INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

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1 INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARACONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN, ORGANIZACIÓN, EMPAQUE, TRANSPORTE, DISTRIBUCIÓN, RECOLECCIÓN, CUSTODIA Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS PRUEBAS QUE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA APLICARÁ A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMISIONES, DURANTE EL AÑO 2012, ASÍ COMO EL SERVICIO DE EMPAQUE, CUSTODIA Y TRANSPORTE DE HONORARIOS A PERSONAL EXTERNO QUE PRESTE SUS SERVICIOS DURANTE LA APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS Página 1 de 5

2 INTRODUCCIÓN Dentro del plazo estipulado en el Cronograma del Pliego de condiciones del presente proceso de invitación pública, presentaron preguntas y observaciones al pliego de condiciones las siguientes empresas, y se procede a su respuesta por la Universidad como se relaciona a continuación: La empresa Thomas Greg & Sons de Colombia mediante correo electrónico remitido el 29 de febrero de 2012 a las 9:52 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1: Respecto de la minuta del contrato respetuosamente solicitamos limitar la responsabilidad hasta un valor equivalente al 100% del valor del contrato como monto máximo de indemnización integral por concepto de los daños y perjuicios reales que se puedan causar a la Universidad Nacional de Colombia. No se acoge la solicitud. Una vez realizada la revisión de la Minuta del Contrato del proceso no se encontró que ninguna estipulación trate del tema de la responsabilidad del contratista y el correspondiente porcentaje de indemnización por concepto de los daños y perjuicios reales que se puedan causar a la Universidad Nacional de Colombia, por lo tanto no se considera procedente. OBSERVACIÓN 2: Solicitamos nos aclaren si hacen falta los formatos 2 y 3 teniendo en cuenta que dentro de los documentos anexos al pliego se encuentran el número 1, número 4 y número 5. Se aclara que no existen dichos formatos en el contenido del pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 3: Teniendo en cuenta que el valor unitario por peso transportado por concepto de pago de honorarios se cotiza en centavos y que en el formato número 4 Propuesta económica están solicitando un subtotal antes de IVA que se calcula con la sumatoria de todos los valores unitarios donde se incluye el pago de honorarios cotizado en centavos, les solicitamos modificar el numeral 3.13 del capítulo tercero condiciones generales de la propuesta contenido en la página 9 en el sentido que solamente se permitan utilizar centavos para el pago de honorarios y que los valores unitarios de los cuadernillos no tengan centavos. La observación no procede. De acuerdo con el numeral 3.13, en la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, sin centavos. Sin embargo, para facilitar la presentación de los precios, sin centavos, se procede a modificar el formato número 4 Propuesta económica así como la fórmula VTP que se desprende del mismo formato, mediante adenda. OBSERVACIÓN 4: En el numeral del capítulo 6 página 21 literal a) solicitamos nos aclaren si la hoja de respuestas de lectura óptica que requiere el cuadernillo plegado TIPO A parte 1 se utiliza también para el cuadernillo plegado TIPO A parte 2. Se aclara que la hoja de respuestas de lectura óptica que requiere el cuadernillo plegado TIPO A parte 1 se utiliza también para el cuadernillo plegado TIPO A parte 2; es decir, cada aspirante requiere una sola hoja de respuestas. Página 2 de 5

3 OBSERVACIÓN 5: En el numeral Aplicación Pregrado página 21 literal b, especifican que el cuadernillo plegado TIPO B lleva una hoja de respuestas de lectura óptica, esta hoja tiene el mismo diseño y color de la hoja de respuesta del cuadernillo plegado TIPO A? Se aclara que la hoja de respuestas de lectura óptica que requiere el cuadernillo plegado TIPO A puede tener diseño diferente a la hoja de respuestas de lectura óptica que requiere el cuadernillo plegado TIPO B. En todo caso, cumpliendo con lo establecido en el numeral 6.2 del pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 6: Teniendo en cuenta que la Universidad debe realizar una aprobación de la totalidad de las hojas de respuestas personalizadas y que el tiempo requerido por la Universidad Para la aprobación es de dos días hábiles según lo especificado en el numeral , página 22 Impresión y personalización del material respetuosamente, solicitamos nos entreguen los archivos para la personalización de las mismas con 20 días hábiles antes de la fecha programada para la aplicación de las pruebas de admisión a los aspirantes a ingresar a la Universidad Nacional de Colombia en todas sus sedes. La observación procede. Se acepta la solicitud y se procede a realizar las respectivas modificaciones al numeral Archivo de originales. OBSERVACIÓN 7: Favor aclarar el tiempo de duración que tendrá la prueba una vez entregado el cuadernillo plegado TIPO A parte II y en qué momento se debe recoger. Se aclara que el tiempo de duración de la aplicación que tendrá la prueba, una vez entregado el cuadernillo plegado TIPO A parte 2, es de 90 minutos y que se debe recoger una vez transcurrido ese tiempo. OBSERVACIÓN 8: Favor aclarar una vez terminada la prueba en la que aplica cuadernillo TIPO A parte I y parte II cómo se debe empacar este material para traerlo a Bogotá? Se aclara que una vez terminada la prueba en la que se aplica cuadernillo TIPO A, el empaque y transporte hacia Bogotá se debe realizar conforme se describe en los numerales y OBSERVACIÓN 9: Como los cuadernillos cosidos al lomo serán de un color diferente para cada ciudad, les agradecemos se tenga en cuenta que el archivo digital con la información de los originales que la Universidad Nacional entrega debe clasificarse no solo por aspirante y si no también por ciudad. Se aclara que los archivos contendrán la información del color requerido para el cuadernillo del aspirante. OBSERVACIÓN 10: Solicitamos nos aclaren si la aprobación de la totalidad de las hojas de respuesta personalizadas aplica Página 3 de 5

