Manual de Procedimientos de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos. Período

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1 Manual de Procedimientos de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos. Período Revisión Fecha Descripción 0.0 Diciembre 2009 Manual de control y verificación de operaciones cofinanciadas con Fondos Europeos Mayo 2010 Revisión de Anexos Documento: Manual de control y Verificación Ubicación en la red: H:\Planeco\ADINFO07\VERIFICACIONESARTÍCULO13\Manual\Manual de Gestión y anexos versión 1.1

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN Objeto y Estructura del manual Objeto del manual Estructura del manual El Marco Organizativo Autoridad de Gestión Autoridad de Certificación Autoridad de Auditoría Organismo Intermedio Actualización y/o Modificación del manual Procedimiento de Gestión de las Actuaciones de Verificación ALCANCE Y CONTENIDO DE LAS VERIFICACIONES DE ARTÍCULO 13 DEL REGLAMENTO (CE) 1828/2006 DE LA COMISIÓN PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN SOBRE EL TERRENO DE LAS OPERACIONES COFINANCIADAS Procedimientos de Verificación de la Dirección General de Planificación y Presupuesto Procedimientos de Verificación con la colaboración de los Centros Gestores/Colaboradores Tratamiento de los resultados obtenidos de las verificaciones efectuadas PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE VERIFICACIÓN REALIZADOS POR LOS CENTROS GESTORES Procedimiento de Verificación de la Dirección General de Transportes Procedimiento de Verificación Administrativa Procedimiento de Verificación sobre el terreno Procedimientos de Verificación de la Dirección General de Formación Profesional y Educación de Adultos Procedimiento de Verificación Administrativa Procedimiento de Verificación sobre el terreno Informe de resultados de las verificaciones administrativas y sobre el terreno Procedimientos de Verificación de la Dirección General de Recursos Económicos Procedimiento de Verificación Administrativa Procedimiento de Verificación sobre el terreno PROCEDIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE LAS VERIFICACIONES EFECTUADAS POR LOS CENTROS GESTORES/COLABORADORES PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES DESARROLLADAS EN LOS PROYECTOS COFINANCIADOS CON CARGO A PROGRAMAS DE COOPERACIÓN TERRITORIAL Verificaciones Administrativas Verificaciones sobre el terreno ORIENTACIONES A LAS VERIFICACIONES DE LOS GASTOS PAGADOS Elegibilidad de la operación Subvencionabilidad del gasto Subvencionabilidad de gastos por el Fondo Social Europeo Subvencionabilidad de gastos por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional Subvencionabilidad de gastos en el Programa de Cooperación MAC (Madeira-Azores- Canarias) Justificación del gasto Cumplimiento de las normas nacionales y comunitarias Realidad de los gastos declarados...98

3 ADDENDA I ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN: VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ANEXO II: DOCUMENTACIÓN DE LAS VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS: REQUERIMIENTOS, INFORME, COMUNICACIÓN RESULTADOS ANEXO III: DOCUMENTACIÓN DE LAS VERIFICACIONES SOBRE EL TERRENO: NOTIFICACIONES, ACTAS DE VERIFICACIÓN, LISTAS DE COMPROBACIÓN ANEXO IV: DOCUMENTACIÓN DE LAS VERIFICACIONES EFECTUADAS POR LA DGFPEA : CERTIFICADO Y ACTAS DE LOS INSPECTORES EDUCATIVOS Y LISTAS DE COMPROBACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL (FSE) ANEXO V: LISTA DE COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS DE DESPLAZAMIENTO PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS SANITARIOS ANEXO VI: LISTA DE COMPROBACIÓN DE LOS GASTOS DE SUBVENCIONES AL TRANSPORTE INTERINSULAR DE MERCANCÍAS ANEXO VII: DOCUMENTACIÓN DE LAS COMPROBACIONES DE CALIDAD DE LAS VERIFICACIONES EFECTUADAS POR LOS CENTROS GESTORES/COLABORADORES: NOTIFICACIONES, LISTAS E INFORME ANEXO VIII: DOCUMENTACIÓN DE LAS VERIFICACIONES EFECTUADAS EN LOS PROYECTOS COFINANCIADOS CON LOS PROGRAMAS DE COOPERACIÓN TERRITORIAL: DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS Y LISTAS DE COMPROBACIÓN, INFORME DE VERIFICACIONES FÍSICAS ANEXO IX: REQUISITOS MÍNIMOS DE LOS CONTROLES EFECTUADOS POR PROFESIONALES INDEPENDIENTES DURANTE LA TRAMITACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

