GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CERTIFICACIONES BONOS PESIONALES

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1 CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Expedir certificaciones pensionales y laborales al personal activo y retirado de la institución. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud y termina con la entrega del Pensional 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Profesional de Gestión Institucional Área de Personal 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma (Decreto 1474 de 1997, Decreto 1513 de 1998, Decreto 1748 de 1995, Decreto 1158 de 1994) Historia Laboral 5. DEFINICIONES Bono Pensional: Es un documento, mediante el cual se hace el cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de los dos regímenes pensionales creados por la ley 100 de Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones, y se expide para el Instituto de Seguro Social y fondo de pensiones privados. laboral: Documento que hace constar el tipo de vinculación, cargo, salario y tiempo de servicio

2 CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 2 de 6 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES Recibir y radicar la solicitud de Revisión de la solicitud Revisar el tipo de solicitud Solicitar historia laboral Se recibe la solicitud a persona natural, fondo de pensiones o entidad que lo requiera. Cuando la solicitud es personalizada, se diligencia formato solicitud de para bono pensional y se radica la solicitud. Si es mediante oficio, éste será igualmente radicado. Se toma el formato o el oficio de solicitud y se verifica que contenga toda la información que se describe a continuación. Nombre y apellidos Número de Cédula Cargo Tipo de vinculación Dirección Teléfono Estado (activo o retirado) Fecha de la solicitud En caso de no contarse con toda la información se busca en la historia laboral y se complementa. Se revisa que tipo de solicitud es con el fin de establecer la fecha en la cual debe ser contestado. Si se trata de derecho de petición se dará prioridad sobre los demás requerimientos. Se solicita la historia laboral al encargado del archivo de gestión del área de Talento Humano o de archivo central de acuerdo al estado de la Historia y tipo de vinculación (planta, ocasional, contratista y/o convenio). Libro radicador de solicitudes y recibido Solicitud de Oficio o formato de solicitud de. Libro radicador de préstamo de Historia Laboral

3 CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 3 de 6 5. Revisión Historia Laboral Se revisa toda la historia laboral y se toman los datos necesarios dependiendo del tipo de vinculación, para la elaboración del y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente teniendo en cuenta los siguientes puntos. 1. Si la vinculación es, o fue como docente ocasional, se verifica en que tiempo laboró y cotizó. Las fechas admitidas son a partir de enero de 1997 hasta la fecha. 2. Si la vinculación fue por contrato, se verifica en que tiempo laboró y cotizó. Las fechas admitidas son desde enero 1997 hasta diciembre del Si la vinculación es o fue de planta o por convenio, se Elaborar oficio de respuesta de no expedición de bono Pensional. Elaborar el Pensional en los formatos 1, 2 y 3(B) o (A), establecido por el Misterio de Hacienda para la certificación laboral y salarial. verifica en que tiempo laboró y cotizó. De no haber vínculo y de no existir aportes, se elabora la respuesta mediante oficio, comunicando a los solicitantes que no están cubiertos por la normatividad vigente, se sigue a la actividad 10. Se elabora el Formato 1: identificación del trabajador que contiene: nombres y apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, periodos de vinculación laboral, entidad, cargo, interrupciones laborales no remuneradas, total días de interrupción, fechas de iniciación y finalización de aportes para pensiones, nombre completo de la caja o fondo al cual se hicieron los aportes y el Nit respectivo. Se elabora el Formato 2: Identificación del trabajador que contiene: nombres y apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, se determina la fecha base, entidad responsable para pensiones en la FB, se incluyen los factores para el cálculo del salario base y factores adicionales no netos para la determinación del salario base, determinación del salario base. Formatos 1, 2 y 3(B) o (A).

4 CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 4 de 6 Se elabora Formato 3. identificación del trabajador: nombres y apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, salarios mes a mes: año correspondiente al mes que certifica, mes que certifica, asignación básica mensual, gastos de representación, prima técnica, otros factores (Dto de 1994) y total anual incluyendo factores salariales Remisión de para firma Entrega de s Recepcionar guía de envió Archivo de documentos Archivo de copias de s Una vez elaborado el, se remite al Profesional de Gestión Institucional Área de Personal para su respectiva firma. Se hace entrega de los s así: Personal Natural: Se contacta telefónicamente al solicitante y para la entrega se hace firmar el recibido. Fondo Pensional: Se realiza comunicación oficial y se envía por correo. Se recibe de administración y recepción de documentos la copia del oficio y se radica el número de guía como un recibido. Se archiva la solicitud con su respectiva respuesta en las carpetas de archivo de correspondencia. Se relaciona en un formato de control de entrega de documentos para archivo, el nombre a quien se expide el, el No. De oficio, los reportes de Linix, la clase y números de formato, No. consecutivo, el No. De folios, entre otros y se entrega al encargado de archivo de gestión de Talento Humano para su respectivo archivo firmado Libro radicador de solicitudes y de recibido. Formato Control Entrega de Documentos para Archivo

5 CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 5 de CERTIFICACIONES LABORALES, SALARIALES Y DE APORTES Recibo de El auxiliar administrativo recibe la solicitud verbal por parte del 1. solicitud interesado Entrega formato de solicitud Recibo verificación formato solicitud Revisar documentos Elaborar y de de Entrega para firma de Recepción y organización de s Se entrega al solicitante un formato para que sea diligenciado por este, el cual contiene: fecha, nombre, cédula, tipo de vinculación e información que desea obtener. Se recibe el formato diligenciado y se verifica que los datos solicitados estén registrados claramente. Se revisa la Historia Laboral del solicitante o los archivos digitales existentes en Talento Humano para confirmar datos solicitados, según el tipo de vinculación: funcionario de planta, retirado, contratista, ocasional, catedrático, convenio, monitor. Se elabora el teniendo en cuenta si es por primera vez o se actualiza si ya está en la base de datos (archivos digitales) de Talento Humano, de acuerdo a los documentos de la historia laboral o a la información digital contenida en los los archivos del Área. Se entrega el al Profesional de Gestión del Área de Personal para la firma correspondiente. Se recibe del Profesional de Gestiòn Institucional del Area de Personal el (los) (s) firmado(s) y se organizan en carpetas por orden alfabético para posteriormente ser entregado al solicitante cuando lo requiera. Solicitud laboral Formato Solicitud laboral verificado Registro Consecutivo firmado Nota: el tiempo máximo para hacer entrega de un laboral, es de tres (03) días hábiles contados a partir de su solicitud

6 CÓDIGO AP-THU-PR-02 VERSIÓN: 4 VIGENCIA: 2012 Página 6 de 6 7. OBSERVACIONES: Los s no se expiden si no reposan en esta Área Historia Laboral o documentos que registren la vinculación del solicitante. Para elaborar los s se deben verificar con exactitud todos los datos solicitados 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 CAL-FO 17 Junio 30 de 2011 Actualización de Documentos 04 CAL-FO 17 Septiembre 30 de 2012 Actualización de Documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR Representante de la Dirección

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