CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-AD-01 Diciembre de 8

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1 PR-AD-01 Diciembre de 8 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos a seguir para solicitar anticipos y realizar la comprobación de gastos de operación. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la comprobación de gastos de operación, realizados en Universal Internacional Services S.A. DE C.V. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Director General Autorizar el Reporte de Banco para el reembolso de gastos de operación. 3.2 Gerente de Administración y Finanzas Asegura el cumplimiento a lo descrito en el presente procedimiento. Realiza el archivo de bancos, desglosando los comprobantes de gastos de operación Enviar Reporte de Bancos a Director General. 3.3 Auxiliar Contable Realizar el Archivo de Bancos, desglosando los importes de devolución de efectivo y/o comparación del mismo Número de Caja/Banco que se le asigne a Desconsolidaciones- Maniobras. Verificar con el Gerente de Administración y Finanzas que existan los fondos en Bancos, para proceder con la realización de los Cheques y/o efectivo que se obtenga. Elaborar cheques, asignar el Número de Caja y capturar en Sistema Fox. Entregar a los Recolectores de Guías y es los cheques y efectivo para pagos de operación. Recibir de los Recolectores de Guías y es la comprobación de los gastos de operación ya sea el mismo día o, a más tardar, el día posterior a primera hora para efectuar dichos gastos. Verificar antes de expedir un nuevo cheque para realizar los gastos de operación, el no adeudo de efectivo y/o pendiente de comprobación de gastos. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL 1

2 PR-AD-01 Diciembre DE Jefe de Tráfico Autorizar las solicitudes de cheques para realizar gastos de operación. Revisar diariamente los gastos registrados en Sistema Fox. Cerrar de conformidad la comprobación de gastos realizados durante el día. Verificar la entrega de las comprobaciones y devolución de fondos. 3.5 Recolector de Guía y/o Solicitar al Auxiliar Contable los cheques para pago de gastos de operación. Realizar un registro en Sistema Fox la Comprobación de Gastos realizados. Presentar la comprobación de gastos al Jefe de Tráfico para su revisión y autorización. Efectuar la comprobación de gastos, entregando original y copia de las facturas correspondientes a los gastos efectuados y devolver el remanente al Auxiliar Contable. Notificar al Ejecutivo de Tráfico importes y Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga, por los fletes al cobro. 3.6 Ejecutivo de Tráfico Realizar la solicitud de fondos y enviar al Gerente de Administración y Finanzas para fletes aéreos. Enviar a la Línea Aérea y entregar al Recolector de Guía y/o el comprobante de pago por los fletes aéreos. 4. DESARROLLO: ANTICIPOS PARA MANIOBRAS Y DESCONSOLIDACIÓN 4.1 Recolector de Guía y/o y Ejecutivo de Tráfico Elabora la Solicitud de FPRAD y entrega al Auxiliar Contable para el pago de los gastos de operación, previa autorización del Jefe de Tráfico ; en caso del pago de maniobras por Transferencia, los Ejecutivos envían mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas la solicitud; cuidando los siguientes aspectos: a) Marcar en el formato: Cheque o Transferencia. b) Indicar el número de cuenta si se trata de Transferencia.

3 PR-AD-01 Diciembre DE 8 c) Confirmar que el Recolector y/o tenga disponible su tarjeta para retirar el efectivo. d) Las solicitudes no deben presentar tachaduras o enmendaduras, ni rotas. Nota: En caso contrario, se suspenderá la entrega de fondos. 4.2 Auxiliar Contable Recibe la Solicitud de FPRAD autorizada. Verifica que no existan adeudos de comprobación de gastos por cheques expedidos anteriores al solicitado en ese momento y notifica el Gerente de Administración y Finanzas. Existen cheques pendientes por comprobación de gastos? Si: Suspende la elaboración del cheque hasta que no haya adeudo. No: Pasa a la actividad 4.55 Nota: Si la Comprobación de gastos que hace Recolector de Guías y/o no se realiza en el tiempo establecido en el presente procedimiento y se presenta al día siguiente, el Auxiliar Contable cuenta con 30 minutos a partir de la Comprobación para realizar la entrega de fondos. En caso de que exista algún adeudo de comprobación de gastos con causas justificadas, pide autorización al Gerente de Administración y Finanzas. 4.3 Gerente de Administración y Finanzas Valida y autoriza la entrega de Cheques o Transferencias? Si: Entrega la Solicitud de FPRAD al Auxiliar Contable y pasa a la actividad 4.5. No: Informa al Jefe de Tráfico y suspende la entrega de fondos. En casos especiales o delicados, solicitará directamente la autorización del Director General. En el caso de gastos realizados por transferencia, una vez realizado el pago notifica al Auxiliar Administrativo para que ingrese al Sistema Fox la captura de dichos fondos.