4 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos INTRODUCCIÓN 1.1. Objeto y Estructura del manual Objeto del manual El presente manual tiene por objeto cumplir las exigencias normativas establecidas en el Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo 1 y el Reglamento (CE) 1828/2006, de la Comisión 2, cuyo desarrollo se ha llevado a cabo por la Consejería de Economía y Hacienda mediante la Orden de 10 de noviembre de 2009, por la que se establecen normas para la gestión, seguimiento y control de las operaciones cofinanciadas con Fondos Estructurales. Así mismo, se pretende que sirva para dar cumplimiento y desarrollo a lo previsto en la descripción de los sistemas de gestión y control establecidos en los diferentes programas operativos en los que participa el Gobierno de Canarias. Además, es objetivo de este manual servir de herramienta de trabajo para las nuevas incorporaciones, o de consulta para el personal encargado de llevar a cabo las tareas de verificación y control establecidas en el artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006, principal referente normativo al respecto. A través de la elaboración del manual se pretende: 1. Describir y establecer las instrucciones precisas sobre QUIÉN, CUÁNDO, CÓMO y DÓNDE se realizan las tareas de control y verificación; 2. Identificar a todos los participantes en el proceso de gestión; 3. Homogeneizar, simplificar y agilizar la tarea de los usuarios de la información. Los procedimientos y orientaciones presentadas en este manual desarrollan las orientaciones de la Comisión Europea establecidas en el documento COCOF 08/0020/04. 1 Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión. 2 Reglamento (CE) 1828/2006, de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, por el que se fijan normas de desarrollo para el Reglamento (CE) 1083/

5 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Estructura del manual El manual cuenta con seis partes perfectamente identificables que corresponden a los ocho apartados más los anexos en los que se divide. Estos cinco partes son las siguientes: 1. Introducción: destinada a proporcionar información sobre los distintos Programas Operativos sobre los cuales se van a efectuar las tareas de verificación. 2. Información general: ofrece a todos los centros directivos y organismos implicados en la gestión y control de los diferentes programas información relativa al alcance y contenido de las tareas de verificación. 3. Información sobre los procedimientos: se describen los procedimientos seguidos en las verificaciones administrativas y sobre el terreno, pudiendo distinguirse entre: a. Verificación administrativa llevada a cabo por la Dirección General de Planificación y Presupuesto. b. Verificación sobre el terreno de la mencionada Dirección General. c. Verificación sobre el terreno de los centros gestores/colaboradores. 4. Información sobre los procedimientos especiales: se describen los procedimientos de verificación seguidos por algunos centros gestores/colaboradores para determinados gastos en concreto, o los seguidos por la Dirección General de Planificación y Presupuesto en los Programas de Cooperación Territorial. 5. Orientaciones: atendiendo a la naturaleza de los gastos declarados se detalla en qué consiste la verificación administrativa como sobre el terreno. 6. Anexos: se detallan los modelos de listas de comprobación, actas de visita e informes a cumplimentar en los que se incluirán los datos y resultados de las verificaciones efectuadas. 5

6 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos El Marco Organizativo AUTORIDADES ESTATALES RESPONSABLES FEDER FSE MAC Dirección Unidad Dirección General de Administrativa General Fondos del Fondo Social Planificación Autoridad de Gestión Comunitarios del Europeo Presupuesto Ministerio de Economía y Hacienda de y Dirección General de Unidad Administrativa Instituto Financiero para o Fondos del Fondo Social Desenvolvimento Autoridad de Certificación Comunitarios del Europeo Regional, IP Ministerio de Economía y Hacienda Intervención General de la Autoridad de Auditoría Administración del Estado (IGAE) Intervención Intervención General de la General de la Comunidad Autónoma de Comunidad Autónoma de Canarias Canarias ORGANISMO INTERMEDIO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS Dirección General de Planificación y Interlocutor Organismo Intermedio Presupuesto de la Consejería de Economía y Hacienda Regional Canarias de 6

7 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Autoridad de Gestión. AUTORIDAD DE GESTIÓN -FEDER- Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda -FSE-Unidad Administrativa del Fondo Social Europeo -MAC- Dirección General de Planificación y Presupuesto Funciones (artículo 60 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006): a) Garantizar que la selección de las operaciones se realiza conforme a los criterios aplicables al programa operativo ( Criterios de selección de operaciones, aprobados por el Comité de Seguimiento) y a la normativa aplicable; b) Realizar verificaciones administrativas o sobre el terreno para comprobar que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se han efectuado realmente los gastos declarados por los beneficiarios; c) Garantizar que se dispone de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al programa operativo, y que se procede a la recopilación de los datos sobre la ejecución, necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación; d) Asegurarse de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación; e) Garantizar que las evaluaciones de los programas operativos se llevan a cabo reglamentariamente; f) Establecer procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada; g) Asegurarse de que la autoridad de certificación y la autoridad de auditoría disponen de toda la información necesaria sobre procedimientos y comprobaciones realizados en relación con el gasto a efectos de certificación y de auditoría, respectivamente; 7

8 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos AUTORIDAD DE GESTIÓN h) Orientar al Comité de seguimiento y suministrarle los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del programa operativo; i) Elaborar y remitir a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de seguimiento, los informes de ejecución anual y final; j) Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 51 del Reglamento (CE) nº 1198/

