ELABORAR INFORME DE OPERACIONES DE

Transcripción

1 Página: 1 de 9 INSTRUCTIVO: ELABORAR INFORME DE OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR PARA REPORTE AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA DANE

2 Página: 2 de 9 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Procesar, consolidar y presentar la información correspondiente a las operaciones de comercio exterior que han sido efectuadas en las diferentes Sedes de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE para la muestra trimestral de servicios. ALCANCE: Inicia con la solicitud de información a cada Sede y Unidad Especial, y finaliza con el registro trimestral en el aplicativo Web del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE. Aplica para las áreas encargadas de las actividades de comercio exterior en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Encuesta Muestra Trimestral de Servicios Otros sectores MTS del DANE: Formato a diligenciar por la Universidad Nacional de Colombia ante el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE y que tiene por objetivo obtener información específica del sector, relacionada con ingresos, gastos y empleo, además de las operaciones de comercio exterior de servicios realizadas a nivel empresarial. 2. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Este informe se diligencia únicamente para operaciones de importación o exportación causadas durante el trimestre correspondiente al reporte. El momento de la causación corresponde a aquel en que se presta el servicio importado o exportado, y no a aquel en que se realiza el pago o se relaciona contablemente. FORMATOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Formato MTS DANE para sede: Formato empleado para registrar y reportar la información de operaciones de comercio exterior en cada una de las Sedes de la universidad. 2. Formato MTS DANE para consolidar: Formato empleado para consolidar la información de operaciones de comercio exterior remitida por las diferentes Sedes de la Universidad. 3. Instructivo de diligenciamiento Muestra Trimestral de Comercio Exterior de Servicios MTCES, DANE, Marzo 2010: Manual de Diligenciamiento Muestra Trimestral Comercio Exterior de Servicios MTCES.

3 Página: 3 de 9 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Solicitar información a las Sedes y Unidades Especiales El Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos debe solicitar a cada una de las Sedes y Unidades Especiales el envío de la información de comercio exterior con el fin de consolidar un reporte único para la Universidad Nacional de Colombia y cargarlo en el aplicativo del Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE. Esta solicitud se efectúa vía correo electrónico al cumplirse cada trimestre de operaciones. Adjunto a esta solicitud debe enviarse el formato en Excel Formato MTS DANE para sede, que debe ser diligenciado y remitido por cada una de las Sedes y Unidades Especiales. En caso de no haberse realizado operaciones de comercio exterior durante el trimestre de reporte, se debe enviar una constancia de esta situación a la División Nacional de Servicios Administrativos. 2. Levantar y verificar la información de operaciones de comercio exterior El asistente del Área encargada de las actividades de comercio exterior en la Sede o Unidad Especial debe levantar y verificar la información de operaciones de comercio exterior correspondiente a la Sede o Unidad Especial. Para ello, se debe identificar la información correspondiente a servicios importados o exportados durante el trimestre, incluyendo los viáticos que se entregan a personas vinculadas a la Universidad para su sostenimiento en el exterior. 3. Diligenciar el formulario El asistente del Área encargada de las actividades de comercio exterior de la Sede o Unidad Especial debe diligenciar el formulario en Excel remitido por la División Nacional de Servicios Administrativos. El formato debe ser diligenciado con la información consolidada de cada Sede y Unidad Especial. Con el fin de facilitar la recolección de información en cada una de las Sedes y Unidades Especiales, el formato ha sido diseñado de tal forma que la mayor parte de la información pueda ser seleccionada de listas desplegables, y de esta manera evitar el registro de valores diferentes a las opciones dadas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE. Los campos que requieren diligenciamiento son los siguientes: a. Capítulo de Exportaciones:

