Mas de Socios en Ibero América CLUB TABLERO DE COMANDO

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1 Mas de Socios en Ibero América CLUB TABLERO DE COMANDO El conocimiento es un bien que crece cuanto más se lo comparte Prof. Mario Héctor Vogel Antes del DOMINGO bajar GRATIS Artículos Tesis Monografías Papers ingresá en: Prof. Mario Hector Vogel 5 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARIA BALANCED SCORECARD APLICADO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LAS UNIVERSIDADES CONTENIDO: 1. Qué es el BSC? 2. En que se fundamenta? 3. Cuáles son los aportes o beneficios? 4. Propuesta para operativizar un Plan Estratégico, con la aplicación del Balanced Scorecard 5. Conclusiones 01 6

2 MARCO DE REFERENCIA Las Universidades como cualquier otra organización, deben ser conscientes de que el futuro ya no es la prolongación del presente, necesitan anticiparse al impacto de las fuerzas que interactúan en su entorno, creando e innovando sus propios instrumentos de gestión e implementando estrategias que les permita asegurar los resultados que se han propuesto alcanzar institucionalmente. Contar con Planes Estratégicos en la gestión de las universidades, en el que estén definidas la visión, misión y objetivos estratégicos a lograrse en un determinado periodo, ya no es suficiente, necesitamos contar con herramientas sistémicas que nos ayude a monitorear la implementación del Plan Estratégico y controlar sus resultados a través de indicadores. Esta nueva herramienta sistémica, es conocido como el BALANCED SCORECARD (Tablero de mandos estratégico, o Tablero de Comando) que nos permitirá alinear las iniciativas y esfuerzos individuales hacia el logro de los objetivos estratégicos, para demostrar a la comunidad que estamos creando valor: para la Sociedad, acreditando la pertinencia de las principales funciones de docencia, investigación y extensión; para los Clientes, brindando servicios de calidad; para la Universidad, representada por su órgano ejecutivo (Consejo Universitario), teniendo procesos de calidad en la generación de sus productos y servicios y asegurando un Presupuesto equilibrado; y para el talento Humano, creando espacios para la creatividad y facilitando el aprendizaje en conjunto, haciendo que conozcan la lógica de nuestra misión y visualicen claramente su contribución en la creación del valor agregado. En este ambiente, todos contribuyen sobre lo que otros ya avanzaron, el pasado construye el presente, y éste el futuro Qué es el Balanced Score Card -BSC? (Tablero de Mando o Tablero de Comando) Es una herramienta de gestión estratégica, originalmente desarrollado por el Profesor Robert Kaplan de la Universidad de Harvard y David Norton de Nolan & Norton, que permite gerenciar cualquier tipo de empresa u organización, en forma Integral, Balanceada y Estratégica. 03 8

3 Integral, Balanceada y Estratégica INTEGRAL: Permite ver a una empresa u organización como un todo, a través de un conjunto coherente de indicadores agrupadas en cuatro perspectivas básicas: Financiera (accionistas), clientes, procesos, aprendizaje y crecimiento (recursos.humanos). BALANCEADA: En el pasado, el aspecto financiero era uno de los indicadores más importantes, y hasta quizá el único que realmente se tomaba en cuenta para evaluar la gestión de una empresa, en la actualidad, la estrategia de la empresa debe estar balanceada, es decir la gerencia debe tener en cuenta no solamente los indicadores financieros (que da cuenta sobre lo que ya pasó y que nos dice nada sobre el clima laboral, la satisfacción del cliente, sobre la calidad en los procesos para generar un bien o prestar un servicio ), sino también los indicadores no financieros de entrada, proceso y resultado, especialmente de los intangibles, que en un contexto competitivo son los que marcan la diferencia en cualquier empresa y/o institución. ESTRATÉGICA: El Balanced Scorecard permite contar con objetivos estratégicos relacionados entre sí, por medio de un mapa de enlaces de causa-efecto, facilitando a los Directivos de una empresa, comunicar la estrategia, asignar responsabilidades y gerenciar por resultados a través de un conjunto de indicadores relacionados (cruzados) construidos entre todas las áreas y en forma consensuada, no permitiendo que un área sobresalga a costa de otra u otras áreas de la empresa, si no que, haciendo que todos conozcan de que modo contribuyen a la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa En qué se fundamenta? Se. basa en CUATRO PERSPECTIVAS O DIMENSIONES FINANCIERA Satisfacer las expectativas de los accionistas CLIENTES Satisfacer las expectativas de los clientes Visión y Estrategia PROCESOS INTERNOS Ser eficaces de forma eficiente APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO El talento humano, como la principal fuerza impulsora de innovación y desarrollo 05 10