9 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Autoridad de Certificación AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN -FEDER- Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda -FSE- Unidad Administrativa del Fondo Social Europeo -MAC- Instituto Financiero para o Desenvolvimento Regional, IP Funciones (artículo 58 apartado b) del Reglamento (CE) Nº 1083/2006): a) Responsable de la certificación de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes de su comunicación a la Comisión: b) Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago. c) Certificar que: La declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables, Los gastos declarados se atienen a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y han servido para financiar operaciones previamente seleccionadas a tal fin, de conformidad con los criterios aplicables al programa, y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias; d) Velar, a efectos de certificación, que ha sido convenientemente informada por la autoridad de gestión de los procedimientos y las verificaciones llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones. e) Tomar nota, a efectos de certificación, de los resultados de las auditorías llevadas a cabo por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad; f) Llevar registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a la Comisión; g) Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados debido a la cancelación de toda o parte de la contribución a una operación. Los importes recuperados antes de la clausura de un programa operativo y que deban ser restituidos al presupuesto general de la Unión Europea a raíz de correcciones financieras introducidas de conformidad con el artículo 97 se deducirán del siguiente estado de gastos. 9

10 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Autoridad de Auditoría AUTORIDAD DE AUDITORÍA -FEDER- Intervención General del Estado (IGAE) - FSE/MAC- Intervención General de la Comunidad Autónoma de Canarias Funciones (artículo 62.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006): La IGAE ejerce las funciones descritas a continuación basándose en un sistema de control integrado en el que también participan las Intervenciones Generales de las Comunidades Autónomas, asegurándose su independencia funcional. a) Auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control: La IGAE y las Intervenciones Generales de las Comunidades Autónomas realizarán dentro de su ámbito de actuación las auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control del programa operativo, en el marco de la estrategia de auditoría aprobada. b) Auditorías de las operaciones: La IGAE y las Intervenciones Generales de las Comunidades Autónomas realizarán las auditorías de las operaciones, basándose en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado, en el marco de la estrategia de auditoría aprobada. c) Estrategia de auditoría: La IGAE presentará a la Comisión la estrategia de auditoría, sobre la base de los acuerdos que se hayan alcanzado entre los diferentes órganos de control. d) Informe anual de control y dictamen sobre el funcionamiento del sistema de gestión y control: el informe anual de control se basará en los controles y auditorias realizados bajo la responsabilidad de la Autoridad de Auditoria, recogiendo las constataciones de las auditorías realizadas y comunicando las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del programa. e) Declaraciones de cierre parciales y finales: Las declaraciones de cierre parciales que analicen la legalidad y regularidad de los gastos y la declaración de cierre final del programa, en la que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y regularidad de las transacciones, así como el informe final de control, se presentarán por la IGAE de acuerdo con el mismo sistema de gestión compartida, se emitirá un documento por parte de la Intervención General de la Comunidad 10

11 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos AUTORIDAD DE AUDITORÍA Autónoma de Canarias que servirá de base para la emisión de la declaración por la IGAE. 11

12 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Organismo Intermedio - FEDER- Consejería de Economía y Hacienda ORGANISMO INTERMEDIO -FSE- Dirección General de Planificación y Presupuesto Funciones (artículo 60 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006): a) Garantizar que la selección de las operaciones se realiza conforme a los criterios aplicables al programa operativo ( Criterios de selección de operaciones, aprobados por el Comité de Seguimiento) y a la normativa aplicable; b) Realizar verificaciones administrativas o sobre el terreno para comprobar que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se han efectuado realmente los gastos declarados por los beneficiarios; c) Garantizar que se dispone de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al programa operativo, y que se procede a la recopilación de los datos sobre la ejecución, necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación; d) Asegurarse de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación; e) Garantizar que las evaluaciones de los programas operativos se llevan a cabo reglamentariamente; f) Establecer procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada; g) Asegurarse de que la autoridad de certificación y la autoridad de auditoría disponen de toda la información necesaria sobre procedimientos y comprobaciones realizados en relación con el gasto a efectos de certificación y de auditoría, respectivamente; h) Orientar al Comité de seguimiento y suministrarle los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del programa operativo; 12

13 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos ORGANISMO INTERMEDIO i) Elaborar y remitir a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de seguimiento, los informes de ejecución anual y final; j) Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 51 del Reglamento (CE) nº 1198/2006. Funciones (artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006): a) Asegurarse de que los beneficiarios estén informados de las condiciones específicas relativas a los bienes entregados o los servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución y la información financiera y de otro tipo que se ha de conservar y comunicar. b) Llevar a cabo las funciones previstas en el artículo 60, letra b) del Reglamento (CE) 1083/2006. c) Asegurarse de que cuando sea beneficiaria en el marco del programa Operativo, los acuerdos de verificación garanticen la adecuada separación de funciones prevista en el artículo 58, letra b), del Reglamento (CE) 1083/2006. INTERLOCUTOR REGIONAL DE CANARIAS - MAC- Servicio de Control del Órgano Intermedio (Dirección General de Planificación y Presupuesto) Funciones (artículo 16 del Reglamento (CE) Nº 1080/2006): Se ha creado una Red de tres Interlocutores Regionales (uno en cada región) que tiene como función principal promover el programa en su territorio y validar los gastos de los socios de sus respectivas regiones. El Programa ha establecido que los responsables de llevar a cabo las verificaciones especificadas en la letra b) del artículo 60 del Reglamento (CE) nº 1083/206 sean los Interlocutores Regionales mediante un sistema de control que permitirá verificar el suministro de los bienes y servicios cofinanciados, la veracidad del gasto declarado en concepto de operaciones o partes de operaciones realizadas en su territorio (región), y la conformidad de tal gasto y de las operaciones, o partes de operaciones conexas, con las normas comunitarias y sus normas nacionales. 13

