E-Fácil PORTAL INTERNO. Avanza Local Soluciones

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1 E-Fácil PORTAL INTERNO Avanza Local Soluciones

2 Plan Avanza Local Soluciones e-fácil Copyright 2011 Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. La presente publicación pertenece al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (Mityc) y está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 España de Creative Commons, y por ello está permitido copiar, distribuir y comunicar públicamente esta obra bajo las condiciones siguientes: Reconocimiento: El contenido de este informe se puede reproducir total o parcialmente por terceros, citando su procedencia y haciendo referencia expresa tanto a Mityc como a su sitio Web: Dicho reconocimiento no podrá en ningún caso sugerir que Mityc presta apoyo a dicho tercero o apoya el uso que hace de su obra. Uso No Comercial: El material original y los trabajos derivados pueden ser distribuidos, copiados y exhibidos mientras su uso no tenga fines comerciales. Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra. Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso de Mityc como titular de los derechos de autor. Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales de Mityc. Formación efacil Portal interno 2

3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 5 CONFIGURACIÓN 6 Usuarios 6 Qué tipos de perfiles hay en efacil? 6 Qué operaciones puede realizar cada perfil? 11 Administrador general 11 Administrador de entidad 12 Gestor de entidad 13 Digitalizador 13 Entidades 14 Qué es una entidad en efacil? 14 Cómo damos de alta las entidades a las que da servicio efacil? 14 Plataformas 15 Qué son las plataformas? 15 Con qué plataformas vamos a conectar efacil? 15 Y si mi entidad no utiliza esos proveedores de servicios? 16 Cómo damos de alta estas plataformas en efacil? 16 Hay alguna plataforma obligatoria? 18 Configuración de las entidades 19 Plataformas 19 Certificados de la entidad 20 Centros administrativos 21 Qué tipos de tramitación tenemos para las facturas electrónicas? Cómo se configura? 22 Cómo doy de alta usuarios? 23 Trámites para la empresa 25 Requisitos previos 25 Qué trámites para empresas se pueden realizar? 26 Se podría utilizar efacil para realizar otros trámites? 26 Cómo se configuran estos trámites? 26 Se puede modificar las plantillas de formulario? Cómo? 31 Cómo generamos el formulario que ven los usuarios en la carpeta del empresario? 32 Qué tenemos que configurar para que los trámites se puedan hacer desde la aplicación CIRCE? 34 Formación portal interno Formación portal interno 3

4 Empresas 34 Cómo se dan de alta las empresas en efacil? 34 GESTIÓN 36 Usuarios externos 36 Cómo valido usuarios? 36 Representantes legales de empresas 38 Cómo asocio a la empresa un usuario que es representante legal? 38 Cómo elimino la relación de representante a un usuario? 41 Cómo doy de alta la empresa si no está en efacil? 42 Trámites 42 Cómo veo las solicitudes de trámites de los usuarios? 42 Las tengo que tramitar? Cómo se tramitan? 45 Facturación electrónica 46 Qué es la facturación electrónica? 46 Cómo se pueden generar las facturas en formato FACTURAE? 46 Cómo recibe las facturas electrónicas la entidad local? 47 Dónde podemos visualizar las facturas recibidas? 48 En qué formatos? 50 Podemos filtrar la búsqueda? 50 Cómo tramitamos la factura si tenemos tramitación manual? 52 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA 55 Digitalización 55 Cierres contables 59 Formación efacil Portal interno 4

5 Introducción En el portal interno los usuarios de las entidades podrán configurar y gestionar los distintos módulos que componen efacil. Primero vamos a comenzar por ver cómo se configuraría efacil en una entidad de ejemplo, para a continuación ver qué operaciones de gestión se pueden realizar. Formación efacil Portal interno 5

6 Configuración Se indican los pasos que hay que seguir para configurar en el Portal Interno los módulos de efacil para su correcto funcionamiento. (Se recomienda ver el manual Manual_Configuracion) Usuarios Una vez creadas las entidades, a continuación vamos a dar de alta los usuarios que van a tener acceso al portal interno. Distinguimos entre usuarios y perfiles de usuario: Usuario: un usuario es aquel que se identifica con un NIF y un código de usuario, por tanto es una persona física. Perfil: en función del perfil que posea el usuario podrá realizar determinadas operaciones. Una misma persona (un mismo NIF) podrá tener uno o varios perfiles internos, y/o un perfil externo. Qué tipos de perfiles hay en efacil? Dentro de los perfiles, distinguimos entre perfiles internos y perfiles externos. Los usuarios que posean perfiles internos podrán acceder al portal interno (portal de administración y gestión de e-facil). Los usuarios con perfiles externos podrán acceder a la carpeta del empresario. Formación efacil Portal interno 6