4 Ejemplo Cuáles son los aportes y/o beneficios? RESULTADOS ECONÓMICO- FINANCIEROS (+) SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES MEJORA EN LOS PROCESOS MEJORA EN LAS CAPACIDADES HUMANAS FINANCIERA Retorno de la inversión con valor agregado CLIENTE Participación y posicionamiento en el mercado Asegura la satisfacción, retención y fidelización del cliente. PROCESOS INTERNOS Identificación de los procesos críticos (costo, calidad, oportunidad), creación de nuevos productos Mantener altos standares de eficiencia, con adecuado uso de tecnologías y sistemas de información APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Capacidad de la empresa para aprender y crecer Clima laboral y organizacional favorable, a partir de satisfacción del recurso humano, como la principal fuerza impulsora de innovación y desarrollo. Competencias (talento, conocimiento, habilidades) Tenología (sistemas, redes, base de datos), clima para la acción (identidad, compromiso) Aplicación del Tablero de Comando a la Gestión Universitaria PROPUESTA PARA OPERATIVIZAR UN PLAN ESTRATÉGICO, A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DEL TABLERO DE COMANDO BALANCED SCORECARD- BSC 07 12

5 DISEÑO DEL PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO FORMULACIÓN ESTRATÉGICA Plan Estratégico FORMULACIÓN OPERATIVA Plan y Presupuesto Operativo DEFINICIÓN Y FORMULACIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Resultado del análisis DOFA OBJETIVO ESTRATÉGICO Que queremos lograr META Y/O INDICADOR Con que indicador mido el logro del objetivo (qienes somos) (donde queremos estar) IDENTIFICACIÓN DE FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS Diagnóstico interno y externo (donde estamos) PLANES Y PROGRAMAS Qué Actividades y/o iniciativas debo programar, para lograr la meta y/o indicador propuesto CONTROL DE LA IMPLEMENTACIÓN OPERATIVA PROPUESTA PARA OPERATIVIZAR UN PLAN ESTRATÉGICO, A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DEL BALANCED SCORECARD- BSC Perspectivas Comunidad y Sociedad Clientes (Postulantes, alumnos, egresados, graduados y titulados) Procesos Aprendizaje y Crecimiento Vinculación efectiva con el Estado, la Empresa y la Sociedad Civil (Programas de Extensión y Proyec. Social) Calidad en Docencia e Investigación Aumento y mejora permanente de los Serv. de apoyo académico y Bienestar Estudiantil Control de Ingresos, Costos y Gastos (Presupuesto equilibrado) Gobierno y Administración Medios de Comunicación Corporativos Factores-claves claves Sistemas de información corporativos Calidad en los Procesos de Enseñanza - Aprendizaje Infraestructura y Tecnologías Selección de las Mejores Capacidades Humanas 14 09

6 COMUNIDAD Y SOCIEDAD MAPA ESTRATÉGICO DE LAS RELACIONES DE CAUSA EFECTO DE LA PROPUESTA Lograr una vinculación efectiva con el Estado, la empresa y la Sociedad Civil CLIENTE Misión PROCESOS Gestión CAPACIDADES HUMANAS Mejorar permanentemente de los Servicios de Apoyo Académico y de Bienestar Estudiantil Integrar los planes Estratégicos operativos con el Presupuesto utilizando el BSC Tener calidad y pertinencia en las funciones de Docencia e Investigación Difundir los elementos axiológicos de la Universidad Mantener Un Presupuesto equilibrado Maximizar los beneficios de la tecnología y sistemas de información Tener Calidad en los Procesos De Enseñanza - Aprendizaje Automatizar los servicios académicos y administrativos Seleccionar las Mejores Capacidades Humanas Propuesta de indicadores de gestión Si no puedes medir, no podrás gerenciar R.Kaplan 11 16

