CAPITULO IV. El presente capitulo contiene la propuesta de un Sistema de Control Interno

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1 CAPITULO IV. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE BASADO EN EL MODELO COSO PARA LA COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS DEDICADAS A LA CONSTRUCCIÓN DE CARRETERAS UBICADAS EN EL GRAN SAN SALVADOR (CASO PRACTICO APLICACIÓN DEL MODELO COSO) 1. GENERALIDADES El presente capitulo contiene la propuesta de un Sistema de Control Interno Contable basado en el modelo COSO, el cual será de mucha utilidad para las Empresas dedicadas a la Construcción de Carreteras, que desean implementar las herramientas de control que les permita desarrollar actividades y operaciones eficientes. Hoy en día el país se encuentra en una etapa de reconstrucción, situación que es beneficiosa para las empresas constructoras, oportunidad que les permite dar a conocer su calidad de servicio, logrando de esta forma una mayor competitividad. Debe tomarse en cuenta que la aplicación de un Sistema de Control Interno contable basado en el modelo COSO para las Empresas Constructoras, es de carácter voluntario y de acuerdo a las exigencias del mejoramiento continuo de sus operaciones, logrando así el cumplimiento de sus objetivos y metas.

2 2. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA El sistema de control interno contable basado en el modelo COSO, permitirá desarrollar una gestión empresarial eficiente, mediante la aplicación de controles, verificaciones de cumplimiento de objetivos, políticas y procedimientos, la evaluación de las operaciones y el análisis de los resultados para la toma de decisiones. De acuerdo a los avances tecnológicos y logros obtenidos por la globalización es de vital importancia que los empresarios tengan como herramienta un Sistema de Control Interno Contable basado en el Modelo COSO, para que les ayude a prevenir problemas o irregularidades. La implementación de este diseño es de mucha importancia para las Empresas Constructoras, ya que les ayudará a fortalecer y mejorar el desarrollo de sus operaciones, lo que les permitirá señalar las áreas que presentan deficiencias de control interno, así como también presentar a la administración una herramienta de análisis lo que les ayudará a medir la eficiencia de sus operaciones. 3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 3.1. OBJETIVO GENERAL Elaborar un sistema de control interno contable basado en el modelo coso, que contribuya a generar competitividad en las empresas constructoras de carreteras, ubicadas en el Gran San Salvador.

3 3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Elaborar esquemas que faciliten la comprensión de los procesos del sistema de control interno contable. Establecer patrones de conducta para mejorar el funcionamiento de las operaciones en las empresas constructoras de carreteras. Proporcionar información de factores de identifiquen y analicen riesgos relevantes para el logro de los objetivos. Definir políticas y procedimientos que deben de seguir las empresas, en la implementación de un Sistema de Control Interno Contable basado en el modelo COSO. Proporcionar medios de información para obtener una comunicación oportuna, que ayude a la toma de decisiones. Facilitar a las Empresas constructoras de carreteras, evaluaciones que les permita detectar deficiencias y corregirlas oportunamente en el curso de sus operaciones. 4. ESQUEMA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Presentamos el Diseño del Sistema de Control Interno Contable, el cual consta de cuatro Fases. La Fase I comprende la entrada de datos en las Áreas de Recursos Humanos y Operativa Financiera, la Fase II se basa en el desarrollo de los procesos de los componentes de Control Interno Contable, según el Modelo Coso

4 desarrollando cada uno de sus factores, la Fase III establece los resultados mediante el cumplimiento de los Objetivos y se determina el grado de competitividad de la empresa, y la Fase IV concluye con la retroalimentación del Sistema, mediante el análisis correctivo. A continuación se presenta la descripción de cada uno de las fases del Sistema de Control Interno Contable.

5 4. ESQUEMA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Fase de Proceso AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIÓN DE RIESGO Fase de Resultados Fase de inicio R.R.H.H., AREAS DE OPERACIÓN FINANCIERA ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACION SUPERVISION OBJETIVOS: OPERACIÓN FINANCIERO CUMPLIMIENTO COMPETITIVIDAD Rentabilidad Sobre Ventas Rentabilidad Sobre Activos Totales Margen de Utilidad Bruta Rentabilidad Sobre Patrimonio Rentabilidad Sobre Capital Social Capacidad de pago de intereses ANÁLISIS CORRECTIVO

6 4.1 CATEGORIAS DE LOS OBJETIVOS DE COSO De acuerdo a la fase III del esquema presentado anteriormente, el modelo COSO propone una categorización de objetivos que pretende unificar los puntos de vista al respecto. Tales categorías son las siguientes: a) Eficiencia y Eficacia de las operaciones, son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la organización. Este objetivo esta relacionado con los controles que la administración debe adoptar, para protección de sus operaciones. b) Confiabilidad de los Estados Financieros; este objetivo tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es valida y confiable, al igual que revela la razonabilidad en los informes. c) Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones; esta dirigido a la adherencia a leyes y reglamentos estatales así como también, a las políticas emitidas por la gerencia.

