GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO DIGITAL DE IMÁGENES

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1 GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO DIGITAL DE IMÁGENES Antonio Montilla Lucena 1

2 Preámbulo. De todos es conocido el problema que supone el archívo y clasificación de imágenes, sobre todos si se piensa acceder a ellas con asiduidad para cualquier tipo de búsqueda o consulta. Históricamente se ha recurrido a almacenar las fotos y diapositivas en cajas y/o álbumes que nunca se acababan de organizar y que, poco a poco, iban ocupando todo el espacio disponible. La llegada de la fotografía digital pareció solucionar el problema pues ya no se necesitaba tanto espacio físico, pero el número de imágenes tomadas se multiplicó por diez y reapareció el problema en su versión informática. El disco duro del ordenador comenzó a quedarse pequeño y, lo que es peor, la desorganización del mueble donde se guardaban las fotos se trasladó al ordenador. En el mejor de los casos, el procedimiento de clasificación consistía en guardarlas, primero físicamente y luego informáticamente, en carpetas bien diferenciadas y especializadas, lo que suponía clasificar por un único tema y confiar en la memoria para el resto. Cómo clasificar una imagen como esta? Estaciones, Plaza de Armas? ASAF, Viajes especiales? Locomotora de vapor? Fotografía familiar? Hace algunos años apareció en el mercado una aplicación específica de clasificación por etiquetas que prometía ser la solución para encuadrar una misma imagen en distintas categorias, pero utilizaba un sistema de palabras clave que relacionaba con el archivo de imagen mediante una base de datos propia por lo que, además de atarte a ella y sus circunstancias de por vida, el simple hecho de cambiar de nombre el archivo, moverlo a otro directorio o cambiar el sistema operativo, hacía que se perdiese la relación y todo el trabajo hecho. La solución a estos problemas pasaba por que los datos de etiquetado formaran parte del propio archivo de imagen, con lo que lo acompañarían en cualquier cambio de ubicación y cualquier aplicación, bajo cualquier sistema operativo, podría leerlos e interpretarlos. 2

3 Hoy día esto ya es posible con la utilización de los metadatos 1. Usando la información complementaria embebida en el archivo, podemos clasificar de la misma forma nuestras imágenes en windows, linux o mac y utilizar diferentes aplicaciones para su tratamiento. Visto lo anterior hay dos aplicaciónes gratuitas que sirven para escribir y leer los metadatos, es decir, para clasificar y encontrar las imágenes, que son capaces de utilizar el formato XMP, que contiene a otros anteriores y se está extendiendo como nuevo estándar. Son estas dos: Picasa, de Google, que utiliza IPTC para escribir las palabras clave y es capaz de leer, aunque sólo leer, XMP. Galería Fotográvica de Windows Live, de Microsoft, que lee y escribe XMP. Del primero de ellos existen versiones para Windows, Linux y Mac, pero hay que recordar que ya da igual el sistema operativo o la aplicación porque los datos quedarán escritos en el fichero de imágen y podrán ser leídos más tarde por cualquier otro software bajo cualquier sistema operativo. Sólo hay que tener en cuenta que los datos IPTC se leerán en un programa que soporte XMP, pero no al contrario. Entre ambas, elegimos la Galería Fotográfica de Windows, por su mayor compatibilidad con XMP y, a priori, con el sistema operativo más utilizado, sin renunciar por ello a utilizar esporádicamente Picasa para alguna función en la que se comporta mejor que el anterior, como la geolocalización de imágenes, que realiza directamente sobre imágenes de Google Earth. Esta aplicación inicialmente formaba parte Windows y ya venía prinstalada, pero a partir de Windows 7 se debe descargar, gratuitamente, desde la web de Microsoft, donde la publicita como software que te permite editar, organizar y compartir tus fotos. 1Se pueden definir los metadatos como datos sobre datos, lo que en el caso de las imágenes digitales serían datos sobre la imagen asociados a la propia imgen. El almacenamiento de estos datos ha seguido varias reglas o estándares de su comienzo: Primero fue el estándar EXIF, que permite almacenar en el archivo los datos propiamente fotográficos de la imagen (resolución, tiempo de exposición, apertura, etc). Más tarde, International Press Telecommunications Council creó el IIM(Modelo de intercambio de información), más conocido como IPTC y finalmente, Adobe creó, y más tarde liberó XMP (Extensible Metadata Platform), un formato de metadatos multiformato válido para archivos jpeg, psd, tiff, pdf, avi, wav, mpeg, mp3, mov, etc..que, además de embeber los datos en el propio archivo, que es lo que en este caso interesa, permite también almacenarlos en archivos sueltos. 3

