: Lily Beyer Román. Profesional Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional.

Transcripción

1 Página 1 de 10 De Para : Lily Beyer Román. Profesional Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional. : Karla Nieto Pizarro. Encargada Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional. Asunto : de Seguimiento de las Actividades de Capacitación 2007 Fecha : 4 de Diciembre de Durante el año 2007, la Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional ejecutó un programa de seguimiento a las actividades de capacitación a propósito de lo establecido en los requisitos técnicos y medios de verificación para el Sistema de Capacitación. Dichos requisitos establecen que es necesario evaluar las actividades de capacitación con 12 o más horas de capacitación considerando lo siguiente: a. Evaluación de Satisfacción (reacción), en funcionarios capacitados en actividades de al menos 12 horas de duración b. Evaluación de Aprendizaje de los funcionarios participantes de actividades que involucran al menos el 60% del presupuesto de glosa. c. Evaluación de Aplicación de lo aprendido en el puesto de trabajo, en al menos el 5% de los funcionarios capacitados en el periodo. Esta Unidad estableció que el programa de seguimiento, en cualquiera de sus etapas siendo obligatoria la evaluación de satisfacción, se aplicaría a todas las actividades que considerando la ejecución presupuestaria, tuvieran 12 o más horas de desarrollo, considerando que el seguimiento pudiera no ser continuo ya que algunas actividades por su naturaleza, no realizan evaluación de conocimiento. Este informe dará cuenta de las actividades de capacitación que han finalizado antes del 26 de Noviembre de 2007 y se dará cuenta brevemente de los principales hitos y observaciones así como los indicadores asociados a cada evaluación. Es necesario destacar que el Sistema de Capacitación al finalizar el ciclo de una actividad confecciona una ficha, Ficha de seguimiento de la actividad de capacitación, que la describe y permite conocer los detalles respecto al seguimiento realizado. Este Informe consta de 4 puntos relevantes ya conocidos los antecedentes previos a su confección: I. De los instrumentos y áreas de evaluación II. Del universo evaluado. III. Resultados IV. Conclusiones y sugerencias.

2 Página 2 de 10 I. De los instrumentos de evaluación La evaluación de cada etapa de seguimiento será detallada a continuación: a. Evaluación de satisfacción El instrumento, confeccionado y aplicado por profesional de la Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional, es una encuesta que a través de preguntas cerradas y abiertas, que evalúa luego de contar con la nómina de asistentes aprobados los siguientes aspectos: - Infraestructura - Relatores - Participación y expectativas en futuras actividades. Existen tres variaciones del instrumento que originan cambios en el nombre del instrumento según la modalidad de la actividad: Presencial, E-learning u Otras modalidades (que considera seminarios y congresos de especialización). Cabe señalar que en la Ficha de seguimiento de la actividad de capacitación se considera la información que la OTEC entrega a propósito de los instrumentos que ella ha aplicado. b. Evaluación de conocimiento Los instrumentos son diseñados por los propios organismos capacitadores de acuerdo a lo solicitado a las bases técnicas, las características del curso o que la institución ha generado previamente. Si una actividad, contempla un proveedor único, esta evaluación puede no realizarse debido a que no se ha establecido como requisito para su adquisición. La OTEC debe entregar si ha sido especificado, entrega a través de un informe, la nómina de los asistentes y aprobados y sus respectivos certificados. c. Evaluación de aplicabilidad Los instrumentos aplicados fueron diseñados por profesional de la Unidad de Capacitación y Desarrollo Organizacional y tenía como objetivo indagar la utilidad de los conocimientos adquiridos en las siguientes áreas: - Cambios en la calidad del trabajo - Cambios en el comportamiento del funcionario participante - Expectativas en relación a futuras capacitaciones. Los instrumentos aplicados fueron dos cuestionarios, uno dirigido a la jefatura directa y otra al funcionario participante. Estos pueden ser aplicados a través de las siguientes modalidades considerando la posibilidad de que el funcionario evaluado no se desempeñe en el Nivel central: 1. Entrevista con participante y jefatura 2. Encuesta telefónica y posterior envío a través de correo electrónico del formulario completo

