Política de Comprobación de Gastos de 2015

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1 Política de Comprobación de Gastos de 2015 I. Disposiciones generales: 1. Las áreas de la Universidad Iberoamericana deben comprobar sus gastos mediante el envío a Contraloría de los archivos digitales (XML) que reúnan los requisitos establecidos por las disposiciones fiscales. Los gastos que no estén amparados con un archivo digital XML deben comprobarse mediante el reporte de comprobación de gastos que se encuentra disponible en el Portal de la Dirección de Finanzas (Solicitud de Pago>Comprobación de Gastos). 2. Los comprobantes fiscales digitales expedidos en territorio nacional deben reunir los siguientes requisitos fiscales: a) Datos de la persona que expide el comprobante: Nombre, denominación o razón social. Domicilio fiscal. Clave del registro federal de contribuyentes. Certificado de sello digital. b) Datos de la Universidad: Clave del registro federal de contribuyentes: UIB IT3. Razón social: Universidad Iberoamericana, A. C. (opcional) Domicilio: Prolongación Paseo de la Reforma 880, Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón, código postal México, D. F. (opcional) c) Otros datos: Número de folio asignado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o por el proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales. El sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Lugar y fecha de expedición. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra. El monto de los impuestos que en términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse. 3. Los gastos deben comprobarse con documentos fiscales digitales cuyo año de expedición corresponda al año en el que se ejerza el presupuesto. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

2 4. Gastos no autorizados: a) Donativos. b) Consumos en discotecas, bares y espectáculos públicos. c) Consumo o compra de bebidas alcohólicas. El consumo de vino está permitido siempre y cuando se destine para ceremonias o eventos académicos. El consumo de cerveza se aceptará siempre y cuando sea con alimentos, previa autorización del área de Administración de Espacios y Ceremonias Institucionales. d) Multas y recargos. e) Arreglos florales y frutales. f) Publicación de esquelas mortuorias. g) Renta de automóviles. h) Seguros y Fianzas. i) Cápsulas para cafetera j) Servicios de taxi con capacidad para más de 4 personas (camionetas). k) Gastos por servicio telefónico, tarjetas de telefonía celular o de larga distancia. l) Gastos por servicio de internet con una tarifa superior a $200 diarios. m) Gastos personales (lavandería, artículos de tocador, etc.). n) Renta de inmuebles (casa habitación). o) Comprobantes fiscales emitidos por establecimientos que sean propiedad de empleados de la Universidad o familiares de éstos. p) Compra de certificados de despensa o de regalo. q) Los gastos, cuyos comprobantes no reúnan los requisitos fiscales para su deducción y no cumplan con las políticas establecidas en el Vademécum de la Dirección de Finanzas. 5. El ejercicio presupuestario de los gastos que a continuación se señalan deben gestionarse a través de las entidades siguientes: Dirección de Recursos Humanos. Honorarios de: Clases de asignatura. Cursos y Diplomados. Oficina de Compras: Activo fijo. (Mobiliario y equipo de oficina, equipo de laboratorio y equipo de cómputo) Compra de vino para eventos académicos. El precio por botella no debe exceder de $ (ciento setenta pesos 00/100 M. N.). Consumibles de equipo de cómputo y software. Consumibles de laboratorio. Impresión de tarjetas de presentación y formatos internos. Materiales de limpieza. Papelería y artículos de oficina. Electrodomésticos (Cafeteras, microondas, dispensador de agua) Sobres y hojas membretadas. Suscripciones a revistas o periódicos. Artículos promocionales para publicidad institucional. Artículos deportivos Dirección de Informática: Accesorios y equipo de telefonía. Mantenimiento de equipo de cómputo y telefonía. Programas de cómputo (software). Servicio telefónico. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

3 Tóner para impresoras y fotocopiadoras. Dirección de Cooperación Académica: Becas para superación académica. Gastos de académicos visitantes. Gastos de formación y actualización académicas. Membresías institucionales. Dirección de Comunicación Institucional: Publicidad. Publicación de esquelas mortuorias. Desarrollo y/o actualización de páginas web. Biblioteca Francisco Xavier Clavijero: Bases de datos electrónicas. Libros para el acervo bibliográfico. Dirección de Publicaciones: Edición de libros impresos o digitales, videos y discos compactos. Dirección de Planta Física y Servicios Internos: Mantenimiento de instalaciones, mobiliario y equipo de oficina. Remodelaciones. Dirección de Operaciones y Servicios: Administración de espacios y ceremonias institucionales. Mensajería. 6. Gastos por comprobar: El ejercicio presupuestario de las subcuentas que a continuación se relacionan puede hacerse mediante la modalidad de gastos por comprobar o de reembolso. El plazo para su comprobación será de hasta 30 días naturales a partir de la fecha de pago. E109 Viajes y viáticos. E091 Capacitación y superación académica. E012 Honorarios para académicos visitantes (considerados en el Servicio Institucional) E131 Combustibles y lubricantes. E027 Derechos SEP. E070 Gastos de titulación. E033 Derechos de agua. E036 Energía eléctrica. Para ejercer el presupuesto de las subcuentas de gastos diferentes a las señaladas anteriormente es necesario enviar a Contraloría los archivos digitales a través del portal de finanzas. Plazo de comprobación: Las áreas deben comprobar los recursos económicos en un plazo no mayor que 30 días naturales a partir de la fecha de la entrega del cheque o la transferencia bancaria al beneficiario. Después del plazo antes señalado, el Sistema de Gastos por Comprobar bloqueará automáticamente el acceso al presupuesto. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