4 La aplicación Galería Fotográfica de Windows. Lo que nos interesa es la clasificación y búsqueda, es decir, organizar y para ello comenzamos por describir la pantalla de trabajo, que como se puede ver en la imagen está claramente dividida en tres cuerpos y una parte superior que contiene los menús de acciones que podemos realizar divididos en pestañas, una llamada Principal para las opciones más comunes y otras como Editar, Buscar, Crear o Ver para acciones más específicas y normalmente menos utilizadas. La columna de la izquierda muestra, al estilo del clásico Explorador de Windows, las carpetas del disco duro contempladas por la aplicación, por defecto las de imágenes y vídeos aunque pueden añadirse otras a voluntad, las fechas de captura de la imágenes, las etiquetas de personas y las etiquetas descriptivas, todo ello con la posibilidad de despliegue de los distintos niveles que se hayan establecido. En el cuerpo central, se muestran las imágenes incluidas en la carpeta o etiqueta seleccionada, con la posibilidad de organizarlas a voluntad por distintos parámetros como: nombre, fecha, etc. tanto en orden ascendente como descendente e incluso filtrarlas de acuerdo con la clasificación (estrellas) por calidad o interés que le hayamos asignado a cada imagen. También es posible fijar el tamaño con se nos mostrarán las imágenes con el cursor deslizante de la parte inferior derecha de la pantalla. Por último, la columna de la parte derecha nos muestra la información de la imagen o grupo de imágenes seleccionadas en el cuerpo central, correspondiendo la parte superior a las etiquetas o palabras claves asignadas y la inferior a los metadatos. Hay que hacer notar que cuando no todas las imágenes estén catalogadas con las mismas etiquetas, se especifica para cada etiqueta el número de imágenes que la incluyen. Igualmente, sólo se mostrarán los metadatos que sean comunes a la totalidad de las imágenes seleccionadas, debiendo seleccionarse una a una si se quieren conocer aquellos que no se presenten por no ser comunes. 4

5 Las palabras clave o etiquetas. Las imágenes pueden contener en sus metadatos un título y una descripción, pero ambos no son suficientes para describir todo lo que puede representar dicha imagen. Las palabras clave o etiquetas son el elemento más importante en la organización de las imágenes. Su principal objetivo es la descripción del contenido para que, en base a ellas, podamos posteriormente buscarlas o seleccionarlas. Así pues, escoger y gestionar bien las etiquetas es indispensable para una buena gestión de nuestra fototeca. A medida que el número de imágenes almacenadas aumenta y va pasando el tiempo nos resulta más difícil recordar en que foto aparece tal o cual motivo o cual se hizo en un determinado lugar. Es entonces cuando se aprecia la utilidad de las etiquetas y cuanto más amplia y correcta sea su asignación, más fácil nos será localizar la imagen buscada. La utilidad de las etiquetas no se limita a su empleo como medio de búsqueda para uso propio, sino que podemos compartirlas ya que, al almacenarse en los metadatos de las propias imágenes, viajarán con estas y permitirán su utilización por otras aplicaciones. Los servicios de publicación en Internet y los bancos de imágenes son capaces de interpretarlas. En el caso de intercambio de imágenes, hay que tener en cuenta que etiquetas que para nosotros son muy útiles, pueden carecer de utilidad o sentido para otras personas o incluso no ser conveniente su conocimiento por terceros. Organización jerárquica de las etiquetas. Las etiquetas pueden y deben organizarse jerárquicamente, es decir, incluyendo en términos amplios otras palabras claves más concretas. Por ejemplo, podemos incluir una etiqueta que sea Vapor, que se incluye en otra denominada Tracción y esta a su vez en otra denominada Material móvil que forma parte de una general que sería Ferrocarriles. Con este tipo de organización se consigue que todas las etiquetas superiores de una jerarquía se incluyan con el sólo uso de la etiqueta inferior. Si en una imagen incluimos la etiqueta Vapor, las etiquetas Tracción, Material móvil y Ferrocarriles van implícitas. Ferrocarriles Material móvil Tracción Vapor Al principio pueden aparecer dudas que nos hagan realizar repetidos cambios en la estructura jerárquica de las etiquetas, pero este tema no debe preocuparnos en absoluto y debemos hacer cuantos cambios creamos oportunos para que nos resulte más cómoda la búsqueda de imágenes. Una misma etiqueta puede repetirse en dos jerarquías sin que ello represente problema alguno, ya que la información almacenada en los metadatos distingue perfectamente a que rama pertenece. Al organizar las etiquetas en jerarquías debemos incluir como Hija sólo aquella palabra que siempre es parte de la categoría superior. Para ello es conveniente ver si se cumple que: "Hija es siempre parte de Madre" Cuando asignamos una etiqueta estamos asignando también todas las etiquetas superiores, por lo que si hacemos estructuras que no cumplen esta premisa podemos encontrarnos con palabras clave Madre que no se ajustan a determinadas imágenes. 5