14 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos INTERLOCUTOR REGIONAL DE CANARIAS Funciones Programa de Cooperación Transnacional Madeira-Azores- Canarias 2007 y 2013: Los Interlocutores verifican durante el proceso de evaluación de proyectos para informar al Comité de Gestión los siguientes aspectos: a) La competencia y capacidad de las entidades de sus regiones respectivas participantes en los proyectos, b) la veracidad de las contrapartidas financieras de todos los socios de su región, c) y el cumplimiento de la normativa en materia de igualdad de oportunidades y medio ambiente en relación a los proyectos donde existan beneficiarios de su región. En cumplimiento de las verificaciones de los gastos de los socios de su región, establecidas en el artículo 60. b) del Reglamento (CE) 1083/2006, los Interlocutores Regionales ejercerán las siguientes funciones establecidas en el documento de programación: a) Dar información y asistencia técnica necesaria a las organizaciones, entidades o instituciones de su región para la correcta gestión de sus declaraciones de gastos. b) Asegurar el control de la gestión y de la ejecución de los proyectos de su región, especialmente en lo relativo a las certificaciones de gastos de los Jefes de Fila y socios. c) Comprobar que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones y que éste cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. d) Promover el programa en su ámbito geográfico correspondiente. El programa establece que en el supuesto de que la verificación del suministro de los bienes y servicios cofinanciados sólo pueda efectuarse respecto de la operación en su integridad, la verificación corresponderá al responsable del control de la región o Estado miembro donde esté situado el beneficiario principal o a la autoridad de gestión. 14

15 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Centros Gestores/Colaboradores Centros Gestores/Colaboradores Funciones (Descripción de los Sistemas de Gestión y Control FSE ) a) Proporcionar a los beneficiarios las orientaciones necesarias para la gestión de los proyectos cofinanciados. b) Realizar actuaciones de verificación de los proyectos que ejecuten que se encuentren cofinanciados tanto de carácter administrativo como verificaciones sobre el terreno que les hayan sido encomendadas. c) Procederá al almacenamiento de los datos contables relacionados con cada una de las operaciones que ejecute en el ámbito de su competencia en la Aplicación Informática de Fondos Europeos que posee el Organismo Intermedio, y que permita al mismo tiempo el suministro de información al sistema informático de FSE d) Se asegurará que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado para todas las transacciones relacionadas con las operaciones objeto de cofinanciación. e) Garantizará que se dispone de toda la documentación sobre el gasto, las verificaciones y las auditorías necesarias para contar con una pista de auditoría apropiada. f) Garantizará que dicha documentación se encuentre a disposición del Organismo Intermedio, así como del resto de las autoridades del Programa, de la Comisión y del Tribunal de Cuentas hasta un periodo que finaliza tres años después del cierre del Programa. g) Suministrará toda la información y documentación que le requiera el Organismo Intermedio en relación con el gasto objeto de certificación, así como toda la información que sea necesaria para la elaboración de los Informes Anuales de Ejecución y del Informe Final. h) Se responsabilizará de la inmediata corrección de las irregularidades e incidencias observadas en los informes de control emitidos por cualquier órgano regional, nacional o comunitario. i) Respetará, en la ejecución de las operaciones, las normas sobre subvencionabilidad de los gastos establecidos por la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo así como el resto de normativa autonómica, nacional y comunitaria que sea de aplicación en la ejecución de los proyectos cofinanciados. 15

16 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Actualización y/o Modificación del manual El manual puede ser objeto de revisión y actualización. Este procedimiento puede darse cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias (con carácter orientativo y no exhaustivo): 1. Nuevas directrices de la Comisión o de la Autoridad de Gestión. 2. Actualización y/o modificación de normativa aplicables. 3. Aplicación de recomendaciones incluidas en informes sobre auditorías. 4. Propuestas de mejoras formuladas por alguno de los agentes implicados en el programa 5. Modificaciones en los programas aprobados o de los criterios de selección de las operaciones que den lugar a la aprobación de operaciones de distinta naturaleza que exijan el diseño de nuevos procedimientos de verificación o provoquen cambios en los procedimientos descritos en el manual. 6. Cualquier otra circunstancia que aconseje su revisión. El manual podrá ser actualizado tantas veces como sea necesario, quedando constancia documental de su revisión, modificación, y fechas de difusión en su caso. Cada versión actualizada reflejará la fecha y el número de versión (esta última con números correlativos partiendo de la versión inicial 0.0). El manual, que debe ser aprobado por la Dirección General de Planificación y Presupuesto, está a disposición de las siguientes personas y organismos en soporte informático y papel: 1. Centros Gestores/Colaboradores 2. Técnicos del Servicio de Control 3. Empresas contratadas externamente En el proceso de actualización, la Dirección General de Planificación y Presupuesto realiza la revisión y elabora las posibles modificaciones, por iniciativa propia, a propuesta de la Autoridad de Gestión, los Centros Gestores/Colaboradores, el Servicio de Control o de los resultados obtenidos del trabajo de Empresas externas, siendo la propia Dirección General de Planificación y Presupuesto quien aprobará las modificaciones del manual. 16