4 a) Prórrogas. Si el área no comprueba sus gastos dentro de los 30 días siguientes a la fecha del pago, Contraloría podrá otorgar una prórroga de acuerdo con las circunstancias del caso que exponga el departamento responsable de la comprobación. La Contraloría podrá otorgar un plazo máximo de 30 días más. Si el departamento no comprueba sus gastos dentro de los 30 días de la prórroga, tendrá que devolver los recursos, independientemente de las sanciones administrativas a que se haga acreedora. b) Cambio de responsable del área: En los casos de que haya cambio de responsable del centro de costos, éste tendrá un plazo de 60 días naturales para comprobar los pagos que estaban bajo la responsabilidad de su antecesor. El plazo mencionado iniciará a partir de la fecha en que entre en funciones el nuevo responsable. Si el nuevo responsable no comprueba los gastos dentro de los 60 días mencionados en el punto anterior, podrá solicitar una prórroga conforme al inciso a). c) Servicios institucionales: La Contraloría bloqueará el acceso al ejercicio presupuestario de las áreas que utilicen los servicios institucionales cuando éstas no comprueben sus gastos conforme a los plazos establecidos en esta política. 7. Reembolso de Gastos: Los comprobantes fiscales de las solicitudes de pago cuyas subcuentas de gastos sean distintas a las mencionadas en el punto anterior (gastos por comprobar) deberán entregarse a Contraloría antes de las 12:00 horas del día siguiente a la fecha en que haya sido firmado electrónicamente. Mientras la Contraloría no reciba el archivo digital XML, el proceso de pago permanecerá detenido. 8. Remanentes: a) Cuando los gastos efectuados sean menores que el importe recibido, el departamento debe devolver la diferencia. b) Cuando los gastos efectuados sean mayores que el importe recibido, el departamento puede generar una nueva solicitud de pago por la diferencia de los gastos realizados (reembolso). c) El reembolso de gastos estará de acuerdo con el procedimiento y el plazo establecidos por la Tesorería de la Universidad. II. Disposiciones particulares. La justificación de los siguientes gastos podrá efectuarse en el campo de observaciones del reporte de comprobación de gastos o en el reverso de cada comprobante. 1. Consumo de gasolina y estacionamiento. 2. Atenciones personales a terceros: a) Obsequios. b) Consumos en restaurantes: 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

5 Deben estar relacionados con reuniones de trabajo con personal externo de la Universidad (funcionarios de empresas, autoridades gubernamentales, catedráticos, invitados extranjeros, etc.). 3. Gastos de Viaje: Se consideran gastos de viaje (viáticos) los realizados por concepto de transportación, hospedaje y alimentación. Los viáticos deben estar relacionados con empleados de la Universidad o con personas que proporcionen un servicio personal independiente (honorarios). Los comprobantes de gastos efectuados por empleados de la Universidad pueden estar expedidos a nombre de éstos. a) Transportación. En automóvil particular: la comprobación se efectuará mediante los archivos digitales XML de gasolina y los comprobantes de casetas. No se reembolsarán los gastos relacionados con el mantenimiento a vehículos que no sean propiedad de la Universidad. En avión: la comprobación fiscal se efectuará mediante el archivo digital XML del boleto de trasporte aéreo así como el pase de abordar (sólo aplica para los empleados). Sólo se aceptarán los boletos de avión de clase turista o económica que contengan la tarifa, el desglose de impuestos e importe total. b) Hospedaje. La comprobación se efectuará mediante el archivo digital XML del hotel. No se aceptan gastos distintos al servicio de hospedaje tales como: tintorería, lavandería, llamadas telefónicas, pagos por evento, servicio de bar, gimnasio, renta de películas, ni consumo de bebidas alcohólicas. La Contraloría no autorizará el reembolso de los gastos de los acompañantes que no tengan ninguna relación laboral con la Universidad o no estén relacionados con la prestación de un servicio personal independiente. c) Alimentación. La comprobación se hará con el archivo digital XML del establecimiento. Sólo se reembolsarán las propinas que estén consignadas en el comprobante fiscal (no es necesario que estén sumada en el importe total). La propina no debe rebasar el 10% de importe del consumo. El monto autorizado para los gastos de viaje (per diem) será el equivalente a los siguientes porcentajes de las tarifas emitidas por el Gobierno de los Estados Unidos de América: a) Viajes a Estados Unidos: 100% de la tarifa para hospedaje y alimentación, con una cuota mínima diaria de $150 dólares. b) Viajes a Europa: 85% de la tarifa para hospedaje y alimentación. c) Viajes al resto del mundo: 70% de la tarifa para hospedaje y alimentación. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