6 Trabajar con etiquetas. Para facilitar la operativa con las etiquetas se describen a continuación algunas de las principales operaciones a realizar y como llevarlas a cabo. Asignar etiquetas a las imágenes. Con Galería fotográfica de Windows Live hay varias formas de asignar etiquetas a las imágenes. Una de ellas es por medio del panel de información que se presenta en el lado derecho de la pantalla. En la mitad superior de este panel, como se ha dicho antes, se presentan todas las etiquetas, de personas y/o descriptivas, asignadas a las imágenes que en ese momento se encuentran seleccionadas y, para cada tipo, la posibilidad de Agregar etiquetas, que podemos utilizar con sólo hacer clic en el texto. Otra opción, más fácil, para asignar etiquetas es arrastrar la imagen o grupo de imágenes al elemento deseado de la lista que se presenta en el lado izquierdo de la pantalla. Para ello seleccionamos las que queremos etiquetar, pichamos sobre una de ellas y, con el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastramos la selección y la soltamos sobre la etiqueta deseada e, inmediatamente, veremos como ésta aparece en la lista de etiquetas del lado derecho. Hemos de tener en cuenta que si queremos asignar una etiqueta que forma parte de una jerarquía, deberemos haberla desplegado previamente y que para utilizar este método la etiqueta debe existir y aparecer en la lista. En caso contrario podemos crearla en ese momento del siguiente modo: Si es etiqueta única o principal de una jerarquía, con la opción Agregar nueva etiqueta que aparece como primer elemento de la lista. Una vez escrita y pulsado Intro, se situará en su lugar correspondiente por orden alfabético y la opción agregar quedará nuevamente disponible. Si es una etiqueta Hija, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento Madre y seleccionando del menú desplegado la opción Agregar nueva etiqueta y una vez creada ocupará su lugar por orden alfabético dentro de la lista de palabras clave subordinadas al nivel superior. Modificar etiquetas. Para modificar una etiqueta es suficiente con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la misma en la lista de la izquierda y seleccionar del menú desplegado la opción Cambiar nombre. La modificación realizada tendrá efecto en todas las imágenes que tengan asociada la etiqueta cambiada. Eliminar etiquetas. En ocasiones puede ser necesario eliminar etiquetas asignadas previamente a las imágenes, para conseguirlo debemos operar como sigue: Para eliminar una etiqueta completamente, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta a eliminar en la lista del panel izquierdo y seleccionar del menú desplegable la opción Eliminar. La aplicación emite un mensaje de aviso indicando que se procederá a eliminar dicha etiqueta de todas la imágenes que la tienen incluida. Si confirmamos, desaparecerá de la lista y de todas las imágenes. 6

7 Para eliminar una etiqueta sólo de una o varias imágenes, una vez seleccionada la imagen o imágenes deseadas, el panel de información del lado derecho nos mostrará las etiquetas que tienen asignadas y bastará con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta a eliminar y seleccionar la opción Eliminar etiqueta que nos presenta el menú. Eliminar etiquetas no utilizadas. Para eliminar etiquetas creadas y no utilizadas hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el literal Etiquetas descriptivas en la lista del panel izquierdo y utilizar la opción Limpieza de etiquetas del menú desplegable. Organización de etiquetas. Al crear etiquetas introduciéndolas directamente en el panel de información del lado derecho, tal que se indicaba en la primera opción, estas aparecen en el primer nivel de la lista mostrada en el panel izquierdo. Si una vez hecho esto, consideramos que la nueva etiquera debe formar parte de una jerarquía, bastará con seleccionarla y arrastrarla sobre aquella otra de la que estimamos debe ser subordinada. Igual actuaremos si queremos cambiar el nivel dentro de una misma jerarquía o traladar una etiqueta a otra rama. Hay que insistir en que cualquier cambio que se realice en la lista de etiquetas se realiza simultáneamente en los metadatos de las imágenes marcadas con esas etiquetas. Seleccionar imágenes por etiquetas. Es tan fácil como seleccionar la etiqueta deseada en el panel izquierdo. Con ello se mostrarán en el cuerpo central todas las imágenes marcadas con esa etiqueta. Hay que tener en cuenta que si se selecciona una etiqueta Madre o se nivel superior, se mostrarán todas las imágenes de las categorías inferiores o de etiquetas Hijas. Algunas recomendaciones para trabajar con etiquetas. No hay reglas y cada cual puede organizarse como prefiera, pero es posible que algunas de estas reflexiones y recomendaciones ayuden a optimizar el trabajo. Fijar el objetivo de la clasificación. Debemos tener claro para qué etiquetamos las imágenes, pues la forma y estrategia de asignación de etiquetas varíará según queramos: Enviar imágenes a un banco de imágenes, agencia o medio de comunicación. Organizar y buscar imágenes para nuestro propio uso. Si pensamos enviarlas a un Banco de Imágenes, por ejemplo para su venta, hay que seguir las normas dictadas por este, pues algunos sólo aceptan palabras en inglés, otros limitan su número o fijan restricciones a la utilización de términos genéricos o muy populares etc. y, además debemos pensar como un posible cliente, analizando con qué términos podría buscar las fotos. Si vamos a entregarlas a una agencia o medio, es muy probable que nos imponga alguna lista de etiquetas que deberemos tener en cuenta para que no nos rechace el material. Si por el contrario sólo queremos gestionar nuestras imágenes, tenemos total libertad, pero es conveniente seguir algunas reglas generales y no confiar en la memoria. Pense- 7