17 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Asimismo las razones que motivan los cambios o actualizaciones del manual quedarán reflejados en una Addenda a la nueva versión que indicará expresamente la fecha en que los procedimientos y listas afectados por los cambios entrarán en vigor. Cada vez que sea actualizado el manual, la Dirección General de Planificación y Presupuesto procederá a comunicar los cambios realizados a las personas y organismos que dispongan del manual. Con este proceso, se garantiza el mantenimiento de la trazabilidad de dichos cambios durante toda la vida del programa Operativo (PO) de Canarias para el periodo , es decir, garantiza que se va a conservar la información de los procedimientos que sean modificados/sustituidos de forma que sea posible reconstruir en el futuro los que eran aplicables en un momento determinado de la vida del programa. 17

18 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Procedimiento de Gestión de las Actuaciones de Verificación Como hemos mencionado con anterioridad, la verificación puede ser definida como la comprobación ex ante, es decir, anterior a la certificación de pagos a la Comisión que, a través de la Autoridad de Certificación, lleva a cabo la Autoridad de Gestión, o bien el Organismo Intermedio por delegación de éste. En el nuevo período de programación, y para dar cumplimiento a la nueva normativa europea, las tareas de verificación serán realizadas conforme a lo previsto en el Capitulo IV de la Orden de 10 de noviembre de 2009, por la que se establecen normas para la gestión, seguimiento y control de las operaciones cofinanciadas con Fondos Estructurales. Dichas verificaciones se efectuarán por la Dirección General de Planificación y Presupuesto con medios propios o ajenos y con la colaboración de los Centros Gestores/Colaboradores, distribuyéndose de la siguiente manera, los trabajos a realizar: 1) Verificación del Centro Gestor/Colaborador, como responsable de la correcta ejecución de las operaciones cofinanciadas: Verificaciones sobre el terreno realizadas por todos los Centros Gestores/Colaboradores de proyectos cofinanciados tanto en el Programa Operativo de Canarias FEDER como en el Programa Operativo de Canarias FSE que conforme a la descripción de los sistemas de gestión y control colaboren en dichas tareas. Las verificaciones físicas, que podrán realizarse mediante la selección de una muestra representativa, se efectuarán conforme a los procedimientos establecidos en este manual por el Organismo Intermedio así como las instrucciones que se emitan al efecto. Cuando las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas de un programa operativo se realicen por muestreo, se deben conservar registros en los que describa y justifique el método de muestro y se identifiquen las operaciones o transacciones seleccionadas para ser verificadas. El Organismo Intermedio validará la selección de la muestra realizada por los Centros Gestores/Colaboradores. 18

19 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Verificaciones administrativas, realizadas sólo por los siguientes Centros Gestores/Colaboradores: 1. Dirección General de Transportes respecto a los gastos de funcionamiento declarados en el eje 9 del Programa Operativo de Canarias FEDER Dirección General de Formación Profesional y Educación de Adultos respecto a los gastos declarados en el eje 3 del el Programa Operativo de Canarias FSE Dirección General de Recursos Económicos respecto a los gastos de funcionamiento declarados en el eje 9 del Programa Operativo de Canarias FEDER Estas verificaciones se efectuarán sobre el 100% del gasto declarado y conforme a los procedimientos establecidos por el Organismo Intermedio en este manual así como las instrucciones que se emitan al efecto. Así mismo, se efectuarán actuaciones de comprobación de los trabajos efectuados por los Centros Gestores/Colaboradores por parte de la Dirección General de Planificación y Presupuesto con el fin de asegurarse de la calidad de las verificaciones efectuadas por los mismos. 2) Verificación del Órgano Intermedio, en este caso la Dirección General Planificación y Presupuesto. Estas verificaciones deben ser: Verificaciones administrativas del 100% del gasto declarado por todos los Centros Gestores/Colaboradores, excepción hecho a los Órganos anteriormente mencionados que colaboran en las tareas de verificación. Verificaciones administrativas e/o in situ, por muestreo de las actuaciones de verificación realizadas por los Centros Gestores/Colaboradores con la finalidad de comprobar los trabajos efectuados. Verificaciones sobre el terreno de las operaciones que conforme a lo previsto en la descripción de los sistemas de gestión y control deba efectuar la Dirección General de Planificación y presupuesto, sin perjuicio, de que los Centros Gestores/Colaboradores presten la máxima colaboración en el ejercicio de dichas actuaciones. 19

20 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos En este ámbito, las verificaciones tienen por objeto lo siguiente: 1) Comprobar con carácter previo a la certificación, que los gastos declarados se corresponden con gastos efectivamente abonados por los destinatarios de las ayudas y que en su realización se ha cumplido con la normativa comunitaria de aplicación. 2) Comprobar y garantizar que los procedimientos de verificación desarrollados por los Centros Gestores/Colaboradores en las verificaciones sobre el terreno y, en su caso, en las verificaciones administrativas garantizan una utilización eficaz y regular de los fondos. Dentro de la Dirección General de Planificación y Presupuesto, el Servicio de Control es el responsable de la realización de las verificaciones, así como de la supervisión y coordinación de las verificaciones en las que colaboran los Centros Gestores/Colaboradores. 20