4 PR-AD-01 Diciembre DE Gerente de Administración y Finanzas Recibe indicaciones del Director General para liberar los fondos y entrega la Solicitud de FPRAD al Auxiliar Contable para continuar con el procedimiento. 4.5 Auxiliar Contable Recibe la Solicitud de FPRAD-01-01, elabora los cheques en ese momento, solicita las firmas respectivas. Posteriormente ingresa al Sistema Fox, en la opción Captura de Cheques, utilizando las siguientes opciones: BCMR por los cheques expedidos. CAJA por efectivo entregado, ocupando dígitos mes/día/año Confirma al Jefe de Trafico que cuenta con los fondos solicitados para el Recolector de Guía y/ o. 4.6 Recolector de Guía y/o Revisa que estén correctas las cantidades, firma de recibido el cheque, y realiza los pagos correspondientes. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancía PR-OPA-01). ANTICIPOS PARA FLETES AÉREOS 4.7 Recolector de Guía y/o En el caso de que la guía a recolectar venga con el flete al cobro, notifica este hecho al Ejecutivo de Tráfico. Nota: Los fondos recibidos para el pago de maniobras y/o desconsolidaciones no podrán ser utilizados para el pago de fletes aéreos. 4.8 Ejecutivo de Tráfico Con la información proporcionada por el Recolector de Guía y/o, y verificando previamente las condiciones del cliente que se trate, elabora Solicitud de FPRAD indicando importe del Flete y la Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga a la que se le hará el pago:

5 PR-AD-01 Diciembre DE 8 Cliente con Financiamiento: Turna a Gerente de Administración y Finanzas para realizar Transferencia. Cliente No Financiado: Notifica directamente al cliente para solicitarle el depósito y espera que le envíe el comprobante respectivo. 4.9 Gerente de Administración y Finanzas Con la Solicitud de FPRAD realiza la Transferencia solicitada, notifica al Ejecutivo de Tráfico y le envía comprobante Ejecutivo de Tráfico Imprime el comprobante de pago del Flete Aéreo y entrega al Recolector de Guía y/o para presentarla a la Línea Aérea y/o Consolidadora de Carga y continúa con el despacho. (Ver Procedimiento de Despacho de Mercancía PR-OPA-01) Recolector de Guía y/o Asigna un consecutivo de TRFX en Sistema Fox, ingresando en Captura Cheque ocupando los dígitos mes/día/año. Entrega al Gerente de Administración de Finanzas y/o Auxiliar Contable el Comprobante Correspondiente. COMPROBACIÓN DE GASTOS 4.12 Recolector de Guía y/o Ingresa al Sistema Fox en la opción Captura de Comprobaciones para registrar las facturas por los gastos de operación realizados durante el día; revisa el total de gastos e identifica el importe de la devolución de efectivo y registra este dato en Captura de Cheques. Posteriormente imprime la hoja de Comprobación de Gastos y presenta al Jefe de Tráfico para revisión y autorización y, en su caso para el cierre de la comprobación Jefe de Tráfico Revisa y verifica la comprobación de gastos diariamente Está de acuerdo con la comprobación de gastos y se encuentra completa la información? Si: Ingresa al Sistema Fox y realiza el Cierre de la Comprobación. No: Determina dudas, aclara diferencias y firma la comprobación de enterado.