7 Los perfiles internos son los siguientes: Tabla 1. Tipos de usuarios internos Tipo Descripción Administrador general Administrador de entidad Gestor entidad Digitalizador Es un administrador del sistema donde está instalada la aplicación efacil Administrador de la entidad local Usuario entidad local gestiona operaciones realizadas por los usuarios externos Usuario de la entidad local que va a utilizar el módulo de digitalización certificada. Administrador general Es un administrador del sistema donde está instalada la aplicación e-facil. Administrador entidad Es un administrador de la entidad local. Gestor entidad Es el usuario de la entidad local que gestiona las operaciones realizadas por los usuarios externos. Digitalizador Es el usuario de la entidad local que utiliza el módulo de digitalización certificada DigiFácil. Formación efacil Portal interno 7

8 Los perfiles externos son: Tabla 2. Tipos de usuarios externos Anónimo Registrado Tipo Descripción Operaciones Validado Usuario que todavía no se ha registrado. Usuario que se ha registrado con usuario y clave. Usuario que se ha registrado con Certificado digital o que se ha personado en la entidad local Y ha acreditado su identidad. -Auto-registro -Ver noticias -Modificar sus datos -Ver noticias -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE -Ver archivos Validado Validado representante legal de empresa Usuario que accede con Certificado de representante de empresa o que se ha personado en la entidad local y ha presentado los poderes de empresa. -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae - Consultar facturas (todas) -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE -Ver archivos -Iniciar trámites -Consulta de trámites (todos) -Asociar usuarios a su empresa -Otorgar privilegio de representación a usuarios asociados -Modificar datos de la empresa -Firmar acuerdos para utilizar APS/WS Formación efacil Portal interno 8

9 Tipo Descripción Operaciones Validado asociado empresa a Validado asociado a empresa con privilegio de representante Usuario al que un representante legal le ha asociado a su empresa. Usuario al que un representante legal le ha asociado a su empresa y además le ha otorgado el privilegio de representación -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae -Consultar facturas (enviadas por él) -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE - Ver archivos -Iniciar trámites -Consulta de trámites (iniciados por él) -Firmar acuerdos para utilizar APS/WS -Modificar sus datos -Ver noticias -Enviar facturas formato facturae - Consultar facturas (todas) -Constituir empresa CIRCE. -Consulta trámite CIRCE - Ver archivos -Iniciar trámites -Consulta de trámites (todos) -Asociar usuarios a su empresa -Modificar datos de la empresa -Firmar acuerdos para utilizar APS/WS Anónimo Se ha añadido el perfil anónimo, para asociarlo a algunas operaciones que se pueden realizar sin estar identificado en sesión, no siendo éste un perfil que se pueda crear en e- fácil. Llamamos perfil anónimo al que tiene un usuario que accede a la carpeta del empresario por curiosidad o como paso previo a registrarse o bien a identificarse y así adquirir un perfil en e-fácil. Registrado Formación efacil Portal interno 9

10 Es un usuario que se ha registrado en la carpeta del empresario, pero todavía no se ha identificado ante la entidad local y no ha adquirido todavía otro perfil. Validado Es un usuario identificado, bien con certificado electrónico personal o de empresa, o bien con usuario y contraseña tras visita presencial a una oficina que confirme su identidad (típicamente en las EELL). El usuario con este perfil puede acceder a todos los servicios de e-fácil de la carpeta del empresario. Un usuario que se registra y que adquiere perfil validado podrá ser, a su vez: Representante legal de empresa. Podrá adquirir derechos de representación en efacil siempre que: 1. si accede con certificado de representante de empresa 2. Si se persona en la entidad, presenta los poderes de la empresa y un gestor le da representación en efacil para esa empresa. Asociado a empresa. Un usuario asociado podrá realizar operaciones relacionadas con la empresa a la que está asociado. Además el representante legal podrá otorgar privilegio de representante a un usuario asociado. Este permiso permitirá al usuario asociado, realizar determinadas funciones para esa empresa, como modificar datos de empresa, visualizar todas las licencias de la empresa, todas las facturas de la empresa, no sólo las que ha iniciado o enviado él. Un usuario podrá estar asociado a una empresa en efacil siempre que un usuario representante legal de empresa le asocie a la empresa de la que es representante. Formación efacil Portal interno 10

11 Qué operaciones puede realizar cada perfil? Vamos a ver a continuación qué operaciones puede realizar cada perfil. Administrador general El administrador general puede realizar en el portal interno las siguientes operaciones: Administración Gestión de alertas Gestión de archivos y noticias. Alta y configuración de plataformas Alta y gestión de entidades Consulta de empresas Alta y gestión de usuarios generales. administradores de entidad y otros administradores Carga y descarga de archivo CSS que utilizan los módulos Consulta y bajas de acuerdos para utilización del APS/WS Consulta de logs Gestión de los logos de las entidades Trámites para empresas Gestión del catálogo de trámites general Gestión de trámites de las entidades Visualización de comparativas Digitalización certificada Logs de auditoria Formación efacil Portal interno 11