8 mos en nosotros mismos como futuros compradores que no saben nada de nuestras fotos y que están buscando algo interesante. Debemos ser suficientemente creativos y amplios como para abarcar la mayoría de posibilidades descriptivas de las imágenes y, de esta forma, poder localizarlas en cualquier momento. Preguntas básicas Para una correcta descripción de la imágen debemos hacernos unas preguntas sencillas que nos ayudarán a analizar la imagen. No siempre todas las preguntas que siguen tienen sentido y en ocasiones quizá haya otras más adecuadas, pero estás pueden servirnos de guía: Quien/Que? Quien o que se ve en la imagen? Es interesante indicar si es hombre o mujer? Es interesante describir su oficio o actividad? Que objetos aparecen de forma relevante? Que objetos en segundo plano pueden ser interesantes? Hay que tener en cuenta que etiquetar con nombre propio a quien aparece en la imagen sólo puede ser interesante para nosotros y en caso de entregar esa imagen a una tercera persona podría ser conveniente eliminar ese dato. Debemos aprovechar la estructura jerarquica de etiquetas para incluir sólo los elementos que se muestran en la imagen y dejar que las propias etiquetas añadan los conceptos de más alto nivel. De esta forma incluiremos sólo la etiqueta Vapor, dejando que Material de tracción, Material móvil y Ferrocarriles se incluyan por medio de la jeraquización. Es muy importante diferenciar entre los elementos claramente presentes en la imagen y otros que, aunque también lo estén, no son relevantes o apenas se aprecian. Las etiquetas deben centrarse en los elementos significativos. Donde? Es relavente el sitio donde fue tomada la foto? Donde se situa la imagen? Esta información se incluirá sólo si es relevante, no así en retratos o fotos de estudio. En este caso cabe la posibilidad de situar la información en los campos IPTC específicamente destinados a ello mediante la opción de Geolocalización, preferiblemente con Picasa porque trabaja directamente con Google Earth, pero también es recomendable incluirla como etiqueta literal. Nuevamente se puede aprovechar la jerarquía de etiquetas para indicar sólo la población y dejar que la provincia e incluso el país aparezcan implícitamente por la categoría. Cuando? Es relavente este dato? Cuando se obtuvo la imagen? Se puede asociar claramente con un momento del día o una estación del año? 8