6 PR-AD-01 Diciembre DE Recolector de Guía y/o Realiza la comprobación de gastos el mismo día en que recibe los fondos. En caso de reconocimiento aduanero, reexpedición de flete o despacho cercano al cierre del horario laboral, la comprobación se hace al día siguiente, indicando dentro de la misma comprobación el número de pedimento o referencia por el cual no se realizó oportunamente la comprobación Auxiliar Contable Recibe la comprobación de gastos de operación, revisa los excedentes o faltantes de los fondos entregados Jefe de Tráfico Verifica que el personal haya realizado la comprobación de gastos, con las anotaciones correspondientes en caso de que la comprobación se realice al día siguiente Recolector de Guía y/o Dará seguimiento a los comprobantes provisionales y de los que se reciban posteriormente vía electrónica; cuando haya recuperado el o los Comprobantes de Gastos, ingresa al Sistema Fox, lo registra en la comprobación y entrega al Auxiliar Contable anotando en la copia de cada comprobante entregado, a qué comprobación o comprobaciones corresponden. Con el registro del o de los nuevos comprobantes, está completa la información de la Comprobación de Gastos? Si: Regresa a la actividad No: Continúa con el seguimiento de comprobantes pendientes. Nota: En caso que el comprobante sea requerido de manera urgente para agilizar el proceso de facturación, lo podrá entregar directamente el Jefe de Tráfico, realizando él mismo lo descrito en esta actividad Jefe de Tráfico Para realizar la comprobación de gastos por Maniobras a Crédito, asignará a uno de sus colaboradores para que ingrese al Sistema Fox en la opción Captura de Cheques para registrar el encabezado, utilizando la siguiente opción: AAAC000000/WECM por el total de facturas recolectadas durante el día, agregando mes/día/año El colaborador continúa con la comprobación en la opción Captura de Comprobaciones turna al Jefe de Tráfico para su revisión, quien realiza el cierre de la misma una vez que se confirmen que ya no tienen pendientes por este concepto; finalmente pedirá al colaborador que

7 PR-AD-01 Diciembre DE 8 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: entregue la Comprobación de Gastos al Auxiliar para incorporar cada comprobante al expediente que corresponda, completar la información y que continúe con la facturación Facturación Operaciones Aeropuerto, Veracruz y Corresponsalías PR-AD-06). Fin del Procedimiento PR-OPA-01 PR-AD Formatos: Código Documento Procedimiento de Despacho de Mercancía Procedimiento de Facturación Operaciones Aeropuerto, Veracruz y Corresponsalías FPRAD Código Solicitud de Formatos 6. DEFINICIONES: N/A 7. ANEXOS: N/A 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 11 Diciembre 2014 Se modificó el procedimiento para adecuarlo a las actividades que se realizan actualmente. 10 Noviembre 2013 Se modificaron los puntos: 3.3, 3.7, 4.6, 4.14, 4.17 y 4.20, y se eliminó el punto 4.21 para adecuar las actividades a la situación actual. 09 Marzo 2012 Se modificaron los puntos: 3.4, 3.5, 3.7, 4.1, 4.4, 4.6, 4.14, 4.15, 4.19 y se agregaron las actividades de los puntos 4.20 y 4.21

8 PR-AD-01 Diciembre DE 8 08 Enero 2011 Se modifican responsabilidades de los puntos 3.5, 3.6 y 3.7 Se actualizan actividades de los puestos de Gerente de Administración y Finanzas, Auxiliar Administrativo, Auxiliar Contable y de Recursos Humanos, Ejecutivo de Tráfico, Recolector de Guía y. 07 Junio 2010 Se eliminan actividades 4.1 y 4.2 se ajusta numeración, se corrige en las responsabilidades y actividades los puestos de Auxiliar Administrativo y Auxiliar Contable y de Recursos Humanos, se complementas las actividades 4.11, 4.13 y Noviembre 2009 Se realiza modificación general al procedimiento debido a la reorganización de actividades dentro del área de Administración y Finanzas. 05 Julio 2009 Se modifica el punto Mayo Se agrega en las responsabilidades del Jefe de Tráfico, así como en el punto 4.9 la frecuencia de la actividad y se modifica nuevamente el punto Noviembre Se modificó el punto 4.10 y se corrigió el nombre del formato FPRAD en el cuerpo del procedimiento. 02 Julio Se modificaron los puntos 4.10, 4.13 y Junio Se ajustó y detalló el procedimiento. 00 Septiembre 2006 Inicio del sistema.

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