12 Administrador de entidad El administrador de entidad, debe seleccionar la entidad a la que pertenece al hacer login en el portal interno. Todas las operaciones se refieren a la entidad seleccionada. Puede realizar en el portal interno las siguientes operaciones: Administración Gestión de archivos y noticias de su entidad. Asignación de plataformas a su entidad. Gestión de centros administrativos de su entidad Gestión de certificados de su entidad Consulta de empresas proveedoras de su entidad Alta y gestión de usuarios gestores y digitalizadores de entidad Consulta de logs de su entidad Gestión de logo de su entidad Trámites para empresas Gestión de trámites de su entidad Digitalización certificada Configuración Logs de auditoria Formación efacil Portal interno 12

13 Gestor de entidad El gestor de entidad, debe seleccionar la entidad a la que pertenece al hacer login en el portal interno. Todas las operaciones se refieren a la entidad seleccionada. Puede realizar en el portal interno las siguientes operaciones: Administración Gestión de archivos y noticias de su entidad. Gestión de empresas Alta y gestión de usuarios externos Asociar representantes legales a la empresa Gestión de logo de su entidad Trámites para empresas Consulta de solicitudes de trámites Visualización de comparativas Facturación electrónica Consulta de facturas y justificantes de la entidad Adjuntar facturas en formato pdf Digitalizador Digitalización certificada Digitalización Ver facturas digitalizadas Generar cierre Consulta de cierres Formación efacil Portal interno 13

14 Entidades Qué es una entidad en efacil? En efacil se considera que es una entidad aquella que posee un CIF propio. Cómo damos de alta las entidades a las que da servicio efacil? A continuación daremos de alta la entidad o entidades a las que va a dar servicio efacil. Para ello debemos acceder a la opción Administración, y pulsar en Entidades. Figura 1. Búsqueda de entidades Pulsaremos en Nueva entidad, deberemos rellenar los campos obligatorios marcados con *. Formación efacil Portal interno 14

15 Figura 2. Formulario nueva entidad Plataformas Qué son las plataformas? Llamamos plataformas a las distintas aplicaciones o servicios con los que se conecta efacil. Con qué plataformas vamos a conectar efacil? EFacil se puede conectar con las siguientes plataformas: CIRCE REGISTRO TRAMITADOR PLATAFORMA DE FIRMA Y VALIDACIÓN ERP CONTABLE DE LA ENTIDAD LOCAL ALERTAS SMS ALERTAS ANTIVIRUS Formación efacil Portal interno 15

16 CAPTCHA A continuación se refieren las plataformas necesarias para los distintos módulos de la carpeta del empresario de efacil: TRAMITAFACIL - TRAMITADOR - FIRMA Y VALIDACIÓN ( si los trámites van a requerir firma) CIRCE_LOCAL - CIRCE ( se distribuye predeterminada con los parámetros de la plataforma de preproducción) EFACTURA - ERP_CONTABLE (si la tramitación de las facturas es manual no haría falta tener esta plataforma configurada) Y si mi entidad no utiliza esos proveedores de servicios? Si la entidad local utiliza otro proveedor de servicios que no sea SIGEM, deberá implementar las interfaces correspondientes que se entregan en efacil. (Ver documento Implementacion_Plataformas_Servicios_eFacil). Cómo damos de alta estas plataformas en efacil? Para dar de alta las plataformas se accederá al portal interno a la opción Administración, allí iremos a Configuración: Formación efacil Portal interno 16

17 Figura 3. Búsqueda de plataformas Pulsaremos en nueva plataforma, elegiremos el tipo de plataforma que vamos a crear y le daremos un nombre. En este ejemplo, vamos a crear una plataforma de tipo ERP. Las plataformas pueden ser predeterminadas, si marcamos el check predeterminada. Esto significa que la van a usar todas las entidades que se den de alta en esta instalación de efacil. Cada tipo de plataforma tiene una serie de atributos propios que hay que configurar: Figura 4. Creación de nueva plataforma Formación efacil Portal interno 17

18 Figura 5. Atributos de la nueva plataforma creada Se deberán editar y dar valor a los atributos que tienen marcado el *. En el atributo erp.servidor.enviofacturas se deberá indicar si el ERP va actuar de cliente o de servidor en la gestión de facturas. Se deberá poner el valor 1, si va a ser servidor y 0 si va a ser cliente. En el caso de poner un 1 se deberá rellenar el valor erp.server.ws.url, que indicará la URL del servicio al que llamará efacil cuando envíe las facturas al ERP. Hay alguna plataforma obligatoria? Las plataformas obligatorias que deben estar configuradas y disponibles para todas las entidades (podrán configurarse bien como predeterminadas o asignada a cada entidad), son ALERTAS_ y REGISTRO. Formación efacil Portal interno 18

