INSTRUCTIVO e-pak OCA EL PRIMER SERVICIO DE LOGÍSTICA PARA VENDEDORES Y COMPRADORES ONLINE

Transcripción

1 INSTRUCTIVO e-pak OCA EL PRIMER SERVICIO DE LOGÍSTICA PARA VENDEDORES Y COMPRADORES ONLINE INTRODUCCIÓN OCA e-pak es la solución de logística integral, basada en una plataforma web que permite la gestión punta a punta del envío de paquetería a todo el país. Los clientes administran el envío de sus productos en forma completamente online, desde el retiro en el local de ventas o depósito hasta la entrega en destino. Las principales características, ventajas y beneficios del servicio son: Modalidades de envío Puerta a Puerta y Puerta a Sucursal Plazos de envío estándar y prioritario Entrega a persona mayor de 18 años, con presentación de DNI. Consolidación de bultos por envío y peso máximo por envío de 25 kg. Cobertura Nacional Remito Digital Servicios opcionales y adicionales: Cobranza contra reembolso Seguro Pago en destino Devolución de remito conformado Provisión de envases normalizados Logística Inversa OCA e-shop Gerencia de Marketing V1 Ago

2 ÍNDICE Introducción.1 A.1 Solicitud de pedidos on line Proceso Inicial A.1.1 Registro A.1.2 Realizar envíos a sucursal A.1.3 Realizar envíos a domicilio A.1.4 Carrito de envíos...11 A.1.5 Historial de envíos.12 A.1.6 Impresión de etiqueta de seguimiento 13 A.2 Solicitud de pedidos desde Web Procesos Adicionales.. 15 A.2.1 Libreta de direcciones...15 A.2.2 Libreta de remitentes.17 A.2.3 Carga rápida de datos.. 19 A.2.4 Calculador de envíos.21 A.2.5 Cancelar envíos.23 A.2.6 Insumos A.2.7 Digitalización de Remitos A.2.8 Buscador de Localidades A.2.9 Buscador de Sucursales A.2.10 Opciones de Usuario A.2.11 Movimientos de Cuenta A.2.12 Web Services A.2.13 Preguntas Frecuentes Consultas 33 Gerencia de Marketing V1 Ago

3 A.1 SOLICITUD DE PEDIDOS ON LINE PROCESO INICIAL Ingrese en y haga clic en e-pak OCA, accesible desde el menú lateral en la página principal del sitio. A continuación, se presenta la siguiente pantalla: Gerencia de Marketing V1 Ago

4 A.1.1 Registro Haga clic en el botón Regístrese, para completar sus datos de registro como usuario y comenzar a utilizar el servicio. Luego, ingrese número de CUIT y número de cuenta OCA que será facilitado por su Ejecutivo de Cuenta. En caso de que Usted ya disponga de cuenta OCA Express Pak, el sistema le solicitará los datos de la misma. Esto permite alternar entre los sitios E-Pak y OEP con presionar un solo botón. Ejemplo: Si usted se encuentra en el sitio e-pak podrá acceder al sitio OCA Express Pak presionando el siguiente botón (Ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla): De forma similar si usted se encuentra en el sitio OCA Express Pak podrá acceder al sitio E- Pak presionando el siguiente botón (Ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla): Gerencia de Marketing V1 Ago

5 En caso contrario, se muestra la siguiente pantalla donde debe registrarse, completando los campos requeridos: Gerencia de Marketing V1 Ago

6 Una vez realizado el registro, puede ingresar desde la página principal completando su y su contraseña como el siguiente ejemplo. Usted accede a la siguiente pantalla, donde cuenta con un menú de accesos directos a las principales herramientas de la plataforma: Gerencia de Marketing V1 Ago

7 A.1.2 Realizar envíos a sucursal Haga clic en el botón de Realizar envíos a Sucursal, disponible en el cuerpo central de la página principal: A continuación, seleccione la Modalidad de Envío definida con la cual se gestionará la entrega de sus productos. Complete los datos del Comprador, es decir, a quién Usted desea enviar el paquete. Luego, complete los datos de Retiro del Paquete, indicando con precisión dónde y cuándo debemos pasar a retirar sus envíos. Una vez ingresado el Código Postal de destino, se despliegan las Sucursales OCA que, ya sea en función del código postal del domicilio del comprador ó haya acordado con éste, pueda definir como lugar de retiro de sus productos. Indique el Nro. de celular de su Comprador y/ó su correo electrónico ya que con esos datos, le informaremos por SMS / , el momento en que el envío se encuentra disponible en la sucursal OCA de destino para su retiro. Gerencia de Marketing V1 Ago