4 para todas las pruebas de pregrado, de ser así solicitamos que para las pruebas con cuadernillos inferiores a nos entreguen los archivos para la personalización de las mismas con 12 días hábiles de antelación a la aplicación de la prueba. Se aclara que el requerimiento sólo aplica para la aplicación de las pruebas de admisión a los aspirantes a ingresar a la Universidad Nacional de Colombia, en todas sus Sedes, bajo la modalidad Aplicación Pregrado. La empresa Cadena S.A. mediante comunicación y correo electrónico remitido el miércoles 29 de febrero de 2012 a las 4:54 p.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1: Es posible subcontratar servicios sin la necesidad de conformar UT? No es posible. De conformidad con el numeral 1.8 del PLIEGO DE CONDICIONES, sólo podrán participar en la presente invitación pública, LAS PERSONAS JURIDICAS, que INDIVIDUALMENTE, o en asociación empresarial constituyendo CONSORCIO O UNION TEMPORAL, acrediten o contemplen en su objeto, la impresión de documentos de seguridad, la movilización y transporte de valores o su custodia, el recibo, transporte y entrega de documentos, elementos y encomiendas a nivel nacional, actividades mercantiles que también se evidencian para su acreditación en el numeral del pliego. En ese mismo sentido, la regla del pliego de condiciones, consignada en el numeral 4.3.1, DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA, exige que el proponente allegue con su propuesta certificación de 3 contratos que contengan, entre otras informaciones, que el objeto que pretende certificar involucre actividades mercantiles o la prestación de servicios de impresión, organización, empaque transporte, distribución, recolección, custodia y disposición final de valores. Por lo anterior, el proponente que participe en el presente proceso contractual está obligado a acreditar y probar la prestación de servicios tanto en su objeto comercial, como en su experiencia, las actividades que relaciona el OBJETO DE LA PRESENTE INVITACION PUBLICA, excluyendo normativamente de la participación como PROPONENTE, cualquier forma INDIRECTA de intermediación comercial por SUBCONTRATO. OBSERVACIÓN 2: Según lo solicitado en el numeral Material por salón. Solicitamos nos informen si Se requieren especificaciones especiales para las bolsas de seguridad? Tal como se describe en el numeral , las bolsas de seguridad deben poseer las condiciones de tamaño, calibre y sellado, tales que permitan evidenciar el más mínimo intento de apertura no autorizado y EL OFERENTE debe especificar en su propuesta las medidas de seguridad que adoptará. OBSERVACIÓN 3: De acuerdo con el numeral en el cual se especifica debe contar con funcionarios con experiencia comprobable en la administración de material de exámenes, Solicitamos nos aclaren qué experiencia específica se solicita? Se clara que la experiencia específica del personal debe estar relacionada con la administración de Página 4 de 5

5 material de exámenes, teniendo en cuenta que, tanto el material de examen como la información del examen, son de carácter confidencial en todas y cada una de las etapas del proceso. OBSERVACIÓN 4: Según el numeral Entrega del material en el cual se especifica: Los funcionarios del PROPONENTE, debidamente identificados, deberán permanecer en el lugar de la aplicación durante toda la jornada de examen y deben seguir las instrucciones de los delegados de la UNIVERSIDAD, de acuerdo con las guías de procedimiento previamente entregadas al PROPONENTE por la UNIVERSIDAD, solicitamos nos determinen con cuánto tiempo de anterioridad tendremos el procedimiento? Se aclara que las guías de procedimiento se entregarán o estarán disponibles el mismo día de la adjudicación del contrato. OBSERVACIÓN 5: Según el numeral 6.7 VISITA A LAS INSTALACIONES DEL PROPONENTE se explica que: La UNIVERSIDAD dispondrá, por medio de uno o varios de sus funcionarios, una visita a las instalaciones del PROPONENTE, previa concertación de fecha y hora, con el objeto de conocer el procedimiento que se surte en las etapas objeto de la contratación. Solicitamos nos informen En qué momento se realizará la visita?, antes o después de la adjudicación? Esto con el fin de tener claro que una vez adjudicado el contrato se realizarán modificaciones de infraestructura. Se aclara que la visita se realizará después de la adjudicación del contrato. OBSERVACIÓN 6: Por último solicitamos nos aclaren: de qué manera se realizara la identificación de los delegados de la U Nacional? Se aclara que los delegados de la Universidad Nacional se identificarán con el carné oficial de la Universida de Colombia o con su respectivo documento de identificación y asignación de la delegación. EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES Página 5 de 5