9 Normalmente la fecha no es relevante como etiqueta porque siempre se podrá consultar como metadato. Sólo lo sería en el el caso de que se trate de una fecha especial que merezca la pena destacar y que pueda corresponderse con una fecha variable, p.e. Viernes Santo o si la imagen forma parte de una serie, p.e. Atardecer o Primavera. Por qué? Para que? Es relavente este dato? Por qué o para qué hicimos la foto? Estas preguntas sólo tienen sentido si la imagen fue tomada como prueba de algo, p.e. para utilizarlas ante una aseguradora en caso de siniestro. Como? Cómo es el motivo de la imagen? Cómo está hecha? Tiene un punto de vista, composición o iluminación relevante? En caso de utilizar etiquetas con este motivo, se debe evitar incluir aquellas relativas a datos que ya proporcionan los metadatos, como puede ser p.e. la marca de la cámara, sí es que disponemos de más de una y queremos diferenciar las imágenes obtenidas con una u otra. Orden de trabajo. Inicialmente es conveniente asignar primero las etiquetas y luego organizarlas. Comenzar por la creación de una estructura de etiquetas puede resultar pesado y poco productivo, a no ser que se tenga muy claro que tipo de imágenes vamos a clasificar y los motivos que en ellas aparecen. Aprovechemos que Galería Fotográfica de Windows Live permite crear las etiquetas al mismo tiempo que se asignan para concentrarnos en la descripción de las imágenes y, una vez finalizada esta labor, habrá tiempo de organizarlas en una estructura jerárquica. Otra buena forma de trabajar, sobre todo si el número de imágenes a clasificar es muy elevado, es asignar primero etiquetas de carácter general a amplios grupos de imágenes, para luego ir completando hasta acabar con al descripción concreta de cada imagen. Otras recomendaciones. Para no acabar utilizando dos palabras para un mismo concepto: Evitar las palabras en singular, excepto cuando el plural carezca de sentido. Usar siempre minúsculas, excepto para los nombres propios, topónimos o siglas, porque generalmente las aplicaciones diferencian las palabras en mayúsculas de las minúsculas y no detectarían la duplicidad. Evitar el uso de acentos, ya que algunas aplicaciones pueden tener dificultades con ellos y el cambio de aplicación o sistema operativo puede acabar generando símbolos extraños. 9

10 Almacenamiento final de las imágenes. Hasta aquí hemos tratado la clasificación de nuestro archivo fotográfico y una vez realizado este trabajo, que no es poco, ya podemos buscar fácil y rápidamente cualquier imagen con independencia de cómo las tuviésemos alojadas en nuestro disco duro, que lo más probable es que sea en directorios y subdirectorios organizados por temas. Que pasa con esta forma de almacenar a la hora de realizar una copia de seguridad? Que, o confías en la memoria para saber que carpetas has tocado desde la última vez que hiciste una copia o tienes que hacer una copia completa siempre lo que, cuando se tienen más de veinte mil imágenes es un auténtico engorro y pérdida de tiempo, por otra parte absolutamente necesario so pena de encontrarte sin nada de un día para otro. Así pues, una vez clasificadas las imágenes, se puede y debe emprender una labor de reorganización y reubicación de imágenes por fecha de captura, si se quiere en un único directorio o, a lo sumo, estableciendo subdirectorios por años. Con ello, bastaría incrementar la copia de seguridad con las imágenes añadidas desde la fecha de la última copia, que estarían perfectamente reunidas e identificadas al final de la última carpeta o directorio. Si se decide acometer esta tarea, es recomendable renombrar las imágenes utilizando como nombre la fecha de captura, extraida automáticamente de los datos EXIF con ayuda de alguna de las múltiples aplicaciones gratuitas existentes en la red, p.e. Namexif, con lo que el nombre de cada imagen quedaría algo así como jpg, o sea, AAAAMMDDHHM- MSS.jpg y ordenando el directorio por nombre tendríamos a su vez los archivos ordenados por fecha de captura. Esto último, lógicamente, sólo es válido para imágenes digitales. Aquellos que hayan tenido la paciencia de digitalizar miles de imágenes originariamente en papel o diapositivas y que conozcan además su fecha de realización, deberán primero incluirla en los metadatos por el procedimiento de pinchar con el botón derecho del ratón sobre la imagen en cuestión, seleccionar Propiedades del menú contextual, pinchar sobre la pestaña Detalles y marcar la fecha en el campo EXIF correspondiente, o sea, Fecha de captura. Una vez datadas, se puede recurrir al Explorador de Windows en el modo Vista de detalle 2 para que nos muestre la relación de imágenes con la fecha, hora y minuto de captura que previamente hemos introducido y, con todo a la vista, procederemos a cambiar manualmente aquellos nombres que hayan resultado coincidentes, por el simple procedimiento de aplicar segundos distintos. Epílogo No cabe duda de que las labores descritas en esta Guía de clasificación y organización del archivo digital de imágenes suponen un árduo trabajo de muchas horas cuando ya se dispone de un numeroso archivo de imágenes, por lo que lo recomendable es montar la estructura a partir de las nuevas imágenes que se vayan obteniendo y paulatinamente, sin prisa pero sin pausa, ir añadiendo las anteriores. La satisfacción que produce encontrar rápidamente cualquier imagen compensa con creces el trabajo realizado para conseguirlo. 2 El Explorador de Windows no muestra por defecto la Fecha de captura. Para verla, hacer clic con el botón derecho del raón sobre la línea de cabecera de la columnas y seleccionarla como dato a mostrar o Mas... si no se encontrara entre los visibles en el menú desplegado. 10

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