7 PERSPECTIVA / FACTORES CLAVES OBJETIVO INDICADORES PROPUESTOS VALOR ACTUAL VALOR REF. COMUNIDAD Y SOCIEDAD VINCULACIÓN CON EL ESTADO, LA EMPRESA Y LA SOCIEDAD CIVIL CLIENTES Verificar la ejecución de convenios con fines de investigación, servicios y consultoría y evaluar el impacto de los programas de extensión y proyección social Facultades Acreditadas Convenios Firmados / en ejecución Eventos Auspiciados y realizados Programas de intervención social en ejecución DOCENCIA E INVESTIGACIÓN CALIDAD EN LA DOCENCIA CALIDAD EN LA INVESTIGACIÓN SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO Y DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Evaluar a través de una encuesta la calidad de los procesos de enseñanza y aprendizaje y evaluar los resultados alcanzados Hacer seguimiento de los proyectos de investigación como soporte de la Docencia y de la vinculación con el sector productivo y la sociedad civil Evaluar a través de una encuesta la calidad de los servicios de apoyo académico y de Bienestar Estudiantil que se brindan Excelente, Satisfactorio, No satisfactorio Aprobados %, Desaprobados %, Retirados % Nº de Docentes con Grado de Doctor y/o Magíster Proyectos: aprobados/ en ejecución concluidos/ patentados / Resultados Publicados Excelente Satisfactorio No satisfactorio PERSPECTIVA / FACTORES CLAVES OBJETIVO INDICADORES PROPUESTOS VALOR ACTUAL VALO R REF. INTERNACIONALIZA CIÓN Conocer el Nº de Alumnos que participan en programas de intercambio y movilidad estudiantil Alumnos en Programas de Intercambio y Movilidad DEMANDA EXPOST Verificar la inserción laboral de nuestros productos en forma dependiente y/o independiente, haciendo seguimiento para conocer sus requerimientos de actualización y especialización Egresados, Graduados, Post Graduados, Titulados Post Titulados DEMANDA EXANTE Hacer seguimiento de postulantes por colegios de procedencia, conocer opciones Profesionales e innovar las modalidades de admisión. Vacantes, Postulantes, Ingresantes Colegios con mayor número de Postulantes PROCESOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA, ECONÓMICA - FINANCIERA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Evaluar la gestión administrativa y financiera para mantener un presupuesto equilibrado, siendo eficaces de forma eficiente en todos los procesos académicos y administrativos Medir y evaluar los principales indicadores financieros Implementar Sistemas de Información, para realizar transacciones interactivas e interdependientes en tiempo real Ingresos por tasas educativas % Otros Ingresos % Presup. Funcionamiento (%) Presup. Inversión (%) Indices de Liquidez, Solvencia, Rentabilidad y de Gestión Procesos automatizados Procedimientos normalizados y/o estandarizados 13 18

8 PERSPECTIVA / FACTORES CLAVES OBJETIVO INDICADORES PROPUESTOS VALOR ACTUAL VALOR REF. INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍAS Evaluar los recursos infraestructurales de acuerdo al modelo académico ofrecido y Maximizar los beneficios de la tecnología para sistematizar los procesos Area académica construida por alumno Equipamiento de Laboratorios y Gabinetes Nº de computadoras, con acceso a INTERNET Material bibliográfico Nº de títulos y ejemplares, Nº de suscripciones especializadas APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO MEDIOS DE COMUNICACIÓN CORPORATIVOS Definir los medios, a través de los cuales la Comunidad Universitaria, internaliza la visión, misión, valores de la Institución y hace conocer sus objetivos para involucrar en su implementación Fascículo, Quincenario, Revistas, Memorias, Planes, Programas Radiales, etc. CAPACIDADES HUMANAS Seleccionar y evaluar las mejores capacidades humanas (alumnos, académicos y administrativos) Postulantes Regl. de Admisión Docentes y Jefes de Prácticas Regl. de Ascensos y Promociones Personal Administrativo Regl. de Carrera Administrativa ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE LA ERA TAYLORIANA Y LA ERA DEL CONOCIMIENTO (Seminario- Taller del Prof. M. Vogel) ERA TAYLORIANA El capital en primer lugar Indicadores financieros El presupuesto dispone La estrategia es tarea de pocos Empleados simples para tareas simples Area de recursos humanos ERA DEL CONOCIMIENTO El cliente y el empleado en primer lugar Indicadores financieros y no financieros La estrategia dispone La estrategia es tarea de todos Empleados identificados y comprometidos institucionalmente Area de talentos 15 20