7 5. DESARROLLO DEL SISTEMA 5.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 5.3 AMBIENTE DE CONTROL Integridad y valores éticos Estructura Organizacional Compromiso para la competencia Consejo de administración o Comité de auditoria Filosofía y estilo de operación de la administración EVALUACIÓN DEL COMPOMENTE Integridad y valores éticos

8 Este factor trata sobre la concientización del personal del departamento de contabilidad y demás personal involucrado en actividades contables de su compromiso personal y la calidad del trabajo. Objetivo: Lograr que los empleados sean eficientes, productivos y competitivos a) El personal involucrado en actividades contables deben de contar con un programa o código de conducta, valores morales y éticos. b) Debe comunicársele al personal que ingresa a la empresa, el compromiso por la integridad y valores éticos necesarios en las empresas constructoras dedicadas a la construcción de carreteras c) El personal deberá contar con un programa de capacitación anual. d) Debe proporcionársele a todo el personal de la empresa información o seminarios sobre valores morales y éticos. e) Las actividades realizadas por el personal de las empresas constructoras dedicadas a la construcción de carreteras deben basarse en honestidad y rectitud. f) Debe hacerse conciencia a los empleados sobre honestidad, para admitir las equivocaciones y corregirlas a la brevedad posible. g) Se tiene que transmitírsele a los empleados actitudes positivas y proactivas h) Tiene que hacerse conciencia al personal desechar la discriminación y manipulación en cualquiera de sus formas de expresión. i) Debe comunicarse efectivamente la actitud hacia la administración del riesgo a quienes tienen actividades derivadas en las empresas dedicadas a la construcción de carreteras. j) Se le debe inculcar al personal a trabajar en equipo siempre, disfrutando de aportar valor agregado al trabajo, sirviendo a los demás para lograr las metas de la empresa Compromiso para la competencia

9 Factor que comprende la evaluación, Capacitación y Rotación del Personal de la empresa. Objetivo: Que los empleados posean un nivel de competencia, que permita comprender la importancia del desarrollo y mantenimiento de controles. a) Los métodos de contratación del personal para las empresas constructoras de carreteras, deben de asegurar que el candidato posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los requisitos del puesto. b) El personal debe contar con un nivel de competencia profesional requerido por las empresas constructoras de carreteras. c) Debe definirse adecuadamente el conocimiento y las habilidades específicamente requeridos para las actividades de las empresas constructoras de carreteras. d) Se tiene que analizar detenidamente las tareas que realiza cada empleado. e) Los registros de los empleados se tienen que actualizar periódicamente. f) Los registros de los empleados deben mostrar las habilidades y conocimientos adquiridos dentro de la empresa. g) Deben analizarse las tareas asignadas al personal relacionado con actividades contables. h) Tiene que evaluarse al personal periódicamente sobre conocimientos y habilidades obtenidas en empresas dedicadas a la construcción de carreteras, necesarias para desempeñar sus funciones. i) El personal tiene que recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesario en forma práctica y metódica de las actividades de las empresas constructoras dedicadas a la construcción de carreteras. j) Debe de dársele seguimiento a las evaluaciones que se le realizan al personal.

10 5.1.3 Comité de cumplimiento del control interno contable Factor que comprende un consejo de administración o consejo de auditoria que vigilan y dan atención al sistema de control interno Una activa y eficiente junta o comité de auditoria deberán estar integrados de la siguiente manera: Presidente del comité : Director Presidente Vicepresidente del comité : Gerente General Secretario del comité Primer vocal Segundo vocal Tercer vocal : Auditor Interno : Gerente Administrativo : Gerente Financiero : Gerente de Proyectos Comité de cumplimiento de control interno Establecer la misión y visión de la entidad. Supervisa, revisa y aprueba los objetivos generales que se deben cumplir. Delega específicamente la responsabilidad y autoridad. Evaluación de la consistencia los presupuestos operativos. Autoriza y aprueba las estrategias, los planes de operación y las políticas de la administración para el logro de los objetivos. Asumir la responsabilidad de los sistemas de control interno contable. Vigilar dar seguimientos a los sistemas de control interno contable. Aportar planes para el mejoramiento continuo

11 5.1.4 Filosofía y estilo de operaciones de la entidad Factor cuya finalidad es de hacer del conocimiento del personal la naturaleza y actividades de la empresa. Objetivo: Transmitir a todos el personal de manera sencilla, su compromiso con respecto de los controles internos y valores éticos. a) Los objetivos establecidos por la administración para las operaciones de las empresas constructoras, deben de estar acorde a la realidad de la empresa. b) Se debe estar conciente sobre la naturaleza de los riesgos en que pueden incurrir la empresa constructora de carreteras. c) Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso propiedad de la empresa constructora de carreteras. d) Contar con un programa de rotación de empleados. e) Se tiene que establecer una interacción entre el departamento de contabilidad y personal de actividades derivadas. f) La función de contabilidad debe de ser percibida como un elemento importante del sistema global del control dentro de las empresas dedicadas a la construcción de carreteras. g) La función de contabilidad deberá de estar centralizada h) Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información i) Establecer información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la administración y control. j) Asegurar que todas las acciones de la empresa constructora se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

12 5.1.5 Estructura Organizativa Este factor propone establecer un organigrama de las áreas funcionales de las empresas constructoras de fácil comprensión. Objetivo: Hacer del conocimiento del personal los niveles jerárquicos dentro la empresa. a) Tiene que existir la segregación de funciones en las empresas constructoras b) A Cada empleado tiene qué tener bien definida la delimitación de su responsabilidad. c) Los empleados a quienes se les ha delegado autoridad, están obligados a operar según lo encargado. d) Los empleados deben reportar a diario sus actividades realizadas durante el día. e) Debe proporcionárseles el respectivo manual de funciones a cada uno de los empleados. f) La estructura Organizativa debe de facilitar el flujo de información. g) Las actividades deben ser planeadas y controladas de manera que se desarrollen para el cumplimiento de los objetivos y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a las empresas constructoras. h) En las empresas dedicadas a la construcción de carreteras tiene que haber información apropiada para determinar el nivel de autoridad y el alcance de las responsabilidades de cada individuo. i) Se deben establecer políticas y procedimientos para el manejo del personal, que den como consecuencia personal competente y digno de confianza, para un sistema efectivo de control interno. j) Debe proporcionarse recurso suficiente para entrenar al personal en actividades de las empresas dedicadas a la construcción de carreteras.

