 Polonia 8 Austria 43 Hungría 78 Portugal 9 Azerbaiyán 44 India 79 Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte 10 Bahamas 45 Irlanda 80 República Checa 11 Bahrein 46 Islandia 81 República Dominicana 12 Barbados 47 Israel 82 Rumania 13 Belarús 48 Italia 83 Rusia, Federación de 14 Bélgica 49 Japón 84 Saint Kitts y Nevis 15 Belice 50 Kazajstán 85 Samoa 16 Bosnia y Herzegovina 51 Kirguistán 86 San Marino 17 Botswana 52 La ex República Yugoslava de Macedonia 87 San Vicente y las Granadinas 18 Brunei Darussalam 53 Lesotho 88 Santa Lucía 19 Bulgaria 54 Letonia 89 Santo Tomé y Príncipe 20 Cabo Verde 55 Liberia 90 Serbia 21 China, República Popular 56 Liechtenstein 91 Seychelles 22 Chipre 57 Lituania 92 Sudáfrica 23 Colombia 58 Luxemburgo 93 Suecia 24 Cook, Islas 59 Malawi 94 Suiza 25 Corea, República de 60 Malta 95 Suriname 26 Costa Rica 61 Marshall, Islas 96 Swazilandia 27 Croacia 62 Mauricio 97 Tonga 28 Dinamarca 63 México 98 Trinidad y Tobago 29 Dominica 64 Moldova, República de 99 Turquía 30 Ecuador 65 Mónaco 100 Ucrania 31 El Salvador 66 Mongolia 101 Uruguay 32 Eslovaquia 67 Montenegro 102 Usbekiztán 33 Eslovenia 68 Namibia 103 Vanuatu 34 España 69 Nicaragua 104 Venezuela 35 Estados Unidos de América 70 Niue

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19 PÁGINA 19 de 22 ANEXO 2 Descripción de datos a consignar en cada uno de los campos: INFORMACIÓN DE LA EMPRESA QUE SE ESTÁ REGSITRANDO Campo Obligatorio Descripción Nombre de la empresa: x Razón Social de la empresa Nombre corto: x Razón Social Abreviada y/o nombre comercial Teléfono principal: x Teléfono de la Empresa Fax principal: Número de Fax (Puede incluir un número Fijo) Dirección de correo electrónico principal: x Mail al cual remitir información Dirección URL de la empresa: En caso cuente con página web Calle: x Dirección de la Empresa Ciudad: x Distrito/Ciudad de la Empresa Código postal: Código postal de la Empresa País Dirección Postal: x Seleccionar el País (realizar primero la búsqueda) Provincia/Estado: País de origen del proveedor: Tipo de documento: Documento: x x x Seleccionar la Provincia/Estado Seleccionar el País de la empresa que se está registrando (realizar primero la búsqueda) Se habilitará al luego de seleccionar el País de Origen. Para Perú el RUC es "Numero de identificación de personas jurídicas en Peru" Si seleccionó "Numero de identificación de personas jurídicas en Peru", ingresar el número de RUC Número de IVA (VAT number): x Este valor de carga automáticamente Company registration number (EU): Inscripción en el registro comercial: Solo para EU No Aplica - Dejar en blanco Tipo de provisión: x Seleccionar si brinda Bienes o Servicios, o ambos Grupo Industrial: Seleccionar solo si pertenece a un Grupo Empresarial Nombre y apellidos persona de Contacto d el Grupo Telefónica: de la persona de contacto de Telefón ica: Teléfono persona de Contacto: Empresa persona de Contacto del Grupo T elefónica: Códigos de Productos suministrados: x Personal del grupo Telefónica Mail del personal del grupo Telefónica Teléfono del personal de grupo Telefónica Empresa del personal de grupo Telefónica Seleccione el grupo de productos que ofrece en caso no lo ubique seleccione 34.- Other Market Products Países suministrados: x Seleccione los Países sobre los que Opera Comentarios Proveedor: Enlace Política de Privacidad: Comentarios sobre la empresa, puede incluir una breve reseña y/o servicios que brinda y/policy.pdf Acepta la Política de Privacidad? x Marcar para aceptar la Política de Privacidad Nombre responsable financiero: x Personal de su empresa responsable de las finanzas

