GUÍA PARA LA COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS DE LOS PROYECTOS SIP 2015

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1 DE LOS PROYECTOS SIP

2 1. PRESENTACIÓN Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia de gasto público, y la necesidad de contar con un instrumento normativo que permita llevar el control y ejercicio del presupuesto de Investigación asignado a cada uno de los Directores de Proyectos del Instituto Politécnico Nacional (IPN) y con el objeto de apoyar a los investigadores de CICIMAR en el ejercicio de su presupuesto, se expiden la siguiente guía para la comprobación de los gastos de los proyectos de investigación SIP DISPOSICIONES GENERALES a) En el ejercicio de su presupuesto de investigación autorizado, los directores de proyectos deben dar cumplimiento a sus objetivos, metas y programas institucionales que tienen comprometidos. b) El ejercicio del presupuesto inicia el 1 de febrero y termina el 15 de octubre del 2015, por lo que los Directores de Proyectos de investigación no deben contraer compromisos posteriores al cierre del ejercicio y con cargo a éste. 3. EJERCICIO DEL PRESUPUESTO DE INVESTIGACIÓN. El presupuesto se ejercerá a través de gastos efectuados a solicitud del Director del proyecto. Las facturas deben contener el domicilio fiscal y R.F.C. del Instituto Politécnico Nacional. A partir del 01 de enero del 2014 será obligatorio el uso del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para todos los contribuyentes, el cual debe contener la siguiente leyenda: "Este comprobante es una representación impresa de un CFDI" Las facturas originales deben contener el concepto de materiales, cantidad y precio unitario, así mismo deberá contar con el sello del almacén del Centro. Las compras se podrán realizar a personas físicas y/o personas morales. Las personas morales son las empresas (S.A. de C.V.; S. de R.L., etc.). Las personas físicas se identifican porque en la factura aparece el nombre propio del contribuyente. Asimismo deben verificar lo siguiente: a) Que el proveedor les envíe vía correo electrónico los archivos PDF y XLM. b) Verificar en la página del SAT la validez del comprobante. c) Imprimir el resultado de la verificación realizada en la página del SAT. 2

3 Los incisos b y c se llevarán a cabo por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios. El proceso de validación se realizará de la siguiente manera: 1) Entregar factura impresa a la Oficia de Adquisiciones. En caso de que sea compra de materiales y suministros, la factura deberá contener el sello del Almacén. Para realizar el trámite de entrada al almacén, se deberá llevar original y copia de la factura, así como vale de salida debidamente requisitado. 2) Enviar archivos PDF y.xml al correo 3) Una vez validadas las facturas, éstas se entregarán al Director del Proyecto para que realice el trámite de reembolso correspondiente en la Subdirección Administrativa. DATOS DE FACTURACIÓN: Nombre: INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL Clave del Registro Federal de Contribuyentes: IPN H26 Domicilio: MIGUEL OTHÓN DE MENDIZÁBAL S/N, LA ESCALERA D.F. CP En lo que respecta al Impuesto al Valor Agregado para el ejercicio 2015 la tasa aplicable se generaliza en 16%. De acuerdo al Artículo 1 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado están obligadas al pago de este impuesto, las personas físicas y morales que, en territorio nacional, realicen los actos o actividades siguientes: 1. Enajenen bienes 2. Presten servicios independientes 3. Otorguen el uso o goce temporal de bienes. 4. Importen bienes o servicios 3

4 Pago a personas físicas por la adquisición de bienes y servicios 1. Neto a pagar a favor del prestador de servicios. 2. Retenciones del 16% de IVA $1, Ejemplo: IMPORTE DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS $10, Más: 16% IVA CAUSADO 1, SUBTOTAL 11, Menos: RETENCIÓN 16% IVA 1, NETO A PAGAR $10, NOTA IMPORTANTE: Las facturas de personas físicas que lleven retención debe de estar desglosada en la factura. Para efectos de la retención del IVA en la adquisición de bienes y servicios a personas físicas se estará en lo previsto en la regla de la Resolución Miscelánea Fiscal del año 2014, donde establece que se podrá no efectuar la retención de IVA en las erogaciones por concepto de adquisición de bienes o prestación de servicios, siempre que el monto del precio o de la contraprestación pactada no rebase la cantidad de $2,000.00, a excepción, si el proveedor es recurrente en un mes. Cuando se trate de proveedores concurrentes (Juana María Sánchez Valdes, Ramiro Lorenzo Mendoza Águila, Víctor Aparicio Peña Porchas, etc), se efectuara la retención del IVA sea cual sea el monto de la compra, y deberá estar plasmada en dicha factura. NOTA: SE ANEXAN EJEMPLOS. 4. COMBUSTIBLES Para recuperar los gastos por concepto de gasolina se deberá anexar las hojas de salidas de comisión, debiendo señalar el requerimiento de combustible. 5. PASAJES Y VIÁTICOS EN COMISIONES Los gastos por concepto de viáticos y pasajes nacionales e internacionales deben ser los estrictamente indispensables para la consecución de los objetivos y metas de los proyectos de investigación. 4

5 Los gastos por concepto de viáticos y pasajes internacionales, deberán ser planeados con al menos 30 días de anticipación con el fin de realizar oportunamente el trámite de autorización ante la Dirección General del IPN. Aviso de Comisión Se deberá anexar a la hoja de solicitud de salida de comisión, el formato denominado Aviso de Comisión, el cual se encuentra disponible en el boletín del Centro, apartado Formatos Administrativos. De no incluir este formato, no procederá la comisión. Para el caso de las comisiones internacionales además deberán de presentar los formatos de Autorización de comisiones internacionales y Orden de Servicios para Pasajes Internacionales, que se encuentran disponibles en el boletín del Centro, apartado Formatos Administrativos. La realización de dos o más comisiones en un mismo ejercicio fiscal no debe rebasar un máximo acumulado de 48 días naturales para un mismo servidor público. Informe de resultados y comprobación de gastos de comisiones La comprobación de los gastos por concepto de viáticos se debe realizar como máximo 5 días hábiles posteriores al término de la comisión. El servidor público comisionado debe rendir un informe de la comisión realizada al Titular que haya autorizado la comisión, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la realización de dicha comisión. Debiendo contener: 1) El nombre, cargo y adscripción del servidor público que realizó la comisión; 2) Lugar y periodo de la comisión; 3) Objeto de la comisión, detallando el propósito de la misma, un breve resumen de las actividades realizadas, conclusiones, resultados obtenidos y contribuciones para la dependencia politécnica de la que forma parte, y 4) La firma autógrafa del servidor público comisionado. 5) No se autorizará una nueva comisión al servidor público que incumpla con este requerimiento. El formato denominado Informe de Comisión, se encuentra disponible en el boletín del Centro, apartado Formatos Administrativos. Cuando por razones del servicio oficial sea indispensable cambiar o cancelar los vuelos se deberá justificar ampliamente el motivo y los cargos generados se reportan en las partidas bajo la estricta responsabilidad del Titular que hubiere autorizado y ordenado el cambio o la cancelación. 5

6 Se efectuaran cierres mensuales para evaluar el avance del ejercicio del presupuesto, para llevar un control de acuerdo con el siguiente calendario: MES FECHA LIMITE DE RECEPCIÓN DE COMPROBACIÓN 01 de Febrero al 25 de Agosto 25 de Agosto 23 de Agosto al 23 de Septiembre 23 de Septiembre 24 de Septiembre al 15 de Octubre 15 de Octubre 6

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