13 Organigrama de la empresa ASAMBLEA GENERALDE ACCIONISTA JUNTA DIRECTIVA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA ASESORIA TECNICA DIRECTOR PRESIDENTE GERENTE GENERAL ASESORIA LEGAL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE GERENTE ADMINISTRATIVO GERENTE FINANCIERO GERENTE DE PROYECTOS GERENTE DE RECURSOS HUMANOS ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTADOR GENERAL ASIST. FINANCIERO SUPERINTENDENTE DE PROYECTOS ASISTENTE DPTO. RECURSOS HUMANOS SECRETARIA RECEPCIONISTA AUXILIAR COSTOS INDUSTRIALES AUXILIAR GASTOS GENERALES SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE INGENIEROS RESIDENTES SECRETARIA DEPTO. PROYCTOS ORDENANZA MENSAJERO SUPERVISORES O MAESTROS DE OBRA BODEGUERO AUXILIARES

14 5.2 Componente 2: Proceso operacional de la evaluación de riesgo 5.2 EVALUACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN DEL COMPOMENTE Categoría de Objetivos Cobertura de Objetivos Identificación de riesgos Análisis de Riesgos Circunstancias que demandan atención especial de Riesgos

15 5.2.1 Categoría de Objetivos Factor en el cual se establece las categorías de los objetivos del control interno contable que puedan aplicarse a las empresas constructoras de carreteras Objetivo: Controlar las diferentes categorías de objetivos establecidos para las actividades contables. a) La empresa constructoras de carreteras debe contar con objetivos de operación, información financiera y de cumplimiento. b) Los objetivos de la empresa tienen que contener planes estratégicos de acuerdo a las condiciones actuales. c) Debe darse a conocer a los empleados de la empresa los objetivos generales de la empresa, para asegurar que el personal este en la misma sintonía. d) Los jefes de los distintos departamentos de la empresa constructoras de carreteras debe disponer de declaraciones claras sobre los objetivos. e) Se tiene que manifestar a los empleados los beneficios para la empresa al lograr los objetivos. f) Los objetivos de la empresa deben de ser lo suficientemente específicos. g) Los objetivos de las actividades del control interno contable estarán de acuerdo a lograr los objetivos globales de la empresa. h) Debe revisarse periódicamente los avances de las actividades con relación a los objetivos i) Deben de existir mecanismos de retroalimentación de la comunicación de los objetivos que permita a la administración conocer si se han dado a conocer efectivamente. j) Se tienen que ajustar los objetivos a las necesidades y condiciones actuales de la empresa así como a las del entorno.

16 5.2.2 Cobertura de Objetivos En este factor se elaboran los objetivos específicos de las actividades contables compatibles a la misión y visión de la empresa. Objetivo: Que los objetivos estén vinculados con los estrategias, recursos humanos y tecnológicos de la empresa. a) Tienen que existir objetivos específicos para cada departamento de la empresa. b) Los controles internos con que cuenta las empresa constructoras de carreteras, tienen que dar cobertura a los objetivos de operación, información financiera y de cumplimiento. c) Los recursos con que cuentan la empresa deben de estar acorde para lograr los objetivos. d) Se deben identificar los objetivos por prioridades. e) Debe existir un compromiso por parte de los empleados a lograr los objetivos de la empresa. f) El departamento de contabilidad debe contar con el apoyo suficiente de la administración para lograr objetivos planteados. g) Deben analizarse periódicamente los objetivos y se ajustan a las necesidades del entorno de las empresa constructoras de carreteras. h) Debe evaluarse constantemente los objetivos específicos de cada departamento en relación con los globales.

17 5.2.3 Identificación de riesgos Factor encargado de Identificar y clasificar los riesgos provenientes de factores internos y externos. Objetivo: Identificar y considerar las implicaciones de los riesgos relevantes. Los riesgos de las empresas constructoras de carreteras provienen de factores externos o internos. Factores internos Liquidación de Proyectos Fianzas Cuentas por pagar Activo Fijo Depreciaciones Costo de Ventas Compras Efectivo Ventas Gastos de Operación Toma Física de Inventarios Liquidaciones de Caja Chica Arqueos de Caja Factores Externos Proveedores Impuestos Seguros

18 5.2.4 Análisis de riesgos En este factor se identifican los riesgos globales de las empresas constructoras de carreteras. Objetivo: Analizar y cuantificar los riesgos identificados y clasificarlos como bajo, moderado y alto Clasificación IDENTIFICACION DE RIESGOS Bajo Moderado Alto Fuentes Internas Liquidaciones de Proyectos X Fianzas X Cuentas por Pagar X Activo Fijo X Depreciaciones X Costo de Ventas X Compras X Efectivo X Ventas X Gastos de Operación X Toma fisica de Inventarios X Liquidaciones de Caja Chica X Arqueos de Caja X Fuentes Externas Proveedores X Impuestos X Seguros X