3 Página 3 de Envío de formulario a través de correo electrónico o fax. Asimismo, se ha considerado como parte de esta actividad el seguimiento que han presentado en su propuesta las OTEC y remitido a la Unidad a través de un informe. II. Del universo evaluado. A continuación se presentan los principales datos numéricos relevantes en este proceso de evaluación: N de actividades con seguimiento *Existen 4 actividades aun en 33 ejecución al momento de realizar el informe N total de actividades con costo 41 N total de participantes en act. de capacitación con seguimiento 148 N de encuestas recibidas de participantes aprobados 103 N de funcionarios participantes de seguimiento en puesto de trabajo N de funcionarios participantes al 26 de noviembre Los siguientes son los indicadores más relevantes para el proceso, considerando que se han cumplido a totalidad con los requisitos técnicos y medios de verificación para el Sistema de Capacitación. Porcentaje encuestas recibidas (N de encuestas recibidas de participantes aprobados*100)/ N funcionarios aprobados) 76,30% Porcentaje de participantes de capacitación con seguimiento en puesto de trabajo (N de funcionarios participantes de seguimiento en puesto de trabajo*100)/ Funcionarios participantes de capacitación 22,75%

4 Página 4 de 10 Porcentaje de actividades de capacitación que poseen seguimiento (N de actividades a las que se les ha realizado seguimiento*100)/n total de actividades realizadas 80,49 Porcentaje de curso con evaluación de satisfacción (N de actividades evaluadas con más de 12 horas*100/n total de actividades de capacitación con más de 12 hrs) 87,88 Considerando estos elementos, se ha realizado el seguimiento en puesto de trabajo en más del 5% de los funcionarios capacitados, se han realizado evaluaciones de satisfacción en el 87, 88% de las actividades de capacitación y el 58, 54% de las actividades ejecutadas hasta el momento contemplaron evaluación de conocimientos. Considerando, el seguimiento a realizar en las actividades con más de 12 horas que se debía realizar, se consideró este pese a que algunas actividades no contemplaran evaluación de conocimiento. III. Resultados Los resultados serán presentados de manera global considerando todas aquellas actividades que han sido seguidas. Los resultados se presentarán de acuerdo al tipo de evaluación realizada: a. Evaluación de Satisfacción Considerando que las encuestas de evaluación de la satisfacción consideraron las siguientes factores: - Infraestructura: todo lo que guarda relación con las condiciones del lugar, apoyo audiovisual y apoyo que posibilitan el aprendizaje. - Relatores: se refiere a las características de la o las personas que han entregan los conocimientos o son mediadores en el proceso de aprendizaje. - Participación y expectativas en futuras actividades: da cuenta de los efectos y percepción inmediata de la capacitación en el funcionario participante. A continuación se presentan los principales resultados según factor evaluada: - Infraestructura: La evaluación general de aquellas actividades presenciales fue Buena y el desglose muestra lo siguiente de acuerdo a los componentes de este factor según la siguiente figuras:

5 Página 5 de 10 INFRAESTRUCTURA Actividades Presenciales con evaluación de conocimiento Organización general del curso Niveles obtenidos 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 1 Nivel de los contenidos Utilizacion pertinente de medios audivisuales Comodidad del aula Ambiente grupal Horario escogido Area evaluada Entrega de material de apoyo INFRAESTRUCTURA Seminarios -Congresos y otros Organización general del curso Nivel obtenido 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 1 Area evaluada Nivel de los contenidos Utilizacion pertinente de medios audivisuales Caracteristicas fisicas Entrega de material de apoyo Espacios de participación e interacción

6 Página 6 de 10 Estando evaluadas el 87,88% de las actividades de capacitación evaluadas y considerando que este año no se adquirieron actividades con modalidad online, la evaluación de la infraestructura contempló actividades presenciales con y sin evaluación de conocimientos (seminarios, congresos de especialización), la mayoría de las áreas contemplados fueron evaluados satisfactoriamente, no registrándose evaluaciones regulares o insatisfactorias salvo en determinadas componentes de determinadas actividades. La actividad cuya evaluación fue más baja fue, con una calificación de Adecuado en relación a este factor, fue el curso Planilla de Cálculo Excel Básico e Intermedio para la Región de Antofagasta, siendo evaluada como Deficiente la entrega de material de apoyo de dicha actividad. La actividad mejor evaluada fue Ceremonial y protocolo, en la cual participó un funcionario del nivel central que calificó como Excelente todos los elementos constituyentes de este factor. A continuación se presenta una tabla resumen con los resultados según área evaluada: Tipo de actividad Actividades presenciales Seminarios-congresos con evaluación de otros Áreas evaluadas conocimiento Organización general del curso Excelente Excelente Nivel de los contenidos Excelente Excelente Utilización pertinente de medios audiovisuales Excelente Comodidad del aula No evalúa Ambiente grupal Excelente No evalúa Horario escogido No evalúa Entrega de material de apoyo Características físicas del lugar No evalúa Excelente Espacios de participación e interacción No evalúa y - Relatores Dado que las características de las actividades de los seminarios de especialización y congresos no evalúan la calidad de los relatores, solo se consideraron aquellas actividades con evaluación de conocimiento. En el cuadro siguiente se presentan los niveles obtenidos según área del factor evaluado: Componente del factor Nivel obtenido 1. Utilización de casos prácticos 2. Dominio de los Excelente