4 Página: 4 de 9 En esta hoja del archivo se deben diligenciar todas las operaciones de ingresos de divisas por exportaciones de servicio y/o aportes para proyectos que haya realizado la Sede o Unidad Especial durante el trimestre. Para cada una de las operaciones es necesario diligenciar la siguiente información: i. Modo de Exportación: Seleccionar de la lista desplegable uno de los siguientes cuatro (4) modos de exportación, de acuerdo con la forma en que se haya realizado la venta del servicio y su consumo: 1. Suministro transfronterizo: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa realizó ventas de servicios a empresas o agentes no residentes en Colombia sin salir del país. La prestación del servicio pudo haberse realizado por teléfono, fax, Internet u otros enlaces informáticos, la televisión o el envío de documentos, cintas, etc., o por correo o mensajería (ejemplo: venta de servicios de un software especializado a una empresa no residente en Colombia a través de Internet.). 2. Consumo en el extranjero: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa realizó ventas de servicios a clientes no residentes que se desplazaron a Colombia para recibir dicho servicio dentro del territorio colombiano. Ejemplo: Capacitación para agentes no residentes que se trasladan a Colombia para recibirla. 3. Presencia comercial: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa vendió en el extranjero servicios para los cuales fue necesario establecerse fuera de Colombia por un periodo inferior a 18 meses. Ejemplo: servicios de asesoría y montaje de estructuras metálicas. 4. Presencia de personas físicas: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa realizó ventas de servicios a empresas o agentes no residentes en el país, a través del desplazamiento temporal al exterior de personas naturales en nombre de su empresa. Ejemplo: curso de capacitación para el uso y mantenimiento de software dictado por un experto colombiano en otro país. ii. Servicio exportado: Seleccionar de la lista desplegable correspondiente a actividades estandarizadas e identificadas con los códigos CABPS (Clasificación Ampliada de Balanza de Pagos de Servicios) el grupo de servicios al cual corresponde aquel que se suministró en la operación a registrar. Para tener mayor claridad sobre las características de cada clasificación de actividades, se recomienda consultar el Instructivo de diligenciamiento de la Muestra Trimestral de Comercio Exterior de Servicios del DANE, en especial el Capítulo II. Operaciones de comercio internacional de servicios. iii. País de destino: Seleccionar de la lista desplegable el país de destino al cual se suministró el servicio en esta operación de exportación.

5 Página: 5 de 9 iv. Valor en pesos colombianos: Registrar en este campo el valor de la exportación en pesos colombianos. v. Moneda usada: Seleccionar de la lista desplegable la moneda en la cual se realizó la operación de exportación. Si la moneda no aparece relacionada, seleccionar la opción Otros. Observación: Los campos referentes al valor total exportado, el número de operaciones y los porcentajes de uso de cada moneda no deben ser diligenciados en este formato, ya que estos campos están protegidos, y son calculados automáticamente por el aplicativo. b. Capítulo de Importaciones: En esta hoja del archivo se deben diligenciar todas las operaciones de importaciones de servicio que haya realizado la Sede o Unidad Especial durante el trimestre. Para cada una de las operaciones se debe diligenciar la siguiente información: i. Modo de Importación: Seleccionar de la lista desplegable uno de los siguientes cuatro (4) modos de importación, de acuerdo a la forma en que se haya realizado la compra del servicio y su consumo: 1. Suministro transfronterizo: Se refiere a importaciones en las cuales la empresa realizó compras de servicios a empresas o agentes no residentes en Colombia sin salir del país. La prestación del servicio pudo haberse realizado por teléfono, fax, Internet u otros enlaces informáticos, la televisión o el envío de documentos, cintas, etc., o por correo o mensajería. Ejemplo: servicios de diseño recibidos en Colombia vía Internet provenientes de otro país 2. Consumo en el extranjero: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa realizó compras de servicios en el exterior, para su utilización o consumo en el país extranjero. Ejemplo: alquiler de un centro de convenciones para la realización de un Foro en el exterior. 3. Presencia comercial: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa realiza compras de servicios a empresas del exterior que se desplazaron a Colombia para prestar el servicio y permanecieron aquí por un período inferior a 18 meses. Ejemplo: asesoría y construcción de un nuevo establecimiento para el desarrollo de la actividad. 4. Presencia de personas físicas: Se refiere a exportaciones en las cuales la empresa realizó compras de servicios prestados por empleados de empresas no residentes en Colombia, que se desplazaron al país de manera temporal, para prestar dichos servicios. Ejemplo: servicios ofrecidos por un experto extranjero que se desplaza a Colombia para capacitar a técnicos colombianos.

6 Página: 6 de 9 ii. Servicio importado: Seleccionar de la lista desplegable, correspondiente a actividades estandarizadas e identificadas con los códigos CABPS, el grupo de servicios al cual corresponde aquel que se adquirió en la operación a registrar. Para tener mayor claridad sobre las características de cada clasificación de actividades, se recomienda consultar el Instructivo de diligenciamiento de la Muestra Trimestral de Comercio Exterior de Servicios del DANE, en especial el Capítulo II. Operaciones de comercio internacional de servicios. iii. País de origen: Seleccionar de la lista desplegable el país de origen en el cual se adquirió el servicio en la operación de importación. iv. Valor en pesos colombianos: Registrar en este campo el valor de la importación en pesos colombianos. v. Moneda usada: Seleccionar de la lista desplegable la moneda en la cual se realizó la operación de importación. Si la moneda no aparece relacionada, seleccione la opción Otros. Observación: Los campos referentes al valor total importado, el número de operaciones y los porcentajes de uso de cada moneda no deben ser diligenciados en este formato, ya que estos campos están protegidos, y son calculados automáticamente por el aplicativo. 4. Verificar el diligenciamiento del formato El Jefe del Área encargada de las actividades de comercio exterior debe verificar el diligenciamiento del formato, para lo cual se deben garantizar las siguientes condiciones: a. Para cada operación de importación y exportación deben estar diligenciados los campos Modo de exportación o importación; servicio exportado o importado; país de destino u origen; valor en pesos colombianos; y moneda utilizada. b. Los valores numéricos se diligencian con máximo dos (2) decimales. c. La información debe estar completa y debe coincidir en su totalidad con la información reportada por concepto de Balanza de Pagos al Banco de la República. d. Si el volumen de las operaciones u otras características específicas exigen la modificación del formato, dicha situación debe ser comunicada a la División Nacional de Servicios Administrativos para el ajuste y reenvío del formato. Se presentaron errores u omisiones?