19 5.2.5 Circunstancias que demandan atención especial de riesgos Factor en el cual se crean mecanismos de identificación de riesgos para empresas dedicadas a la construcción de carreteras Objetivo: Identificar y analizar las condiciones y efectos de los riesgos de las empresas constructoras de carreteras Actividades Liquidaciones Proyectos Fianzas Cuentas Pagar Activo Fijo de por Por que estas actividades requieren atención especial No presentar la respectiva liquidación de los proyectos oportunamente daña a las empresas dedicadas a la construcción de carreteras financiera y económicamente, así como también ocasiona atrasos en pagos a sus proveedores, y en los estados financieros no se reflejaría el ingreso y costo de ventas en su oportunidad. No podría recuperar las retenciones a que son sujetas por la realizaciones de los proyectos. La importancia de tener una atención especial a las fianzas, es que pueden recuperarse oportunamente y ser sujetos de otorgamiento de nuevas fianzas requeridas en cada una de las obras a realizar. De no hacerlo se podría correr el riesgo de no participar en la licitación de algunas licitaciones por falta de esta. El no contar con un reporte oportuno y confiable de las cuentas por pagar, hacer los pagos a los proveedores en su oportunidad, mantener un buen record crediticio puede favorecer a la empresa en precios especiales, descuentos, etc. que beneficiaría a la empresa en minimización de los costos de producción. No contar con un adecuado control sobre los activos fijos tanto de la oficina como los asignados a los proyectos, es muy dañino para las empresas constructoras de carreteras, debido a los daños o perdidas de equipo y herramientas que puedan darse en los proyectos y esto hace que los costos indirectos

20 se eleve o que las utilidades proyectadas se afecten por un incremento en los costos. Depreciaciones Aplicar las respectivas depreciaciones oportunamente y de forma correcta a cada uno de los proyectos es de mucho beneficio, pues se hace un cargo real y no se afectan o sacrifican los costos y las utilidades de otros periodos y proyectos. Costo de Ventas Trasladar los costos en que se han incurrido en la realización de los proyectos en forma oportuna y con las respectivas liquidaciones presentadas permiten reflejar en los estados financieros las ventas reales en el tiempo que se han concluido las obras que para datos estadísticos y de proyecciones son muy útiles. Compras Realizar los procedimientos correctos para la realización de las compras es de mucha utilidad, debido a que se minimizan los riesgos de compras a proveedores que no cumplan los requisitos así como también evitar fraude en dicha actividad que afecte los costos de ventas o gastos de operación. Efectivo No tener un control sobre los recursos con que se dispone a determinada fecha, es de mucho riesgo debido a que puede evitar retrasos en la realización de las obras y multas innecesarias. Ventas Llevar un control sobre las ventas con relación a lo facturado y los avances de obra es de mucha importancia pues al final una mala facturación podría ocasionar perdidas innecesarias a la empresa o reflejar costos elevados en determinados periodos o atrasos en las liquidaciones de los proyectos. Gastos de Llevar un control sobre los gastos de operación es de mucha Operación utilidad, debido a que mantener un porcentaje constante de estos ayudará a que no se afecten los márgenes de utilidad. Toma física de Realizar tomas físicas de inventarios con frecuencia y tener un

21 inventarios Liquidaciones Caja Chica de programa para ellos es necesario, ya que evitará los desperdicios y perdidas que afecten los gastos directos e indirectos de los proyectos Liquidar las cajas chicas oportunamente es de mucha importancia, ya que los gastos incurridos en un periodo se reflejan oportunamente tanto en los gastos de los proyectos como en gastos de operación en oficina central. Arqueos de Caja Proveedores Impuestos Seguros No contar con un programa de arqueos de caja puede ocasionar perdidas y mal uso de los recursos de la empresa. No contar con un auxiliar de la cuenta de proveedores que refleje información necesaria como número de factura, monto de la factura fecha de la compra y fecha de vencimiento, es de mucho riesgo, pues esto ocasionaría retrasos en pagos a los proveedores y atrasos o falta de despacho de los pedidos para los proyectos. El no Pagar los impuestos oportunamente es otro factor de riego para las empresas constructoras de carreteras, debido a que el incumplimiento de esto ocasionaría retrasos en solvencias que son requisitos a la hora de presentar documentación en las licitaciones que podrían ser futuros proyectos para las empresas. Así como también se evitan multas e intereses innecesarios. Contar con pólizas de seguro es de mucha importancia, debido a que con ello se aseguran los bienes con que cuenta la empresa.

22 5.3 PROCESO OPERACIONAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL 8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL Tipos de Actividades de Control Políticas Procedimientos E V A L U A C I Ó N D E L Valoración de Riesgos C O M P O N E N T E Control de Sistemas de Información

23 5.3.1 Tipos de Actividades de Control Factor cuya finalidad es la de identificar las tareas y responsabilidades del personal Objetivo: Procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura organizacional. Autorizaciones La delegación de autoridad y la creación de responsabilidades, implica una división de trabajo, lo que forma los medios básicos del proceso y organización de las empresas constructoras de carreteras. Los procesos del sistema de control interno que se implementen en la entidad deberán estar debidamente autorizados para su adecuada segregación de funciones. Documentación Evidencia comprobatoria suficiente y competente de las operaciones de la empresa Formularios y Todos los sistemas deben seguir una metodología. documentación utilizada Establecidos los sistema de control interno deben formularse la documentación que van a ser fuente para el seguimiento y la detección de errores para la pronta acción correctiva y preventiva. Fases del sistema Las fases del sistema de control interno de las operaciones que realizan las empresas constructoras deben incluir: las características y naturaleza de las operaciones, la importancia, el grado de confianza del control interno a implementar. Archivos Toda documentación que se genere en el proceso del sistema de control interno se deberá archivar para que se tenga un registro de las operaciones y evaluaciones; de esta manera mediante la revisión oportuna el sistema de