19 Configuración de las entidades Después deberemos asignar las plataformas que va a usar la entidad. Plataformas Para acceder a la interfaz de gestión de plataformas de la entidad se ha de hacer clic en el icono con la letra P, como se muestra a continuación: Figura 6. Icono de acceso a la interfaz de gestión de plataformas de la entidad Bajo dicho enlace aparecen los datos de la entidad seleccionada, y, bajo estos, el formulario de búsqueda y filtrado de plataformas. En la parte superior se muestran las plataformas predeterminadas, y en la inferior las plataformas que tiene asociada la entidad. Para asociar una plataforma a la entidad, pulsamos en Nueva Plataforma, en esa pantalla podemos elegir la plataforma con la que se va a conectar la entidad, y deberemos dar el código que tiene la entidad en esa aplicación. Por ejemplo, si vamos a conectar con SIGEM, qué código tiene la entidad en el SIGEM. Cada entidad sólo puede tener asociado una plataforma de un tipo, una plataforma de tipo REGISTRO, una de tipo TRAMITADOR, etc Formación efacil Portal interno 19

20 Figura 7. Formulario de Nueva plataforma en la entidad Certificados de la entidad A continuación daremos de alta el certificado de la entidad, con el que se firmarán los justificantes de entrega de las facturas. Pulsando el icono del candado se accede a la interfaz de gestión de los certificados de la entidad. Figura 8. Icono de acceso a la interfaz de gestión de certificados de la entidad Pulsando Nuevo Certificado se puede cargar un nuevo certificado, pues nos lleva a la interfaz que se usa para ello. Tiene el aspecto siguiente: Formación efacil Portal interno 20

21 Figura 9. Formulario de nuevo certificado Los campos a rellenar son: Certificado, que es el archivo de certificado que se quiere utilizar. Pulsando Examinar se abre un explorador de archivos que nos permite seleccionar el archivo correcto. En Contraseña deberemos insertar la contraseña del certificado, así como repetirla en Repetir Contraseña. Una vez cumplimentados correctamente todos los campos, deberemos hacer clic en Guardar o Volver, según deseemos hacer los cambios efectivos o no. Con ello quedará el certificado guardado y asociado a la entidad. Centros administrativos Se pueden crear centros administrativos dentro de una entidad. Al pulsar el icono con las letras CA, se lanza la interfaz de gestión de los centros administrativos pertenecientes a una entidad. Figura 10. Icono de acceso a la interfaz de gestión de centros administrativos Para crear un nuevo centro administrativo se ha de pulsar el enlace Nuevo centro administrativo, lo que nos lleva al formulario de creación de centro administrativo. Formación efacil Portal interno 21

22 Figura 11. Formulario de nuevo centro administrativo Una vez rellenos, bastará con pulsar Guardar para que se cree el centro administrativo y Volver si no deseamos crearlo de manera definitiva. Qué tipos de tramitación tenemos para las facturas electrónicas? Cómo se configura? Se contempla tres alternativas de tramitación que son excluyentes, cada entidad sólo puede tener una de ellas configurada, y lo configurará el administrador general desde AdminFácil, en la configuración de entidades, pudiendo elegir una de las siguientes opciones: Envío directo al ERP: la factura en formato facturae, cuando llega a la se pasa a estado pendiente de envío al ERP. Envío a petición de un gestor, mediante una actuación manual del mismo en el módulo AdminFactura (Tramitación manual). Envío indirecto, primero paso por el tramitador de expedientes de la EL, cuando se configure que las facturas recibidas deben sufrir un proceso de aceptación interna (conformación) antes de ser enviadas al ERP. Este procedimiento deberá estar configurado en el tramitador de la EL, en efacil se proporcionará la configuración de este procedimiento para el tramitador SIGEM. Formación efacil Portal interno 22

23 Figura 12. Configuración de tipo de tramitación de las facturas Si la tramitación manual está habilitada a través de ella se permite el rechazo, el envío al ERP de la entidad local y el cambio de estado de una factura. La tramitación a través de un tramitador (p. e. SIGEM) permite que la factura siga un procedimiento. Al finalizar éste, el tramitador notifica a efacil el estado, si ha sido aceptada se enviará la factura al ERP de la entidad receptora. La tramitación manual se puede realizar sobre todas las facturas recibidas independientemente del formato y para las recibidas en formato facturae deberán tener el estado REGISTRADA Y AUTENTICADA (Código de estado 2) Una vez iniciado la tramitación manual o a través del tramitador, la factura debería de pasar a un nuevo estado EN TRÁMITE. Las facturas recibidas en formato Pdf o recibidas a través del módulo de Digitalización Certificada no podrán ser enviadas al ERP, siendo las recibidas en facturae las únicas que sí podrán ser enviadas al ERP de la entidad local. Cómo doy de alta usuarios? Una vez que tenemos las entidades dadas de alta, debemos acceder a la opción Administración, y pinchar en Usuarios internos para dar de alta los usuarios. Pulsando sobre el enlace Nuevo usuario accederemos a la interfaz de creación de un nuevo usuario. En ella deberemos insertar los siguientes datos sobre el usuario, siendo obligatorios únicamente los marcados con un asterisco. Formación efacil Portal interno 23