9 Conclusiones EL PLAN DE NADA SIRVE, SI NO TENEMOS ÉXITO EN SU IMPLEMENTACIÓN LA CLAVE EN EL BSC, ES LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATEGIA El BSC, se basa en relaciones de causa-efecto. El BSC, ayuda a planificar, alinear, comunicar, controlar, motivar, incentivar y mejorar. El BSC, se basa en la participación efectiva, siendo indispensable el apoyo de todos los niveles Directivos El BSC, permite establecer objetivos en función a factores claves de éxito: Comunidad (impacto), clientes (misión), procesos (gestión), aprendizaje y crecimiento (talentos), y traduce la estrategia en un conjunto de indicadores financieros y no financieros. El BSC, permite contar con un Sistema de Información automatizada para el control de gestión El BSC, ayuda a suministrar información en tiempo real El BSC, ayuda a romper paradigmas tradicionales que no agregan valor a la misión y visión El BSC, ayuda a disminuir los costos operativos El BSC, ayuda a generar confianza en todos los niveles, por que todos saben de que manera contribuyen a la consecución de los objetivos institucionales, a través de un Liderazgo efectivo. El BSC, se puede utilizar como herramienta de gestión en las Universidades REFERENCIAS PERSONALES DE JUAN GUERRERO GONZALES Economista Colegiado Encargado de la Sección Planes y Programas de la Oficina de Planificación- UCSM, desde 1995 Co-Gestor del Centro Iberoamericano de Promoción Empresarial CIPE, en el marco del Programa de Cooperación Universidad-Empresa de la AECI España Secretario Técnico del VIII Seminario Nacional de Planificación Universitaria Miembro de la Fundación Latinoamericana de Calidad Socio del Club Tablero de Comando Estudios sobre Balanced Scorecard en la Escuela de Gestión y Economía Lima Participante en el I evento virtual sobre implantación de Balanced Scorecard Diplomado en Administración de la Educación Universitaria. Arequipa, 23 de abril del 2004 Ponencia presentada por el Econ. Juan Guerrero Gonzales, en el Seminario Gestión Administrativa de Calidad en las Universidades Privadas

10 Experiencia del CLUB TABLERO DE COMANDO en la UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA DE AREQUIPA-PERÚ Hemos facilitado la realización de dos Seminarios Talleres 23 Seminario- Taller: COMO CONSTRUIR UN TABLERO DE COMANDO FOTOS y TESTIMONIOS de los DECANOS participantes se encuentran en esta dirección, copiar y pegar en tu navegador decomando.com/taller/abril/bscunivcatolica.html O copia esta dirección para ver en tu navegador: ====================================== Y el Seminario- Taller: INDICADORES NO FINANCIEROS PARA EL PLAN ESTRATEGICO DE LA UNIVERSIDAD FOTOS y TESTIMONIOS de los DECANOS participantes se encuentran en esta dirección, copiar y pegar en tu navegador decomando.com/taller/abril/indiarequipa.html 24

11 Mas de Socios en Ibero América CLUB TABLERO DE COMANDO El conocimiento es un bien que crece cuanto más se lo comparte Prof. Mario Héctor Vogel Antes del DOMINGO bajar GRATIS Artículos Tesis Monografías Papers ingresá en: Prof. Mario Hector Vogel 25 (1)Taller Sensibilización In Company BSC + Indi NO F CONSUL- TORIA (2) Taller Sincronización objetivos.metas kpi Diseñar el BSC de la Organización CONSUL- TORIA Diseñar el BSC de cada Director Gerente Ruta Crítica de CONSULTORIA para la implementación de un BSC SINCRONIZADO Plazo (entre 90 y 180 días) (3) Instalación del Software CONSUL- TORIA EXCEL para todos los cargos (4) Auditorías Y Coaching de Apoyo y Seguimiento 26

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