24 Informes Salvaguarda de activos fijos Clasificación y procesamiento de la información Verificación y evaluación Establecimiento de acciones retroalimentará y podrán detectarse anomalías para aplicar las medidas correctivas y preventivas que no afecten las operaciones de la empresa. La evaluación de los distintos procesos del sistema de control interno se realizará a través de un informe específico por cada una de las áreas operacionales Debido a que los activos fijos de toda entidad representan su seguridad financiera, es de mucha importancia la salvaguarda de los mismos, ya que la pérdida por caso fortuito o fuerza mayor puede afectar a las empresas constructoras. Por lo que se debe contar con un plan alternativo para llevarse a cabo en el momento que esto ocurra. La clasificación debe estar acorde a las áreas de la empresa que representen un riesgo, la mala aplicación de las actividades o provocar robos y fraudes lo que originaría es un desequilibrio económico. El proceso de clasificación debe ir acorde a las partes que sean más vulnerables y que puedan surgir de manera habitual. Todos los sistemas de evaluación deben ser evaluados de manera constante y permanente lo que permitirá a las empresas constructoras una seguridad de que los controles son los adecuados o en su caso se adecuan a los cambios y necesidades de la empresa, lo que le permitirá tomar acciones preventivas y correctivas que garanticen el adecuado funcionamiento de los controles establecidos Una vez que se tienen identificadas las operaciones de la empresa así como sus debilidades, se establece el control interno que permita garantizar el cumplimiento de las actividades que se realizan en la empresa.

25 5.3.2 Políticas Procedimientos Política: Firmas para autorizaciones Procedimiento: Las empresas deberán contar con un sistema de registro de firmas para autorizaciones en las diferentes actividades operacionales, como por ejemplo: a) Para firmar cheques se deberá establecer rangos de montos y deberán tener firmas mancomunadas.. b) Los vales de caja chica deberán ser autorizados por el Gerente del departamento a quien corresponda el gasto o compra. c) Las planilla de sueldo para pago deberán ser autorizadas por el Gerente o Jefe de cada Sección o departamento. d) Se deberá hacer una revisión de las planillas con la nota de cargo del banco cuando este sea depositado a cuentas de ahorro de los empleados e) Se deberá cuadrar las planillas de sueldo, con las presentadas al ISSS, AFP f) Las notas de pedido deberán ser solicitadas y firmadas por el gerente o jefe del departamento que lo requiera. g) Las ordenes de compra deberán ser autorizadas por el gerente o jefe de cada departamento o sección h) La adquisición de activo fijo deberán ser autorizadas por la Gerencia General.

26 Política: Documentación Soporte Procedimiento: Las empresas cuentan con sistemas de información contable computarizada, por lo que es necesario que todas las operaciones queden debidamente documentadas, que servirá como soporte en las evaluaciones de control interno contable: a) Se deberá contar con póliza de ingreso para las transacciones que representen una entrada de efectivo b) Póliza de egreso, se utilizarán cuando la operación represente una salida de efectivo. c) Póliza de diario para registrar operaciones en las que no intervienen entradas ni salidas de efectivo d) Cada póliza deberán estar soportada por la documentación comprobatoria correspondiente. e) Para las pólizas de diario se asignara un números de identificación que será utilizara todos los meses para la misma provisión.

27 Política: Formularios y documentación a utilizar Procedimiento: Las empresas deberán contar con los formularios adecuados para documentar las operaciones contables, como por ejemplo: a) Se elaborará un formato para la revisión de las planillas y cuadre de estas con notas de cargo del banco para un mejor control de los registros. (ver anexo 5.1) b) Se deberá llevar un control de las provisiones laborales en relación a los registros contables con lo realmente pagado. c) Se llevara un control de los equipos o maquinaria que la empresa obtenga mediante Leasing Financiero.(anexo 5.2) d) Se deberá contar con un formato de Caja Chica. (ver anexo 5.3) e) Las liquidaciones de caja chica serán presentadas en un formato que detalle las facturas que se están liquidando, así como también información de Fondo asignado, fondo disponible en el momento del reintegro y firma de autorizada ( ver anexo 5.4) f) Se deberá contar con un formato para notas de pedido. (ver anexo 5.5) g) Se contarán con formatos de requisición de materiales, materia prima, herramientas, etc. (ver anexo 5.6) h) Se contará con un formato de solicitud de cheque para aquellos gastos o compras que aun no se conocen los datos exactos o para pago de impuestos, etc. (ver anexo 5.7) i) Se deberán contar con los formatos para realizar los arqueos de caja chica. (ver anexo 5.8) j) Se contará con un formato para solicitud de cotizaciones de materia prima, materiales, herramientas y/o servicios (ver anexo 5.9)

28 Política: Fases del sistema Procedimiento: Las empresas deberán considerar la importancia y el grado de confianza de los controles a implementar, como por ejemplo: a) Los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar deberán ser lo suficientemente confiables y deberán ser presentados semanalmente. b) Las integraciones de las cuentas de los estados financieros deberán ser lo suficientemente claras y comprensibles. c) Los diferentes sistemas contables deberán ser lo suficientemente flexibles que se ajusten a las necesidades de la empresa. d) Las partidas generadas automáticamente por los sistemas deberán ser revisadas para evitar cualquier tipo de errores o irregularidades e) Se deberá tener sumo cuidado en los procesos de registros en aquellos que son utilizados por el personal de actividades relacionadas. f) Los controles internos contables a implementar deberán ser revisados cuidadosamente hasta que se este seguro que cumple con el grado de confianza requerido.