24 Figura 13. Formulario de nuevo usuario Una vez rellenos todos los datos, crearemos el usuario pulsando el botón Guardar. La aplicación nos informará del resultado de la operación. Si pulsamos Volver no haremos ningún cambio. También podemos, con los datos rellenos, pulsar el botón Nuevo perfil de usuario, el cual nos llevará a la siguiente pantalla, que nos permite asignar un perfil al nuevo usuario. Al pulsar este enlace, el usuario se guarda automáticamente en el sistema. Formación efacil Portal interno 24

25 Figura 14. Formulario de asignación de perfil En el desplegable Entidad aparecerán las entidades que hay dadas de alta. En el campo Perfil nos aparecen los perfiles disponibles. Los cambios se harán efectivos pulsando en Guardar y se ignorarán si hacemos clic en Volver. Trámites para la empresa Requisitos previos Para poder configurar los trámites que puede hacer una entidad, ésta debe tener asignada la plataforma de tipo TRAMITADOR. Esta plataforma no puede ser predeterminada, ya que para cada entidad se debe configurar el código de entidad, esto es, el código que identifica a cada entidad en el tramitador. En el caso de que fuera SIGEM, el código de entidad de sería por ejemplo 000 que corresponde con una entidad de pruebas. Formación efacil Portal interno 25

26 Qué trámites para empresas se pueden realizar? EFacil se distribuye con tres trámites predefinidos, y listos para ser utilizados con SIGEM. Estos trámites son: Licencia de obra menor Licencia de apertura de actividad clasificada Licencia de apertura de actividad no clasificada Se podría utilizar efacil para realizar otros trámites? EFacil está preparado para configurar cualquier trámite, a parte de los mencionados en el apartado anterior. EFacil dispone de una utilidad con la que se realizan los formularios de solicitud para los trámites. El único requisito es que los trámites deben existir también en el tramitador de la entidad local. Cómo se configuran estos trámites? Estos trámites se dan predefinidos pero cada entidad debe configurarlos para que pueden ser accesibles desde la carpeta del empresario. Para ello el administrador general o el administrador de entidad, debe acceder a la opción Trámites para empresas>trámites entidad: Formación efacil Portal interno 26

27 Figura 15. Interfaz de búsqueda de trámites de la entidad Para configurar un nuevo trámite, pulsará en Nuevo trámite en la entidad. En esa pantalla deberá seleccionar el trámite del catálogo, rellenar un nombre para el trámite y el código que tiene el trámite en el TRAMITADOR de la entidad local. Por ejemplo, en el SIGEM, los códigos son los siguientes: Licencia de obra menor: TRAM_4 Licencia de apertura de actividad clasificada: TRAM_10 Licencia de apertura de actividad no clasificada: TRAM_13 Formación efacil Portal interno 27

28 Figura 16. Interfaz de nuevo trámite de la entidad Cuando damos de alta un trámite, éste está todavía en estado inactivo. Esto significa que todavía no se ve desde la Carpeta del empresario. Una vez dado de alta, ahora tenemos que configura la plantilla de formulario que verá el empresario. Para ello, pulsamos en editar el trámite que acabamos de crear. Ahora tenemos dos opciones, o crear una plantilla de formulario nueva con el generador de formularios, o clonar una ya existente. Si lo que queremos es hacer uno de los trámites predefinidos, elegiremos la opción Clonar formulario. Esta opción crea una plantilla de formulario nueva copia de otra que seleccionemos. Para clonar, primero le damos un nombre a la plantilla de formulario nueva resultado de la clonación. Formación efacil Portal interno 28

29 Figura 17. Interfaz de nombre de nueva plantilla de formulario A continuación, debemos seleccionar la plantilla de formulario que queremos clonar. Podemos elegir una predefinida, o una de las que tiene la entidad ya en los demás trámites que posea. Formación efacil Portal interno 29

30 Figura 18. Interfaz de selección de trámite para clonar En este caso, vamos a elegir clonar la plantilla de formulario predefinida Obra menor. Pulsamos en el icono de la derecha. Formación efacil Portal interno 30

31 Figura 19. Mensaje de clonación correcta Se puede modificar las plantillas de formulario? Cómo? Podemos modificar las plantillas de formularios editando el trámite y pulsando en Editar formulario. Accederemos al módulo de gestor de formularios de efacil: Figura 20. Interfaz gestor de formularios Formación efacil Portal interno 31

32 Pinchando encima del nombre del formulario accedemos a la edición: Figura 21. Interfaz edición de formulario Podemos modificar los campos que tiene el formulario, quitar, añadir nuevos campos para ajustarlo a las necesidades del trámite de la entidad. (Ver documento PORTAL_INTERNO_Manual_completo_usuario). Cómo generamos el formulario que ven los usuarios en la carpeta del empresario? Una vez que tenemos la plantilla de formulario configurado como queremos, debemos ir a Presentaciones, elegir la presentación y pulsar en Generar. Se generará un formulario con los campos y en la disposición que hemos configurado. Podemos ver una vista previa de cómo quedará pulsando en la pestaña Bloques : Formación efacil Portal interno 32