8 NOTA: Se pueden solicitar retiros de paquetes desde el día siguiente hábil al de la fecha de confirmación de la Orden de Retiro (envío modalidad Estándar). O bien, puede solicitarse por la mañana para el turno tarde del mismo día (envío modalidad Prioritario). El Nro. de Remito es el documento comercial emitido por Ud. que ampara el envío. En ese campo puede optar por incluir el Nro. de Factura, documento requerido para los casos de cobro contra reembolso. Los documentos mencionados deben ajustarse a la reglamentación vigente de la AFIP. A continuación, ingrese la cantidad de paquetes y sus características (peso, volumen, valor). En caso que la operativa sea con seguro, agregue el importe de valor declarado. Gerencia de Marketing V1 Ago

9 Finalmente, presione el botón de Enviar al carrito de envíos. A.1.3 Realizar envíos a domicilio Haga clic en el botón de Realizar envíos a Domicilio, disponible en el cuerpo central de la página principal: A continuación, seleccione la Modalidad de Envío definida con la cual se gestionará la entrega de sus productos. Complete los datos del Comprador, es decir, a quién Usted desea enviar el envío. Luego, complete los datos en Retiro del Paquete, indicando con precisión dónde y cuándo debemos pasar a retirarlo. Gerencia de Marketing V1 Ago

10 NOTA: Se pueden solicitar retiros de paquetes desde el día siguiente hábil al de la fecha de confirmación de la Orden de Retiro (envío modalidad Estándar). O bien, puede solicitarse por la mañana para el turno tarde del mismo día (envío modalidad Prioritario). A continuación, ingrese la cantidad de paquetes y sus características (peso, volumen, valor). En caso que la modalidad sea con seguro, agregue el importe de valor declarado. Finalmente, presione el botón de Enviar al carrito de envíos. NOTA: Usted puede realizar operaciones de logística inversa. Es decir, puede recibir devoluciones de productos por parte de sus clientes. En este caso, OCA retira el producto en el domicilio indicado por el cliente y lo entrega en domicilio de la empresa (modalidad Puerta a Puerta). Usted debe cargar la solicitud de retiro previamente, indicando el domicilio de retiro de su cliente como Remitente y el domicilio de entrega de su empresa como Destinatario. Por otro lado, puede realizar operaciones de abastecimiento, es decir, recibir productos de sus Gerencia de Marketing V1 Ago

11 proveedores (modalidad Puerta a Puerta). En este caso, puede cargar la solicitud de retiro con domicilio de su proveedor como Remitente y sus datos y domicilio en el campo Destinatario ya que Ud. recibirá el envío en cuestión. Le recordamos que en cualquiera de ambos casos, debe enviarle al Remitente por correo electrónico, la imagen de la etiqueta direccionante generada por la Orden de Retiro on line (ver ítem A-1.3) con los datos del envío, para que adhieran al paquete. Prevea con anticipación este tipo de modalidad especial con su Ejecutivo de Cuenta para pre configurar su alta en la plataforma web. A.1.4 Carrito de envíos Luego de definir el envío a realizar (según modalidad Puerta a puerta o Puerta a Sucursal), el mismo queda en el carrito de envíos hasta que Usted confirme la operación. Para procesar el envío, selecciónelo y presione Enviar. El sistema muestra el detalle (Resumen) de los envíos procesados. A continuación complete: Observación para el retiro del/los paquete/s. Si desea recibir con detalle del envío. Finalmente, completar el Nombre y Apellido del solicitante. Luego presione Aceptar. Gerencia de Marketing V1 Ago

12 Finalmente, se muestra el siguiente aviso de confirmación: El Nro. de Envío es el código con el cual podrá consultar on line, el estado de distribución y entrega (tracking) del mismo. A.1.5 Historial de envíos Seleccionar la opción correspondiente, accesible desde el menú lateral del sitio: Gerencia de Marketing V1 Ago