29 Política: Archivo Procedimiento: Se deberán considerar un lugar adecuado y seguro para la salvaguarda de la correspondencia y documentación contable de la empresa, así como también asignar una persona responsable de dicho archivo, quien responderá por ello. a) Se deberá realizar la debida selección de la correspondencia que será archiva. b) Se considerará para el archivo la separación de la correspondencia por sección o departamento. c) Los archivadores de comprobantes deberán estar en buen estado para mantener el orden dentro del lugar. d) El lugar deberá contar con la suficiente seguridad. e) El lugar asignado para archivo de la documentación deberá ser área restringida para el personal. f) Se deberá considerar el archivo en forma magnética para aquellos documentos importantes de la empresa. g) Los archivos deberán estar de acuerdo a lo que la ley manda. h) Se harán Respaldos semanales de la información del Servidor. i) Contablemente se harán respaldos mensuales de la información financiera con cierres mensuales

30 Política: Elaboración de informes Procedimiento: Para la evaluación de los distintos procesos del sistema de control interno, se realizará un informe de cada una de las áreas operacionales a) Se elaborarán el respectivo informe por cada una de las áreas operacionales, los que deberán contener la suficiente información comprobatoria sobre sus actividades. b) Para cada una de las áreas se deberá contar con un programa específico de los controles internos contables. c) Los informes sobre las evaluaciones de las diferentes áreas serán entregados al Comité de Cumplimiento del control interno contable. d) Sobre los hallazgos de mayor relevancia de deberá realizar un informe especial para su respectivo análisis y seguimiento de superación. e) Se deberá contar con un programa de seguimiento para superar cada unas de las deficiencias.

31 Política: Salvaguarda de activos fijos Procedimiento: Para la evaluación de los distintos procesos del sistema de control interno, se realizará un informe de cada una de las áreas operacionales a) Se deberá contar con pólizas de seguro para la salvaguarda de los activos. b) Los activos deberán contar con una tarjeta de registro, donde se detalle las características del bien, su valor original, vida útil etc. c) Se deberá llevar un registro de los equipos y maquinarias que están en poder de la empresa en calidad de Leasing Financiero. d) Se informará por escrito al Comité de Cumplimiento del control interno contable sobre aquellos equipos que estén en constante mantenimiento o reparaciones. e) Se deberá tener sumo cuidado cuando un bien por medio de Leasing financiero ya sea propiedad de la empresa para su respectiva depreciación f) Se deberá verificar que los equipos y maquinaria de la empresa en calidad de Leasing Financiero estén debidamente asegurados.

32 Política: Clasificación y Procesamiento de la información Procedimiento: La clasificación debe estar acorde a las áreas de la empresa que representen un riesgo El proceso deberá ir acorde a las partes que sean más vulnerables y que puedan surgir de manera habitual. a) Los activos deberán contar con una tarjeta de registro, donde se detalle las características del bien, su valor original, vida útil etc. b) Los informes de las diferentes áreas de la empresa serán entregados al Comité de Cumplimiento del control interno contable. c) Se deberá llevar registro de todas aquellas contingencias que puedan afectar los resultados o las metas de la empresa. d) Cuando se detecte riesgos que pueden afectar los resultados de las operaciones deberá contemplarse una provisión para ello. e) La información a procesar en los sistemas de información será revisada metódicamente para evitar malas aplicaciones e información incorrecta. f) Los empleado de cada área de la empresa responsable del procesamiento de la información debe estar conciente de su trabajo.

33 Política: Verificación y Evaluación Procedimiento: Todos los sistemas de información deberán ser revisados y evaluados de manera constante y permanentemente para obtener una seguridad de que los controles son los adecuados o en su caso se adecuan a los cambios y necesidades de la empresa. a) Se deberán revisar los controles internos contables constantemente. b) Se deberán verificar que los sistemas de información se ajusten a las necesidades de las empresa constructoras de carreteras. c) Se deberá verificar que los sistemas de información sean flexibles a los cambios según las necesidades de la empresa. d) Se evaluarán los cambios en los sistemas de información e) Se deberá contar con un sistema de información permanente. f) Los cambios en los sistemas de información deberán ser autorizados por el Comité de Cumplimiento de Control Interno.

34 Política: Establecimiento de acciones Procedimiento: Se identificarán las operaciones de la empresa así como sus debilidades para establecer los controles internos contables que permitan garantizar el cumplimiento de las actividades que se realizan en la empresa. a) Se deberán establecer las acciones necesarias para el cumplimiento de las actividades operacionales de la empresa b) Se establecerán acciones necesarias para la eficiencia y eficacia de las operaciones en cada una de las áreas funcionales. c) Se deberán establecer las acciones necesarias para la confiabilidad de la información financiera. d) Se establecerán las acciones necesarias para el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la empresa las empresas dedicadas a la construcción de carreteras. e) El Comité de cumplimiento del control interno contable deberá analizar el establecimiento de nueva acciones en beneficio de la empresa.

35 8.3.4 VALORACION DE RIESGOS SEGÚN EL MODELO COSO Fuentes Internas Fuentes Externas Escala Actividades Riesgos de Riesgo Riesgo de Riesgo de Riesgo de Riesgo Riesgo Riesgo de Frecuencia Promedio de Liquidez Operacional Mercado Liquidez Credito Legal Sistematico Liquidacion Riesgo Liquidaciones de proyectos Fianzas Proveedores Cuentas por Pagar Depreciaciones Activo Fijo Costo de ventas Impuestos Compras Efectivo Ventas Gastos de operación Toma fisica de inventarios Inventarios Seguros Liquidaciones de Caja chica Arqueos de Caja Para un análisis de estos riesgos se ha utilizado el proceso de acuerdo al Modelo Coso, para lo cual se le han considerado factores internos y externos, dándoles ponderación de 1 a 5 a cada riesgo identificado como de mayor importancia: De 1 a 2 el riesgo es Bajo, de 3 el riesgo es Medio y de 4 a 5 significa que el riesgo es alto.

