Penske en el Mundo. Penske es un joint venture entre Penske Corp y GE.

Transcripción

1 Caso de éxito

2 Penske en el Mundo Penske es un joint venture entre Penske Corp y GE. General Partner Limited Partner Penske Truck Leasing Ofrece arrendamiento puro con mantenimiento incluido en América del Norte, México, Sudamérica y Europa 1,000 sucursales en Norte América 200 mil camiones y/o tracto camiones 34 mil Asociados Ingresos $10 billones de dólares Truck Leasing & Truck Rental Logistics Penske Logistic Empresa de EEUU, con operaciones en América del Norte, Brasil, Europa y China. 80 principales clientes bajo contrato millones de pies cuadrados de almacenamiento Ingresos de $1 billón de dólares 9,285 Asociados 8,898 Vehículos 364 Centros Logísticos

3 Penske en México Penske Logística S.A. de C.V. Cuenta con 8 centros logísticos y cobertura nacional, enfocados principalmente a la administración de la cadena de suministro: Transporte, seguimiento de material, almacenamiento, sub ensamble de partes, puntos de distribución y justo a tiempo. Penske Truck Arrendadora de México SA de CV Arrendamiento puro de equipo de transporte con programas de mantenimiento preventivo y correctivo. Mantenimiento integral a flotillas de transporte.

4 Antecedentes del caso Gestión del gasto Falta de proceso estandarizado de pagos Ausencia de política de pagos Retrasos y pérdida temporal de servicios Alta incidencia de gastos No deducibles Excesiva diversificación de proveedores Altos montos en fondos en efectivo Falta de herramientas de conciliación Exceso de personal administrativo Fuertes gastos de viaje y representación Escasas negociaciones con proveedores

5 Estrategia de Consolidación de Métodos de Pago 4 Desarrollo estratégico de proveedores Objetivos 1 Visibilidad y control del gasto 3 Optimización de procesos administrativos 2 Mejora de Flujo de Caja Fases de Implementación 5 Directos 2 Viajes 1 Gasolina 3 Caja Chica 4 Indirectos

6 Antecedentes Reembolsos de efectivo = no deducibilidad Factura x carga de gasolina = mala conciliación Gasolina Resultados Negociación x gasolinera = poca cobertura Objetivos Deducibilidad del gasto = mejor conciliación LISR 31 III, RMF I Visibilidad y control del gasto = ahorros Eliminar uso de efectivo = mejor flujo de efectivo Estrategia 3 meses Gasoline Card para gasolina y peaje Límites preestablecidos, Estado de Cuenta centralizado y XML 1 Deducibilidad fácil y completa del gasto por contar con un Estado de Cuenta Mensual Centralizado y archivo XML 2 3 Mejora del flujo de efectivo y simplificación administrativa al eliminar anticipos y reembolsos de efectivo Ahorro del 15% del gasto mensual de gasolina al implementar controles y límites de gastos por vehículo Política para consumo de combustible Clave Definir y comunicar una política clara y sus beneficios

7 Antecedentes Pagos y anticipos en efectivo Viajes Resultados Falta de proveedores institucionales Carencia de políticas y procesos estandarizados Objetivos Deducibilidad vía Estado de Cuenta LISR 32 V, XIII, XX, RMF I Institucionalizar proveedores = ahorrar 1 Ahorros por reducción de headcount 50%, y por negociación con proveedores institucionales 10% en promedio 2 Deducibilidad ágil y completa del gasto vía Estado de Cuenta de la Tarjeta y archivo XML Eliminar anticipos en efectivo Eficientar procesos de aprobación y pago Estrategia 6 meses Política de viajes que limitara el gasto Tarjeta Corporativa American Express limitada para gastos de hotel, restaurante, renta de autos y aerolíneas. Responsabilidad del empleado. Sistema de control de viajes Concur 3 4 Conciliación expedita del gasto a través de Concur, 50% menos tiempo en reembolsos y eliminación de almacenaje de facturas Satisfacción total de los asociados al no invertir recursos personales en viajes de la empresa y contar con un proceso de gestión y comprobación de viajes rápido y sencillo Clave Implementación de métodos de pago, proveedores y sistemas de conciliación estándar