7 Página 7 de 10 contenidos 3. Generación de espacios de participación 4. Motivación 5. Manejo grupal La actividad que obtuvo el menor nivel de satisfacción a nivel de Relator/es, con una calificación de Deficiente, fue el curso Planilla de Cálculo Excel Básico e Intermedio para la Región de Antofagasta, siendo evaluadas como Deficiente todas las áreas, excepto el ámbito de dominio de los contenidos. Actividades cuyos relatores fueron evaluados como Excelentes fueron las siguientes: 1. Inglés para programar y agendar reuniones de trabajo y de negocios- Nivel Central 2. Curso Planilla de Cálculo Excel Intermedio Nivel Central 3. Curso Planilla de Cálculo Excel Intermedio III región 4. Curso Planilla de Cálculo Excel Intermedio VIII región 5. Ceremonial y protocolo Nivel Central 6. Gestión de Calidad Diplomado Nivel central 7. Balance Scorecard Nivel central 8. Contabilidad y Presupuesto Nivel Central 9. Curso-Taller Calidad de Vida Laboral y Motivacional Seremitt III - Participación y expectativas en futuras actividades. Este análisis cualitativo, surge de la opinión entregada por los usuarios en relación a su participación en las actividades. La mayoría de los entrevistados agradece a través de las encuestas, la posibilidad de seguir perfeccionándose en las áreas en las que se ha capacitado y agradece el espacio de interacción con sus compañeros. Los funcionarios consideraron su asistencia como una posibilidad de actualización en el caso de postulaciones y en el caso de las designaciones pudieron determinar una posibilidad de perfeccionamiento. Los funcionarios siempre dejan abierta la posibilidad de participar en actividades similares. Las áreas deficitarias en la mayoría de las actividades se concentraron en quejas respecto al horario, por ejemplo, en jornadas completas por más de dos días que impiden el regular quehacer al interior de la Subsecretaria. Asimismo, se da cuenta de la periodicidad de las jornadas de capacitación que al tener jornadas completas sucesivas, limitan la asimilación de los conocimientos. A continuación se presenta un resumen de las evaluaciones generales de los cursos realizadas por los funcionarios participantes:

8 Página 8 de 10 Áreas evaluadas Infraestructura Tipo de actividad Actividades presenciales con evaluación de conocimiento Buena Seminarios-congresos otros Excelente y Relatores Buena No evalúa este factor Promedio de la Evaluación general de las actividades Buena Buena b. Evaluación de Conocimiento. Las actividades fueron evaluadas por las propias OTEC una vez finalizados los cursos. Los informes de dichos reportes se encuentran detallados en los informes y/o certificados que entrega la OTEC o la institución que evalúa el curso. Es importante señalar que la relación establecida entre el número de participantes de capacitación y las personas participantes aprobadas, da cuenta de que el 63, 98% del total de participantes de actividades de capacitación fue evaluado y que el 91,21% de los participantes en cursos de más de 12 hrs. fueron aprobados 1. No se ha elaborado un índice de reprobación pero si se mantiene en las fichas de seguimiento de capacitación el número de reprobados o desertores en cada actividad. Un ejemplo de análisis de la evaluación es el presentado para el curso de auditoria interna de calidad presentada por Ultrateknos realizado en Octubre de A continuación se presenta los comentarios que surgen en un informe tras la aplicación de un instrumento de aplicación de conocimientos adquiridos al término de la actividad. Evaluación de la actividad de capacitación La gran mayoría de los participantes del curso siente haber logrado los objetivos esperados y podría transmitir a otros lo aprendido, de hecho, el 100% está en condiciones de aplicar lo aprendido en esta actividad de capacitación. También existe unanimidad con respecto del método de capacitación (capacitación activa), en el sentido de que el curso fue activo, entretenido, aplicado a las actividades de la y las de cada participante en su puesto de trabajo. Dispersión de resultados. La mayoría obtuvo con ventaja el logro con un promedio 6.24, equivalente al 90% general. Se recomienda que todos quienes obtuvieron un promedio inferior a 75% sean reforzados en la aplicación de los principios ISO en su puesto de trabajo por sus compañeros quienes han obtenido una calificación de 100% del logro, mediante acompañamiento en las auditorias in situ. 1 Considera las actividades que han finalizado en su ejecución al momento de elaborar este informe y han informado a la Unidad de capacitación y Desarrollo Organizacional sobre el número de aprobados y asistentes.