21 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos ALCANCE Y CONTENIDO DE LAS VERIFICACIONES DE ARTÍCULO 13 DEL REGLAMENTO (CE) 1828/2006 DE LA COMISIÓN. Tal y como hemos mencionado con anterioridad, el artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006, constituye la principal referencia normativa europea en cuanto a las actuaciones de verificación exigidas a la autoridad de Gestión, y por delegación al Organismo Intermedio, en el artículo 60, letra b) del Reglamento (CE) nº 1083/2006. Conforme al mismo, las verificaciones abordarán los aspectos administrativos, financieros, técnicos y físicos de las operaciones. A este respecto, los objetivos generales del trabajo en estas verificaciones son: a) Verificar que la operación cumple con los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento para el FEDER, FSE o con el formulario de candidatura aprobado por el Comité de Gestión para los proyectos del programa Cooperación Territorial. Además habrá de cumplir con lo previsto en la decisión aprobatoria, proyecto aprobado, resolución de concesión, contrato administrativo y pliegos que la desarrolle. b) Verificar que los gastos declarados se corresponden con los registros contables y la documentación acreditativa que obran en poder de los Centros Gestores/Colaboradores. Con carácter general, verificar que se han seguido los procedimientos contables públicos del Gobierno de Canarias así como de otras AAPP o de los organismo autónomos o entidades dependientes, excepto en el caso de inversiones ejecutadas por empresas públicas, en que se verificará el cumplimiento de sus procedimientos contables internos. c) Verificar la realidad de los gastos declarados y la realización del proyecto cofinanciado, desde la fase de instrucción del mismo hasta la puesta en funcionamiento de la inversión proyectada. d) Verificar la subvencionabilidad de los gastos, de acuerdo a lo establecido en la normativa comunitaria y nacional: Artículos del 48 al 53 del Reglamento (CE) 1828/2006, de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, por el que se fijan las normas de desarrollo para el Reglamento (CE) 1083/2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el Reglamento 1080/2006 del 21

22 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Parlamento Europeo y el Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional. Artículo 7 del Reglamento (CE) 1080/2006, del Parlamento Europeo y el Consejo, de 5 de julio de 2006, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional. Artículo 11 del Reglamento (CE) 1081/2006, del Parlamento Europeo y el Consejo, de 5 de julio de 2006, relativo al Fondo Social Europeo. Artículo 56 del Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión. Orden TIN/2965/2008, de 14 de octubre de 2008, por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social europeo durante el periodo de programación , modificada por la Orden TIN/788/2009. Orden EHA/524/2008, de 26 de febrero, por la que se aprueban las normas sobe los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y Fondo de Cohesión. e) Verificar que los gastos declarados por el beneficiario son conformes a las normas comunitarias y nacionales, así como conforme a las políticas comunitarias. Se deben comprobar especialmente los siguientes aspectos: 1. Normas de contratación pública: se deben verificar los procedimientos y las formas de adjudicación de los contratos, cuando la operación verificada haya sido ejecutada por Administraciones Públicas así como por organismos y entidades dependientes o empresas públicas 3 directamente, o bien mediante encargo de ejecución, comprobando su conformidad con la normativa comunitaria de contratación pública, especialmente con la 3 Así como cualquier otra entidad o fundación que tenga la condición de poder Adjudicador conforme a la normativa aplicable. 22

23 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo 4 y con la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. 2. Normas de competencia: se debe comprobar que el gasto está amparado por un régimen de ayudas, aprobado por un reglamento de exención 5 o de mínimis 6, así como comprobar que no existen ayudas concurrentes e incompatibles, que no se supera en ningún caso el coste de las actividades subvencionadas, que el porcentaje de la ayuda no supera el porcentaje máximo permitido por el Fondo y que la ayuda junto con otras no incompatibles no superan el porcentaje máximo permitido para el conjunto de la financiación europea. 3. Normas de Protección del Medio Ambiente: se debe verificar que la operación en cuestión se ha sometido a las medidas de prevención ambiental de la Ley 11/1990, de 13 de julio, de Prevención del Impacto Ecológico o bien consta de informe razonado sobre la exclusión de la operación de la aplicación de la Ley, asimismo se deberá verificar que cumple con establecido en las directivas comunitarias 7 así como su posible afección a la Red Natura Normas de Igualdad de Oportunidades: se debe comprobar, en especial en las ayudas relacionadas con el acceso al empleo, la formación o en materia de condiciones de trabajo, que la actuación promueva la eliminación de desigualdades y el fomento de la igualdad de entre hombres y mujeres y en particularidad la igualdad de oportunidades en lo referente al estado civil o familiar, de religión o convicciones, de discapacidad, de edad o de orientación sexual. 5. Normas de Información y Publicidad: se ha de verificar que en todas las actuaciones cofinanciadas con Fondos Europeos se han desarrollado las 4 Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministros y de servicios. 5 Reglamento (CE) 800/2008 de la Comisión, de 6 de agosto de 2008 por el que se declaran determinadas categorías de ayudas compatibles con el mercado común en aplicación de los artículos 87 y 88 del Tratado (Reglamento General de exención por categorías). 6 Reglamento (CE) 1998/2006 de la Comisión, de15 de diciembre de 2006, relativo a la aplicación de los artículos 87 y 88 del Tratado a las ayudas mínimis. 7 Directiva 85/337/CEE sobre evaluación de las repercusiones de determinados proyectos públicos y privados sobre el Medio Ambiente, modificada por la Directiva 97/11/CE. 23