13 En esta sección, se puede consultar el estado de los envíos confirmados y realizar acciones tales como: cancelar envíos en proceso de realización, conocer el estado de sus envíos, exportar datos a una planilla de cálculos, imprimir etiquetas de seguimiento, etc. Si la Orden de Retiro generada se encuentra aún en estado En Proceso (P=100%) Ud., podrá cancelar el envío seleccionado la opción Cancelar envío. A.1.6 Impresión de etiqueta de seguimiento Antes que se efectúe el retiro de sus envíos desde el domicilio que nos sea indicado, es necesario identificarlo correctamente con una etiqueta de seguimiento. La plataforma genera tantas etiquetas como envíos compone la Orden de Retiro. Para eso, diríjase a la sección de Impresión de Etiquetas, accesible en el menú lateral del sitio: Seleccione la Orden de Retiro del envío correspondiente e imprima la ó las etiquetas de cada uno de sus paquetes (esta acción se puede realizar tambien desde Historial de Envíos). Gerencia de Marketing V1 Ago

14 NOTA: En caso de realizar una operación de logística inversa (devoluciones de clientes ó abastecimiento de proveedores), es importante que Usted envíe por correo electrónico las etiquetas direccionantes a su Comprador ó a su proveedor según el caso, para que puedan adherir a los paquetes a ser despachados a su domicilio. Recuerde que en ambos casos, Ud. como cliente de OCA es Destinatario por lo que deberá tener presente de incluir Gerencia de Marketing V1 Ago

15 correctamente sus datos en dicho campo y los de sus compradores ó proveedores en el campo Remitente en la Orden de Retiro del menú Realizar Envíos. A.2 SOLICITUD DE PEDIDOS DESDE WEB PROCESOS ADICIONALES A.2.1 Libreta de direcciones En esta sección, se pueden almacenar los datos de los domicilios de sus compradores para que puedan ser utilizados en envíos posteriores. Para acceder, seleccione la opción correspondiente en el menú lateral del sitio Para cargar los datos de sus compradores, presione Nuevo Destinatario. Gerencia de Marketing V1 Ago

16 Complete los datos requeridos y haga clic Aceptar para agregar al Comprador en la Libreta de Direcciones. Para agregar el Comprador a un envío, haga clic Libreta de direcciones Se muestra la siguiente pantalla: Gerencia de Marketing V1 Ago

17 Seleccione un criterio de búsqueda y complete el campo Buscar. Finalmente presione Buscar. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Marque el registro a utilizar y presione continuar. A.2.2 Libreta de remitentes En esta sección, se pueden almacenar los datos de direcciones como remitentes (Vendedor ó Proveedores) para que pueda utilizarlos para realizar el retiro en envíos posteriores. Para acceder, seleccione la opción correspondiente en el menú lateral del sitio: Se muestra la siguiente pantalla: Para agregar un remitente presione Nuevo remitente. Es importante identificarlo con una categoría para segmentar los datos. Gerencia de Marketing V1 Ago

18 Complete los campos correspondientes y presionar Aceptar. Al volver a la pantalla inicial se muestra el registro agregado. Luego, al realizar un envío puede utilizar los remitentes guardados haciendo clic en: Se muestran los remitentes guardados. Seleccione un criterio de búsqueda y complete el campo Buscar. Finalmente presione Buscar. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Marque el registro a utilizar y presione continuar. Gerencia de Marketing V1 Ago

19 A.2.3 Carga rápida de datos (Quick Ship) Esta opción disponible desde Realizar envíos a domicilio ó a Sucursal, permite realizar envíos en forma masiva, cargando una lista de distribución en una planilla formato CSV donde consten los datos de los compradores y datos de cada uno de los envíos que desee efectuar. En la siguiente sección, ingresando desde Bajar Planilla Modelo, podrá descargar el formato de archivo necesario. Bajar Planilla Modelo A continuación visualizará la siguiente ventana para abrir ó guardar el modelo de plantilla: Gerencia de Marketing V1 Ago

20 Seguidamente, al abrir el archivo QuickShip.xls, tendrá la siguiente plantilla en Excel con los campos predeterminados que deberá completar y luego guardar en su PC. Una vez bajado el modelo, recuerde que antes de guardar el archivo con extensión CSV con los datos ingresados y manteniendo el encabezado de campos, deberá eliminar la fila 2 descripción de longitud de campo y el texto * Son campos obligatorios y entre corchetes se informa la longitud máxima del mismo. Para realizar el upload de un archivo con envíos, presionar Examinar y seleccionar el archivo correspondiente, luego presionar Aceptar. Gerencia de Marketing V1 Ago

