UNE EPM Telecomunicaciones S.A: Automatización de la gestión de accesos y mayor control de riesgos con SAP Access Control rapid-deployment solution

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1 SAP Estudio de la Transformación del Negocio Productos de consumo masivo J. Macêdo 2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. UNE EPM Telecomunicaciones S.A: Automatización de la gestión de accesos y mayor control de riesgos con SAP Access Control rapid-deployment solution

2 UNE EPM Telecomunicaciones S.A. Industria Telecomunicaciones Locación Colombia Productos y Servicios Servicios de información, comunicaciones y entretenimiento Soluciones y Servicios SAP SAP Access Control rapid-deployment solution Sitio Web Partner SAP Consulting Facturación local Anual US$ 1 billón Número de Empleados 2.770, directos UNE EPM Telecomunicaciones es una empresa colombiana, que presta servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones en todo el país, ofreciendo diversos planes individuales y familiares; y lo más avanzado en soluciones tecnológicas para las grandes, medianas y pequeñas empresas. Es una empresa del Grupo EPM, uno de los más reconocidos e importantes del país, que actúa en el sector de los servicios públicos domiciliarios y conexos. Como parte de este grupo, su compromiso es con la sostenibilidad de la Empresa, del Grupo, de la sociedad y del planeta. La empresa marca un hito importante en el país al ser la primera empresa que ofreció a sus usuarios la tecnología móvil 4G LTE más veloz del mundo, que permite navegar a altas velocidades y compartir contenidos desde dispositivos móviles. Mediante la implementación de SAP Access Control rapid-deployment solution UNE EPM Telecomunicaciones S.A se proponía incrementar la seguridad de su plataforma SAP y controlarla de forma automática facilitando los procesos. 2

3 Participando en el desarrollo del país UNE EPM Telecomunicaciones S.A. es una empresa Colombiana, que pertenece al Grupo EPM, uno de los más reconocidos e importantes del país. Provee un completo paquete de servicios de información, comunicaciones y entretenimiento, en Colombia, que incluye telefonía fija, Internet fijo y móvil, televisión y el primer 4G LTE en el país. Actualmente sus servicios abarcan el 70% de la población urbana colombiana, con presencia en 19 de los 26 municipios más importantes del país. A través de sus filiales, tiene presencia en los principales mercados de USA, Canadá y España. UNE EPM Telecomunicaciones S.A es una empresa líder en TIC en Colombia, que ha logrado consolidarse como una empresa sólida y próspera, con un claro foco en el cliente, anticipando sus necesidades, garantizando, de esta forma, su satisfacción. La compañía tiene una política de responsabilidad social empresarial por la cual se propone acortar la brecha tecnológica entre los distintos estratos de la sociedad. Con Innovación, trabajo en equipo y orientación en los resultados, UNE EPM Telecomunicaciones S.A tiene como meta contribuir al desarrollo de Colombia. Cambió el esquema de manejo de seguridad que teníamos. El tema logístico, la creación de los roles y de usuarios se pudo distribuir entre más gente del equipo de trabajo. Durante todo el proyecto fuimos involucrándolos en la implementación. 3

4 Automatización de los procesos y mayor análisis de los riesgos Mediante la implementación de SAP Access Control rapid-deployment solution UNE EPM Telecomunicaciones S.A se proponía incrementar la seguridad y controlarla de forma automática facilitando los procesos. La compañía solía trabajar en planillas de cálculo con procesos manuales que dificultaban el registro correcto de riesgos reales. El control manual resultaba complejo, no solo consumía mucho tiempo para gestionarlo y controlarlo, sino que además del tiempo requerido, dificultaba las auditorias propuestas en el modelo de seguridad. Algunas de ellas que debían llevarse a cabo mensual o anualmente quedaban inconclusas, sólo se hacían cuando se contrataban auditorías externas, las cuales encontraban problemas de seguridad en el sistema que no se habían registrado antes. Sumado a esto, la verificación de los riesgos de segregación de acciones la realizaban los líderes funcionales usando una plantilla de excel bastante compleja. Teníamos unos riesgos que estaban mitigados y que estaban documentados pero en una hoja de cálculo, hoy esa mitigación de riesgos está en el sistema. Fuera de esos riesgos, mitigados, que sabíamos que existían, al momento de la salida a productivo, el sistema reportó 420 mil riesgos de accesos. 4

5 Trayectoria de clase mundial UNE EPM Telecomunicaciones S.A tenía implementado SAP Enterprise Resource Planning (ERP) desde el año 2007, cuando se fusionó una de sus filiales que ya la tenía implementada y conocía los beneficios y ventajas de trabajar con SAP, como una solución de clase mundial. Luego de la unión de las 2 empresas, la compañía proponía mantener SAP ERP. En el año 2009 la compañía implementó un modelo de seguridad para la solución y por lo tanto, decidió implementar SAP Access Control en Junio del 2013, para automatizar la gestión de seguridad. Para la implementación, se realizó una contratación directa, Ya que la propuesta de implementación del RDS estaba acorde con el presupuesto y el alcance esperados, teniendo en cuenta que la contratación se realizaba directamente con el proveedor del software, lo que permite un aprovechamiento rápido de la inversión realizada en las licencias, acceso a las mejores prácticas para implementación de la solución, y acceso a material de educación para continuar con la evolución en el uso de la herramienta. 5