6 Los viajes financiados con recursos externos (convenios, donativos, etc.) se regirán por las disposiciones establecidas en el convenio correspondiente, y no aplicará el per diem, salvo en los casos en los que las instituciones financiadoras requieran que se dé cumplimiento a las políticas de la Institución (como en el caso de CONACYT). En los casos de congresos o reuniones para los que haya un hotel designado para el evento: se aceptará la tarifa del hotel. Estas tarifas pueden consultarse en las siguientes direcciones: Per diem de países distintos a Estados Unidos: Per diempara Estados Unidos de América: 4. Compras por internet: Los comprobantes fiscales de proveedores nacionales que ofrecen bienes y servicios a través de internet deben cumplir con los requisitos fiscales establecidos en el punto I Es obligatorio entregar a Contraloría el archivo digital XML correspondiente al comprobante fiscal. III. Comprobantes sin requisitos fiscales: 1. Taxis: Se recomienda utilizar taxis de sitio debido a que emiten comprobantes que facilitan la comprobación del gasto. Cuando no haya forma de comprobar este servicio mediante un comprobante fiscal, el responsable de la comprobación debe elaborar un reporte claramente justificado y autorizado por el director o responsable del área. 2. Los gastos efectuados en el extranjero deben comprobarse con documentación original que reúna los siguientes requisitos: a) Datos de la persona que expide el comprobante: Nombre, denominación o razón social. Número de identificación fiscal. Domicilio. Monto. Folio. Tipo de moneda. b) Datos de la persona a favor de quien se expide: Razón social: Universidad Iberoamericana, A. C. Domicilio: Prolongación Paseo de la Reforma 880, Col. Lomas de Santa Fe. C. P , México, D. F. c) Otros datos: Lugar y fecha de expedición. Descripción del bien o servicio que ampara. Monto de la contraprestación pagada. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

7 IV. Pagos a Residentes en el Extranjero 1. Impuesto Sobre la Renta: Por disposición de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los pagos a residentes en el extranjero (personas físicas o morales) que proporcionen un servicio personal independiente en México están sujetos a una retención del 25% por concepto de impuesto sobre la renta. No se efectuará la retención mencionada, o ésta será a una tasa inferior (de acuerdo con lo que establezca cada tratado), si se cumplen los siguientes requisitos: a) Que el país en el que reside fiscalmente el extranjero tenga firmado un convenio internacional con México para evitar la doble tributación. Los países vigentes con convenio los puede consultar en la siguiente liga: b) Que el extranjero acredite su residencia fiscal en alguno de los países mencionados en el inciso anterior, mediante alguno de los dos documentos siguientes: Certificación de residencia fiscal expedida por la autoridad fiscal del país Certificación de la presentación de su declaración de impuestos del ejercicio inmediato anterior. No es válida la copia de la declaración anual. Ambas certificaciones tendrán vigencia durante el año calendario en el que se expidan y deberán constar en documentos originales. c) Que el extranjero proporcione una copia de cualquier documento oficial de su país de residencia fiscal, en el que conste su nombre, domicilio y número de identificación fiscal. Para que la Universidad pueda deducir los pagos es necesario que los residentes extranjeros expidan un recibo por los honorarios obtenidos. Dicho recibo debe contener la siguiente información: Nombre o razón social del prestador del servicio. Número de identificación fiscal. Domicilio fiscal. Lugar y fecha de expedición. Descripción del servicio. Firma del prestador del servicio. 2. Impuesto al Valor Agregado: La Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA) establece que la importación de servicios es una actividad gravada a la tasa del 16%. Se entiende por importación de servicios el aprovechamiento en México de los servicios que presta un residente en el extranjero. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

8 3. Ejemplos: Pago a un extranjero cuyo país no tiene tratado con México Pago a un extranjero cuyo país si tiene tratado con México Servicios prestados en México $ 1, $ 1, IVA por importación de servicios Sub-total (gasto para el departamento) 1, , Retención según tratado 0% 0.00 Retención 25% de Impuesto sobre la (250.00) Renta Retención del IVA (160.00) (160.00) Pago Neto $ $ 1, En el Portal de la Dirección de Finanza sestá disponible una calculadora de honorarios que le ayudará a realizar estos cálculos. 22/01/ VD-UIACM-DFI-01/01

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