8 Antecedentes Fondos de efectivo en cuentas de los empleados de $30,000 a $80,000 por caja chica Caja Chica Resultados Utilización de vales de caja = nula deducibilidad Carencia de políticas y lineamientos Objetivos Reducción de fondos de efectivo 1 Mejor flujo de efectivo por reducción del 90% de los fondos en efectivo, el 10% restante con montos menores a $10,000 Controlar y monitorear el uso de las cajas chicas Deducibilidad del gasto LISR 31 II, RMF I Estrategia 3 meses Reducir en 90% el monto disponible de caja chica Tarjeta Corporativa con límites de gastos y bloqueo de industria como supermercados 2 3 Deducibilidad ágil y completa del gasto vía estado de cuenta de la tarjeta Disminución del gasto en un 20% por control y análisis de cada tarjeta Clave Implementación de una política y método de pago que brindara control y visibilidad

9 Antecedentes Diversificación de proveedores Procesos administrativos lentos y demandantes Pérdida temporal de servicios por pago tardío Objetivos Garantizar abastecimiento de bienes y servicios Institucionalizar proveedores = ahorrar Simplificar la conciliación y el pago Estrategia 6 meses Proveedores institucionales y pago centralizado Cargos automáticos con Corporate Purchasing Card Pago mensual único a P-Card por servicios de telefonía fija y móvil, papelería, seguros, capacitación, mensajería, impuestos, tenencias y seguridad CFF 29-C VI, LIVA 1-B, RMF I Indirectos Resultados 1 Ahorros del 8 al 15% y mejor flujo de caja por negociación con proveedores institucionales y 50% menos headcount 2 Goce de servicios garantizados y satisfacción del proveedor por pago oportuno y expedito vía P-Card, sin análisis financiero de Penske por proveedor Conciliación y pago centralizados, con tiempo y procesos previamente negociados con cada proveedor Disponibilidad inmediata de información del gasto vía reportes analíticos por centro de costo, proveedor y tipo de gasto para la toma de decisiones y monitoreo del gasto Efectividad operativa al poder canalizar los recursos disponibles a los proveedores Directos del negocio Clave Negociación de tiempos y procesos de pago automático vía P-Card con cada proveedor

10 Beneficios Económicos Tipo de gasto Beneficios Financieros Beneficios Administrativos Beneficios Operativos Gasolina Reducción del gasto 15% Ventana de pago +24 d Deducibilidad = Ahorro del 56% en impuestos (30% ISR+16% IVA+10% PTU) Conciliación De 6,000 a 12 pagos anuales Viajes Reducción de precios 10% Deducibilidad = Ahorro del 56% en impuestos Reducción de headcount 50% Conciliación Caja Chica Reducción del gasto 20% Ventana de pago +24 d Deducibilidad = Ahorro del 56% en impuestos Conciliación De 17,152 documentos a 144 al año Indirectos Reducción de precios 12% Ventana de pago +30 d Disponibilidad de los servicios Reducción de 32 proveedores a 11 y de 1,375 pagos individuales a un pago mensual

11 Siguientes pasos Gasolina Viajes Caja Chica Indirectos Directos Desarrollo Estratégico de Proveedores Dirigido a 40 transportistas que representan el 80% del negocio y el 20% de los proveedores Fuentes de mejora de flujo de efectivo a costo accesible Comprobación fiscal a través de Estado de Cuenta como ventaja competitiva Herramientas de gestión de pagos Precios y condiciones especiales de compra

12 Transformación de la gestión de gastos ANTES AHORA Falta de proceso estandarizado de pagos Ausencia de política de pagos Retrasos y pérdida temporal de servicios Alta incidencia de gastos No deducibles Excesiva diversificación de proveedores Altos montos en fondos en efectivo Falta de herramientas de conciliación Exceso de personal administrativo Fuertes gastos de viaje y representación Escasas negociaciones con proveedores Estandarización de procesos de pago Política definida de gastos Pago ágil, expedito y oportuno 100% de deducibilidad de gastos Institucionalización de proveedores Reducción de montos en efectivo por caja Implementación de herramientas electrónicas Reducción de personal Ahorros en gastos de viaje Desarrollo estratégico de proveedores

13 Conclusiones y Aprendizajes Clave Sinergia con proveedores Institucionalizar proveedores, cumplir acuerdos y hacerles sentir parte de nuestro negocio Análisis de procesos Determinar cuánto tiempo queremos invertir en cada proceso, buscar herramientas y métodos de pago que lo hagan realidad Manejo del cambio Comunicar a los involucrados los beneficios personales que obtendrán del cambio

14 Preguntas y Respuestas