36 5.3.5 Control de Sistemas de Información Factor encargado de llevar un control de las transacciones realizadas Objetivo: Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos de las transacciones. a) Identificar y comunicar información pertinente y de forma oportuna de factores internos y externo que puedan afectar las operaciones de la empresa. b) Contar con sistemas de información operacional, financiera y de cumplimiento de las empresas dedicadas a la construcción de carreteras c) Los reportes proporcionados por sistemas de información deberán contener información cualitativa y cuantitativa. d) Se deberá contar con mecanismos de seguridad para todas las operaciones de la empresa e) Los sistemas de información deberán ser flexibles susceptibles a modificaciones. f) Se deberán implementar controles para los sistemas de información a todas las áreas funcionales de la empresa. g) Se deberá contar con recursos tecnológicos adecuados para la generación de información. h) Se deberá contar con personal responsable para la alimentación de datos para los sistemas de información. i) La información suministrada a cada funcionario de la empresa deberá ser utilizada para cumplir son sus responsabilidades. j) La información contable en las áreas relacionadas se deberá generar oportunamente.

37 5.4 PROCESOS OPERACIONES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACION 8.4 Información y Comunicación Información Comunicación Externa e Interna EVALUACIÓN DEL COMPOMENTE Sistemas estratégicos e Integrados Calidad de Información

38 5.4.1 Información Este factor se encarga de capturar y comunicar información pertinente y en forma oportuna. Objetivo: Que todos los niveles de la empresa operen hacia el logro de las metas y objetivos. a) Se suministrará información de fuentes interna y externas. b) Toda la información suministrada deberá ser correcta, detallada y de forma oportuna. c) Se desarrollaran o revisaran los sistemas de información de todas las áreas funcionales de la empresa. d) Se deberán contar con planes estratégicos para el suministro de información. e) Se le deberá proporcionar apoyo a todas las áreas funcionales de la empresa sobre los sistemas de información. f) Los estados financieros deberán contar con los anexos suficientes para una mejor comprensión y análisis. g) Se deberá revisar el desarrollo de los sistemas de información de la empresa. h) Se deberá presentar notas sobre el análisis de las cifras presentadas en los estados financieros. i) El análisis presentado a la administración sobre los estados financieros deberán ser comprensivos y exactos. j) La información suministrada por los sistemas de información deberán ser utilizados para análisis de toma de decisiones SISTEMAS ESTRATEGICOS E INTEGRADOS

39 Sistemas de apoyo a las iniciativas estratégicas: Uso estratégicos de los sistemas Integración con las operaciones: El uso de los sistemas de información demuestra el cambio que ocurre desde los sistemas contables hasta los sistemas integrados con las operaciones de la empresa Recursos Tecnológicos: Buscar los cambios tecnológicos y avances en el mercado para contar con tecnología de punta que proporcione la información oportuna Control de los sistemas de información: Se debe controlar con el objeto de garantizar su correcto funcionamiento Calidad de los sistemas de información: Los sistemas de información deben proporcionar a la administración reportes oportunos, de fácil comprensión y utilidad. Flexibilidad en los sistemas: Los sistemas deben ser flexibles y susceptibles de modificaciones que permitan hacer frente a las necesidades cambiantes de las empresas. Seguridad de los sistemas de información: La estructura de los sistemas debe proteger la integridad, confiabilidad, y disponibilidad de los recursos.

40 5.4.3 Calidad de la Información La calidad de la información generada por los sistemas afectan las actividades de la gerencia Objetivo: que con la información suministrada contribuya al control de las actividades de la empresa a) El contenido de la información debe ser apropiado a las necesidades de la empresa constructoras de carreteras. b) La información a suministrar deberá ser apropiada y oportuna. c) La información deberá ser reciente y actualizada. d) La información suministrada debe contribuir a que el control interno contable sea eficiente y e) Los sistemas de información deberán ser accesibles al personal autorizado y restringido al personal que no este involucrado en actividades de control. f) La información generada por las partes relacionadas deberá ser confiable y oportuna. g) La administración deberá ser responsable de los sistemas de información h) Los sistemas de información deberán ser evaluados y aprobados. i) Los sistemas de información deberán ser diseñados de manera que cumplan las necesidades de la empresa.

41 5.4.4 Comunicación Externa e Interna Este factor trata de que la comunicación sea inherente a los sistemas de información Objetivo: Proporcionan información al personal apropiado con el fin de que ellos puedan cumplir con sus responsabilidades a) Las empresas constructoras de carreteras deben contar con medios de comunicación efectiva para transmitir información a todo el personal de la empresa. b) Se deberán establecer adecuadamente los canales de comunicación c) La administración deberá poseer receptividad a las sugerencias del personal. d) Se deberá comunicar a todo el personal sobre los objetivos de la empresa e) Se deberá comunicar a todo el personal sobre los riesgos a que están expuesta las empresa constructoras de carreteras. f) Se deberán crear mecanismos para que los empleados suministren recomendaciones de mejoramiento continuo. g) La información deberá ser fluida en cuanto a acciones de seguimiento

42 5.5 PROCESO OPERACIONAL SUPERVISIÓN (MONITOREO) 8.5 SUPERVISION (MONITOREO) Actividades de monitoreo Evaluación del Componente Alcance y frecuencia Documentación Proceso de evaluación

43 5.5.1 Actividad de Monitoreo: Factor encargado de monitorear la efectividad del control interno Objetivo: Controlar las labores ordinarias y extraordinarias del personal de la empresa. a) Se deberá comparar la evidencia obtenida en las actividades diarias b) El personal deberá revisar la exactitud de los reportes c) Se corroborarán e investigaran los reclamos sobre confirmaciones de saldos. d) Los auditores independientes deberán comunicar de manera objetiva. e) Se evaluarán los controles para prevenir o detectar riesgos a que son expuestas las empresas constructoras f) Se deberá reportar la información de auditoria al comité de cumplimiento del control interno contable. g) Se deberán tomar en cuenta las debilidades significativas encontradas por los auditores internos y externos. h) Se deberán fortalecer los controles internos contables si fuese necesario. i) Las evaluaciones donde los jefes son los responsables se deberán tomar como auto evaluación.