21 NOTA: En el caso de envíos con modalidad Puerta a Sucursal, en el campo Destinatario deberán completarse los datos correspondientes a las sucursales OCA habilitadas en cuestión. Estos datos pueden consultarse, utilizando la opción Búsqueda de sucursal de entrega indicando el código postal, le devolverá en el campo CI la sucursal habilitada. A.2.4 Calculador de envíos Esta herramienta está accesible desde la página principal del sitio. Tal como se ilustra a continuación, complete los campos requeridos: Código Postal de origen Código Postal de destino Seleccione la modalidad operativa pre configurada Cantidad de paquetes Gerencia de Marketing V1 Ago

22 Peso en Kg Tamaño del/los envíos (alto, largo, ancho en cm.) Valor declarado (en caso que la modalidad operativa incluya seguro) Luego presione Calcular. El sistema informa el costo del envío consultado con identificación del ámbito y el plazo previsto en días hábiles tomándose a partir del día siguiente hábil al de su admisión. Gerencia de Marketing V1 Ago

23 A.2.5 Cancelar Envíos Cuando tenga Ordenes de Retiro en el Carrito de Envíos que desee cancelar, Ud. podrá ingresar a esta sección para eliminarlos de la plataforma siempre y cuando la Orden de Retiro que involucra el envío generado, se encuentre en estado En Proceso (P=100%). Para ello, deberá clickear el ícono Cancelar Envío según Orden de Retiro seleccionada. A.2.6 Insumos En esta sección, puede solicitarse envases normalizados flexibles e insumos para embalar en forma adecuada sus envíos. Desde la pantalla principal presione: Indique la cantidad requerida de cada insumo y presione Aceptar. Gerencia de Marketing V1 Ago

24 NOTA: El rótulo de direccionamiento autoadhesivo no reemplaza a la etiqueta generada on line por la plataforma e-pak de sus envíos. Las bolsas plásticas Nro. 1 y 2 son de uso exclusivo para la modalidad Prioritario. Finalmente complete los siguientes datos para la entrega y presione Aceptar. Gerencia de Marketing V1 Ago

25 Para el correcto acondicionamiento de sus envíos puede consultar a la guía Sus paquetes haciendo clic en el siguiente icono de la página principal: A.2.7 Digitalización de Remitos Desde esta sección podrá realizar una búsqueda avanzada para conocer el estado y ubicación de cada uno de sus envíos como también, podrá visualizar la imagen digitalizada del remito conformado por el destinatario en caso que Ud. convenga esa opción de servicio previamente con su Ejecutivo de Cuenta. En dicho caso, solo será expuesta cuando la modalidad operativa integre este servicio. Para visualizar los remitos digitalizados ingrese a esta sección desde la página principal: Complete los campos requeridos y finalmente presionar Buscar. Gerencia de Marketing V1 Ago

26 El sistema muestra el ó los envíos encontrados según el filtro de búsqueda seleccionado. Presione para ver el historial de su envío y presione Ver imagen para visualizar la imagen digital del remito conformado de su envío como en el siguiente ejemplo. Gerencia de Marketing V1 Ago

27 A.2.8 Buscador de Localidades Desde esta sección del menú lateral, podrá realizar una búsqueda avanzada para conocer el plazo de entrega en días hábiles entre localidades de origen y destino para la modalidad Puerta a Puerta según sea con entrega Estándar ó Prioritario. Como resultado podrá descargar el listado en formato PDF. Gerencia de Marketing V1 Ago

28 A.2.9 Buscador de Sucursales Desde esta sección del menú lateral, podrá realizar una búsqueda para conocer el plazo de entrega en días hábiles entre una localidad de origen y sucursales OCA de destino mas próximas para la modalidad Puerta a Sucursal según sea entrega Estándar ó Prioritario. Como resultado podrá descargar el listado en formato PDF. Gerencia de Marketing V1 Ago

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30 A.2.10 Opciones de Usuario Desde el menú lateral, ingresando a esta sección, podrá modificar su clave de acceso, datos personales, agregar compradores y domicilios de retiro (los de su tienda on line ó los de sus proveedores) a su libreta de direcciones y de remitentes para automatizar la carga de un envío. A.2.11 Movimientos de Cuenta Desde el menú lateral, ingresando a esta sección, le informará el importe acumulado de su cuenta a ser facturados en base a los tarifarios de las modalidades operativas utilizadas. Gerencia de Marketing V1 Ago