24 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos actuaciones oportunas en materia de información y publicidad, conforme a lo establecido en el artículo 69 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio y en los artículos 6, 8 y 9 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, de la Comisión, de 8 de diciembre. f) Verificar que, en el caso de existir transferencias de recursos a favor de cualquier Administración, institución, organismo, empresa pública o persona física o jurídica, y según se trate de subvenciones, aportaciones dinerarias, encomiendas, convenios o contratos programas, la actuación siga siendo conforme a las normas comunitarias aplicables. g) Verificar que se ha abonado la contribución pública al beneficiario, es decir que se ha abonado el importe correspondiente a la participación del Gobierno de Canarias, o en su caso, de organismos o entidades dependientes a los proyectos cofinanciados. 24

25 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO. El Servicio de Control de la Dirección General de Planificación y Presupuesto iniciará el procedimiento de verificación, una vez recibida la declaración de gastos presentada por el Centro Gestor/Colaborador. Este procedimiento de verificación es previo a la certificación del Órgano Intermedio a la Autoridad de Gestión. El Centro Gestor/Colaborador deberá remitir a la Dirección General de Planificación y Presupuesto, junto a la declaración de gastos, copia de los expedientes administrativos tramitados para la ejecución de los gastos declarados, ya sea mediante microficha o versiones electrónicas de documentos originales garantizando que son copia fiel del original cuya custodia o conservación le corresponda 8. En aquellos casos en los que debido al volumen de los expedientes administrativos sea necesario que la verificación se realice en el lugar en el que se éstos se encuentren custodiados, el Centro Gestor/Colaborador deberá informar de este hecho a la Dirección General de Planificación y Presupuesto, así como disponer de un lugar donde realizar los trabajos de verificación. Asimismo, en aquellos casos en los que la gestión de los expedientes objeto de verificación no sea llevada a cabo por el Centro Gestor/Colaborador, sino por algún centro colaborador del mismo, será obligación del Centro Gestor/Colaborador el recabar toda la documentación relativa a dichos expedientes, así como mantener la comunicación con dichos centros colaboradores, con el fin de facilitar las tareas de verificación a la Dirección General de Planificación y Presupuesto. Una vez que los expedientes administrativos se encuentren a disposición del Servicio de Control, se iniciará el procedimiento de verificación conforme a lo previsto en el apartado de orientaciones, y que abordará los aspectos administrativos, financieros, y técnicos de las operaciones. Dichos trabajos se efectuarán con el alcance previsto en el epígrafe anterior. Las labores de verificación se efectuarán cumplimentando las listas de verificación 8 Se admitirán como soporte de datos generalmente aceptados la fotocopia de documentos originales así como copias de pantalla de documentos que sólo existan en versión electrónica (o acceso a los sistemas informáticos que los genera). 25

26 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos correspondientes 9, en las cuales serán obligatorias, con independencia de la naturaleza de los proyectos las siguientes 10 : 1. Lista de comprobación de Justificación Económica. 2. Lista de Comprobación de las Operaciones Cofinanciadas (sólo para las verificaciones de gastos cofinanciados con FEDER). 3. Lista de comprobación de Subvencionabilidad, según se trate de operaciones cofinanciadas por FSE o FEDER y Fondo de Cohesión. 4. Lista de comprobación de Pista de Auditoría. 5. Lista de comprobación de Competencia. 6. Lista de comprobación de la normativa de Medio Ambiente. 7. Lista de comprobación de Información y Publicidad. 8. Lista de comprobación de la normativa de Igualdad de Oportunidades. Será imprescindible, en el ámbito del Programa Operativo de Canarias FEDER , para la aprobación de las operaciones dadas de alta por los Centros Gestores, la verificación de los aspectos indicados en las listas de Comprobación de Operaciones y de Medio Ambiente. Dichas listas se cumplimentarán por los centros gestores a la hora de dar de alta las operaciones y se comprobará por el Servicio de Control. El resto de las listas previstas en el manual se cumplimentarán dependiendo de si la operación cofinanciada corresponde a una subvención, contrato, convenio o encomienda: 1. Lista de comprobación de Ayudas de Estado-bases-convocatorias e instrucción. 2. Lista de comprobación de la instrucción y concesión de subvenciones. 3. Lista de comprobación de la normativa de contratación, según se trate de contratos regidos por el TRLCSP o por la LCSP. 4. Lista de comprobación de Convenios. 5. Lista de comprobación de Encomiendas. Se efectuarán cuantos requerimientos 11 se consideren necesarios solicitando la documentación/información imprescindible destinada a permitir la verificación de los 9 Ver Anexo I 10 Salvo en los procedimientos especiales previstas en el apartado siguiente de este Manual en los que se cumplimentará las listas previstas expresamente en el procedimiento establecido. 11 Ver Anexo II 26