33 Figura 22. Bloques de formulario A continuación pulsamos en el botón Previsualizar presentación, y se abrirá una ventana con la previsualización del formulario: Figura 23. Formulario en vista previa Ahora que ya tenemos generado el formulario, podemos cambiar el estado al trámite y ponerlo en estado activo, para que pueda ser accesible desde la Carpeta del empresario para los usuarios externos: Formación efacil Portal interno 33

34 Figura 24. Formulario cambio de estado de un trámite Qué tenemos que configurar para que los trámites se puedan hacer desde la aplicación CIRCE? Si la entidad desea que los emprendedores puedan iniciar estos trámites además de en efacil, desde la aplicación CIRCE, cuando éstos están cumplimentando el DUE, deberán pulsar en el enlace Informar CIRCE. Mediante un servicio Web se informa a la aplicación CIRCE de que esa entidad tiene la posibilidad de realizar esos trámites en efacil, y le mostrará al emprendedor una pantalla para que pueda iniciarlos desde CIRCE. Empresas Cómo se dan de alta las empresas en efacil? Formación efacil Portal interno 34

35 Las empresas que son proveedoras de la entidad se pueden cargar en efacil desde los propios ERP de las entidades locales, a través de un servicio Web. No obstante el gestor puede dar de alta empresas desde la opción Administración>Empresas: Cuando se pulsa el enlace Nueva empresa, la aplicación muestra el creación de nueva empresa: formulario de Figura 25. Formulario de alta de empresa Los datos obligatorios son los marcados con asterisco. Si la empresa es proveedora de la entidad, deberemos marcar el check proveedora. Formación efacil Portal interno 35

36 Gestión Una vez que tenemos configurados los módulos de efacil, ahora vamos a ver qué operaciones pueden realizar los gestores de las entidades locales en efacil. Usuarios externos Los usuarios emprendedores o empresarios que acceden a la carpeta del empresario, tienen la opción de registrarse como usuarios de efacil con usuario y clave, o con certificado (certificado personal o DNIe). Si se registran con usuario y clave, para acceder a las utilidades que proporciona efacil en la carpeta del empresario, debe acreditar su identidad personándose en la entidad local. A este proceso le llamamos validación de usuario. Cómo valido usuarios? Cuando un usuario se presente en la entidad para que le validen su usuario de efacil, el gestor deberá acceder a la opción Administración >Usuarios externos. Deberá buscar el usuario al que quiere dar perfil validado, pulsar en el icono del lápiz de la derecha: Formación efacil Portal interno 36

37 Figura 26. Búsqueda de usuarios externos En esa pantalla deberá pulsar en el lápiz al lado del perfil que tiene el usuario (tendrá perfil registrado): Figura 27. Perfiles del usuario En esa pantalla podrá cambiar el perfil de usuario a validado: Formación efacil Portal interno 37

38 Figura 28. Modificación del perfil de un usuario Si el usuario no estuviera dado de alta todavía en efacil, el gestor podrá darlo de alta en ese mismo momento, como se ha explicado anteriormente ( Cómo doy de alta usuarios? ), y darle perfil validado directamente. Representantes legales de empresas Cómo asocio a la empresa un usuario que es representante legal? Cuando un usuario se presente en la entidad con los poderes de representación de una empresa, el gestor deberá acceder a la opción Administración >Usuarios externos. El requisito previo es que el usuario que se va a dar de alta como representante legal y la empresa de la que es representante, estén dados de alta previamente en efacil. Si no lo está el usuario podrá darlo de alta en ese mismo momento, como se ha explicado anteriormente ( Cómo doy de alta usuarios? ). Cuando el usuario ya esté dado de alta podemos pinchar en el icono de empresas: Formación efacil Portal interno 38

39 Figura 29. Icono de visualización de empresas Esto nos lleva al siguiente formulario, en el cual podemos tanto asignarle una empresa al usuario, como visualizar los datos correspondientes a las empresas en las que consta como representante legal en efacil. Figura 30. Interfaz de visualización de las empresas en las que está asociado el usuario Pulsaremos en Asignar empresa, una vez realizada la búsqueda de la empresa a la que queremos asociar el usuario, podemos pulsar el icono del ratón a la derecha del todo para asignar al usuario seleccionado la empresa que se encuentra en dicha fila. Formación efacil Portal interno 39

40 Figura 31. Interfaz de visualización de las empresas para asignar al usuario Figura 32. Interfaz de confirmación de asociación de representante de empresa a un usuario Una vez asociada la empresa, el usuario será representante legal de esta empresa en efacil. Formación efacil Portal interno 40