44 5.5.2 Alcance y Frecuencia Factor que define el alcance y frecuencia de las evaluaciones Objetivo: Orientar las evaluaciones al cumplimiento de las tres categorías de objetivos a) El auditor interno deberá evaluar el control interno contable como parte de sus obligaciones y responsabilidades. b) La supervisión de los Gerentes será importante en los procesos operacionales de la empresa c) Los gerentes deberán concluir sobre los sistemas de evaluación d) Las evaluaciones de control interno contable deberán variar en frecuencia y alcance e) Se deberá informar oportunamente sobre los resultados de las evaluaciones de control interno

45 5.5.3 Proceso de Evaluación Proceso de Evaluación En este factor se diseñan procedimientos para las operaciones de la empresa Objetivo: Analizar el diseño del control interno y los resultados de las pruebas aplicadas a) Se deberá comparar la metodología de evaluación de otras empresas constructoras. b) Se deberá hacer las revisiones de los informes y estados financieros de forma oportuna c) El proceso de evaluación de los controles internos contables se hará con suficiente autoridad. d) Se deberán incluir en las evaluaciones cuestionarios y otro tipo de herramientas. e) Se considerará la documentación en el proceso de evaluación f) Se deberá dar seguimiento a los reportes de deficiencias. g) Se deberá reportar al comité de cumplimiento del control interno contable de las deficiencias encontradas en el proceso de evaluación. h) Se deberán contar con políticas para determinar causas de las debilidades del control interno contable. i) Se deberán implementar los controles necesarios para disminuir los riesgos.

46 5.5.4 Documentación Factor cuya finalidad es la de documentar el proceso de evaluación del control interno Objetivo: Crear un nivel apropiado de documentación que sea útil y que facilite la comprensión a todos los niveles de la empresa a) Se documentarán los planes de acción. b) Se deberá contar con la documentación necesaria de alcance y frecuencia de las evaluaciones c) Se supervisará el progreso y la revisión de los hallazgos d) Se documentarán todas las transacciones y hechos significativos e) Se deberá contar con la información disponible para su verificación f) Se deberá contar con un lugar adecuado y seguro para archivo de documentación g) Se deberán separar los archivos de los documentos por sección o departamento. h) Se desarrollaran programas de evaluación con segmentos cortos y largos de acuerdo a prioridades

47 5.5.5 Plan de Acción En este factor se dirigen las evaluaciones de los sistemas de control interno considerando donde iniciar y que hacer. Objetivo: Decidir sobre el alcance de las evaluaciones a) Identificar actividades de monitoreo rutinarias. b) Analizar el trabajo de las evaluaciones realizadas por la auditoria interna c) Considerar los hallazgos relacionados con el control interno hechos por los auditores externos. d) Priorizar las áreas de mayor riesgo e) Desarrollar programas de evaluación con segmentos cortos y largos. f) Monitorear el progreso y la revisión de los hallazgos. g) Seguimiento de acciones tomadas por las deficiencias encontradas en cada una de las evaluaciones.

48 5.5.6 Información de Deficiencias Factor cuya actividad es la de definir las fuentes de información para daca unas de las áreas con que cuenta la empresa. Objetivo: Proporcionar información importante sobre el funcionamiento de los sistemas de control interno de la entidad. a) Se estipulará que tipo de deficiencias se reportaran al Comité de Cumplimiento de Control Interno. b) Se establecerán los mecanismos para reporte de deficiencias a las diferentes áreas de la empresa c) Se elaboraran los formatos necesarios para que el control interno contable sea eficiente. d) Se establecerán los canales de comunicación para la información interna y externa e) Sobre los sistemas de información se proporcionaran los cambios o modificaciones con bases que ayuden a un control interno contable eficiente.

49 6. LA COMPETITIVIDAD De acuerdo a la fase III propuesta en el esquema del sistema de Control Interno contable, en el análisis y determinación de la competitividad se tomaran como base los indicadores de rentabilidad financiera, la cual servirá como instrumentos de evaluación para medir la competitividad Estas medidas permiten al analista evaluar las ganancias de la empresa con respecto a un nivel dado de ventas, de activos o a la inversión de los accionistas. 6.1 INDICES DE RENTABILIDAD a) Rentabilidad sobre ventas b) Rentabilidad sobre activos totales c) Margen de utilidad bruta d) Rentabilidad sobre patrimonio e) Rentabilidad sobre capital social f) Capacidad de pago de intereses a) Rentabilidad sobre ventas Permite establecer el margen de rentabilidad que obtiene la empresa a través de las ventas, después de cubrir los egresos operativos y costos financieros RENTABILIDAD SOBRE VTAS. = UTILIDAD NETA X 100 = X VENTAS NETAS

50 Interpretación T:I: = Tasa de Inflación a) X = TI Representa el margen mínimo de rentabilidad que se puede aceptar sobre las ventas en el caso que el resultado sea similar a la tasa de inflación. b) X > TI Indica alta rentabilidad que es el resultado de lo siguiente: - administración eficiente de costos y gastos - adecuado uso del financiamiento - volúmenes aceptables de ventas c) X < TI Indica baja rentabilidad que es el resultado de lo siguiente: - Costos y gastos operativos excesivos - Alta carga financiera - Bajos volumenes de ventas b) Rentabilidad sobre activos totales Permite establecer el margen de rentabilidad que obtiene la empresa a través de la administración eficiente de los recursos (activos totales).

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