27 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos aspectos indicados en las mencionadas listas. En aquellos casos en los que la documentación requerida sea de extrema importancia, se prevé el envío de un nuevo requerimiento al Centro Gestor/Colaborador, pudiendo éste solicitar una prórroga del plazo de presentación. Si aún en este último caso, dicha documentación no es aportada, se dará por concluida la verificación con la información disponible hasta ese momento. Finalizadas las verificaciones administrativas, y en su caso las verificaciones sobre el terreno, al que hace referencia el apartado siguiente de este manual, se procederá a la emisión del informe 12, en el que se deberá indicar las consecuencias de las irregularidades detectadas y si procede o no la corrección total o parcial de los gastos declarados. Dichos resultados provisionales con las recomendaciones que se consideren oportunas se comunicarán a los Centros Gestores/Colaboradores que contarán con un plazo de 15 días naturales para que aporten la documentación/información que se considere necesaria para subsanar las faltas o deficiencias detectadas, así como para efectuar las alegaciones oportunas. Si aún en este último caso, dicha documentación no es aportada, se dará por concluida la verificación con la información disponible elevando a definitivas las conclusiones obtenidas y procediéndose, en su caso, a la corrección total o parcial de los gastos declarados. En el caso de que una vez transcurrido el plazo de alegaciones, éstas hayan sido presentadas por el Centro Gestor/Colaborador junto a la documentación requerida, la Dirección General de Planificación y Presupuesto estudiará el contenido y procedencia de las mismas, emitiéndose el informe definitivo, del que se eliminarán las salvedades que se hayan considerado solventadas a la luz de la documentación aportada. Las irregularidades detectadas pueden ser de carácter puntual o sistemático, no obstante lo anterior, al ser depuradas al 100% se garantiza que los gastos certificados a la Comisión se encuentran libres de cualquier irregularidad. En todo caso, la Dirección General de Planificación y Presupuesto se encargará de realizar las oportunas recomendaciones a los Centros Gestores/Colaboradores para corregir los errores detectados y mejorar los sistemas de gestión. 12 Ver Anexo II 27

28 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos El procedimiento de verificación descrito se representa en el siguiente diagrama: Ejecución del gasto Conservación de la documentación acreditativa/ remisión con la declaración de gastos Verificación documental de carácter administrativo: Sobre el 100% de los gastos a declarar Listas de comprobación Garantía de Principio de separación de funciones Recopilación de la información: requerimientos RESULTADOS PROVISIONALES/COMUNICACIÓN/PLAZO 15 DÍAS ALEGACIONES RESULTADO Negativo Positivo Subsanación de las faltas o deficiencias SÍ Se procede a la certificación de los gastos NO Exclusión de la declaración de gastos, de conceptos o expedientes con irregularidades 28

29 Manual de Control y Verificación de Operaciones Cofinanciadas con Fondos Europeos PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN SOBRE EL TERRENO DE LAS OPERACIONES COFINANCIADAS. Entendemos por verificaciones sobre el terreno, a aquellas inspecciones físicas que tienen como objetivo la obtención de evidencias de la realidad física de las operaciones, especialmente de los siguientes aspectos: a) Que los bienes o servicios cofinanciados se encuentran efectivamente realizados o están en ejecución conforme al proyecto aprobado. b) Que el beneficiario ha cumplido con lo establecido en la normativa de información y publicidad. c) Que el beneficiario ha cumplido, en su caso, con lo establecido en normativa de medio ambiente. d) En su caso, que la inversión se mantiene durante el plazo mínimo establecido en la normativa de comunitaria y nacional de aplicación. Las verificaciones sobre el terreno se efectuarán o por la Dirección General de Planificación y Presupuesto o, en su caso, con la colaboración de los Centros Gestores, conforme a lo previsto en los artículos 6 y 17 de la Orden de 10 de noviembre de En todo caso, dichas verificaciones se enmarcarán en el Plan Anual de Verificación aprobado por la Dirección General de Planificación y Presupuesto a la cual le corresponde, a su vez, revisar anualmente el método de muestreo. Para la elaboración del mencionado plan se tendrá en cuenta el Documento de orientación sobre las verificaciones de gestión que los Estados miembros deben realizar de las actividades cofinanciadas por los Fondos estructurales y el Fondo de Cohesión para el período del COCOF 08/0020/04. Formará parte de dicho Plan Anual de Verificación las actuaciones destinadas a comprobar el cumplimiento del mantenimiento de las inversiones así como de las condiciones que se hayan tenido en cuenta para la aprobación de la operación exigida en el artículo 57 del Reglamento (CE) 1083/2006. Para la realización de dichas verificaciones se tendrán en cuenta lo previsto en este apartado así como las orientaciones establecidas en el apartado 8 de este manual. 29

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