9 Página 9 de 10 c. Evaluación de seguimiento En el primer de año de implementación de este programa se aplicó la encuesta de seguimiento y se consideró como participantes de esta actividad a los participantes y a las jefaturas. El criterio de selección consideró actividades que considerando un seguimiento antes del fin del mes de Octubre, fueran actividades que contemplaran diversas modalidades de ejecución, como cursostalleres, seminarios, diplomados y congresos. La evaluación de esta actividad registrada a través del cuestionario firmado por los evaluados contempló la participación de funcionarios y sus jefaturas. Cabe señalar que los participantes agradecieron la posibilidad de ser consultados y que se demostrara preocupación por su proceso de aprendizaje y aplicación de lo aprendido. Respecto a las áreas evaluadas, los resultados son los siguientes: - Cambios en la calidad del trabajo Las jefaturas perciben cambios a nivel de calidad del trabajo, sobretodo en las actividades presenciales con evaluación de conocimientos, pudiendo dar cuenta situaciones concretas que ejemplifican el actuar. En el caso de congresos y seminarios, Los cambios más observables por las jefaturas dan cuenta de cambios a nivel de motivación y calidad en el trabajo, teniendo en la mayoría de los casos impacto en la propia motivación como jefatura. - Cambios en el comportamiento del funcionario participante Entre los cambios observables por las jefaturas se señalan un aumento en la motivación y seguridad para asumir nuevas tareas, mejora en la gestión de la información entre otros cambios siendo muy destacado el rol del reconocimiento que le manifiestan los funcionarios participantes. Los funcionarios señalan que participar en actividades de este tipo les ha motivado seguir perfeccionándose y que aportan también a su desarrollo personal. En algunos casos, el perfeccionamiento en ciertas áreas temáticas ha ocasionado que algunos funcionarios reciban criticas menos constructivas de sus pares respecto a la rigurosidad que aplican en determinados procedimientos. - Expectativas en relación a futuras capacitaciones. Las jefaturas son capaces de proponer en el documento, funcionarios de su equipo que puedan participar en actividades similares. Los funcionarios evaluados manifiestan el deseo de seguir participando en actividades de capacitación en la misma línea que los cursos en los que han participado. Algunos logran

10 Página 10 de 10 establecer una relación directa entre el compromiso y los deseos de aportar al Servicio con nuevos conocimiento a través de la capacitación IV. Conclusiones y sugerencias En general, los funcionarios evaluaron positivamente (Nota 6,1) las actividades de capacitación a nivel de infraestructura, relatores y la propia participación. Asimismo, se destaca el alto porcentaje de aprobación de los cursos (91,21% en cursos de más de 12 horas) considerando que aun existen actividades en ejecución y que aun no arrojan resultados respecto a la aprobación. La mayoría de los evaluados en sus puestos de trabajo han aplicado sus conocimientos en su puesto de trabajo. Lo arrojado a nivel de satisfacción permite señalar que en general las actividades están bien organizadas y cuentan con una buena infraestructura. Sería positivo para la Unidad establecer algún tipo de control adicional en las clases iniciales a fin de poseer algún tipo de reacción inmediata acerca de las condiciones que permitan el adecuado desarrollo de los procesos de enseñanza aprendizaje y efectuar acciones inmediatas en caso de detectarse algún problema. Es importante atender a la necesidad de establecer horarios que no dificulten las actividades diarias de los funcionarios, ya que eso genera un monto de insatisfacción o generan distracción que puede incluso hacer peligrar el logro de objetivos. El nivel de satisfacción en relación a los relatores es considerado de bueno a excelente lo que permite señalar que el mediador o relator en los procesos logró los objetivos en la transmisión del aprendizaje, motivación y manejo del grupo. La percepción global de las actividades es satisfactoria, buena en el caso de actividades presenciales y excelente en el caso de congresos y seminarios. Respecto al seguimiento realizado, se destaca la buena participación en esta nueva actividad de parte de los participantes y sus jefaturas. Este tipo de seguimiento permite confirmar el valor agregado que la capacitación tiene en los funcionarios a nivel de desarrollo personal y motivación, siendo considerado incluso como un reconocimiento por parte de los superiores y de la propia institución hacia ellos. La utilidad de las capacitaciones pudo ser detectada a través de la ejemplificación por parte de los evaluados de situaciones cotidianas donde aplicaron los conocimientos adquiridos y de una mejora en la motivación respecto a las funciones actuales tanto de jefatura y funcionarios participantes existiendo consistencia entre las percepciones de ambos grupos evaluados. /LBR07