7 Página: 7 de 9 Sí: Verificar el diligenciamiento del formato, ir a la Actividad 4. No: Enviar el formato diligenciado a la División Nacional de Servicios Administrativos, ir a la Actividad Enviar el formato diligenciado a la División Nacional de Servicios Administrativos. El Jefe del Área encargada de las actividades de comercio exterior deberá remitir el formato por correo electrónico a la División Nacional de Servicios Administrativos dentro del plazo estipulado, con el fin de que se disponga de tiempo suficiente para aclarar dudas y realizar los ajustes a que haya lugar. Para aclarar dudas respecto al correcto diligenciamiento de la información, es recomendable comunicarse con la persona responsable de gestión de informes de la División Nacional de Servicios Administrativos. 6. Verificar el correcto diligenciamiento y entrega oportuna de los formatos. Una vez recibidos los formatos dentro de las fechas límites señaladas para cada caso, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos debe verificar la consistencia de la información contenida en los mismos. Para aclarar dudas respecto al correcto diligenciamiento de la información, es recomendable comunicarse con el asesor designado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, y plantear las inquietudes que se puedan presentar. Se presentaron errores u omisiones? Sí: Devolver el formato al responsable de su diligenciamiento en la Sede o Unidad Especial correspondiente. No: Consolidar la información en el formato MTS DANE para consolidar, ir a la Actividad Consolidar la información en el Formato MTS DANE para consolidar Una vez verificada toda la información contenida en los formatos de reporte de todas las Sedes y unidades Especiales de la Universidad que hayan reportado operaciones de comercio exterior, el Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos debe consolidar la información en el Formato MTS DANE para consolidar. En este formato se debe copiar el total de las operaciones, ubicando las exportaciones y las importaciones en las hojas de cálculo con los nombres respectivos, y seleccionando frente a cada operación la Sede o Unidad Especial que la reporta. Posteriormente, se deben actualizar las tablas

8 Página: 8 de 9 dinámicas para obtener el consolidado de la información agregada según las variables modo de exportación o importación, servicio y país de destino u origen. Observaciones: La información relacionada con la tasa de cambio de dólar utilizada es proporcionada directamente por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, ya que se calcula de acuerdo con la tasa promedio durante el trimestre de reporte. Los campos referentes a totales de exportación e importación, los porcentajes de uso de monedas y el resumen de las operaciones son campos que se encuentran automatizados en el aplicativo y, por tanto, no deben ser diligenciados manualmente. 8. Diligenciar el formato MTS DANE en aplicativo Web. El asistente de la División Nacional de Servicios Administrativos debe realizar el reporte dentro del periodo establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE. Se utiliza la siguiente ruta de acceso: > Información DANE > Económicas > Comercio y servicios > Servicios > Muestra trimestral de servicios > Formulario electrónico. Se debe ingresar registrando el usuario y contraseña que fueron habilitados para la Universidad Nacional de Colombia por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE. 9. Generar soportes Una vez cargado el reporte en el aplicativo del DANE, se debe generar y grabar un comprobante de registro de la operación. Adicionalmente, se debe comunicar al asesor del DANE la finalización de la operación de reporte. 10. Obtener el Paz y Salvo del DANE. Una vez realizado el reporte, es posible que sea necesario aclarar algunas inquietudes frente al Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, o realizar ajustes al reporte. En este caso, el asesor se comunicará con la División Nacional de Servicios Administrativos y solicitará información para realizar las aclaraciones o los ajustes pertinentes.

9 Página: 9 de 9 Una vez el reporte cumpla con todas las especificaciones exigidas por el DANE, esta entidad expedirá un certificado de paz y salvo referente a la presentación del reporte, y lo enviará al correo electrónico de la División Nacional de Servicios Administrativos. Fin del instructivo. ELABORÓ CARGO Carlos Alfonso Ballesteros González Jaime Enrique Acosta Gutiérrez Contratistas Profesionales DNSA REVISÓ CARGO Ana Lucía Angulo Villamil, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Mayo 18 de 2010 FECHA Enero 31 de 2011 FECHA Noviembre 08 de 2011