41 Cómo elimino la relación de representante a un usuario? Cuando un usuario representante ya no pertenece a la empresa, o por cualquier motivo se desee eliminar esta relación de un usuario. Se deberá ir a Administración>Usuarios externos, buscaremos al usuario y pulsaremos en el icono de la cruz roja a la derecha de la empresa en la que ha dejado de ser representante: Figura 33. Interfaz de visualización de las empresas para desasignar al usuario Figura 34. Interfaz de confirmación de eliminar asociación de representante a un usuario Formación efacil Portal interno 41

42 Cómo doy de alta la empresa si no está en efacil? Si al ir a asociar un usuario a una empresa, ésta no está dada de alta, el gestor la puede dar de alta en ese momento. Para ello debe seguir los pasos descritos en el apartado Configuración>Empresas> Cómo se dan de alta empresas en efacil? Trámites Los empresarios pueden iniciar los trámites configurados en efacil desde la carpeta del empresario o desde CIRCE. El gestor de la entidad local desde el portal interno puede visualizar las solicitudes de trámites iniciados por los empresarios desde la carpeta del empresario y desde la aplicación CIRCE. Cómo veo las solicitudes de trámites de los usuarios? Las solicitudes de los trámites que hacen los usuarios desde la carpeta del empresario o desde la aplicación CIRCE las puede visualizar el gestor de la entidad. Para ello debe acceder a la opción Trámites para empresas y pulsar en Solicitudes entidad. En la tabla superior se pueden visualizar las solicitudes que los usuarios han iniciado en la aplicación CIRCE. Formación efacil Portal interno 42

43 Figura 35. Lista de solicitudes pendientes de envío (iniciadas desde CIRCE) Figura 36. Detalle de solicitud de trámite pendiente de envío al tramitador Formación efacil Portal interno 43

44 Y en la tabla inferior se visualizan las solicitudes que los usuarios han iniciado desde la carpeta del empresario. Figura 37. Lista de solicitudes enviadas o finalizadas Para visualizar el detalle de la solicitud se puede pulsar en el icono lupa de la derecha: Formación efacil Portal interno 44

45 Figura 38. Detalle de solicitud de trámite enviado Las tengo que tramitar? Cómo se tramitan? Las solicitudes de los trámites no se tramitan desde efacil. Se deberán tramitar en el tramitador de la entidad que se tenga configurado. Desde efacil sólo se accede a la información que nos proporciona el tramitador mediante un servicio web. Así se podrá visualizar los distintos hitos por los que va pasando el expediente en el tramitador y los documentos. Formación efacil Portal interno 45

46 Facturación electrónica Qué es la facturación electrónica? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. (Para saber más ver Un usuario validado puede acceder al módulo efactura de facturación electrónica para adjuntar facturas en formato FACTURAE (Formato integrable orientado a Internet e interpretable mediante hojas de estilo) a la entidad local, desde su versión 3.0. El usuario deberá generar las facturas en dicho formato y firmarlas antes de adjuntarlas. Cómo se pueden generar las facturas en formato FACTURAE? Las facturas en formato FACTURAE se podrán generar: Elaboración desde una plataforma de facturación electrónica existente en el mercado Elaboración desde el propio ERP de las empresas proveedoras Elaboración desde el programa del MITyC de distribución gratuita. Se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, micropymes y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel: Formación efacil Portal interno 46

47 Cómo recibe las facturas electrónicas la entidad local? Las empresas proveedoras tienen dos formas de hacer llegar la factura electrónica a la entidad local, estás son: Utilizando los conectores que la solución efacil ofrece que enlazan plataformas diversas o ERP con EFacil (APS y Web Service). Entrando con un usuario a la carpeta del empresario y adjuntando la documentación. Cualquier usuario una vez validado puede enviar facturas en efacil, ya que los datos de la empresa están en la factura en formato facturae. Para ello accederá a la opción Facturación electrónica de la carpeta del empresario de efacil. Deberá ir a la bandeja de salida y pulsar en la opción: Envío de facturas, le aparecerá un formulario como el siguiente: Figura 39. Formulario para adjuntar facturas en formato FACTURAE Se puede informar del asunto de la factura; se añade el fichero de la factura en formato Facturae y si es necesario se adjuntan los anexos en formato ZIP y se hace click en el botón Enviar. Es posible que haya que contestar a una pregunta de un captcha lógico antes de pulsar en el botón enviar (Fig.13). Formación efacil Portal interno 47

48 EFacil al recibir la factura, realiza validaciones internas (comprobación del formato Facturae, verificación de firma y validez del certificado). La factura válida se registra en el registro de la entidad local, que facilita a efacil un nº de registro. Dónde podemos visualizar las facturas recibidas? El gestor puede visualizar todas las facturas recibidas en su entidad en la bandeja de entrada. Para ello deberá pulsar en Facturación electrónica. Figura 40. Facturación electrónica En la bandeja de entrada visualizará las facturas recibidas en la entidad: Formación efacil Portal interno 48