6 Un proceso cómodo y flexible La implementación de SAP Access Control rapiddeployment solution en UNE EPM Telecomunicaciones S.A tuvo una duración de 2 meses. En el proyecto intervino un consultor y un gerente de proyecto por parte de SAP y 1 líder de proyecto que al mismo tiempo cumplia la función de key user, por parte de UNE EPM Telecomunicaciones S.A., 6 líderes funcionales, responsables de gestionar los roles de la compañía, 1 administrador de roles; además, participó una persona del área de seguridad de la información que validaba el proceso. Se utilizó la metodología SAP rapid deployment solutions, simple de adquirir, activar y ejecutar con gran flexibilidad para expandirse. Las soluciones de rápida implementación definen un nuevo estándar para la adopción de soluciones SAP. Incluye aplicaciones preconfiguradas y escalables que soportan procesos clave de negocio así como también contenido con SAP best practices, templates y herramientas que aceleran la adopción de la solución. La transferencia de conocimiento que brinda esta metodología construye la capacidad para futuras mejoras y expansión. Con esto, permiten un arranque veloz y la posibilidad de escalar sistemáticamente. Tal es así, que si bien UNE EPM Telecomunicaciones S.A salió en vivo con SAP Access Control en junio del 2013, luego de 6 semanas de consultoría de implementación, la compañía aprendió a utilizar la herramienta posteriormente. La puesta en vivo fue llevada a cabo prácticamente por los líderes funcionales, continuado después de esos 2 meses depurando toda la información y ajustando los procesos internamente. Los usuarios finales eran los mismos clientes funcionales del centro de competencias, quienes finalmente, operan en la actualidad el sistema. Ellos estuvieron participando durante todo el proyecto, en la definición y validación de temas que se iban a manejar. 6

7 Mayor control y análisis de riesgos SAP Access Control es un software de control de seguridad que permite ganar conocimiento de los riesgos, generando oportunidad de adoptar un enfoque proactivo para afrontar la realidad del riesgo empresarial. La solución permite identificar, analizar, responder y controlar el riesgo empresarial, así como a coordinar los procesos de gestión de riesgos con la estrategia corporativa con el objetivo de mantener el rendimiento y el crecimiento rentable. Ofrece la posibilidad de alertar de manera automática al departamento de gestión cuando los riesgos de gran impacto o de alta probabilidad excedan los umbrales definidos por la empresa. El alcance de la implementación para UNE, fue: Access risk analysis, emergency access management, user access management y business role management. SAP GRC nos ha provisto de las herramientas necesarias para visualizar los riesgos que corren por el sistema. Gracias a esto, hemos podido ir mitigándolos y documentando automáticamente en vez de hacerlo manualmente. 7

8 Historia de Éxito Servicios Financieros UNE EPM Financiera Telecomunicaciones Independencia S.A. Productividad, Oportunidad y Confiabilidad Con SAP Access Control rapid-deployment solution UNE EPM Telecomunicaciones S.A logró mitigar varios de los riesgos de acceso que aparecían en el sistema. Se optimizó la administración de los roles y se distribuyeron las funciones. Hoy en día son los mismos lideres funcionales quienes crean o modifican los roles en el sistema y el administrador de roles los aprueba a través del workflow. Antes, el líder funcional los solicitaba a través de hojas de cálculo y el administrador basis era quien tenía esta tarea. Esto se traduce en una reducción de tiempo y un mayor seguimiento de los procesos, generando mayor oportunidad para la detección de riesgos. A nivel del manejo de usuarios, se traspasaron funciones de nivel 2 a nivel 1 y los líderes funcionales aprueban a través del workflow. Los riesgos se obtienen de manera inmediata, en el instante en que se generan. El tenerlo en línea resultó un beneficio clave para resolución de conflictos del sistema, ya que el tiempo dedicado a los reportes es menor y se obtiene una visión más clara de la situación actual. UNE asumió las reglas de negocio que vienen en la herramienta, lo que les permitió organizar el flujo y documentar los riesgos de cada rol de manera más simple y eficiente. Otro beneficio significativo fue la torta de riesgos (análisis de riesgos), cuando UNE EPM Telecomunicaciones S.A comenzó a utilizar SAP Access Control se registraron riesgos que antes no se habían identificado en el sistema, con la corrección de algunos roles se logró disminuir los riesgos a A medida que se ajustaba un rol, se modificaban los riesgos, de esta forma se fueron mitigando. Gracias a SAP Access Control rapid-deployment solution la empresa pudo optimizar su productividad en la gestión de los accesos, ganado seguridad para sus procesos y mayor detección de riesgos. 8

9 2013 SAP AG or an SAP affi liate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifi cations may vary. These materials are provided by SAP AG and its affi liated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. The Best-Run Businesses Run Sap

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