20 PÁGINA 20 de 22 Cargo responsable financiero: Cargo del personal de su empresa responsable de las finanzas responsable financiero: x Mail del personal de su empresa responsable de las finanzas Teléfono responsable financiero: Teléfono del personal de su empresa responsable de las finanzas INFORMACIÓN DEL USUARIO DE SU EMPRESA QUE TENDRÁ ACCESO AL PORTAL DE Campo Obligatorio Descripción Nombre: x Nombre del Usuario Teléfono: x Teléfono del Usuario N de fax: Número de Fax (Puede incluir un número Fijo) Dirección de correo electrónico: x Mail del Usuario Cargo: x Cargo del Usuario Calle: x Dirección del Usuario Ciudad: x Distrito/Ciudad del Usuario Código postal: Código postal del Usuario Provincia/Estado: Seleccionar luego de País País: x Seleccionar el País

21 PÁGINA 21 de 22 ANEXO 2.1 Listado de Navegadores Compatibles La plataforma está preparada para trabajar correctamente en los siguientes navegadores; Navegadores compatibles: Microsoft Internet Explorer 8 Microsoft Internet Explorer 7 Microsoft Internet Explorer 6 En caso el proveedor tenga una versión superior del IE, se sugiere habilitar la vista de compatibilidad, en caso existan inconvenientes: Presionar Alt para que aparezca la barra de herramientas: Escribir: adquira.com y presionar: agregar:

22 PÁGINA 22 de 22 PREGUNTAS FRECUENTES 1. Cuántos días demora la inscripción y/o actualización de expedientes? Se revisaran los registros por orden de recepción, priorizando los proveedores que ya hayan sido invitados por el área de Compras. 2. Qué pongo donde dice: Tipo de Documento? Las opciones que se habilitan para Tipo de Documento, dependen de la selección en el campo de País Origen. En el caso de Perú, si su documento es un RUC, seleccionar la opción: Número de identificación de personas jurídicas en Perú. 3. Qué pongo en código de identificación Fiscal-CIF? Ingresar el número del RUC de la Empresa o código fiscal, en caso de ser una empresa extranjera. 4. Qué pongo en: Número de IVA (Vat number)? El sistema completa el campo automáticamente, en función del país y el código de identificación fiscal (RUC). 5. En qué estado puedo participar de algún proceso? Sólo es posible participar en los estados Activo y Renovación. 6. Cuál es la diferencia entre un Proveedor de ámbito Empresa y un Proveedor de ámbito País? La diferencia es que un proveedor de ámbito País queda habilitado para adjudicaciones de montos mayores que un proveedor de ámbito Empresa, por lo tanto, se le solicita mayor información en el expediente de inscripción. 7. No tengo Licencia de Funcionamiento porque recién se está tramitando Puedo dejar de adjuntar dicho requisito? No, sin ese requisito no podrá inscribirse. En caso de haber iniciado el trámite, el registro quedará pendiente hasta que puedan completar todo el expediente. 8. Mi Empresa recién ha iniciado sus actividades, por lo que no disponemos de la declaración jurada y pagos del Impuesto a la renta, ni pagos al Seguro Social cómo hago en ese caso? Deberá adjuntar una declaración jurada, por cada documento, con la explicación del motivo por el cual no podría adjuntar pago del impuesto a la renta anual ni el pago a ESSALUD e indicar una fecha de compromiso para completar dicha información. Adicional a la DJ, en el caso de la declaración de impuesto, deben adjuntar los tres últimos pagos a SUNAT y en el caso de ESSALUD, la constancia de solicitud de registro ante dicha entidad. Estas DJs requieren la aprobación del área de Compras correspondiente para continuar con su Inscripción. 9. No contamos con personal en planilla Puedo omitir este documento? No. Nuestros principios de actuación consideran que debemos contratar sólo empresas que cumplan con sus obligaciones con el Estado y la Sociedad.