31 A.2.12 Web Services Usted puede descargar nuestros Web Services desde el siguiente botón en la página principal de e-pak, para integrarlos a su plataforma de comercio electrónico y administrar la logística de su negocio online desde un único lugar. Los Web Services disponibles permiten cotizar envíos, generar órdenes de retiro con envíos a múltiples destinatarios, informar a sus clientes acerca del estado de sus pedidos y consultar los envíos realizados en un período determinado. A continuación, se describe cada uno: Función Tarifar _Envío_Corporativo : Usted puede integrar este Web Service al back-end de su plataforma de e-commerce, para calcular el costo y plazo de entrega de envíos. Se obtiene la tarifa de un envío mediante el cálculo del peso, volumen, código postal de origen y de destino y cantidad de paquetes, según una modalidad de envío predeterminada. Parámetros: (string PesoTotal, string VolumenTotal, string CodigoPostalOrigen, string CodigoPostalDestino, string CantidadPaquetes, string Cuit, string Operativa) Ejemplo: PesoTotal: 3.5 (Kilogramos) VolumenTotal: 10 CodigoPostalOrigen: 1000 CodigoPostalDestino: 2000 CantidadPaquetes: 1 CUIT: (con guiones) N Modalidad Operativa: Resultado: (XML) conteniendo el tipo de tarifador y el precio del envío. Función IngresoOR: Usted puede integrar este Web Service al back-end de su plataforma de e-commerce, para realizar envíos a domicilio o a Sucursal en forma masiva, a múltiples destinatarios. Parámetros: User: Usuario registrado en epak. Password: Password del usuario registrado. Xml_Datos: XML según diseño. ConfirmaRetiro: True or False (si es False los datos quedaran en el carrito de envíos y luego deberá confirmar el retiro desde sitio con el usuario que hizo la imposición. DiasHastaRetiro: (Int) Si no informa, se asume retiro al día siguiente. IdFranjaHoraria: (Int) 1 = (8 a 17hs) - 2 = (8 a 12hs) - 3 = (13 a 17hs). ArchivoCliente: Fijo WS_Cliente ArchivoProceso: Fijo WS_Proceso Resultado: (XML) Devuelve el resultado del proceso Fecha de Retiro, Franja Horaria solo son necesarios si se confirma el retiro Función Tracking _Pieza: Usted puede integrar este Web Service al fron-end de su plataforma de e-commerce, para que sus clientes consulten el estado de sus órdenes de pedido desde el sitio web de su negocio online. Dado un envío, en base al documento del paquete (Nro. de Remito/Factura) y Nro. Guía de Envío OCA, se devuelven todos los eventos Gerencia de Marketing V1 Ago

32 Parámetros: (string NroDocumentoCliente, string CUIT, string Pieza) Ejemplo: Nro Documento Cliente: 300 CUIT: (con guiones) Nro Pieza: Resultado: (XML) DataSet el tracking del envío (NumeroEnvio, Motivo descripción, Estado descripción, Sucursal OCA y Fecha del evento) Si no se pasa el campo Pieza es obligatorio pasar documento del cliente y número de CUIT, de lo contrario si se pasa el dato Pieza, los campos CUIT y documento del cliente no son obligatorios. Función List _Envíos : Usted puede integrar este Web Service al back-end de su plataforma de e-commerce, para consultar los envíos realizados en determinado período, a partir del CUIT y de un rango de fechas (desde/hasta) específico. Parámetros: (string CUIT, string FechaDesde, string FechaHasta) Ejemplo: CUIT: (con guiones) FechaDesde: 01/06/2011 FechaHasta: 01/06/2011 Resultado: (XML) DataSet con número de Producto de cliente y el número de envío generado por OCA. Cómo acceder a estas herramientas: En se encuentra publicada la definición de estos servicios. Es importante destacar que los Web Services son independientes de la plataforma sobre la que corren sus aplicaciones. A.2.13 Preguntas Frecuentes Desde el menú lateral, accediendo a esta sección, Ud. podrá conocer una guía que le ayudará en todas las etapas y forma de uso funcional de esta plataforma. Gerencia de Marketing V1 Ago

33 Consultas Ante cualquier consulta que desee realizar por este servicio, Ud. podrá contactarse directamente a nuestro Call Center ó vía correo electrónico a: de lunes a viernes de 9 a 19 hs. epaksoporte@oca.com.ar Gerencia de Marketing V1 Ago