49 Figura 41. Bandeja de entrada Y en la bandeja de salida puede ver los justificantes de recepción de las facturas emitidos por la entidad: Figura 42. Bandeja de salida Formación efacil Portal interno 49

50 En qué formatos? Las facturas se pueden visualizar en: xml, html y pdf. Además se puede elegir entre tres tipos de formato para html y pdf. Figura 43. Formatos de factura Podemos filtrar la búsqueda? Se puede realizar una búsqueda de facturas por distintos campos de búsqueda. El usuario puede filtrar las facturas, justificantes y anexos que visualiza en los listados de las bandejas de entrada y salida. Formación efacil Portal interno 50

51 Figura 44. Filtros para visualización de facturas Para ello tiene la opción de seleccionar entre los distintos filtros disponibles todos aquellos que desea utilizar. El listado de campos por los que se puede filtrar es el siguiente: Nº de factura Fecha factura (dd/mm/aaaa) Emisor Receptor Identificador único de factura (código de verificación) Código de registro Fecha y hora de registro Asunto Fecha de transacción Centro administrativo Formación efacil Portal interno 51

52 Estos filtros permanecerán activos hasta la selección de la opción de Limpiar Filtros y son visibles en la cabecera de los listados de facturas en las bandejas de entrada/salida. Cómo tramitamos la factura si tenemos tramitación manual? En el caso de que la entidad tenga configurada el tipo de tramitación manual, el usuario con perfil de gestor podrá cambiar el estado a las facturas en formato facturae, pdf y digitalizadas. Para ello deberá acceder a la bandeja de entrada y pulsar en el icono Lápiz marcado en rojo en la siguiente imagen: Figura 45. Bandeja de entrada con tramitación manual Al pulsar en el icono nos aparece la siguiente pantalla, donde el usuario podrá escribir el texto del estado de la factura: Formación efacil Portal interno 52

53 Figura 46. Pantalla de tramitación manual El gestor también puede en esta pantalla enviarla al ERP contable de la entidad o rechazarla, pulsando en los botones correspondientes. Cuando cambiamos el estado, se podrá visualizar en el histórico de estados de la pantalla detalle de factura: Formación efacil Portal interno 53

54 Figura 47. Pantalla de detalle de factura Formación efacil Portal interno 54

55 Digitalización certificada Digitalización Una vez configurado los parámetros del módulo, para digitalizar deberá acceder al portal interno un usuario con perfil digitalizador de los que se ha seleccionado en la pantalla de configuración: Figura 49. Menú para el usuario con perfil de digitalizador El usuario deberá pulsar en la opción Digitalización, una vez cargado el applet aparecerá un formulario donde se informará de todos los campos; son todos obligatorios excepto el campo Comentarios que aparece al pie de la página. Campos que deben tener información: Datos del emisor: Identificación fiscal Razón social Dirección Código postal Población Provincia País Datos del receptor (pre-cargados previo a la presentación del formulario): Formación efacil Portal interno 55

56 Identificación fiscal Razón social Dirección Código postal Población Provincia País Datos de la factura: Número de factura, Fecha de expedición, Clase de impuesto, Porcentaje, Base imponible, Cuota Periodo fiscal ( Fecha de liquidación )* Total importe Total bruto Total impuestos repercutidos Total factura Fecha de prestación Comentarios Captura de los datos de emisor y receptor mediante WebService: Razón social Dirección Código postal Población Provincia País Formación efacil Portal interno 56

57 Figura 50. Pantalla de digitalización de datos Figura 51. Pantalla de elección de opciones de digitalización Posibilidades de configuración: resolución: 200 ppp (por defecto) Formación efacil Portal interno 57

58 300 ppp, 400 ppp disponibilidad de alimentador automático sí, no (por defecto) capacidad para escanear a doble cara sí, Figura 52. Pantalla de previsualización de factura digitalizada Se realiza una pre-visualización de la factura escaneada. Se ve una imagen en miniatura de la factura o facturas digitalizadas para su validación por parte del usuario digitalizador. Formación efacil Portal interno 58

59 Después de visualizar la imagen escaneada se puede realizar la aceptación o el rechazo de la misma. Si la imagen es rechazada se realiza una marcha atrás hacia la pantalla del formulario de entrada de datos de la factura. Si la imagen es aceptada se guarda en el sistema del módulo de digitalización certificada enviándose también a EFacil si hay un Efacil asociado desde la configuración. Cierres contables El usuario con perfil digitalizador puede realizar la generación de cierre contable para dos fechas dadas, pulsando en la opción Generar Cierre del menú de la izquierda: Figura 53. Pantalla de generación de cierres Visualización de datos de cierre contable y de sus facturas asociadas. Podrá realizar una búsqueda por rango de fechas del cierre. Formación efacil Portal interno 59

60 Figura 54. Pantalla de listado de cierres Formación efacil Portal interno 60

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